《辦公室管理》簡答題.doc

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辦公室管理-簡答題 1、文員在處理上司指派的工作時，首先要仔細制定計劃，簡要說明制定計劃時應(yīng)注意的幾個要點。 答：（1）充分了解即將開始的工作內(nèi)容； （2）思考以什么方法進行效率會最佳； （3）上司分派兩項以上工作時，必須為工作排定優(yōu)先順序。 2、文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。 電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。 人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表；使用提示性備忘錄；準(zhǔn)備約會表；準(zhǔn)備特殊提示卡；準(zhǔn)備交往提示文件。 3、文員進言是指什么？進言具有什么作用？方法和要求是什么？ 答：文員進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。 進言的作用：參謀作用；補缺作用；增進關(guān)系作用。 方法和要求：適事、適時、適地、適度。 4、文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？ 答：（1）會議名稱； （2）會議記錄人的姓名、蓋章； （3）時間（開始時間、結(jié)束時間）； （4）會議地點； （5）議題； （6）主持人、主席； （7）出席者名單； （8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論； （9）相關(guān)的資料； （10）下次會議預(yù)定日期。 5、簡要說明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用？有哪兩種形式？ 答：會議紀要是用來記載、傳達會議情況和議定事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。 會議紀要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認識、指導(dǎo)工作的作用?？梢杂糜谙蛏霞墔R報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。 有兩種形式：（1）議決性會議紀要。（2）周知性會議紀要。 6、簡要說明文秘人員單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作。 答：（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。 （2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。 （3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。 （4）把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。 （5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 7、辦公室事務(wù)管理的服務(wù)性特征表現(xiàn)為哪三個方面？請簡要說明。 答：一是為上司服務(wù)，使上司能夠擺脫繁雜瑣事的壓力，把主要精力集中在重要工作上；二是為組織服務(wù)，為組織員工創(chuàng)造一個高效、舒適的工作生活環(huán)境，提供便利條件，解除后顧之憂，保證組織系統(tǒng)的順利運轉(zhuǎn)；三是為公眾服務(wù)，保證組織與外界的信息渠道暢通，密切與社會各界聯(lián)系。 8、什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？ 答：文員的擋駕方法是指：對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出門阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉第達到阻擋或拒絕的目的即可。 主要的擋駕法有： （1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。 （2）來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。 （3）會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動，文員要替上司委婉地謝絕。 9、 制發(fā)文件時加蓋機關(guān)印章，稱為用印，具體要求有哪些? 答：（1）文件用印時，必須以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負責(zé)人簽發(fā)的文件原稿為依據(jù)，經(jīng)核對無誤后始得用印。 （2）文件用印要端正、清晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下要騎年蓋月。 （3）文件用印一定要與制發(fā)文件的機關(guān)、部門或單位相一致。 （4）要核實用印份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印。 10、簡述文員向上司做請示的注意事項。 答：（1）請示要對口。遵守按上級分工，對口請示的原則。避免多頭、越級請示。對涉及多方面的綜合性工作，應(yīng)向主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)人請示，并將有關(guān)情況通報其他分管上司。 （2）請示要單一。遵守一文一事的規(guī)則，避免將多項事物寫在一份請示內(nèi)，造成上司批復(fù)的困難。 11、核稿，是擬稿人員的上級負責(zé)人對初稿的審查和核實，要做到“六查”，請簡述六查內(nèi)容。 答：（1）查是否需要行文，以什么名義行文； （2）查文稿內(nèi)容與法律法規(guī)政策及其它已有規(guī)定是否矛盾； （3）查要求和措施是否明確具體，切實可行； （4）查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽； （5）查行文是否規(guī)范； （6）查文件格式是否符合規(guī)定。 12、簡述辦公室的四種含義。 答：（1）廣義的：泛指一切辦公場所，區(qū)別于教室、車間、醫(yī)療室、實驗室等。 （2）狹義的：指某一類職業(yè)人員或某一級職務(wù)人員的辦公場所，如廠長辦公室等。 （3）特指的：黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機構(gòu)，級別高的又稱辦公廳，如河北省政府辦公廳。 （4）專指的：某種專門的獨立的工作機構(gòu)，如國務(wù)院臺灣事務(wù)辦公室。 13、會見與會談的前期準(zhǔn)備工作有哪些？ 答：（1）確定議題和明確目標(biāo)； （2）收集信息和分析雙方材料； （3）確定參加人員； （4）雙方協(xié)商時間、地點； （5）布置座位。 14、簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠及近的順序列舉環(huán)境類別。 答：辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。 按照由遠及近的順序?qū)⑥k公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境、辦公活動職能環(huán)境和辦公活 動工作環(huán)境。 15、簡述剪影儀式需要準(zhǔn)備的材料及其程序。 答：剪彩的準(zhǔn)備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。 剪彩的程序：請來賓就位→宣布儀式正式開始→奏國歌→進行發(fā)言→進行剪影→進行參觀。 16、請簡要說明提高會議效率的一些基本做法。 答：遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標(biāo)、確定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經(jīng)費、分析會議成本。 17、談?wù)勀銓k公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。 答：（1）辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務(wù)；要“參”到點子上、“謀”到關(guān)鍵處、注重諫言技巧。 （2）辦公室工作人員“善謀”還必須謹防幾個誤區(qū)：一是“參政”意識過“度”，把自己擺在“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置，把幕后工作放到臺前；二是輕易拋出“夾生”想法，強加于領(lǐng)導(dǎo)，于公于已都不利；三是出“餿主意”幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。 18、簡述辦公設(shè)備使用規(guī)范。 答：（1）必須明確每臺設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。 （2）必須明確專人專責(zé)專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非配置給個人專用或指定公用的。 （3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限。 （4）未經(jīng)上司允準(zhǔn)，任何人嚴禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)。 （5）辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5℃到35℃，相對濕度為20%至85%，過低需用加濕器，過高需用除濕器，放在距設(shè)備5米左右有效影響距離。 （6）如果不處于工作狀態(tài)，使用完畢應(yīng)切斷電源。 19、簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。 答：（1）儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全。 （2）儲藏需要的面積取決于單位的大小。 （3）合理擺放。例如在柜中和儲藏室放置物品，必須清楚地加標(biāo)簽，以迅速找到物品和表明新物品應(yīng)放置的地方，新物品置于舊物品的下面或后面等。 （4）儲藏辦公用品應(yīng)有良好的照明，以便容易找到。 （5）辦公用品應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將導(dǎo)致紙張不能正常的送入打印機或復(fù)印機中。 （6）訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。 20、簡述調(diào)查研究的三個階段及其主要任務(wù)。 答：（1）準(zhǔn)備階段，主要包括確定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)及要求； （2）實施階段，主要包括確定調(diào)查方法、搜集整理材料、分析材料和綜合提煉調(diào)研成果； （3）完成階段，主要是撰寫調(diào)研報告。 21、簡述辦公室督查工作的方式。 答：（1）現(xiàn)場督查；（2）會議督查；（3）書面督查；（4）電話督查；（5）互聯(lián)網(wǎng)督查。 22、 簡述信訪工作中網(wǎng)絡(luò)來信的處理要求。 答：（1）定時打開信箱，及時處理電子郵件； （2）重要信訪，及時報請； （3）轉(zhuǎn)辦信訪，跟蹤督辦； （4）網(wǎng)絡(luò)保密，脫機閱讀。 23、簡述第三代時間管理的ABCD法則及其內(nèi)容。 答：（1）重要且緊急——必須立刻做。 （2）緊急但不重要——在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。 （3）重要但不緊急——只要是沒有前一類事的壓力，應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做，而不是拖延。 （4）既不緊急也不重要（比如娛樂、消遣等事情）——有閑工夫再說。 24、簡要回答公文寫作的五部曲。 答：第一步，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖。要求：準(zhǔn)確、全面、提煉，增加“貼近度”； 第二步，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題； 第三步，把握常用思維方法：模式化思維、對象化思維、辨證思維、散點思維、求同存異思維； 第四步，牢記擬寫公文要素及要求； 第五步，符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)。 25、 簡要回答起草請求的“五步棋”。 答：（1）因為什么請示——對原因、目的進行說明； （2）請示什么問題——提出請示的主題內(nèi)容； （3）怎樣解決問題——提出解決問題的建議或方案； （4）請求上級回復(fù)——結(jié)尾用語的使用； （5）有無附件需要說明——根據(jù)需要確定使用附件與否。 26、簡述公文校對工作要求。 答：（1）校正、補充一切與定稿不符的文字、標(biāo)點符號、圖表、格式等錯漏； （2）解決統(tǒng)行、倒版、編面等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間銜接以及頁碼編排問題； （3）進一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或撰稿人處理； （4）需要使用標(biāo)準(zhǔn)校對符號； （5）對于重要的或者大量印刷的公文，應(yīng)實施三校、四校，以確保公文的正本不出差錯。 27、簡答電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。 答：（1）創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文的過程； （2）辦理：通過計算機系統(tǒng)對電子公文進行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作； （3）交換：按始發(fā)者意圖進行跨系統(tǒng)的公文傳遞； （4）歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲； （5）銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲介質(zhì)上物理刪除。 28、簡述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則。 答：公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素是：（1）主體：社會組織；（2）客體：公眾；（3）手段：傳播途徑。 公共關(guān)系的原則是：公眾利益至上；實事求是；互惠互利；雙向溝通；始終如一；開拓創(chuàng)新；整體統(tǒng)一。 29、 衡量會議質(zhì)量的會前基本標(biāo)準(zhǔn)有哪些？ 答：（1）會議是否確有召開的客觀必要性； （2）會議目的和會議風(fēng)氣是否端正； （3）會議時機是否已經(jīng)成熟； （4）會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位； （5）各項準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)準(zhǔn)備充分，包括軟件和硬件。 30、簡述會議的積極作用。 答：（1）交流信息，互通情報； （2）發(fā)揚民主，科學(xué)決策； （3）增強友誼，促進團結(jié)； （4）統(tǒng)一認識，協(xié)調(diào)行動； （5）帶動消費，促進經(jīng)濟。 31、簡述會務(wù)管理的要求。 答：（1）會前的最后檢查：工作認真負責(zé)、細心、耐心； （2）組織簽到和登記：任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)； （3）做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)：溝通協(xié)調(diào)能力強； （4）會議記錄與保密：業(yè)務(wù)素質(zhì)與原則性； （5）會議后勤保障：服從分配協(xié)作意識好。