企業(yè)檔案管理制度金融公司客戶資料管理

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精選資料 公司檔案管理制度 第一章總 則 第一條為了加強(qiáng)公司系統(tǒng)的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為 公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《集團(tuán)企業(yè)文化內(nèi)部規(guī)章管理制度》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。 第二條凡集團(tuán)總公司各部門、下屬公司（下稱單位）在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司進(jìn)行檔案移交，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為已有。 第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。 第四條 公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由集團(tuán)總公司人事行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。 第二章歸檔范圍 第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、光碟等）均屬歸檔范圍。 第六條上級機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。 （一）上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料； （二）黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。 （三）代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。 （四）其他文件材料。 第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。 （一）公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。 （二）公司的請求與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，各部門、各公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復(fù)文件； （三）公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報告； （四）公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料； （五）公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料； （六）公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本； （七）反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如實(shí)業(yè)投資項(xiàng)目、貿(mào)易、證券、信貸、擔(dān)保、典當(dāng)、保險、租賃、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等； （八）公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報表和統(tǒng)計(jì)分析資料（包括計(jì)算機(jī)盤片等）； （九）公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料； （十）公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等； （十一）公司的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽(yù)獎勵證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料； （十二）公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本； （十三）公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料； （十四）公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊、報表； （十五）公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根； （十六）公司外事活動中形成的請示、報告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等； （十七）公司解決法律糾紛問題形成的文件材料； （十八）公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料； （十九）公司固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證； （二十）公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。 第八條同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有： （一）同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件； （二）有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件； （三）同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。 第三章立卷歸檔要求 第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團(tuán)總公司人事行政部辦公室移交。 第十條各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。 第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。 第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)： （一）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評估報告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）、章程、項(xiàng)目人員任兔文件，有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、計(jì)算機(jī)盤片等。 （二）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。 （三）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后； （四）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。 （五）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。 （六）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。 （七）本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由人事行政部辦公室統(tǒng)一發(fā)放。 檔案管理清單 序號 檔案編號 檔案名稱 所屬部門 歸檔處 備注 1 2 3 檔案資料種類登記 序號 種類名稱 原件 復(fù)印件 備注 1 2 3 檔案申請使用表 使用人 所屬部門 申請日期 使用目的 檔案名稱 使用人簽字 部門經(jīng)理簽字 批準(zhǔn)人簽字 第四章檔案保管期限 第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。 第十四條確定公司檔案保管期限的原則 （一）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。 （二）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。 （三）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。 第五章檔案的鑒定與銷毀 第十五條集團(tuán)人事行政部對所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。 第十六條檔案鑒定工作由人事行政部主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。 第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。 第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。 第六章 檔案的借閱 第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到人事行政部填寫檔案借閱單，方可借閱。 第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 第二十一條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。 第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。 第二十三條借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。 第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進(jìn)行處罰。 第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。 第七章罰則 第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。 第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例）進(jìn)行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的；視具體情況，對其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。 第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。 第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應(yīng)立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。 第八章附則 第三十條本辦法由集團(tuán)人事行政部負(fù)責(zé)解釋。 第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。 第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。 附件1： 諾德金融集團(tuán)客戶檔案管理方案 一、 基本內(nèi)容 客戶業(yè)務(wù)檔案是指我公司與客戶辦理業(yè)務(wù)過程中形成的記錄和反映業(yè)務(wù)情況的重要文件盒原始憑據(jù)，例如：相關(guān)合同及憑證、擔(dān)保申請人、反擔(dān)保人的基本資料和擔(dān)保業(yè)務(wù)資料。 二、 控制措施 1、 信貸、擔(dān)保、典當(dāng)、保險等檔案的管理要做到萬無一失，建立檔案交接登記臺賬，、信貸、擔(dān)保、典當(dāng)、保險檔案的管理要做到內(nèi)容有效、形式規(guī)范，檔案入庫要做到及時、責(zé)任明確、管理合規(guī)。 2、 信貸、擔(dān)保、典當(dāng)、保險等檔案的調(diào)閱、提取要做手續(xù)規(guī)范。外來人員查閱客戶檔案要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不準(zhǔn)將檔案帶離現(xiàn)場，保證檔案的安全。 3、 檔案管理員要對業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，不得違章借出業(yè)務(wù)檔案或檔案內(nèi)容。 三、 工作流程 1、 業(yè)務(wù)發(fā)生后，業(yè)務(wù)經(jīng)理在7個工作日內(nèi)整理好業(yè)務(wù)原始資料，移交檔案管理員。 2、 檔案管理員審查檔案資料是否完整、規(guī)范。對內(nèi)容不全的，應(yīng)督促業(yè)務(wù)經(jīng)理補(bǔ)齊資料或移交清單上注明情況。 3、 交接雙方在擔(dān)保檔案交接臺賬上簽字確認(rèn)后，業(yè)務(wù)經(jīng)理將全部資料移交檔案管理員。 4、 檔案管理員在規(guī)定的時間內(nèi)完成業(yè)務(wù)檔案的整理工作；定期對檔案的保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性和有效性。 5、 客戶業(yè)務(wù)檔案的保管期限：有業(yè)務(wù)關(guān)系客戶的檔案永久保存；結(jié)清全部業(yè)務(wù)的客戶，從最后結(jié)清之日起保管3年。  THANKS !!! 致力為企業(yè)和個人提供合同協(xié)議，策劃案計(jì)劃書，學(xué)習(xí)課件等等 打造全網(wǎng)一站式需求 歡迎您的下載，資料僅供參考 6、 可修改編輯