企業(yè)管理表格-第三節(jié) 套寫式表格的設(shè)計

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1、 第三節(jié) 套寫式表格的設(shè)計 現(xiàn)代企業(yè)管理日益要求系統(tǒng)化和科學(xué)化，作為管理手段之一的表格對此作用極大；一方面做為管理用的表格較文字更加系統(tǒng)化和規(guī)范化；另一方面表格本身既涵蓋了管理過程的各個環(huán)節(jié)，而整個管理工作有時并非一兩張表格所能概括的，這就要求表格與表格之間的相互配套及其合作，本文所介紹的套寫式表格即是生產(chǎn)管理過程中常用到的一種。 一、 套寫式表格的設(shè)計要點 生產(chǎn)管理套寫式表格的設(shè)計是以訂貨生產(chǎn)企業(yè)中的訂單為中心的，則以訂單號碼作為整套表格管理活動的基礎(chǔ)，可使整個管理活動達到理想的水平。在這種情況下，套寫式表格的設(shè)計均應(yīng)以同一訂單為中心，按照通知生產(chǎn)，安排進行開始，一步

2、步完成整個生產(chǎn)過程的管理工作，具體過程參見下圖： 為使以上各工作步驟能在最簡單合理的狀態(tài)下進行，這套表格也可以采用“通知與報告”合并的方式進行。 通 知 與 報 告 領(lǐng)料控制 效率分析 收款記錄 出貨控制 成本記錄 生產(chǎn)報告 質(zhì)量控制 通知生產(chǎn) 二、 設(shè)計套寫式表格詳細說明 按照整個生產(chǎn)管理過程要點分類，一套表格大體可分為七個部分，亦即七聯(lián)表格，各聯(lián)表格內(nèi)容分別說明如下： 第一聯(lián)：業(yè)務(wù)聯(lián)。主要內(nèi)容包括：生產(chǎn)資料、客戶資料、制作方法、包裝方法、印刷說明、箱標、發(fā)料標準、預(yù)估實際成本等。 第二聯(lián)：生產(chǎn)聯(lián)。主要內(nèi)容除業(yè)務(wù)聯(lián)所包括內(nèi)容以外，可

3、附上本批效率記錄一項。 第三聯(lián)：會計聯(lián)。主要內(nèi)容應(yīng)包括生產(chǎn)資料、客戶資料、包裝方法、印刷說明、會計收款記錄、成本分析等。 第四聯(lián)——第六聯(lián)：生產(chǎn)及質(zhì)量管理聯(lián)。其主要內(nèi)容應(yīng)包括生產(chǎn)資料、注意事項、制作方法、包裝方法、印刷說明、領(lǐng)料記錄、生產(chǎn)記錄等。 第七聯(lián)：倉庫聯(lián)。主要內(nèi)容包括生產(chǎn)資料、注意事項、制作方法、發(fā)料標準、包裝方法、發(fā)料記錄等。 為使以上各類資料記載不至于重復(fù)或干擾其它部門工作，此套表格采用套寫式并加復(fù)寫油墨方法印刷。這種做法可使管理工作簡化到令人滿意的效果。 三、套寫式表格的流程及配合表格設(shè)計說明 在設(shè)計套寫式表格的過程中。一套管理表格的流程是十

4、分重要的，此外，對許多配合主表使用的配套表格也必須加以了解，在此對這兩個方面分別予以說明。 1． 表格流程： 套寫式表格的流程一般可分為兩個階段，第一階段為發(fā)單階段，其過程包括填表、審核、確認、發(fā)單幾項，其流程可由下圖所示： 填 表 → 審 核 → 確 認 → 填寫制造方法及發(fā)料標準 → 發(fā) 單 第二階段則為記錄與報告，也就是將各部門管理事項逐一記錄于表中，待本批生產(chǎn)任務(wù)完成后送交上級或者有關(guān)部門，其流程內(nèi)容如下： 1 業(yè)務(wù)聯(lián)，交易事項 2 生產(chǎn)聯(lián)及倉庫聯(lián)，將各管理事項記錄后送生管室 3 生管室聯(lián)交會計室，合錄有關(guān)資料后送回生管

5、室 4 會計室根據(jù)前項資料計算成本并核對收款金額 1． 其它配套表格 很多時候，一套表格并不能將整個生產(chǎn)管理過程詳細地概括進去，所以需要有部分輔助性的表格，這類表格的設(shè)計可依據(jù)主要表格的內(nèi)容及其管理需要。 四、套寫式表格的優(yōu)點及限制說明 套寫式表格的最大優(yōu)點在于它的系統(tǒng)性和科學(xué)性，往往能使企業(yè)的生產(chǎn)管理過程簡化到最低限度，同時使這種管理更加詳細和科學(xué)，但另一方面，套寫式表格管理的限制也是很明顯的。一方面生產(chǎn)類型和生產(chǎn)管理的方式限制，另一方面是企業(yè)的不同性質(zhì)所限，因此，在設(shè)計套寫式表格過程中，這是應(yīng)該注意的問題，只有把握住這兩個方面，才能使套寫式表格的設(shè)計和運用更加充分和科學(xué)。