上海電力企業(yè)資源計劃管理咨詢項目業(yè)務(wù)流程重組培訓(xùn).ppt

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文件日期: 2019年11月26日,上海電力企業(yè)資源計劃管理咨詢項目 業(yè)務(wù)流程重組培訓(xùn),畢馬威管理咨詢 二○○二年七月八日,培訓(xùn)內(nèi)容及時間安排,業(yè)務(wù)流程重組概念 20分鐘 流程繪制方法及技巧 20分鐘 流程繪制練習(xí) 40分鐘 流程改進原則 10分鐘 流程改進練習(xí) 20分鐘 提問和回答 10分鐘,培訓(xùn)目標,培訓(xùn)目標,明確流程 重組的原理,學(xué)會繪制 流程圖的 方法,掌握流程改進的原則,流程重組概念 從功能到流程的觀念 流程重組的收益和成功因素,什么是業(yè)務(wù)流程？,業(yè)務(wù)流程是指在組織內(nèi)部“流轉(zhuǎn)”的一系列相關(guān)的活動 業(yè)務(wù)流程不僅僅限于一個單一的功能或者單一的部門 業(yè)務(wù)流程能夠貫穿始終地反映經(jīng)營情況 流程與業(yè)務(wù)運營息息相關(guān)并向客戶提供價值. 如果企業(yè)能夠?qū)⑷藶閷崿F(xiàn)的流程和通過系統(tǒng)實現(xiàn)的流程進行無縫整合,企業(yè)將因此獲得核心的競爭優(yōu)勢,,業(yè)務(wù)流程重組,業(yè)務(wù)流程重組(BPR)是一種改進,它的目標是通過重新設(shè)計組織經(jīng)營的流程,使流程的增值內(nèi)容最大化,非增值內(nèi)容最小化(包括降低營運成本,控制營運風(fēng)險,提高營運效率三方面),從而獲得績效的改進,部門內(nèi)部逐步改進與完善,公司業(yè)務(wù)流程重組,戰(zhàn)略重組,,,,什么是業(yè)務(wù)流程重組？,,什么是業(yè)務(wù)流程重組？,平衡質(zhì)量、服務(wù)水平和成本始終是企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的考慮重點,降低成本,質(zhì)量改善,提升客戶服務(wù)水平,,,,競爭優(yōu)勢,,成功的業(yè)務(wù)流程重組需要樹立從功能到流程轉(zhuǎn)化的概念,功能驅(qū)動運營,第一階段,,第三階段,,關(guān)鍵流程驅(qū)動運營,電力工程建設(shè),采購,設(shè)備維護,,,客戶,,采購申請到付款,資產(chǎn)管理,電力項目管理,傳統(tǒng)的管理注重職能層級機制,流程概念打破職能層級體制的界限,直達客戶,,流程得以承認，但功能處于主導(dǎo),,,,,電力工程建設(shè),采購,設(shè)備維護,第二階段,,,從功能到流程的轉(zhuǎn)化觀點,業(yè)務(wù)流程重組的警號,以下是企業(yè)對業(yè)務(wù)流程重組需求的診斷信息，其中一些已成為某些機構(gòu)的典型“警告信號”:,供電的可靠性降低 資產(chǎn)的利用率下降 競爭能力下降 客戶滿意程度降低 新近出臺的政府改革／立法 行業(yè)趨勢變化 陳舊的信息技術(shù)應(yīng)用,流程重組的成功結(jié)果,,,,壓縮時間,,減少不增加價值的活動,,授予相應(yīng)權(quán)限,,客戶聯(lián)盟,一次做好,,在流程開始時就保證質(zhì)量,,設(shè)定有彈性的目標,有效降低成本，領(lǐng)先的技術(shù),,持續(xù)的改善循環(huán),流程圖繪制的方法及技巧 流程圖繪制目標及基本知識講解 流程圖的繪制 流程圖交付要求,,流程繪制目標,理解現(xiàn)有流程和資源分配 闡明企業(yè)關(guān)鍵問題 識別改進的良機,,流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動，幫助確定改善機會 一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所需輸出結(jié)果的一系列步驟,,,,,,,,,,,,,,,,,,,什么是流程圖？,流程圖繪制,流程圖繪制主要包括以下三項內(nèi)容： 理解流程 編制流程圖 完善流程圖,流程圖繪制,流程圖繪制基礎(chǔ),有明確定義的開端和結(jié)束 有輸入必有輸出 在整個企業(yè)組織中“流動” 不局限于單一的功能和部門,,,,,,流程,,輸入,,輸出,,,流程圖繪制－ 管理要素的劃分,營運流程,管 理 支 持 流 程,采購管理,營銷管理,發(fā)電管理,輸電管理,配電管理,技術(shù)、電能質(zhì)量管理,行政事務(wù)管理,預(yù)算管理,財務(wù)管理,投資管理,信息系統(tǒng)管理,人力資源管理,固定資產(chǎn)管理,檢修計劃管理,下列為繪制流程圖所需考慮的要素信息：,行為 責(zé)任 輸入 在流程中的關(guān)鍵行為 流程中的關(guān)鍵責(zé)任 每一行為的主要輸入來源,輸出 顧客 時間和成本 每一行為的關(guān)鍵交付成果 每一行為輸出的接受者 每一行為所需的時 （內(nèi)部和外部） 間/成本,畫流程圖需了解的信息,,文件/表格： 該標識文件，包括表格、字母和報告。它既可表示輸入，又可表示輸出?？稍谠摌俗R上寫下標題用以代表特定的文件。,,系統(tǒng)/數(shù)據(jù)庫： 該標識用于表明信息從現(xiàn)有的計算機系統(tǒng)中流入或流出。該計算機系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入、處理或輸出。可在標識中寫明特定的系統(tǒng)名稱。,流程圖繪制標識,一套標準的符號能幫助快速并且一致地通過流程圖進行溝通,流程操作： 該標識用于指示一項需要人工處理的活動，例如手工處理一個文件（如手寫的采購單），或人工檢查一個文件。,流程參見: 該標識用于指示從一個流程轉(zhuǎn)向下一個流程。,,流程圖繪制標識,,數(shù)據(jù)信息: 該標識用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。,,決定批復(fù)： 該菱形框代表一個決定或批復(fù)。它給人以強烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復(fù)。該標識經(jīng)常用在流程欄中。其右方聯(lián)接“否”的情況，下方聯(lián)接“是”的情況。,方向標記： 流向箭頭代表任務(wù)執(zhí)行時的次序，它們引導(dǎo)著流程。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務(wù)被完成。,,流程圖繪制標識,存檔: 該框代表一個文檔在此處需要被存檔。,開始/結(jié)束: 該框用以表示一個流程的開始和結(jié)束。,,,流程圖繪制標識,流程圖連接標識： 該標識用于同一流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于同頁內(nèi)從一個動作框轉(zhuǎn)到另一個動作框。當畫到頁底時，可以在圖中最后一項內(nèi)容后使用連接標識。連接標識的畫法：在標識內(nèi)以大寫的英文字母表示（A-Z)，然后在需要接入的地方畫上同樣的流程連接標識，在該標識上寫下相同的英文大寫字母。,,流程圖繪制標識,,,A,繼續(xù)“是”情況下的流程,是,否,狀況表是 否被批準?,A,,對狀況表 作修改,在決定框之前使用手工操作標識： 如果流程分叉為是/否，則有人作出決定。用決定框來表示。由于所作的決定和批復(fù)很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動標識。,,,是,否,是否有效？,,流程圖繪制標識,,驗證統(tǒng)計 數(shù)據(jù)的有效性,流程圖繪制,詢問一個流程活動的問題包括：,流程/任務(wù)生成什么？ 職員怎樣執(zhí)行它？ 為什么要這樣做？ 何時、由誰對它進行復(fù)核？ 流程活動需要多少時間？ 流程活動何時需要？ 錯誤/問題的種類、頻率和發(fā)生原因是什么？ 怎樣處理錯誤/問題/例外？ 輸出什么？輸出多少？ 輸出至哪里？,流程范圍 控制目標 主要控制點 涉及部門及表格 流程流轉(zhuǎn)時間 特定政策,,建議步驟: 從一個高層次的流程開始,如有必要,到下一層次的流程 確定每個子流程的開始和結(jié)束(保持重點) 確定關(guān)鍵輸入和輸出 按步驟進行每個關(guān)鍵業(yè)務(wù)子流程 節(jié)約時間: 如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面 采用標準的流程圖符號 在流程繪制過程中或在每一子流程的結(jié)束確認流程和技術(shù)改進機會 核查流程的準確性,流程圖繪制的技巧,需要 按實際情況繪制流程 需要 在整個組織內(nèi)思考流程 需要 與流程牽涉的人員交流 需要 在開始前確認流程的起點和結(jié)束 需要 高層次的流程圖,不能 按照自己的想象繪制流程 不能 把流程圖局限在自己的部門 不能 閉門造車，在真空中工作 不能 在確認流程范圍前繪制流程 不能 陷入太多的細節(jié),流程繪制應(yīng)注意的要點總結(jié),,,,,,流程圖的格式 宋體 標題采用14號字體、加粗、中間對齊 部門采用10號字體、加粗、下劃線、中間對齊 框內(nèi)采用6－8號字體、普通不加粗、中間對齊 連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對齊 盡量避免相交線,業(yè)務(wù)流程圖交付要求,業(yè)務(wù)流程圖交付要求,流程圖的組成 流程圖標題 涉及部門 部門分隔線 標識符 連線,框內(nèi)的字 宋體 6－8號 普通不加粗 中間對齊,標題 宋體 14號 加粗 中間對齊,部門 宋體 10號 加粗 下劃線 中間對齊,不同的選項在連線上標明，與框內(nèi)的字體同樣要求,將單據(jù)傳遞給辦公室,將單據(jù)傳遞給辦公室,將單據(jù)傳遞給辦公室,將單據(jù)傳遞給辦公室,將單據(jù)傳遞給辦公室,將單據(jù)傳遞給辦公室,將單據(jù)傳遞給辦公室,將單據(jù)傳遞給辦公室,將單據(jù)傳遞給辦公室,起始點、終止點和流程對象必須清晰 輸入和輸出應(yīng)當明確 應(yīng)當在合適的地方標出估計時間（該項流程作業(yè)所需的時間） 為每一個任務(wù)框標明人員的職務(wù)/負責(zé)的范圍 做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉地讀懂流程圖 詳細程度應(yīng)達到足以識別無效率的活動 量化目前的關(guān)鍵績效考評指標,業(yè)務(wù)流程圖交付要求,現(xiàn)狀流程圖樣張,,樣 張,流程繪制練習(xí),思考與討論：,流程圖繪制中包含哪六條重要信息？,過去所認識的業(yè)務(wù)流程和今天介紹的業(yè)務(wù)流程有什么區(qū)別？,您期望通過這次流程重組得到的收益有那些？,您認為上海電力有那些現(xiàn)象表明需要進行流程重組？,舉例說明時間/成本要素的主要用途？,實例練習(xí) - 物資采購計劃申請與審核,供電所計劃員制定本供電所的項目物資采購計劃草案，交供應(yīng)科科長審核 供應(yīng)科科長從技術(shù)的角度考慮是否批準該采購計劃，在1天內(nèi)作出批復(fù) 如果供應(yīng)科科長審批通過，則報供電所所長簽字；如果通不過則返回計劃員并向其提出修改意見 所長審批需要半天 所長簽字后，交供電公司對口職能部門在3天內(nèi)從技術(shù)角度對采購計劃進行審核 如果審核不通過則返回供電所；如果審核通過則由辦公室將采購計劃匯總平衡后交供電公司總經(jīng)理簽字 供電公司總經(jīng)理一般在3天內(nèi)簽字確認，然后交電力公司歸口部門審核 電力公司歸口部門主要從資金、技術(shù)方面進行考慮，通常在1周內(nèi)審核通過后交由辦公室進行匯總平衡 電力公司總經(jīng)理在1周內(nèi)審核辦公室平衡匯總過的采購計劃 電力公司總經(jīng)理審核通過的正式采購計劃傳真給物資公司實施采購,找出流程本身存在的問題 尋求通過信息技術(shù)系統(tǒng)的應(yīng)用提高流程效率的機會 制定速效方案解決當務(wù)之急,在流程繪制過程中,我們不僅應(yīng)該理解現(xiàn)有的流程, 更要識別流程改進的機會, 建議的步驟如下:,流程改進原則,,缺少關(guān)鍵步驟 重復(fù)勞動 (一個流程內(nèi)或是跨部門) 不必要的文書工作 不完全或冗余的審查過程 不必要的延誤 與其它流程、部門、顧客或供應(yīng)商的接口不夠清晰,流程圖繪制完畢后，可以開始分析流程改進的機會，典型的流程問題包括：,流程改進（續(xù)）,,理解現(xiàn)有系統(tǒng)的限制(比如:數(shù)據(jù)格式不兼容,硬件容量限制,關(guān)鍵系統(tǒng)間缺乏集成) 確認應(yīng)用新技術(shù)的潛在收益 (比如:提高作業(yè)自動化程度, 增加信息的共享程度等.),尋求通過信息技術(shù)系統(tǒng)的應(yīng)用提高流程效率的機會,流程改進 （續(xù)）,,速效方案主要針對企業(yè)需要立即處理的問題,旨在加強風(fēng)險防范、增加盈利能力或降低成本 速效方案的特點是低投入、見效快,此外,可以通過流程改進分析找到解決企業(yè)管理問題的速效方案,流程改進（續(xù)）,流程改進練習(xí),,減少不必要的審核 供電所所長和供電公司總經(jīng)理的審批可以去除 加強部門協(xié)作與溝通 在采購計劃進度方面需要參考財務(wù)部門的意見，確保采購計劃與資金計劃的整合 縮短審核時間 縮短各級管理部門的審批時限，并加以制度規(guī)范 建立授權(quán)機制，確保在總經(jīng)理出差期間， 提高審核有效性 明確各審核點的重點，如 供電所-技術(shù)角度 供電公司-技術(shù)，資金分配，中小物資協(xié)調(diào)分配 電力公司-總體資金分配，采購計劃的進度，重大物資的協(xié)調(diào)，供應(yīng)商資格確認 減少紙張工作 將原來的傳真?zhèn)鬟f改為電子郵件或利用電子采購系統(tǒng)等 信息技術(shù)機會（與ERP系統(tǒng)接軌） 實現(xiàn)完全的在線申請和審批過程 實現(xiàn)物流和采購模塊的整合，達到倉儲數(shù)據(jù)的共享，支持決策 建立共享的供應(yīng)商檔案系統(tǒng)，支持決策,流程改進練習(xí)（參考建議),問題與回答,思考與討論：,您認為這次項目的關(guān)鍵成功因素有哪些？可能遇到哪些阻力和困難有哪些？,