《合同管理辦法》

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湖南東旭德來電子科技有限公司 合同管理辦法 第一章 總則 第一條 為明確我公司及下屬關(guān)聯(lián)企業(yè)（以下合稱為“公司”）的合同管理流程，加強(qiáng)合同管理，規(guī)范公司各部門在合同管理中的職責(zé)，控制風(fēng)險，維護(hù)公司利益，公司制定本合同管理辦法（以下簡稱為“本辦法”）。 第二條 本辦法所稱合同是指以公司為一方主體的各種類型的合同、協(xié)議、及以公司名義做出的擔(dān)保、授權(quán)、招標(biāo)、聲明、證明等具有約束力的法律文件。 第三條 本辦法適用于公司及下屬企業(yè)的全體部門及人員。 第二章 合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé) 第四條 法務(wù)部為合同的歸口管理部門。業(yè)務(wù)部門、風(fēng)控部門、財(cái)務(wù)部門在其職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)相應(yīng)的合同管理工作。 第五條 法務(wù)部履行以下職責(zé) （一） 制定合同管理制度并監(jiān)督該制度的執(zhí)行； （二） 依據(jù)本辦法審查合同； （三） 制定合同示范文本； （四） 監(jiān)督檢查合同的履行情況； （五） 接受各部門的有關(guān)合同的法律咨詢； （六） 處理合同糾紛； 第六條 業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體操作，是合同的承辦部門。合同承辦部門指定一人為合同承辦人。合同承辦部門履行以下職責(zé)： （一） 對合同相對人的主體資格、履約能力進(jìn)行初步的評估選擇； （二） 根據(jù)本辦法選用合同文本或自行起草合同文本； （三） 協(xié)調(diào)處理合同審批、簽訂、履行、糾紛等相關(guān)事宜； （四） 負(fù)責(zé)合同原件的保管及檔案移交工作。 第七條 風(fēng)控部門履行以下職責(zé)： （一） 對合同相對人的主體資格、履約能力進(jìn)行評估與選擇； （二） 落實(shí)合同商務(wù)條款和風(fēng)險防范機(jī)制； （三） 對合同的交易價格、擔(dān)保措施進(jìn)行重點(diǎn)把控。 第八條 財(cái)務(wù)部門履行以下職責(zé)： （一） 審查合同財(cái)務(wù)事項(xiàng)是否符合國家財(cái)稅法規(guī)和公司財(cái)務(wù)管理制度； （二） 審查合同的付款、收款事項(xiàng)是否符合公司資金計(jì)劃； （三） 對合同的涉稅問題提出意見和解決措施。 第三章 合同起草 第八條 合同內(nèi)容由合同承辦部門負(fù)責(zé)起草，必要時可請法務(wù)部門予以協(xié)助。重大或復(fù)雜合同，可由法務(wù)部門起草。 第九條 合同承辦部門選用合同文本時，應(yīng)按下列順序進(jìn)行選擇，順序在先的合同文本優(yōu)先適用。 （一） 公司制定的合同示范文本； （二） 公司已經(jīng)簽署過的并經(jīng)法務(wù)部核準(zhǔn)的合同文本； （三） 政府或行業(yè)協(xié)會推廣使用并經(jīng)法務(wù)部推薦的合同示范文本； （四） 合同相對方提供的合同文本。 第十條 為保障公司利益，在合同談判中能占據(jù)優(yōu)勢，除壟斷部門或特殊行業(yè)的企業(yè)提供的合同文本外，原則上應(yīng)選擇我方提供的文本。 第十一條 合同承辦部門應(yīng)當(dāng)先對合同的下列事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查和審查： (一) 合同主體具有有效的營業(yè)執(zhí)照，其登記內(nèi)容與合同內(nèi)容能相一致； (二) 合同標(biāo)的符合當(dāng)事人的經(jīng)營范圍，涉及資質(zhì)要求的，應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)證書； (三) 由代理人代辦、代簽合同的，應(yīng)由代理人取得授權(quán)委托書； (四) 合同當(dāng)事人應(yīng)具有相應(yīng)的履約能力及良好的履約信用。 第十二條 涉及重大事項(xiàng)的合同，承辦部門可請風(fēng)控部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門就合同相對方及合同涉及事項(xiàng)進(jìn)行盡職調(diào)查。 第十三條 對于涉外合同，原則上應(yīng)用中文表述，且應(yīng)約定適用中國法律，受中國法院或仲裁機(jī)構(gòu)管轄。合同相對方如有要求，可附外文版，但應(yīng)約定以中文版為準(zhǔn)。如合同內(nèi)容是在國外履行的，經(jīng)公司特別批準(zhǔn)，可用外文版，但仍應(yīng)符合國家法律規(guī)定及相關(guān)政府部門的要求。 第十四條 合同承辦部門起草后的合同至少應(yīng)符合以下基本要求，否則風(fēng)控部門或法務(wù)部門有權(quán)要求合同承辦部門重新起草。 （一） 合同相對方具有簽約資格； （二） 文字應(yīng)不存在表述混亂、邏輯不清、語法錯誤等現(xiàn)象； （三） 合同商務(wù)內(nèi)容已征得公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意。 第四章 合同審核 第十五條 起草后的合同首先應(yīng)經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人審核通過，然后依次按照OA流程的設(shè)置發(fā)送其他部門和領(lǐng)導(dǎo)審核。 第十六條 各部門的審核時間一般不應(yīng)超過三個工作日，特別重大或復(fù)雜的合同經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后可適當(dāng)延長審核時間。合同承辦方與合同相對方的溝通、洽談時間不計(jì)入審核時限。 第十七條 合同承辦部門在預(yù)期時間得到審核結(jié)果，應(yīng)自行安排送審。如合同事項(xiàng)緊急，應(yīng)經(jīng)合同承辦部門負(fù)責(zé)人親自發(fā)起，各部門應(yīng)配合提前完成審核。 第十八條 法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核下列合同內(nèi)容： （一） 合同主體、內(nèi)容、形式是否合法、有效； （二） 合同條款是否完備、嚴(yán)密、準(zhǔn)確； （三） 合同的救濟(jì)條款是否能保障公司的權(quán)益； （四） 相關(guān)審批程序是否符合公司的規(guī)定。 第十九條 風(fēng)控部門負(fù)責(zé)審核下列合同內(nèi)容： （一） 合同風(fēng)險能否規(guī)避或者降低； （二） 合同的對價約定，擔(dān)保措施條款 第二十條 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核下列合同內(nèi)容： （一） 合同條款是否符合國家財(cái)稅法規(guī)和公司財(cái)務(wù)規(guī)定； （二） 合同支付條款是否符合公司的資金支付安排。 第二十一條 經(jīng)風(fēng)控部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門提出審核意見的合同，承辦部門負(fù)責(zé)與合同相對方進(jìn)行溝通，盡量按審核意見進(jìn)行修改。如需要審核部門進(jìn)行條款釋義、合同談判等工作的，可要求審核部門參加。 第二十二條 在合同正式簽訂前，合同承辦部門應(yīng)核對最終簽署的合同文本與經(jīng)審批通過的合同文本保持一致，任何人不得擅自修改合同文本。 第五章 合同履行、變更與解除 第二十三條 合同簽訂后應(yīng)全面履行。在合同履行中，合同承辦部門或合同履行責(zé)任人發(fā)現(xiàn)合同相對方由經(jīng)營惡化、轉(zhuǎn)移資產(chǎn)以逃避債務(wù)、喪失商業(yè)信譽(yù)、喪失履行債務(wù)能力或其他違約可能情形時，應(yīng)及時向本部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門報(bào)告，由法務(wù)部門會同相關(guān)部門拿出解決方案，報(bào)公司決策。 第二十四條 在合同履行中，如公司實(shí)際履行卻有困難的，應(yīng)向本部么負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門報(bào)告，由法務(wù)部門會同相關(guān)部門與合同相對方協(xié)商解決方案，報(bào)公司決策。 第二十五條 合同履行期限超過一年的，由合同承辦部門會同財(cái)務(wù)部門與合同相對方對賬一次。 第二十六條 合同簽署后，對合同的任何變更或解除，承辦人須向原審批部門報(bào)批。在經(jīng)合同變更或解除審批流程前，任何人不得以實(shí)際履行的方式變更或解除合同，對合同的變更或解除，應(yīng)以書面方式確認(rèn)。 第六章 合同糾紛的處理 第二十七條 合同中爭議解決條款應(yīng)盡量約定在公司所在地人民法院或仲裁機(jī)構(gòu)解決。 第二十八條 合同糾紛發(fā)生時，先通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決；協(xié)商、調(diào)解未成的，可按合同約定申請仲裁或提起訴訟。 第二十九條 合同承辦部門應(yīng)將合同糾紛情況及時報(bào)告，并協(xié)助法務(wù)部門做好仲裁或訴訟的證據(jù)收集工作。 第七章 合同檔案管理 第三十條 合同承辦承辦人將已簽訂的合同原件交由公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行登記、存檔，以備查詢。 第三十一條 法務(wù)部門應(yīng)建立合同登記臺賬。合同臺賬的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同名稱、編號、合同標(biāo)的、承辦人、履行情況及備注等。 第三十二條 凡接觸和持有合同文件的員工均應(yīng)嚴(yán)格尊守公司保密制度，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自泄露任何合同信息。公司員工未經(jīng)管理部門批準(zhǔn)，不得擅自向他人借閱、復(fù)印、掃描合同文件。 第八章 獎勵與罰則 第三十三條 對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補(bǔ)救措施，使公司避免重大經(jīng)濟(jì)損失以及在糾紛處理中，避免或挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的，公司予以表彰或獎勵。 第三十四條 有下列情形之一，并對公司造成損失的，予以相應(yīng)的處罰： （一） 未按照本辦法起草、報(bào)批和簽訂合同的； （二） 簽訂存在重大缺陷、無效合同的； （三） 承辦人、審核人因疏忽未審出合同重大缺陷的； （四） 丟失合同文本、相關(guān)法律文件和證據(jù)的； （五） 發(fā)生糾紛或出現(xiàn)不利于我方利益的情況后，未及時向有關(guān)部門匯報(bào)的； （六） 在合同簽訂或履行中，與對方或第三人惡意串通或收取賄賂的； （七） 泄露合同意向、商業(yè)秘密或其他機(jī)密的； （八） 其他嚴(yán)重違反本合同管理辦法的。 第九章 附 則 第三十五條 本辦法由公司法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。 第三十六條 本辦法自公司發(fā)布之日起實(shí)施。 6