五金配件采購控制流程.doc

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一．目的和范圍： 1．確保外購流程能有效的執(zhí)行, 并能適時(shí)、適價(jià)、適質(zhì)、適量、適地的供應(yīng)設(shè)備和工具，以達(dá)到生產(chǎn)的需求。 2．本標(biāo)準(zhǔn)適用于機(jī)臺(tái)上和工具的五金配件采購的流程。 二．職責(zé) 1．倉庫負(fù)責(zé)常規(guī)五金配件材料的請購。 2．生管負(fù)責(zé)訂單五金配件材料的請購。 3．采購課負(fù)責(zé)采購和采購產(chǎn)品的質(zhì)量跟蹤處理。 4．總經(jīng)理或董事長負(fù)責(zé)采購訂單的審批。 5．品管課負(fù)責(zé)訂購五金配件材料的檢驗(yàn)。 三．控制流程 流 程 責(zé)任人 記錄表單 相關(guān)說明 請購 請購主管審核 供應(yīng)商報(bào)價(jià) 驗(yàn)收 打樣確認(rèn) 訂購 審批 物料跟催 不良品處理 工程課/生產(chǎn)車間 請購主管 五金配件采購員 業(yè)務(wù)員 五金配件采購員 采購主管 副總或董事長 五金配件采購員 品管課 五金配件采購員 請購單ERP 請購單ERP 報(bào)價(jià)單 簽樣標(biāo)簽 采購訂單ERP 供方品質(zhì)異常單 四．內(nèi)容 1．請購： 1．1工程課請購 1．1．1工程課負(fù)責(zé)根據(jù)使用的需求進(jìn)行請購，在ERP中錄入《請購單》。 1．1．2工程課主管進(jìn)行審批生效。 1．1．3五金采購員根據(jù)《請購單》進(jìn)行五金件供應(yīng)商的查找和尋價(jià)。 1．2生產(chǎn)車間請購 1．2．1生產(chǎn)車間技術(shù)員根據(jù)機(jī)臺(tái)和工具的需求進(jìn)行請購，在ERP中錄入《請購單》。 1．2．3生產(chǎn)車間主管進(jìn)行審批生效。 1．1．3五金配件采購員根據(jù)《請購單》進(jìn)行五金件供應(yīng)商的查找和尋價(jià)。 2．新物料、新供應(yīng)商報(bào)價(jià)： 2．1申請更換： 2．1．1采購在開發(fā)新供應(yīng)商時(shí)，發(fā)現(xiàn)價(jià)格、品質(zhì)、交期、配合度都有優(yōu)勢時(shí)，提出更換供應(yīng)商。 2．1．2采購按《新供應(yīng)商或新物料試用和考核控制程序》填寫《新供應(yīng)商或新物料試用記錄》進(jìn)行臨時(shí)供應(yīng)商審批流程。 2．2臨時(shí)供應(yīng)商批準(zhǔn)： 2．2．1《新供應(yīng)商或新物料試用記錄》臨時(shí)供應(yīng)商批準(zhǔn)后，五金配件采購員要求供應(yīng)進(jìn)行傳真報(bào)價(jià)。 2．3五金配件采購員必須選擇2-3家以上的供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格對比。 2．4五金配件采購員將供應(yīng)商報(bào)價(jià)的結(jié)果，在供應(yīng)商報(bào)價(jià)單上填寫采購建議后，交采購主管進(jìn)行確認(rèn)供應(yīng)商。 3．新物料采購： 3．2采購員在ERP引用《請購單》生成《采購訂單》打印，附上報(bào)價(jià)單交采購主管審核，交副總或董事長批準(zhǔn)。批準(zhǔn)通過的新供應(yīng)商，視為臨時(shí)供應(yīng)商，在ERP系統(tǒng)上體現(xiàn)“新供應(yīng)商名稱-臨時(shí)”。 3．3采購下達(dá)《采購訂單》后進(jìn)行跟蹤物料進(jìn)廠。 4．新物料試用 4．1五金配件采購員按《新供應(yīng)商或新物料試用和考核控制程序》執(zhí)行。 4．2試用合格后采購復(fù)印《新供應(yīng)商或新物料試用記錄》交倉庫和品管。 4．2．1大體積五金配件在《新供應(yīng)商或新物料試用記錄》內(nèi)附上圖片交品管留底。 4．2．2其他五金配件由五金采購員通知進(jìn)料檢驗(yàn)品管在首批大貨中領(lǐng)料，參照《新供應(yīng)商或新物料試用記錄》進(jìn)行建樣，并貼上樣品標(biāo)識(shí)，建檔保存。 5．訂購： 5．1除新開發(fā)的新廠商視為臨時(shí)供應(yīng)商外，所有的訂購物料，必須在《合格供應(yīng)商名冊》中選擇，《合格供應(yīng)商名冊》必須附有《新供應(yīng)商或新物料試用記錄》兩次批量采購合格的記錄。詳見《新供應(yīng)商或新物料試用和考核控制程序》。 5．2五金配件采購員在ERP引用《請購單》生成《采購訂單》打印，交采購主管審核，交副總或董事長批準(zhǔn)。 5．2五金配件采購員傳真《采購訂單》至供應(yīng)商，進(jìn)行訂購。 6．物料跟催： 6．1五金配件采購員根據(jù)《采購訂單》交貨期，進(jìn)行跟催。 6．2采購訂單如不能按時(shí)交貨時(shí)，五金采購員必須提前向請購部門反饋。 7．驗(yàn)收： 7．1訂購回來的五金配件，倉庫引用《采購訂單》開出《入庫前檢驗(yàn)單》通知品管課進(jìn)行檢查。品管課對不合格品貼上不合格標(biāo)簽后，填寫《供方品質(zhì)異常單》通知采購課，采購課通知供應(yīng)商進(jìn)行退貨處理。品管課在ERP生成《不合格退貨通知單》通知倉庫不能入庫。 8．現(xiàn)場使用情況跟蹤： 8．1五金配件采購員到現(xiàn)場了解五金配件材料使用情況。 8．2使用部門對五金配件的性能、使用效果應(yīng)反饋到品管課，品管課填寫異常單交五金配件采購員進(jìn)行處理。 9．對帳和付款 9．1五金配件材料入庫后，五金配件采購員根據(jù)供應(yīng)商提供的《對帳單》、倉庫提供的《入庫單》、《送貨單》和ERP的《采購訂單》單價(jià)對產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、品名、材質(zhì)等進(jìn)行核對。 9．2五金配件材料核對無誤，采購員填寫《付款申請單》并附上《入庫單》、《送貨單》、《采購訂單》以及材料發(fā)票送采購部門主管審核交財(cái)務(wù)主管復(fù)審，呈副總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn)。 10．供應(yīng)商日常的管理和考核按《新供應(yīng)商或新物料試用和考核控制程序》執(zhí)行。 五．相關(guān)文件： 1．新供應(yīng)商或新物料試用和考核控制程序 六．記錄表單 1．請購單 2．采購訂單 3．不合格退貨通知單 4．供方品質(zhì)異常單 5．付款申請單 6．樣品需求單 7．簽樣標(biāo)簽 8．樣品簽收記錄 9．新供應(yīng)商或新物料試用記錄 10．合格供應(yīng)商名冊 批準(zhǔn)： 審核： 編制：