年度審計(jì)報(bào)告需要注意的幾點(diǎn)問題

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年度審計(jì)報(bào)告需要注意的幾點(diǎn)問題 如何讓一份審計(jì)報(bào)告具備“共情”能力 保持簡短 每位內(nèi)部審計(jì)人員在審計(jì)過程中都有對(duì)細(xì)節(jié)的需求，審計(jì)工作中難免會(huì)出現(xiàn)審查范圍大、遇到的問題錯(cuò)綜復(fù)雜、給出的建議又包羅萬象等情況。但是，我們需要牢記讀者始終是第一位的，冗長繁雜的報(bào)告風(fēng)格并不適合內(nèi)部審計(jì)部門。過分冗余的內(nèi)部審計(jì)報(bào)告難免讓人想起丘吉爾的一句話：“這份報(bào)告的篇幅之長，很好地防止了被閱讀的風(fēng)險(xiǎn)?！币虼耍瑸榱俗寣徲?jì)報(bào)告使用者更有效地獲取信息，審計(jì)人員需要注意：（1）內(nèi)部審計(jì)報(bào)告只有在滿足利益相關(guān)方需求時(shí)最具說服力；（2）如果用太多的信息壓倒我們的讀者，我們的報(bào)告所產(chǎn)生地影響將大打折扣。如果字詞，句子或段落對(duì)想要表達(dá)的想法沒有直接影響，那么請(qǐng)考慮將其刪除。 保證簡單 好的內(nèi)部審計(jì)報(bào)告用平易近人的詞匯來表達(dá)重要的想法。當(dāng)我們使用清晰、直接和熟悉的語言時(shí)，我們的寫作最具說服力。有證據(jù)表明，簡單的語言更有可能在更短的時(shí)間內(nèi)被閱讀、理解和注意。即使審計(jì)報(bào)告的所有預(yù)期使用者都具備閱讀和理解一份博士論文的能力，也并不意味著他們會(huì)愿意去閱讀一份如博士論文般晦澀難懂的審計(jì)報(bào)告。如果你的寫作沒有那么浮夸，沒有那么復(fù)雜或者沒有使用大量的術(shù)語，那么你的寫作更有可能具備說服力。 對(duì)報(bào)告進(jìn)行合理的組織 我們需要讓日理萬機(jī)的高管們輕松閱讀、吸收和采納我們的工作成果，保持簡短和簡單可以對(duì)此有所幫助。因此我們必須對(duì)報(bào)告進(jìn)行組織，以使最重要的想法能夠脫穎而出。 報(bào)告的樣式、標(biāo)題，子標(biāo)題和標(biāo)注框都可以引起對(duì)報(bào)告中最重要信息的注意。使用示例，表格，顏色，圖表或圖片來澄清并重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)重要問題同樣能夠奏效；還可以考慮使用執(zhí)行總結(jié)，目錄和索引來幫助讀者輕松查找報(bào)告中的信息；對(duì)于篇幅較長的報(bào)告，執(zhí)行總結(jié)至關(guān)重要。對(duì)于內(nèi)部審計(jì)師而言，不同的利益相關(guān)者有不同的需求，因此我們需要幫助每一位讀者都能訪問到他們所需的具體信息。如果報(bào)告使用者在具體的報(bào)告細(xì)則中找不到想要的關(guān)鍵信息，我們的寫作將毫無說服力。 不要忽視基礎(chǔ)知識(shí) 不知道各位是否曾收到過包含錯(cuò)別字或語句不通的文案，您可能會(huì)下意識(shí)地留意一下它的作者。您的審計(jì)報(bào)告也是如此。如果它包含錯(cuò)別字或語句不通或標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤，讀者可能會(huì)認(rèn)為您并非是一位以細(xì)節(jié)為導(dǎo)向的內(nèi)部審計(jì)師。更糟糕的是，他們會(huì)對(duì)您的工作成果保持一個(gè)非常謹(jǐn)慎的態(tài)度。即使是一個(gè)小錯(cuò)誤也會(huì)對(duì)您的審計(jì)報(bào)告的可信度產(chǎn)生負(fù)面影響，這可能并不公平，但如果您的報(bào)告包含錯(cuò)誤（不論是粗心或者其他），您的合理的論斷也有可能會(huì)被忽視。因此，內(nèi)部審計(jì)師一定要注意細(xì)節(jié)，如果你因?yàn)楹雎粤嘶A(chǔ)知識(shí)而失去了可信度，那么您的審計(jì)報(bào)告也很難具備說服力。 換一種說法 我們都試圖在審計(jì)報(bào)告措辭中不偏不倚，但有時(shí)我們會(huì)忽略用詞的含義，而導(dǎo)致讓讀者看起來缺乏客觀。如果我們希望讀者能夠接受我們的想法，那么我們的語調(diào)必須保持客觀——即使我們傳達(dá)的是負(fù)面信息。大家可以通過下面這個(gè)例子來體會(huì)下內(nèi)部審計(jì)師在審計(jì)報(bào)告措辭上的差別所帶來的表達(dá)上的差異： 帶有偏見，且更消極 該單位無法提供證明符合政策要求的文件。 當(dāng)被問及時(shí)，經(jīng)理對(duì)供應(yīng)商驗(yàn)證過程給出了相互矛盾的解釋。 不偏不倚，且更積極 文件無法證明符合政策要求。 管理人員對(duì)供應(yīng)商驗(yàn)證過程有不同的解釋。 對(duì)于內(nèi)部審計(jì)師而言，我們很少通過讓某人感到敵對(duì)或防守的壓力的情況下來說服他人。如果我們的報(bào)告看起來存在偏見或不公平的傾向，那么讀者很可能會(huì)把我們的內(nèi)部審計(jì)報(bào)告束之高閣。