重點建設項目文件歸檔與整理.ppt

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重點建設項目文件歸檔與整理,主要內容,一、建設項目文件歸檔整理的依據 二、建設項目文件歸檔整理的質量要求 三、建設項目文件歸檔整理的責任分工 四、建設項目文件的收集和平時歸卷 五、竣工文件的編制 六、建設項目文件的歸檔整理,一、項目文件歸檔整理的依據,GB/T11811-2008科學技術檔案案卷構成的一般要求； DA/T28-2002國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范,,建設項目文件---指建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件．包括項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件等。 建設項目檔案——是工程項目建設、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，是經過鑒定、整理并歸檔的項目文件，又稱工程檔案。,二、項目文件歸檔整理的質量要求,檔案內在質量要求 檔案制成材料質量要求 檔案格式質量要求 檔案整理質量要求,檔案內在質量要求,齊全完整：全過程文件、每一事情與問題的處理文件、每一份文件內容填寫齊全。 原始性：文件應是直接、自然形成的歷史記錄，內容、簽字蓋章具有原始性。 準確有效：圖紙與文字、文字與實際、總部與分部、正文與附件要一致；簽字、蓋章準確有效。,檔案制成材料質量要求,載體材料：文字紙張幅面為A4大小，長期存儲的電子文件的介質應為不可擦除型光盤。 字跡材料：使用激光打印、紅色印泥、碳素墨水等耐久字跡材料；禁止使用噴墨、針式打印、復寫復印件、傳真件、圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水等不耐久字跡材料。 文件清晰度高，具有長久保存價值。,檔案格式質量要求,文件標題完整準確 文件編號系統(tǒng)規(guī)范 文件左側留2.5公分以上的裝訂位置 施工圖、工作圖、竣工圖、施工日記符合規(guī)定格式 文件表面整潔、清晰，無污損、無銹蝕、無霉斑,檔案整理質量的要求,分類清楚 組卷規(guī)范 案卷排列有序 檔號編制科學 編制了項目檔案案卷目錄,三、項目文件歸檔整理的責任分工,項目建設單位(業(yè)主、項目法人)---負責組織、協(xié)調和指導勘察設計單位、施工單位和監(jiān)理單位編制項目竣工文件和負責整理項目前期、驗收文件。,其它參建單位的職責,項目勘察、設計、監(jiān)理、施工單位、材料及設備供應單位應根據本規(guī)范的要求．完成各自職責范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作。,不同承包方式的歸檔責任,項目實行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總； 由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的。由各承包單位負責收集、積累其承包項目的全部文件；項目監(jiān)理單位負責收集，積累項目監(jiān)理文件． 建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確．系統(tǒng)情況．審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件．,代建制項目的歸檔責任,建設單位就在委托代建合同中明確項目文件的歸檔整理責任，按照合同辦理。,控制措施,1、在簽訂項目設計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應設立專門條款．明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任。 2、項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行。,四、項目文件的收集和平時歸卷,建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件。 勘察單位負責收集、積累勘察文件 設計單位負責收集、積累設計文件 施工單位負責收集、積累施工文件 監(jiān)理單位負責收集、積累監(jiān)理文件,建設單位負責收集的內容,項目前期階段：立項審批、招投標、勘察、初步設計等文件 工程準備階段：土地征用、開工審批等文件 施工階段：安全、質量、進度、物資、資金、設備等管理性文件 竣工驗收階段：竣工文件 生產準備階段：試生產文件等,,項目評估報告、項目建議書及報批文件 可行性研究報告及其評估、報批文件 項目選址意見書及其報批文件 項目評估(包括借貸承諾評估)及論證文件 環(huán)境預測、調查報告、環(huán)境影響報告書和批復 設計任務書、計劃任務書、報批文件,,招標投標文件 招標公告、招標修改文件、招標補遺及答疑文件 投標書、資質材料、履約類保函、委托授權書和投標澄清文件、修正文件 開標議程、開標大會簽字表、報價表、評標紀律、評標人員簽字表、評標記錄、評標報告 中標通知書,建設單位,土地征用文件 征地、移民文件 征用土地申請、批準文件、紅線圖、坐標圖、行政區(qū)域圖 征地移民拆遷、安置、補償批準文件、協(xié)議書、評估書（一戶一表調查、土地勘測面積計算、拆遷房屋評估及非違章建筑證明、房屋拆遷及其電力設施遷改補償等材料） 建設前原始地形、地貌、狀況圖、照片,建設單位,管理性文件 規(guī)程、規(guī)范、標準、規(guī)劃、方案、規(guī)定 有關投資、進度、物資、工程量的建議計劃、實施計劃和調整計劃 計劃、投資、統(tǒng)計、質量、安全管理文件 概算、預算管理、差價管理文件 招標文件審查、技術設計審查、技術協(xié)議 施工執(zhí)照 合同談判紀要、合同審查文件、合同書、補充協(xié)議、合同變更、索賠等涉及法律事務的文件文件 環(huán)境保護、勞動安全、衛(wèi)生、消防、人防、規(guī)劃等文件， 水、暖、電、煤氣、通信、排水等配套協(xié)議文件 原料、材料、燃料供應等來源協(xié)議文件,建設單位,工藝設備文件 工藝說明、規(guī)程、路線、試驗、技術總結 產品檢驗、包裝、工裝圖、檢測記錄 設備、材料采購、招投標文件、合同、出廠質量合格證明 設備、材料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單 設備圖紙、使用說明書、零部件目錄 設備測繪、驗收記錄及索賠文件 設備安裝調試、測定數據、性能鑒定文件,建設單位,科研項目 開題報告、任務書、批準書 協(xié)議書、委托書、合同 研究方案、計劃、調查研究報告 試驗記錄、圖表、照片 實驗分析、計算、整理數據 實驗裝置及特殊設備圖紙、工藝技術規(guī)范說明書 實驗裝置操作規(guī)程、安全措施、事故分析 階段報告、科研報告、技術鑒定 成果申報、鑒定、審批及成果推廣應用材料。 專項申請、批復文件 考察報告、重要課題研究報告,建設單位,涉外文件 詢價、報價、投標文件 合同、合同附件 談判協(xié)議、議定書 談判記錄 談判過程中外商提交的材料 出國考察及收集來的有關材料 國外各設計階段文件及設計聯(lián)絡文件,建設單位,各設計階段審查議定書 技術問題來往函電 國外設備、材料檢驗、安裝手冊、操作使用說明書等隨機文件 國外設備合格證明、裝箱單、提單、商業(yè)發(fā)票、保險單證明 設備開箱檢驗記錄、商檢、海關及索賠文件 國外設備、材料的防腐、保護措施 外國技術人員現(xiàn)場提供的文件材料,建設單位,生產技術準備、試生產文件 技術準備計劃試生產管理、技術責任制 開停車方案設備試車、驗收、運轉、維護記錄 試生產產品質量鑒定報告 安全操作規(guī)程、事故分析報告，運行記錄 技術培訓材料，產品技術參數、性能、圖紙 工業(yè)衛(wèi)生、勞動保護材料、環(huán)保、消防運行檢測記錄,建設單位,項目供應、財務部門應負責收集、積累所承建項目的器材供應和財務管理中形成的文件 財務、器材管理文件 財務計劃及執(zhí)行、年度計劃及執(zhí)行、年度投資統(tǒng)計 工程概算、預算、標底、合同價、決算、審計及說明。 主要材料消耗、器材管理 交付使用的固定資產、流動資產、無形資產、遞延資產清冊,建設單位,竣工驗收文件 項目竣工驗收報告，工程設計總結工程施工總結 工程監(jiān)理總結，項目質量評審文件，工程現(xiàn)場聲像文件，工程審計文件、材料、決算報告 環(huán)境保護、勞動安全衛(wèi)生、消防、人防、規(guī)劃、檔案等驗收審批文件 竣工驗收會議決議文件、驗收證書及驗收委員會名冊、簽字、驗收備案文件 項目評優(yōu)報獎申報材料、批準文件及證書,勘察單位負責收集的內容,按規(guī)定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料 設計基礎文件：工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明 地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及重要設備安裝測量定位、觀測記錄 水文、氣象、地震等其它設計基礎資料,設計單位負責收集的內容,總體規(guī)劃設計 方案設計 初步設計及其報批文件 技術設計 施工圖設計 技術秘密材料、專利文件 工程設計計算書 關鍵技術試驗 設計評價、鑒定及審批,施工單位負責收集的內容,建筑施工文件 開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要 施工組織設計、方案及報批文件、施工計劃、施工技術及安全措施、施工工藝文件 原材料及構件出廠證明、質量鑒定、復驗單 建筑材料試驗報告 設計變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批手續(xù)、技術核定單、業(yè)務聯(lián)系單、備忘錄等 施工定位（水準點、導線點、基準線、控制點等）測量、復核記錄、地質勘探,施工單位,土、巖試驗報告、基礎處理、基礎工程圖、樁基工程記錄、地基驗銷記錄 施工日記、大事記 隱蔽工程驗收記錄 各類工程記錄及測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄、事故處理報告 工程質量檢查、評定 技術總結、施工預、決算 交工驗收記錄證明 竣工報告、竣工驗收報告 竣工圖 聲像材料,施工單位,設備及管線安裝施工文件 開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要 施工組織設計、方案及其報批文件、施工計劃、技術措施文件 原材料及構件出廠證明、質量鑒定、復驗單 建筑材料試驗報告 設計變更通知、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批手續(xù)、技術核定單、業(yè)務聯(lián)系單、備忘錄等 焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄,施工單位,隱蔽工程檢查驗收記錄 強度、密閉性試驗報告 設備、網絡調試記錄 施工安裝記錄、安裝質量檢查、評定、事故處理報告 系統(tǒng)調試、調試記錄 管線清洗、試壓、通水、通氣、消毒等記錄 管線標高、位置、坡度測量記錄 中間交工驗收記錄證明、工程質量評定 竣工報告、竣工驗收報告、施工預、決算 竣工圖,施工單位,電氣、儀表安裝施工文件 開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要 施工組織設計、施工及其報批文件、施工計劃、技術措施文件 原材料及構件出廠證明、質量鑒定、復驗單 建筑材料試驗報告 設計變更通知、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批手續(xù)、技術核定單、業(yè)務聯(lián)系單、備忘錄等,施工單位,系統(tǒng)測試、整定記錄 絕緣、接地電阻等性能測試、校核 材料設備明細表及檢驗記錄、施工安裝記錄、質量檢查評定、事故處理報告 操作、聯(lián)動試驗 電氣裝置交接記錄 中間交工驗收記錄、工程質量評定 竣工報告、竣工驗收報告 竣工圖 聲像材料,監(jiān)理單位負責收集的內容,施工監(jiān)理文件、資料 監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、細則及批復 施工及設備器材供應單位資質審核、設備、材料報審 施工組織設計、施工方案、施工計劃、技術措施審核、施工進度、延長工期、索賠、及付款報審 開（停、復、返）工令、許可證、中間驗收證明書 設計變更、材料、零部件、設備代用審批 監(jiān)理通知、協(xié)調會審紀要、監(jiān)理工程師指令、指示、來往函件 工程材料監(jiān)理檢查、復檢、實驗記錄、報告,監(jiān)理單位,監(jiān)理日志、監(jiān)理周（月、季、年）報、備忘錄 各項測控量成果及復核文件、外觀、質量、文件等檢查、抽查記錄 施工質量檢查分析評估、工程質量事故、施工安全事故報告 工程進度計劃、實施、分析統(tǒng)計文件 變更價格審查、支付審批、索賠處理文件單元工程檢查及開工（開倉）簽證、工程分部、分項質量認證、評估 主要材料及工程投資計劃、完成報表,監(jiān)理單位,設備采購、監(jiān)造工作監(jiān)理資料 設備采購委托監(jiān)理合同、采購方案、監(jiān)造計劃 市場調查、考察報告 設備制造的檢驗計劃和檢驗要求、檢驗記錄及試驗報告、分包單位資格報審表 原材料、零配件等的質量證明文件和檢驗報告 開動、復工報審表、暫停令 會議紀要、來往文件 監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單 監(jiān)理日志、監(jiān)理月報,監(jiān)理單位,質量事故處理文件、設備制造索賠文件 設備驗收、交接文件、支付證書和設備制造結算審核文件 設備采購、監(jiān)造工作總結 監(jiān)理工作聲像材料,特別需要關注的幾個方面,1、區(qū)分基建檔案和文書檔案，立項報告如立項成功，應歸入基建檔案；若基建項目立項不成功，應將相關文件歸入文書檔案。 2、應加強原件的收集，大量的施工基礎資料和監(jiān)理文件在施工現(xiàn)場形成，如若管理不善，很容易造成原件丟失。 3、加強聲像檔案的收集， 包括開工典禮、領導人視察工作、重大工程質量事故等方面形成的照片、錄音、錄像等。,五、竣工文件的編制,竣工文件編制要求 竣工圖編制要求,竣工文件編制要求,1、項目施工及調試完成后，施工單位、監(jiān)理單位應根據工程實際情況和行業(yè)規(guī)定、標準以及合同規(guī)定的要求編制項目竣工文件． 2、竣工文件由施工單位負責編制，監(jiān)理單位負責審核．主要內容有：施工綜合管理文件、測量文件．原始記錄及質量評定文件，材料(構，配件)質量保證書及復試文件、測試(調試)及隨工檢查記錄、建筑及安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、重要工程質量事故報告等．,,3、根據附錄A及建設項目實際情況，進一步收集所缺少的重要文件，文件數量未滿足合同或協(xié)議規(guī)定份數的．應按要求復制補齊． 4、對施工文件、施工圖及設備技術文件的準確性和更改情況進行核實．并按要求修改成補充標注到相應的文件上． 5、與施工圖有關的設計變更、現(xiàn)場洽商和材料變更可與竣工圖編在一起，也可以單獨組卷，但應由項目主管部門或建設單位作出統(tǒng)一規(guī)定． 6、凡為易褪色材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的并需要永久和長期保存的文件，應附一份復印件．,竣工圖編制的責任,各項新建、擴建、改建、技術改造、技術引進項目，在項目竣工時要編制竣工圖． 項目竣工圖應由施工單位負責編制． 如行業(yè)主管部門規(guī)定設計單位編制或施工單位委托設計單位編制竣工圖的．應明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽認責任．,竣工圖應完整、準確、清晰、規(guī)范．修改到位．真實反映項目竣工驗收時的實際情況． （1）竣工圖應是新圖或干凈的施工圖，并按要求加蓋并簽署竣工圖章． （2）竣工圖內容應與施工圖設計、設計變更、洽商、材料變更、施工及質檢記錄相符合。 （3）竣工圖按單位工程、裝置或專業(yè)編制，并配有詳細編制說明和目錄．,竣工圖編制要求,,（4）審核發(fā)現(xiàn)竣工圖不準確或短缺的，要及時修改補齊。 （5）一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊的，應將復印件附在有關卷冊中，或在備考表中說明。 （6）國外引進的項目、引進技術或由外方承包的項目，外方提供的竣工圖應由外方簽字確認。 （7）一個項目或單位工程應編制總說明，每一冊案卷應有本冊編制說明。闡明竣工圖編制依據、原則、變更情況、設計與竣工圖數量對照、各專業(yè)目錄及編制情況等。,竣工圖編制的方法,（1）按施工圖施工沒有變動的，在原施工圖上蓋竣工圖章即可。 （2）少量的一般性的變更，在原施工圖上用杠改、劃改、圈改等方式進行更改，更改后原圖圖號不變，加蓋竣工圖章。 （3）涉及結構形式、工藝、平面布置、項目等重大變更或更改面積在35%以上的,要重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標欄內注明“竣工階段”并簽署竣工圖章。,規(guī)范使用竣工圖章,用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。 所有竣工圖應由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章.行業(yè)規(guī)定設計單位編制竣工圖的，可在新圖中采用竣工圖標，并填寫相關內容. 竣工圖章內容填寫齊全、清楚，不得代簽。,竣工圖章的式樣,竣工圖套數,項目竣工圖一般為兩套。由建設單位向業(yè)主和生產(使用)單位移交。 建設項目主管單位或上級主管機關需要接收的．按主管機關的要求辦理．按照FIDIC《設計一建造與交鑰匙工程合同條件》建設的項目，竣工圖套數按合同條件的規(guī)定提交。 在大中城市規(guī)劃區(qū)范圍內的重點建設項目．應根據《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》第五條的規(guī)定，另編制一份與城市建設、規(guī)劃及其管理有關的主要建筑物及綜合管線竣工圖。,六、項目文件的歸檔整理,項目文件整理的原則 項目文件組卷的方法 項目文件組卷的流程 案卷的分類排列 項目檔案的編號 項目檔案案卷目錄的編制,整理原則,根據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）規(guī)定： 遵循科技文件的形成規(guī)律 保持案卷內科技文件的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng) 便于檔案的保管和利用,尊重形成規(guī)律,科技檔案的形成有其自身規(guī)律，反映科技活動各階段、環(huán)節(jié)的特殊要求，不得輕易破壞。 日常形成積累有一定基礎，有的已處于預立卷狀態(tài)。 因此利用原基礎可起到事半功倍的效果。,保持文件間的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng),項目檔案的特點之一就是成套性。成套性就是文件之間的聯(lián)系性。 有機聯(lián)系是文件內容內在的、本質的、自然的聯(lián)系，而不是人為的聯(lián)系。,文件有機聯(lián)系的幾種狀態(tài),某一項目或單位工程、分部分項工程的文件。 某一問題、事故處理形成的一組文件。 請示與批復 一組會議材料 就某一變更事項產生的報告、批復、洽商材料、會議紀要等 系統(tǒng)編號的變更令、變更通知單、工程聯(lián)系單、材料報驗、實驗報告等有時間或文號聯(lián)系。 設備選購、開箱、試運行三階段形成的文件，既自成體系、又互為聯(lián)系。,便于檔案保管利用,是檔案整理工作目的和要求 與前兩個整理原則矛盾時，應以第三個原則為重,組卷方法,管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷； 勘察設計材料和項目設計文件按項目或專業(yè)組卷； 項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷； 檢查驗收記錄、質量評定及原材料試驗文件按單項工程、單位工程組卷； 項目竣工圖按建筑、結構，水電、暖通、電梯、消防，環(huán)保等順序組卷； 設備文件按專業(yè)、臺件等組卷； 監(jiān)理文件按文種組卷。,若干組卷方法介紹,項目組卷法或單位、分項工程組卷法。 階段、專業(yè)、結構組卷法 問題組卷法 時間組卷法 文件名稱組卷法 來源組卷法,項目或單位、分項工程組卷法,將一個項目或單位工程、分部、分項工程看做一個基本單元，組成一個案卷。 如： 蘭溪電廠地基處理文件； 一號機鍋爐焊接及熱處理檢驗記錄；,以一個發(fā)電機組為例： 汽機間上部結構工程 主廠房地下結構工程 除氧煤倉上部結構工程 主廠房建筑工程,,,,地基處理文件 施工記錄 樁基處理的效果分析、結論與評價、 樁基檢測報告 變更文件及工作聯(lián)系單 重大問題及缺陷處理記錄 隱蔽工程驗收記錄,樁基,階段或專業(yè)、結構組卷法,即按工程、設備的結構、工程進行的不同階段組卷。使用于施工文件。 例： **電廠土地征用文件（階段） **局機關辦公樓暖通結構竣工圖 **公司主廠房管道水壓檢驗記錄,問題組卷法,將涉及同一問題（同一特定問題、同一類問題）的文件組成一卷。適用于管理性文件。 例如： （1）省市計經委、省能源集團關于項目建議書的請示、批復 （2）省能源集團、省市計經委、市人民政府等關于工程預可行性、可行性研究報告的請示、批復、通知。 （3）**加工廠水文地質勘察報告,時間組卷法,內容針對同一時間的文件可以組成一個案卷。時間特征明顯的文件可采用此方法。 例如： **高速公路工程1標段8月份計量支付 報表； **海塘工程3標段2004年1—3月份施工日記；,名稱組卷法,就是將相同名稱（文種）的文件組成一卷。 例如： **公司董事會2004年1-6月份會議紀要 **電廠2標段設計變更技術聯(lián)系單 **學校一期工程房屋拆遷協(xié)議書 **水庫工程監(jiān)理部2004年1-50號工作聯(lián)系單,來源組卷法,將來自同一地區(qū)、作者或內容針對同一地區(qū)的文件組成一卷。 例如： ?國華電力公司關于寧海電廠機構調整、人事任免問題的批復 ?寧海電廠工程指揮部關于寧海甲鎮(zhèn)、乙鎮(zhèn)房屋拆遷協(xié)議書,,合理分卷,檢查補充,卷內文件整理,卷內目錄與備考表填寫,案卷封面填寫,案卷裝訂,項目文件組卷的流程,1、檢查補充,對照歸檔范圍，將接收進來的材料再檢查一遍，確保符合原始、完整、準確等要求。 區(qū)分不作為科技檔案歸檔的文件。如文書文件、普法性文件、重份文件、事務性文件等,2、合理分卷,案卷是最低層次的類下面最小的類，是檔案構成的基本單元。組卷的目的就是將零散文件通過某種方法形成一個個案卷。 卷和卷之間相對獨立，卷內文件保持有機聯(lián)系。 卷分為卷盒、卷夾。卷盒厚度以不超過4公分為宜；卷夾厚度以2公分左右為宜；不超過６公分。 卷盒內可以存放用軟卷皮裝訂的一個或多個卷夾；也可以采用件保管的方法。,3、卷內文件整理,查漏補缺 對破損文件進行修校 對字跡模糊或易褪變的文件進行復制 去除金屬物 超出卷盒幅面的科技文件應疊裝，按照A4或16K大小粘貼折疊（圖紙折疊方法見GB/T 10609.3）,,卷內文件排列： 按文件間的聯(lián)系、重要程度、時間順序、工程部位排列。 科技文件一般文字材料在前圖樣在后；譯文在前原文在后。 管理性文件一般正本在前底稿在后，批復在前請示在后，結果在前過程在后，,幾種卷內文件的排列方法,圖樣文件：按隸屬關系；按總體和局部的關系；按圖號順序；按地區(qū)特征；按時間順序 文字型文件：按重要程度；按時間；按地區(qū)；按內在聯(lián)系（復文在前，來文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后） 圖文混合型：一般是文字在前，圖樣在后；如果文字只起補充說明作用的，圖樣在前，文字在后。,,卷內文件頁號的編寫： 案卷內項目文件按件整理的，逐件蓋檔號章，并以件為單位編寫頁號；整卷裝訂的，從001起編頁號。以有效內容的頁面為一頁。 已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。,4、卷內文件目錄與備考表的填寫,最好激光打印 字段格式符合要求 字體大小適當。,填寫卷內目錄,序號：文件的順序號 文件編號：完整的代字代號 責任者：文件的形成者，單位全稱或規(guī)范化簡稱。 文件材料題名：文件名稱。注意無名稱、名稱不準確及表式名稱的填寫。 日期：文件形成時間，用20010226表示。 頁號：文件所在卷的頁號。 備注：需說明的情況。,卷內文件目錄 檔號,卷內文件目錄,檔號,檔號： 卷內備考表,,互見號 說明： （1、卷內文件數量） （ 2、分類、組卷及其他整理中需說明的情況） 立卷人： 年 月 日 檢查人： 年 月 日,5、案卷封面填寫,案卷封面內容填寫： 案卷題名：揭示卷內科技文件的內容 立卷單位：案卷的形成單位。 起止日期：卷內文件的起止時間 保管期限：對照保管期限表，從案卷保管單位的角度確定是永久、長期、短期。 密級：卷內科技文件的最高密級。 檔號：檔案的編號,,,,,,,,案卷題名的擬寫 案卷題名=項目名稱+單位工程名+分部（分項）+路段（專業(yè)、階段、結構）+文件內容+文件名 案卷題名=責任者+問題（時間、地區(qū)等）+文種,,例： （1） 滬杭高速公路工程 K100+20~K110+15 項目名稱 單位工程 路基壓實度評定 表 文件內容 文件名 （2） 蕭山機場 候機樓 電氣線路竣工 圖 項目名稱 單位工程 專業(yè)階段 文件名,,（3）杭州大學歷史樓 供水排水 施工 圖 項目名稱 專業(yè)名 階段 文件名 （4）溫州大橋 橋面沉降觀測 記錄 項目名稱 內容 文件名 （5）杭寧高速公路 K100＋10~K150＋15路基 中間檢 項目名稱 分項工程 驗報驗單 文件名,,（ 6 ）K2+695平湖橋基礎及下部結構 單位工程名稱 1號墩鉆孔樁、立柱、蓋梁 質量評定 表 分部工程名稱 內容 文件名稱 （7）省市地震局 關于省檔案館庫房地震安全性評價的 作者 問題 通知、評價報告、評價結果、審批意見書 文件名,（案卷脊背式樣）,,,,1)卷裝訂的，用電鉆三孔一線線繩裝訂 2)件裝訂的，用包角或縫紉機踏線。在每件文件首頁空白處加蓋檔號章。,6、案卷的裝訂或裝盒,案卷的分類排列,項目內分類 項目前期文件 項目施工文件 項目竣工文件 項目設備文件 項目驗收文件 排列:按照類別、階段、時間等要素排列,項目檔案檔號的編制,檔號構成：全宗號-分類號（或項目代號或 目錄號）-案卷號 分類編號:適用于大中型項目 項目代號+項目內分類號+案卷順序號 A01.1-007 大流水編號:適用中小型項目 項目代號+案卷順序號 H501-100,檔號的編制 如： 010-3?4 ?1-122,案卷號 三級類目號 二級類目號 一級類目號 全宗號,,,,,,,,,,,,,,分類編號,綜合檔案室,2 人事 教育,1 黨務 活動,6 特種 載體,0 行政 管理,3 基本 建設,4 會計 檔案,5 設備 檔案,2 宿 舍,3 廠 房,4 杭甬高速公路,1 辦公樓,綜合類 1,監(jiān) 理 2,施 工 3,設 備 4,聲像類 5,,,,,,,01 02 03 04,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,編制項目檔案案卷目錄,項目文件整理成果的反映 項目檔案保管和查詢的工具,案卷目錄（科技檔案）,