設(shè)備采購合同風險控制論文.doc

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淺議設(shè)備采購合同的風險與控制 中圖分類號：d923.6 文獻標識：a 文章編號：1009-4202(2011)06-000-02 摘 要 合同又叫做契約，是在雙方或者多方當事人同意的情況下簽訂、變更、解除權(quán)利與義務(wù)的一個協(xié)議。簽訂合同是一種法律行為，受到國家法律的保護并且有一定的強制性。本文研究的是關(guān)于設(shè)備采購合同的相關(guān)問題，就其中存在的風險以及如何對風險進行控制提出一些建議。 關(guān)鍵詞 設(shè)備采購 合同 風險 防范措施 一、引言 根據(jù)設(shè)備生產(chǎn)和供應的流程，可以將設(shè)備采購合同的履行分成四個階段：即設(shè)備的原材料、部件的準備階段；設(shè)備生產(chǎn)制造階段；設(shè)備出廠試驗階段以及設(shè)備運輸至合同中指定地點這四個階段。在這四個階段，會有許多因素，造成合同不能順利履行，從而使得設(shè)備采購合同的供需雙方，都要要承擔一定的風險。而合同，就是供需雙方保護自己的法律依據(jù)文件，只有詳盡而完善的合同條款，才能起到防范風險、降低損失、解決糾紛、處理問題的作用。下面就合同履行時所劃分的四個階段來談一談在簽訂以及執(zhí)行合同時需要注意的問題。 二、各個階段出現(xiàn)的風險 采購合同出現(xiàn)的風險指的是各種情況下的非正常損失，包含可歸責于合同一方或者雙方當事人的事造成的損失，同時還包含不可歸責于當事人的事造成的損失。 供貨方在準備材料的過程中材料的準備要嚴格按照國家標準、行業(yè)標準以及封存樣品標準等各個標準進行，沒有按照標準要求的生產(chǎn)出不合格的產(chǎn)品，那么造成的后果要由供貨方承擔。 設(shè)備生產(chǎn)制造階段，要保證設(shè)備的安裝正確，確保設(shè)備能夠正常使用與保養(yǎng)，具有令人滿意的性能，若出現(xiàn)問題，供貨方要承擔由于設(shè)計、工藝出現(xiàn)的問題而產(chǎn)生的后果。 在設(shè)備出廠試驗階段，供貨方要為對方提供現(xiàn)場安裝、調(diào)試監(jiān)督與技術(shù)支持，若設(shè)備出現(xiàn)問題時供貨方要無條件進行賠償。 運輸過程中發(fā)生貨物的數(shù)量以及質(zhì)量中存在問題的現(xiàn)象時，購買方可以當面提出索賠，一切費用與損失都由供貨方承擔。若供貨方按照規(guī)定交貨并沒有任何問題時，購買方?jīng)]有具有說服力的理由無故拖延接受或者拒收時，購買方要承擔因此對供貨方造成的一切損失。 三、物流配貨中的問題 產(chǎn)品的高效、快捷的運輸在整個過程中起著重要的作用，但是在此過程中也會有許多意外的問題，帶給供需雙方不同的損失，為了減小運輸過程中發(fā)生的不必要的損失，供應方應該采取一些必要的防范措施：一、配貨站在主觀思想上要提高警惕性，對自己以及買家保證認真負責的態(tài)度，重視每次運輸，未雨綢繆，來避免買家以及供應商本身出現(xiàn)過多的經(jīng)濟損失。二、配貨站的管理要做到高標準、嚴要求、利用高科技技術(shù)，加強監(jiān)控的力度，如果真的有意外情況發(fā)生，也能夠及時發(fā)現(xiàn)問題的所在，減少經(jīng)濟損失。對于配貨人員要做到核實身份以及身份證、駕駛證等相關(guān)證件的真?zhèn)?，對運輸車輛的機體號、車牌號等也要查看與駕駛證上所記錄的數(shù)據(jù)是否一致，了解人車的關(guān)系，做到全方位的查看并核對來避免運輸?shù)胶贤贫ǖ牡攸c的過程中遇到的問題。三、物流公司以及配貨站應該辦理一些相關(guān)的保險項目，以防萬一。 四、如何控制合同中風險的發(fā)生 1．改善付款的條件 在付款時應該采取銀行擔保機制。根據(jù)之前的一些設(shè)備合同的履行約定的經(jīng)驗來看，結(jié)果發(fā)現(xiàn)履約的情況卻不是非常理想，供貨方交貨期限延長以及供貨的質(zhì)量不理想之類的問題還是會發(fā)生，雖然能夠延遲期限付款來對對方履約不合格進行那個制裁，但是這對合同總體的項目按照原定期限完工卻沒有太大的效果。在這種情況發(fā)生時，按照曾經(jīng)的索賠經(jīng)歷，至今為止，成功幾率最大的索賠方式就是要求供貨方提供一份具有一定金額的不需任何條件也不能撤銷的銀行履約的擔保證書。履約保函的特殊之處在于，供應方不僅能夠付出資金的損失，而且還會嚴重影響到銀行的名譽以及可信度，因此要面對財政損失以及信譽下降的多方面危機，這時，供應商就一定會提高他們履行約定的效率。所以，在需求方提出比較合理穩(wěn)妥的分期付款時，最好是要求供應方開出銀行擔保的履約保證書，打包期限不能比合同的質(zhì)保期提前。并且最好在招標文件中也加入這一項。 2．約定質(zhì)保期 質(zhì)保期是所有的合同中必須說明的條款，設(shè)備的質(zhì)保期對于供應方極為重要，它是買家在得到的設(shè)備供貨質(zhì)量存在缺陷時向供應方要求索賠的有效期限。如果合同中不存在這一項或者約定的具體日期不明確時，買家要求索賠的有效期也同樣不能確定，以至于有時供應方可能會以買家已經(jīng)接受并且開始使用為借口提出他們已經(jīng)提供了與合同中要求一致的設(shè)備產(chǎn)品，這樣一來，買家不能向供貨商提出索賠，因此設(shè)備產(chǎn)品中出現(xiàn)的質(zhì)量缺陷只能由買家自行承擔。 在約定合同的有效期時必須要能夠按照合同中的有關(guān)條款查找出合同的起始日期以及終止日期。在簽訂完畢的設(shè)備共配貨合同中，有許多糾紛都是由合同的有效期不明確引起的，特別是最近兩年中所簽訂的合同。有些合同中的有效期寫得非常模糊，大體上看似乎是沒有什么問題，然而在合同本身的條款中卻并不能確定合同的起止日期以及終止日期。再進一步仔細的研究也還是無法確定。這樣看來就沒辦法確定合同的質(zhì)保期，這不但使質(zhì)保的金額在支付上存在問題，而且在索賠時也有許多難題，因為索取賠償也是有期限的，合同中沒有明確的寫明質(zhì)保期，一旦合同過了有效期，就會當作供應方所提供的產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。在計算質(zhì)保期時要求以先到為準，這不但使合同執(zhí)行時的成本提高，而且對保護買方的利益也沒有好處。在設(shè)計條款時應該以最有益于需求方的利益為出發(fā)點。 3．約定合同責任以及風險條款 責任的主要承擔者一定不能出現(xiàn)錯位的現(xiàn)象。因為正常情況下合同的字數(shù)都會比較多，因此在簽訂合約之前必須要認真查看并核對合同中各個條款以及細節(jié)問題，避免在合同的責任承擔者以及風險歸屬的問題上出現(xiàn)差錯，將本來應該有供應方承擔的責任以及風險表達成了由買家來承擔，因為簽訂合同時沒有仔細查看而導致的問題，最后一旦出現(xiàn)有爭議的地方，吃虧的就只能是買家本身。比如說，有的合同中本來應該是“賣方可采取一定的補救措施，但是費用以及風險要由買家承擔”，一字之差結(jié)果就截然相反，因此在簽訂合同之前仔細認真的查看其中的條例以及細節(jié)問題是十分必要的。 五、設(shè)備供貨的索賠管理 對于一些壟斷市場的廠家或者要求在交貨之前就付清全部費用的合同，在買家對合同的有效期限一級級付款的條件做出一定的退讓之后，盡量讓供應方能夠向買方提供能夠與主合同的有限期限同步的履行條約的擔保以及對質(zhì)量的擔保，這樣一來可以加強供應方的履約的一向也能夠提高買家的控制力。 在做信息反饋時也不要處于被動的狀態(tài)，不要思維定勢，認為在時候在一起算總帳。在信息反饋時，除了做到及時之外，還要保持在期滿之前的連續(xù)狀態(tài)。要想做到這些，首先一定要做到責任到個人，并且將此列入業(yè)績考核的項目之中；其次是反饋的信息一定是以書面的形式，也可以是電子郵件，并且最好要附上照片以及檢驗證書，這樣可以增加追訴的可能性；最后要分別建立有時效性和定期性的反饋機制。 合同管理員要建立索賠檔案，采取索賠信息申報的方法。也就是說合同管理員要及時對信息進行反饋，對索賠有關(guān)的資料及時進行整理收入檔案，與此同時，將信息資料制作成電子文檔或者電子郵件的形式向有關(guān)部門進行報告，不要拖延，做到一件事一報，每月月末時再對正月申報過的信息進行整理。 六、結(jié)語 目前有關(guān)的設(shè)備共配貨合同還需要完善，在當前的情況下履行合同中的條款過程中也會存在或多或少的困難，在不同階段出現(xiàn)的問題對供需雙方所產(chǎn)生的損失也是不同的，最好的方法就是供需雙方在簽署設(shè)備共配貨合同以及履行的過程中，認真仔細的核對有關(guān)事項并且盡量旅行屬于自己的職責，在設(shè)備共配貨合同的逐步完善中，其中的風險必定能夠得到很好的控制。 參考文獻： [1] 朱余錦.合同風險管理與內(nèi)部控制.遼寧:大連出版社.2008.8. [2] 于志宏,袁志.合同糾紛的預防與解決.各類合同的簽訂及其風險防范.2008(9):125-127. [3] 婁秋琴.設(shè)備供應的合同.企業(yè)合同范本及風險規(guī)避大全.2009(10):366-368. [4] 陳曉峰，陳明昊.合同性質(zhì)、形式和簽訂方式選擇法律風險與防范.企業(yè)合同管理法律風險管理與防范策略.2009(9):47-52.