XX公司 檔 案管理流程

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1、 XX公司檔案管理流程 一、 檔案管理流程設(shè)計 目的1 目的2 目的3 目的4 規(guī)范檔案管理工作，統(tǒng)一檔案的管理與使用標準，分清權(quán)責，降低企業(yè)經(jīng)營風險 規(guī)范檔案的分類、傳遞等工作，可續(xù)歸檔保管檔案，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率 逐步實現(xiàn)企業(yè)管理的規(guī)范化、標準化和程序化，提高企業(yè)管理水平和管理效率 （一） 流程設(shè)計目的 檔案管理流程設(shè)計目的 盡量減少檔案的復(fù)印份數(shù)及保管場所，節(jié)約資源，提高檔案的保密系數(shù)和安全性，同時降低管理成本 圖8-1 檔案管理流程設(shè)計目的說明 檔案歸檔與維護流程 （二） 流程結(jié)構(gòu)設(shè)計

2、 檔案管理流程結(jié)構(gòu) 檔案日常管理流程 聲像檔案管理流程 檔案保密管理流程 檔案銷毀管理流程 檔案借閱與歸還流程 圖8-2 檔案管理流程結(jié)構(gòu)設(shè)計圖 二、 檔案日常管理流程與工作標準 （一） 檔案日常管理流程圖 （二） 檔案日常管理工作標準 階段 節(jié)點 工作執(zhí)行標準 執(zhí)行工具 檔案鑒定與分類登記 1 （1）在相關(guān)部門的配合下收集檔案 （2）將新收集的檔案盒已有檔案進行分類整理 2 企業(yè)檔案收集規(guī)定 2 檔案管理制度 2 檔案鑒定表 2 （1）對檔案進行鑒定，整理出有價值的檔案，并擬定保管期限

3、 （2）編制檔案鑒定表，提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批 3 （1）確認檔案鑒定的各項手續(xù)齊全，且已經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批 （2）根據(jù)審批結(jié)果對檔案進行分類，并編號登記 檔案保管維護 4 （1）將登記表及齊全文件的修訂稿、正本和材料歸檔保管 （2）檔案歸檔保管流程可參照“檔案歸檔、維護流程與工作標準” 2 檔案登記表 2 檔案檢索工具 2 檔案管理制度 2 檔案更新記錄表 5 查詢、借閱流程參照“檔案借閱、歸還流程與工作標準 6 （1）收集相關(guān)材料，不斷對檔案進行更新、完善 （2）整理出沒有價值和已損壞的檔案，并進行相應(yīng)處理 檔案銷毀與記錄存檔 7 檔案銷毀流程參照“檔

4、案銷毀管理流程與工作標準“ 2 檔案銷毀記錄表 2 檔案更新記錄表 2 檔案管理制度 8 （1）將檔案更新、銷毀記錄表進行存檔保存 （2）對檔案重新進行存檔保存 （三） 流程關(guān)鍵事項與考核說明 所屬節(jié)點 關(guān)鍵事項 考核指標與目標值 1 檔案收集、整理 2 收集全面性，收集的檔案文件完整、全面 2 收集、整理及時性，及時收集和整理檔案文件，無拖延情況 2 檔案鑒定 2 鑒定準確度，對檔案價值和保存期限的鑒定意見與領(lǐng)導(dǎo)審批的鑒定結(jié)果基本一致 3 檔案分類整理、登記 2 分類整理準確率，目標值為100% 2 登記及時率，目標值為100% 6

5、 檔案更新、完善 2 更新延誤次數(shù)，目標值為0次 2 更新、完善次數(shù)，目標值為___次以上 三、 檔案歸檔、維護流程與工作標準 （一） 檔案歸檔、維護流程圖 （二） 檔案歸檔、維護工作標準 階段 節(jié)點 工作執(zhí)行標準 執(zhí)行工具 申請歸檔 1 根據(jù)檔案鑒定表與檔案登記表填寫檔案歸檔申請表，并提交行政部長審批 2 檔案鑒定表 2 檔案登記表 2 檔案歸檔申請表 檔案裝訂 2 （1）將所整理的文件進行組合固定，根據(jù)厚薄度采用卷繩或訂書器裝訂 （2）裝訂時首先應(yīng)根據(jù)文件排版確定裝訂線。處理未留裝訂空隙或裝訂線上有文字的文件時

6、，應(yīng)在裝訂的位置加一定寬度的紙邊；處理大小不一、長短不齊的文件時，應(yīng)采取折疊的方法使其規(guī)格統(tǒng)一 2 檔案管理制度 檔案編號歸檔 3 在各職能部門的配合下，將裝訂好的檔案按文件性質(zhì)分類 2 檔案管理制度 2 檔案目錄 4 分類后，按一定的標準，對分類方案的最低一級類目進行排序 5 （1）排列順序后，按分類方案和排列順序?qū)n案逐件編號 （2）在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫文件名稱、類別、編號等內(nèi)容 6 編號后，按文件性質(zhì)和內(nèi)容編制檔案目錄，以便查閱和統(tǒng)計 檔案裝盒 7 （1）確定各檔案已全部分類編號且編制了檔案目錄 （2）將整理好的

7、檔案按編號順序裝入檔案盒，在檔案盒封面標明全宗名稱 （3）根據(jù)檔案盒擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止編號、盒號等必備項 （4）檔案盒內(nèi)附上案卷備考表（置于盒內(nèi)文件之后），其項目包括盒內(nèi)檔案情況說明、整理人、檢查人和歸檔日期等 （5）盒內(nèi)檔案情況說明主要記錄檔案的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況 2 檔案盒 2 檔案盒標簽 2 檔案管理制度 2 案卷備考表 檔案維護 8 （1）將歸檔、審查完畢的歸檔盒根據(jù)檔案編號、檔案材質(zhì)及保存方法放至相應(yīng)的檔案室 （2）定期對檔案與檔案盒進行除塵、維護 （3）對破損的檔案應(yīng)及時進行必要的修理、托襯、

8、裱糊，確保檔案完整、恢復(fù)原貌 2 檔案管理制度 2 檔案室管理制度 （三） 流程關(guān)鍵事項與考核說明 所屬節(jié)點 關(guān)鍵事項 考核指標與目標值 1 檔案歸檔申請 2 檔案歸檔申請及時性，檔案歸檔申請及時，無延誤情況 2 檔案歸檔申請表填寫準確性，填寫準確、無錯誤 2 檔案裝訂 2 檔案裝訂規(guī)范性，檔案裝訂工作按檔案管理制度中的檔案裝訂辦法執(zhí)行 2 裝訂整齊性，檔案裝訂整齊，無大小或長短不一等裝訂情況 3 檔案分類 2 檔案分類合理性，檔案分類合理，便于查找 2 檔案分類出錯次數(shù)，目標值為0次 5 檔案編號 2 檔案編號正確性，檔案編號正確，無重復(fù)或錯漏

9、編號等情況 7 檔案裝盒 2 檔案裝盒準確率，目標值為100% 2 檔案盒各項標簽填寫的清晰、準確度，檔案盒各項標簽填寫清晰、內(nèi)容準確 8 檔案保存維護 2 檔案保存維護及時率，目標值為100% 2 檔案保存整潔性，檔案整潔、干凈，無灰塵覆蓋 2 檔案破損率，目標值為0 四、 檔案借閱、歸還流程與工作標準 （一） 檔案借閱、歸還流程圖 （二） 檔案借閱、歸還工作標準 階段 節(jié)點 工作執(zhí)行標準 執(zhí)行工具 檔案借閱 1 （1）行政部長審核經(jīng)行政人員審查的檔案借閱申請表 （2）行政部長審批權(quán)限內(nèi)的申請表，并將權(quán)限外的申請表（如借閱機密檔案的申

10、請表）交執(zhí)行長審批 2 檔案借閱申請表 2 企業(yè)內(nèi)部申請審批制度 2 檔案調(diào)出登記表 2 檔案借閱登記表 2 檔案管理制度 2 （1）行政人員確認檔案借閱申請表已經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批 （2）取出相應(yīng)的借閱檔案，在檔案調(diào)出登記表中登記檔案的名稱、類別、編號、取出日期等信息 3 （1）通知借閱人領(lǐng)取借閱檔案 （2）在檔案借閱登記表上登記借閱檔案的名稱、類別、編號、借閱人、借閱日期、應(yīng)歸還日期、審批人、經(jīng)辦人等信息 檔案續(xù)借 4 （1）審查續(xù)借檔案與續(xù)借原因 （2）將相關(guān)續(xù)借檔案的名稱、類別、編號、續(xù)借原因、續(xù)借時間等信息填寫至檔案續(xù)借申請表，提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批

11、 2 檔案續(xù)借申請表 2 檔案續(xù)借登記表 2 企業(yè)內(nèi)部申請審批制度 2 檔案管理制度 5 （1）確認續(xù)借手續(xù)已齊全 （2）在檔案續(xù)借登記表中寫明續(xù)借檔案的名稱、類別、編號、續(xù)借人、審批人、續(xù)借日期、續(xù)借時間經(jīng)辦人等情況 檔案歸還 6 （1）根據(jù)檔案借閱登記表確認各檔案應(yīng)歸還日期及其借閱人等 （2）對于即將到期歸還的檔案，應(yīng)通知檔案借閱人按時歸還 2 檔案借閱登記表 2 檔案續(xù)借登記表 2 檔案破損處理表 2 檔案管理制度 7 檢查歸還檔案是否完整。對于有破損或缺失的檔案，應(yīng)將相關(guān)情況登記后反映給上級領(lǐng)導(dǎo)進行相應(yīng)處理 8 根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)審批的處

12、理方式，對相應(yīng)的檔案及借閱人進行處理 9 （1）將歸還或修復(fù)的檔案歸檔至相應(yīng)的檔案盒與檔案室 （2）將檔案借閱登記表、檔案續(xù)借登記表、檔案破損處理表永久保存 （三） 流程關(guān)鍵事項與考核說明 所屬節(jié)點 關(guān)鍵事項 考核指標與目標值 2 檔案取出、登記 2 檔案取出及時性，檔案借閱申請審批完成后及時取出 2 檔案調(diào)出登記表填寫完整性，填寫內(nèi)容完整、準確 3 借閱手續(xù)辦理 2 借閱手續(xù)辦理及時率，目標值為100% 2 借閱手續(xù)完整性，借閱手續(xù)齊全，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記內(nèi)容完整 5 續(xù)借手續(xù)辦理 2 續(xù)借手續(xù)辦理及時率，目標值為100% 2 續(xù)借手續(xù)辦理完整性，續(xù)

13、借手續(xù)齊全，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記內(nèi)容完整 7 歸還檔案檢查、登記 2 歸還檔案檢查及時性，及時檢查歸還檔案的破損情況 2 歸還檔案登記準確率，目標值為100% 8 破損檔案處理 2 破損檔案處理及時率，目標值為100% 2 破損檔案處理規(guī)范性，處理工作根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及檔案管理制度中的檔案破損處理辦法進行 9 檔案與記錄歸檔 2 歸檔及時率，目標值為100% 2 記錄保存完整性，各項登記記錄保存完整、無缺失情況 五、 檔案銷毀管理流程與工作標準 （一） 檔案銷毀管理流程圖 （二） 檔案銷毀管理工作標準 階段 節(jié)點 工作執(zhí)行標準 執(zhí)行工

14、具 檔案銷毀分析 1 （1）定期根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、密級、利用價值等，對檔案的保存價值進行鑒定 （2）對鑒定為無保存價值的檔案編制檔案銷毀分析報告 2 檔案銷毀分析報告 2 檔案管理制度 檔案銷毀審批 2 清點、核對篩選出檔案的內(nèi)容、價值，確保篩選出的需銷毀檔案為無保存價值檔案 2 檔案銷毀清單 2 檔案銷毀手冊 2 檔案銷毀分析報告 2 企業(yè)內(nèi)部申請審批制度 2 檔案管理制度 3 （1）根據(jù)清點、核對無誤的需銷毀檔案列出檔案銷毀清單 （2）根據(jù)需銷毀檔案的內(nèi)容、密級，編制檔案銷毀手冊，內(nèi)容包括檔案的名稱、編號、類別、形成時間，銷毀原因，銷毀方式

15、等 （3）將檔案銷毀手冊與檔案銷毀分析報告提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批 檔案銷毀 4 （1）確認需銷毀檔案已通過審核 （2）在需銷毀檔案的檔案目錄、檔案總登記簿和檔案目錄登記簿上注銷相關(guān)檔案 2 檔案目錄 2 檔案總登記簿 2 檔案目錄登記簿 2 檔案銷毀記錄表 2 檔案管理制度 5 （1）在行政部長的監(jiān)督下，由兩名或兩名以上的行政人員根據(jù)銷毀處理方式對需銷毀檔案進行銷毀處理 （2）銷毀處理方式有焚燒、碎片和化漿等 6 （1）確認需銷毀檔案已銷毀 （2）在檔案銷毀記錄表上登記銷毀檔案的時間、地點、銷毀人及監(jiān)督人等信息，并簽字歸檔 （3）長期保存檔案銷毀記錄表

16、 （三） 流程關(guān)鍵事項與考核說明 所屬節(jié)點 關(guān)鍵事項 考核指標與目標值 1 檔案價值定期檢定 2 檔案價值鑒定及時率，目標值為100% 2 檔案價值鑒定合理性，對檔案價值鑒定合理，無將有保存價值檔案鑒定為無保存價值、需銷毀檔案的情況 3 檔案銷毀清單、手冊編制 2 檔案銷毀清單編制正確率，編制的清單內(nèi)容正確無誤 2 檔案銷毀手冊編制合理性，手冊內(nèi)容合理，銷毀方式和檔案性質(zhì)相適宜 4 檔案注銷 2 注銷及時率，目標值為100% 2 注銷準確率，目標值為100% 5 檔案銷毀 2 檔案銷毀按時完成率，目標值為100% 2 檔案銷毀規(guī)范性，檔案銷毀工作按檔案管

17、理制度中的檔案銷毀管理規(guī)定執(zhí)行 6 檔案銷毀記錄、歸檔 2 檔案銷毀記錄歸檔及時性，將檔案銷毀記錄及時歸檔，無逾期未記錄或未歸檔等情況 2 記錄保存完整性，檔案銷毀記錄長期保存，記錄無丟失 六、 檔案保密管理流程與工作標準 （一） 檔案保密管理流程圖 （二） 檔案保密管理工作標準 階段 節(jié)點 工作執(zhí)行標準 執(zhí)行工具 檔案保密管理制度建設(shè) 1 （1）收集、參考優(yōu)秀企業(yè)或同行業(yè)企業(yè)的檔案管理制度 （2）擬定適合本企業(yè)的檔案保密管理制度，交上級領(lǐng)導(dǎo)審批 2 檔案管理制度 2 檔案保密管理制度 密級確定 2 （1）根據(jù)檔案保密管

18、理制度和檔案具體內(nèi)容，在相關(guān)部門配合下劃分檔案密級 （2）編制檔案密級建議書，提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批 2 檔案密級建議書 2 檔案密級明細表 2 檔案管理制度 3 （1）將檔案按密級高低排序，編制檔案密級明細表 （2）檔案密級明細表內(nèi)容包括檔案的名稱、類別、編號、密級等 4 （1）將檔案按類別、編號及密級分別歸檔保存至相應(yīng)的檔案室 （2）將檔案密級明細表存放至指定的安全文件柜 保密處理 5 （1）定期組織人員對檔案安全進行評估，及時發(fā)現(xiàn)漏洞和錯誤 （2）將安全評估報告提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批，確認處理方式 2 安全評估報告 2 泄密事故處理報告 2 檔案保密管理

19、制度 6 （1）出現(xiàn)泄密事故時，應(yīng)及時按照檔案保密管理制度進行緊急處理 （2）調(diào)查原因、總結(jié)經(jīng)驗，避免類似事故再次發(fā)生 密集調(diào)整 7 對檔案進行定期審查、整理，審查、整理范圍包括已泄密和未泄密的全部檔案 2 檔案管理制度 2 企業(yè)內(nèi)部審批制度 8 （1）確定已泄密和未泄密檔案的處理辦法 （2）需解密、降級的檔案須提交主管領(lǐng)導(dǎo)審批，重新進入密集確定程序；無需處理的檔案，則歸檔保存 （三） 流程關(guān)鍵事項與考核說明 所屬節(jié)點 關(guān)鍵事項 考核指標與目標值 2 檔案密級劃分 2 檔案密級劃分合理性，檔案密級劃分合理，所提供密級劃分建議與領(lǐng)導(dǎo)審批意見的差錯率為0

20、 4 檔案歸檔保存 2 歸檔及時率，目標值為100% 2 保存完整性，保存的檔案整潔、完整 5 定期安全評估 2 安全評估及時性，在規(guī)定時間內(nèi)及時進行安全評估 2 安全評估準確性，安全評估準確，能及時發(fā)現(xiàn)漏洞和問題 6 泄密事故處理 2 處理及時率，目標值為100% 2 處理 有效性，泄露事故處理有效，能將不利影響降至最低 七、 聲像檔案管理流程與工作標準 （一） 聲像檔案管理流程圖 （二） 聲像檔案管理工作標準 階段 節(jié)點 工作執(zhí)行標準 執(zhí)行工具 聲像檔案收集整理 1 （1）在聲像資料形成1個月內(nèi)收集反映本企業(yè)主要職能活

21、動、工作成果和存在問題的聲像資料，各級領(lǐng)導(dǎo)和著名人物參加的與本企業(yè)有關(guān)的重大活動聲像資料，本企業(yè)有關(guān)人員組織或參加的重要會議及活動的聲像資料，其他單位與本企業(yè)形成的重要聲像資料 （2）隨時收集具有保存價值的聲像資料 （3）隨時征集重要的聲像資料 2 檔案管理制度 2 聲像檔案管理規(guī)定 2 聲像資料統(tǒng)計表 2 聲像資料保管期限建議書 2 （1）整理、分類、組合、排列收集/征集的聲像資料 （2）將照片資料按年代分類，同屬一類的按時間順序編號，同時填寫其底片號、底片在案卷內(nèi)的流水號；音像資料按年度分類，按內(nèi)容編號，同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)收為一個案卷，編同一案卷號，然后

22、每盤再依次編排序號 （3）編制聲像資料統(tǒng)計表與聲像資料保管期限建議書，交上級領(lǐng)導(dǎo)審批 聲像檔案歸檔保管 3 編寫文字說明，準確記錄聲像資料的內(nèi)容、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等信息 2 聲像檔案文字說明 2 聲像檔案目錄 2 檔案管理制度 2 聲像檔案管理規(guī)定 4 （1）根據(jù)聲像資料的分類及編號編制聲像資料目錄，以便查找 （2）聲像檔案目錄的內(nèi)容包括聲像資料的名稱、類別、編號、時間、作者（攝制者）等 5 聲像檔案歸檔流程可參照“檔案歸檔、維護流程與工作標準” 6 （1）及時處理污損的聲像檔案，進行必要的技術(shù)處理 （2）根據(jù)各項聲像檔案的

23、特點對其進行適當保存 （3）歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出。清洗、消磁、涂改和銷毀聲像檔案必須經(jīng)過審批 （4）聲像檔案的銷毀、保密流程可分別參照“檔案銷毀管理流程與工作標準”和“檔案保密管理流程與工作標準” 聲像檔案開發(fā)利用 7 （1）建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴格審批程序，根據(jù)聲像檔案的機密程度確定利用范圍 （2）對于具有專利的聲像檔案，如有外單位需要使用，行政人員應(yīng)按專利法的有關(guān)規(guī)定給予辦理。已移交檔案館的，所得專利收益應(yīng)撥給原移交部門，檔案館只收取保管費 （3）對于利用率高的聲像檔案，可將其復(fù)制件外借。外單位借用或復(fù)制聲像檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，由行政人員負

24、責辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費，實行有償服務(wù) （4）在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)有的聲像檔案 （5）聲像檔案借閱流程可參照“檔案借閱、歸還流程與工作標準” 2 企業(yè)內(nèi)部審批制度 2 檔案管理制度 （三） 流程關(guān)鍵事項與考核說明 所屬節(jié)點 關(guān)鍵事項 考核指標與目標值 1 聲像資料收集/征集 2 收集/征集及時率，目標值為100% 2 收集全面性，收集的聲像資料完整、全面 2 聲像資料整理 2 整理及時性，及時將收集的資料進行整理、分類 2 整理合理性，整理、分類的聲像資料整潔、清楚、合理 3 文字說明編寫 2 文字說明精煉性，編寫的文字說明簡潔、清晰、精煉 2 文字說明完整率，確保每一聲像檔案均有文字說明，錯漏次數(shù)為0 6 聲像檔案保管 2 聲像檔案保管準確性，聲像檔案的保管方法、方式準確，無因保管不當而導(dǎo)致檔案損毀等情況 2 保管安全性，保管方式、方法安全，無因保管不當而導(dǎo)致信息泄露等情況 7 聲像檔案開發(fā)利用 2 利用高效性，聲像檔案能得到最高效的利用，實現(xiàn)聲像檔案的最大價值 2 利用合理性，聲像檔案利用合理，不存在濫用、閑置或過度使用等情況