工程有限公司材料采購管理制度.doc

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______________________________________________________________________________________________________________ ****有限公司大宗材料、物料采購管理制度 第一章 總 則 第一條 目的 為加強公司規(guī)范化管理，規(guī)范采購工作，保障攪拌站的正常持續(xù)進行，選擇合格的供應商并對采購過程進行嚴格的控制，確保供貨商提供的材料滿足施工的規(guī)定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。 第二條 適用范圍 本辦法適用于公司各瀝青攪拌站施工用材料、物料（設備）采購時，計劃、審批、價格之審核、訂購、驗收、付款結算等，除另有規(guī)定外，均以制度處理。本管理制度所指大宗材料、物料指各攪拌站建設及生產(chǎn)所需的：骨料、石粉、礦粉、瀝青、重油、砂、磚、水泥、混凝土、機械設備及配件、電纜線等。 第三條 職責劃分 1、由公司機料部全面負責對各材料、物料的價格詢價、采購、入庫保管工作； 2、由攪拌站站長對本站內(nèi)計劃單的質量、數(shù)量、要求進行詳細審核把關； 3、由財務部對該工程材料的數(shù)量、規(guī)格、價格控制把關。 4、由綜合部對采購合同的條款進行法律風險把關 5、由分管副總對各采購計劃、合同進行審核把關； 第四條 原則 1、長期訂貨和大額進貨，原則上均應通過簽訂買賣合同的辦法進行。2、對于經(jīng)常性采購或批量進貨的，按采購流程進行。 第二章 采購（計劃）審批 第一條 采購計劃的制定 1、材料、物料的采購執(zhí)行先計劃審批，后采購的原則。大宗材料應在計劃應在實施前不少于10天前提出，批量進貨的材料不少于3天提出，個別應急性材料由攪拌站負責人口頭提出報機料部和總經(jīng)理批準后實施采購，但事后二天內(nèi)應補齊相關手續(xù)。 2、攪拌站建設期前由站長根據(jù)公司攪拌站建設規(guī)劃要求提出材料、物料采購計劃，確保材料物料規(guī)格、型號、數(shù)量無誤并簽字后以申報； 3、攪拌站生產(chǎn)需要采購的大宗材料，由機料部提出采購意向申請，報公總經(jīng)理確定供應商。 4、攪拌站生產(chǎn)期間，進行材料和物料的采購，由攪拌部機料員根據(jù)公司經(jīng)營客戶經(jīng)理的書面生產(chǎn)計劃，提出材料、物料采購計劃，試驗員審核所購材料的技術質量條求，站長審核確認。確保材料物料規(guī)格、型號、數(shù)量無誤并簽字后以申報； 第二條 詢價、比價和議價 1、機料部根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標準、數(shù)量和交付期的不同，應選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象； 2、采購員根據(jù)過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預算等情況，確定采購目標價格； 3、在得到供應商的報價信息后，采購人員對供應商的報價條件進行品種、規(guī)格、數(shù)量、質量要求等方面攪拌站進行核對，以保證供應商提供的材料符合公司實際的采購要求，并對供應商所報的價格、交付期、售后服務等方面進行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應商； 4、供應商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或屬代用品時，采購人員應送請購部門確認； 5、專用材料或用品，機料部應會同使用部門共同詢價與議價； 6、對供應商的報價資料整理后，經(jīng)辦人員應深入分析，以電話等聯(lián)絡方式向供應商議價。在公司規(guī)定的權限范圍內(nèi)，采購人員應與供應商進行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成一致； 7、對重大的物資采購，要保證參加人數(shù)不少于兩人進行商務談判，且要求有兩個以上的部門派人參加。 第三條 采購前核決及權限 大宗材料第一次采購時，按公司合同管理辦法執(zhí)行合同簽字流程序，采購經(jīng)辦人員與供應商初步溝通并完成詢價后，在詢價匯總表上詳細填列以下事項，呈報負責材料采購的各部門及總經(jīng)理核決： 1）供應商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式； （2）采購物料的詳細描述：包括品名、型號、規(guī)格等，如有超出標準的特殊要求需特別注明； （3）訂單所采購的數(shù)量/重量；單位包裝數(shù)量/重量；包裝件數(shù)； （4）價格：單價，合計價，合同總額，定金或預付款； （5）交付期：分批交付時應明確每批的交付時間和交付數(shù)量； （6）付款方式； （7）所需的質量證明（檢驗單、質保單、出供應證明單、化驗報告單等）； （8）質量保證條款：發(fā)生質量問題是進行退換或其他處理方法； （9）運輸方式和銷售發(fā)票的要求。 3、需與供應商簽訂長期合同者，采購經(jīng)辦人應以簽呈及擬妥的長期合同書，核決權限按照請購類別和對應的級別逐級呈各部門主管及公司經(jīng)理核決； 4、簽訂期采購合同后過程中進貨的，如骨料、重油、粉料、瀝青等，按材料采購流程，填寫采購單，辦理手續(xù)。 5、金額較大或批量采購的應到對方生產(chǎn)工供應進行實際考察，在充分了解對方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質后，向對方明確訂貨意向，并送樣報驗，未通過報驗的材料不準采購。 第四條 簽訂采購合同或填寫采購單 1、經(jīng)總經(jīng)理確定供應商后，機料部填寫采購合同，并經(jīng)審批流程，完成采購合同經(jīng)審核，加蓋公司合同公章經(jīng)對方簽章后生效。采購單經(jīng)公司總經(jīng)理簽字審批后生效，采購單一式兩份，一份由機料部、一份交攪拌站。 2、采購人員應跟蹤控制材料物料交貨期，及時向供應商跟催交貨進度。 3、發(fā)貨前要求供應商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”，以便驗收確認。 4、若屬分批交貨者，采購人員應在“訂購單”上注明“分批交貨”以資識別。 第五條 退貨作業(yè) 對于檢驗不合格的材料退貨時，應開立“材料退貨單”呈攪拌站長和機料員簽認后，對材料數(shù)量不進行確認。必要時由機料部通知供應商到場核實。 第三章 驗收與付款 第一條 材料進供應驗收 1、材料進場供應商交貨時，機料部通知攪拌站庫管員和實驗員，實際清點件數(shù)或稱重，，對貨物攜帶的有關證件和材料質量進行驗證，經(jīng)與采購清單或采購合同內(nèi)容核對相符后簽收，倉庫出具入庫單并由庫管員簽章入庫。如發(fā)現(xiàn)不符時，即通知機料部一同處理； 2、對有專項質量要求的材料物資，機料部通知攪拌站長一同參加員驗收，驗收合格后由攪拌站庫管員出具入庫單并由庫管員簽字。 第二條 付款結算 1、嚴格按照公司報賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行； 2、采購款項須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時間由公司安排支付； 3、付款申請由采購人員或被委托采購人員提出，申請付款應嚴格按照采購合同要求和項目進度情況進行，分清輕重緩急，必要時須提交驗收報告、物品入庫單據(jù)和對方發(fā)票，申請付款單上應注明預付款、已付款、余款，按審批權限經(jīng)相關負責人簽字后，方可辦理付款手續(xù)； 4、只有在出現(xiàn)以下情況時才可由采購人員借款或墊款進行直接支付： （1）緊急采購且不能及時辦理財務支付手續(xù)； （2）在外埠采購且供應商要求立即付款時； （3）在現(xiàn)場調(diào)試施工期間急需材料的采購； （4）3000元以下的零星采購。 第三條 進度控制及異常處理 1、機料部應特別注意“采購單”注明的到貨時間要求，掌握到貨進度； 2、采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時，應主動與供貨供應商聯(lián)系催交，對異常原因及時處理對策，匯報相關職能部門、公司處理。 第四條 質量評價 攪拌站和機料部應就所使用的材料質量予以關注，根據(jù)使用效果對材料質量提出評價，以利于進一步工作。 第四章 附 則 第一條 參與采購過程的各相關部門，既要明確分工、明確責任、互相配合，還要注意發(fā)揮互相監(jiān)督的作用，確保公司的利益不受損害； 第二條 參加采購的人員要嚴格自律，加強法制觀念，自覺抵制不正之風，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全體員工監(jiān)督；一經(jīng)發(fā)現(xiàn)上述情況，視情節(jié)，按所受回扣或酬金的十倍處罰，停職直至開除。 第四條 本辦法自公布日期執(zhí)行。 二○一三年七月十日 4、《材料采購申請表》填報流程 攪拌站建設期材料采購流程 機料部采購 機料員填寫材料采購申請表 試驗員復核 攪拌站長審核 根據(jù)公司攪拌站規(guī)劃要求 機料部接收采購單 機料部詢價 公司分管審核 總經(jīng)理審批 材料采購一般不少于提前三天， 原則上不超過三天完成 攪拌站機料員驗收 材料員建立進場驗收臺賬 機料部建立采購臺賬 攪拌站機料員負責傳送，建立資料收發(fā)臺帳 大宗生產(chǎn)材料采購流程 機料部提出采購計劃 機料部詢價，選擇不少于三家供應商品 攪拌站機料員根據(jù)客戶經(jīng)理需求填寫分批進料申請 機料部將詢價情況匯總后，報總經(jīng)理確定供應商 機料部按公司合同管理程序審核合同 合同經(jīng)審批后，簽署合同 按合同要求進貨 試驗員和站長審核 公司機料部和分管副總審核 供應至攪拌站時，機料員進場驗收，重要時會同站長參加 合格后入庫，登記入庫臺帳 攪拌站發(fā)料，登記發(fā)放臺帳 -可編輯修改- 材料采購申請表（樣表） 工程名稱： A B C D E F G H I J K L 序號 材料名稱 規(guī)格型號 單位 數(shù)量 技術要求或證書 品牌 申購用途 需求日期 單價 金額 備注 1 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 2 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 3 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 4 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 5 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 6 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 7 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 16 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 機料員: 試驗員: 攪拌站長: 機料部: 分管副總: 總經(jīng)理: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 說明: 1、B-I欄由申請人填寫，J-K欄由采購人員填寫；L欄由材料員填寫庫存； 2、采購申請表必須經(jīng)過批準后方可采購； 3、本申請表不得隨意涂改， 4、本表格的單價是指詢價最優(yōu)惠之價格，后附其它供貨商詢價表。 注：按公司原有電子表格式 _______________材料采購詢價表 填報部門： 編號： 報價單位名稱 型號或產(chǎn)地 規(guī)格 數(shù)量 報價 資信情況 質量情況 供應能力 交貨日期 交貨地點 付款辦法 扣款規(guī)定 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 詢價目標 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 詢價人員及意見 機料部門負責人意見 財務主管意見 分管總經(jīng)理意見 總經(jīng)理意見  THANKS !!! 致力為企業(yè)和個人提供合同協(xié)議，策劃案計劃書，學習課件等等 打造全網(wǎng)一站式需求 歡迎您的下載，資料僅供參考