[文書寫作培訓(xùn)資料]現(xiàn)代企業(yè)文書寫作

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現(xiàn)代企業(yè)文書寫作 文書寫作培訓(xùn)資料 講授目錄 ?一、文書寫作概述 ?二、中國(guó)公文寫作 ?三、商務(wù)信函寫作 ?四、經(jīng)濟(jì)文書寫作 ?五、常用工作文書 ?六、社交禮儀文書 第一部分：文書寫作概述 ?1、文書寫作特點(diǎn) ?2、文書寫作要求 ?3、文書寫作程序 1、文書寫作特點(diǎn) ?1、使用廣泛，對(duì)象明確 ?2、約定俗成，格式固定 ?3、內(nèi)容真實(shí)，實(shí)事求是 ?4、講究時(shí)效，重視辦理 ?5、語(yǔ)言明確，風(fēng)格獨(dú)特 文體 — 多為陳述或說(shuō)明式 ? ? ? 以敘述為基礎(chǔ) —— 對(duì)人或事的過(guò)程的交代， 反映情況側(cè)重?cái)⑹?，但要概? 以議論為手段 —— 對(duì)事情的評(píng)價(jià)，闡明道理 偏重議論，但要針對(duì)主題 以說(shuō)明為目的 —— 擺出事情的真相，提出要 求多用說(shuō)明，但要簡(jiǎn)明 按作用分類 ?指揮性文書 —— 指示 ?規(guī)范性文書 —— 章程 ?報(bào)請(qǐng)性文書 —— 請(qǐng)示 ?知照性文書 —— 通知 ?聯(lián)絡(luò)性文書 —— 信函 ?記錄性文書 —— 會(huì)議記錄 ?報(bào)導(dǎo)性文書 —— 新聞 ?法律性文書 —— 合同 2、文書寫作要求 ?意思明確 —— 明白無(wú)誤 ， 讓人一目了然 ?文理通順 —— 即流暢表達(dá) ， 又顯示寫作水平 ? 觀點(diǎn)正確 —— 有道理 ， 不搞歪理 ? 實(shí)事求是 —— 真實(shí) ， 不掩飾 ， 不夸張 ? 及時(shí)迅速 —— 講效率 ， 講效益 ， 不拖拉誤事 ? 簡(jiǎn)明生動(dòng) —— 增加可讀性 ， 防白話 、 套話 、 干巴巴 ? 層次分明 —— 有先有后 ， 段落清晰 ， 不轉(zhuǎn)圈 ? 標(biāo)點(diǎn)規(guī)范 —— 正確運(yùn)用 ， 防一逗到底 ? 格式適宜 —— 不同文種用不同格式 l 簡(jiǎn)明 —— 用詞簡(jiǎn)單明了，直截了當(dāng) l 準(zhǔn)確 —— 用詞含義明確，不會(huì)誤解 l 樸實(shí) —— 用詞通俗自然，恰如其分 l 莊重 —— 用詞嚴(yán)肅端莊，不多情感 l 規(guī)范 —— 用詞符合語(yǔ)法，講究邏輯 應(yīng)用性文字要求 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)歌 ?一句話說(shuō)完，劃個(gè)小圓圈 —— 句號(hào) ?中間要停頓，圓點(diǎn)加尾尖 —— 逗號(hào) ?并列詞語(yǔ)間，點(diǎn)個(gè)瓜子片 —— 頓號(hào) ?并列分句間，圓點(diǎn)加逗點(diǎn) —— 分號(hào) ?總結(jié)導(dǎo)語(yǔ)前，上下兩圓點(diǎn) —— 冒號(hào) ?疑惑或發(fā)問(wèn)，耳朵墜耳環(huán) —— 問(wèn)號(hào) 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)歌 ?命令感嘆語(yǔ)，滴水下屋檐 —— 感嘆號(hào) ?引文特殊詞，蝌蚪上下竄 —— 引號(hào) ?文中要注解，兩頭各半弦 —— 括號(hào) ?轉(zhuǎn)折或注解，一橫寫后邊 —— 破折號(hào) ?意思說(shuō)不完，六點(diǎn)緊相連 —— 省略號(hào) ?特別重要處，字下加圓點(diǎn) —— 著重點(diǎn) 努力提高寫作能力 ?1、提高文字表達(dá)能力 ?2、積累相應(yīng)專業(yè)知識(shí) ?3、熟悉文書格式要求 ?4、掌握政策理論水平 ?5、具有嚴(yán)謹(jǐn)寫作態(tài)度 3、文書寫作程序 ?明確寫作主旨 —— 給寫作定位 ， 目的 ？ 寫什么 ？ 文種 ？ 怎么寫 ？ ?收集信息資料 —— 供寫作參考 ， 需要哪些 ？ 怎 么收集 ？ 如何整理 ？ ?擬定結(jié)構(gòu)提綱 —— 搭寫作框架 ， 通盤安排 ， 強(qiáng) 化要點(diǎn) ， 有祥有簡(jiǎn) ? 完成正文草稿 —— 填寫作內(nèi)容 ， 按照提綱一步 步充實(shí)內(nèi)容 ， 加工成章 ?認(rèn)真修改檢查 —— 定寫作終稿 ， 反復(fù)推敲斟酌 ， 直至滿意 二、中國(guó)公文寫作 ?1、公文的作用特點(diǎn) ?2、公文的范圍、類型 7、通知和通報(bào) ?3、公文的處理方法和程序 8、報(bào)告 ?4、公文的行文規(guī)則 9、請(qǐng)示 ?5、公文的通用格式 10、函 ?6、公文的種類 11、會(huì)議 紀(jì)要 1、中國(guó)公文的作用 公文 社團(tuán)組織 、 企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中行使職權(quán)制定的 公務(wù)文書 。 公文性質(zhì) —— 工具 公文作用 貫徹政策 、 規(guī)范行為； 2、 通報(bào)情況 、 指導(dǎo)工作； 3、 方便查找 、 積累史料； 公文的特點(diǎn) 公文特點(diǎn) 制發(fā)者的法定性； 2、 作用的權(quán)威性； 3、 效用的現(xiàn)實(shí)性； 4、 體式的規(guī)范性； 5、 制作的程序性； 2、中國(guó)公文范圍 ?按事業(yè)范圍分 用公文 ?按行文方向分 行文；平行文 ?按公文來(lái)源分 發(fā)文；內(nèi)部文 ?按發(fā)文性質(zhì)分 文 ?按處理要求分 辦性公文 ?按辦文時(shí)間分 特急件 ） ；急辦文 （ 急件 ） ；常規(guī)文 （ 平件 ） ?按機(jī)密程度分 密文；秘密文；普通文 3、公文處理方法和程序 ?三大環(huán)節(jié)： ?1、 發(fā)文處理： 擬稿 ?2、 收文處理： 簽收 ?3、 公文管理： ?制定立卷類目表 4、公文行文規(guī)則 ?l 行文關(guān)系要和隸屬關(guān)系一致 ?l 行文方式要根據(jù)工作需要靈活掌握 ?l 行文名義和內(nèi)容要與發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍 相對(duì)應(yīng) ?l 行文線路要盡量縮短 ?l 處理好主送與抄送的關(guān)系 ?l 經(jīng)過(guò)批準(zhǔn) ， 有些文件可以通過(guò)新聞媒介公 開(kāi)發(fā)布 ?l 如有必要 ， 可以聯(lián)合行文 ?l 黨政之間的行文關(guān)系要按規(guī)定執(zhí)行 5、通用公文的格式 ?1、排版 —— 自左至右 ?2、單位 —— 國(guó)家法定計(jì)量單位 ?3、字體 —— 發(fā)文單位初號(hào)宋體 標(biāo)題 2、 3號(hào)宋體 ?4、用紙 —— 5、文頭 —— 套紅，占首頁(yè)三分之一 文頭部分格式（紅頭上 1/3） 1、代碼 5、收文處理章、 2、份號(hào) 3、秘級(jí) 4、緊急程度 6、文件版頭 7、發(fā)文字號(hào) 8、簽發(fā)人 行文部分（下 2/3） 1、標(biāo) 題 2、題注 3、主送單位 4、正文 、發(fā)文署名 7、成文日期 5、附件說(shuō)明 8、印章 文尾部分（最后） 1、主題詞 2、抄送單位 3、印發(fā)說(shuō)明 4、頁(yè)碼（單右雙左） 通用公文慣用語(yǔ) ?一、開(kāi)篇起首的慣用語(yǔ) 根據(jù) …… 、遵照 …… 、按照 …… 、茲將（因、有、介紹、證明、就派） …… 為了 …… 、關(guān)于 …… 、敬悉 …… 等。 ?終篇收束的慣用語(yǔ) 此致敬禮、特此 …… 、懇請(qǐng) …… ；妥否，請(qǐng) …… 、當(dāng)否，請(qǐng) …… 、以上 …… 如無(wú)不當(dāng)請(qǐng) …… 、 …… 為盼、 …… 為荷、 …… 為感等。 公文序碼標(biāo)示 第一層 、三、四 第二層 ）、（二）、（三）、 第三層 2、 3、 4、 第四層 1）、（ 2）、（ 3）、 第五層 、②、③、④ 6、中國(guó)公文種類 —— 12類 13種 1．命令 —— 發(fā)布重要行政法規(guī)，采取強(qiáng)制 性 行政措施 2．決定 —— 對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)的安排 3．議案 —— 各級(jí)政府向同級(jí)人民代表大會(huì)或 常委會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng) 4．指示 —— 對(duì)下級(jí)布置工作，闡明工作活動(dòng) 的指導(dǎo)原則 中國(guó)公文種類 —— 12類 13種 5．批復(fù) —— 答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng) 6．通告、公告 —— 一定范圍內(nèi)公布應(yīng)遵守 或周知的事；向國(guó)內(nèi)外宣 布重要 或法定的事 7．通知 —— 批轉(zhuǎn)下級(jí)、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和無(wú)隸屬 機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章、任免， 傳 達(dá)周知事項(xiàng) 8．通報(bào) —— 表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)得 要 精神或情況 中國(guó)公文種類 —— 12類 13種 9．報(bào)告 —— 向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)、建議，答復(fù)詢問(wèn) 10．請(qǐng)示 —— 向上級(jí)請(qǐng)求指示批準(zhǔn) 11．函 —— 無(wú)隸屬關(guān)系商洽工作，詢問(wèn)答復(fù)，向主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn) 12．會(huì)議紀(jì)要 —— 記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議 定事項(xiàng) （ 1993、 11修訂 ） 7、通知 ?概念 —— 向特定的受文對(duì)象告知有關(guān)事項(xiàng)的曉諭性公文 ?特點(diǎn) —— 適用范圍廣，使用頻率高， 知辦時(shí)限強(qiáng)，運(yùn)用種類多 ?格式： 1、標(biāo)題 2、上款 3、正文 —— 開(kāi)頭、主體、結(jié)尾 4、落款 通知的種類 ?l 指示性通知 —— 通知的依據(jù) ， 主體 ， 結(jié)尾 ?l 轉(zhuǎn)發(fā)性通知 —— 來(lái)文單位及來(lái)文名稱 ， 轉(zhuǎn) ? 發(fā) ， 順帶要求 ?l 發(fā)布性通知 —— 發(fā)布的依據(jù) ， 內(nèi)容要求 ， ? 目的意義 ?l 事務(wù)性通知 —— 說(shuō)清事項(xiàng) ?— 會(huì)議背景 ， 有關(guān)事項(xiàng) ， 其他說(shuō)明 ?— 任免依據(jù) ， 日期 ， 人員 ， 職務(wù) 通報(bào) ?概念 —— 表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況的公文 ?作用 —— 弘揚(yáng)正氣，抵制歪風(fēng)，指導(dǎo)工作 ?格式： 1、標(biāo)題 2、上款 3、正文 4、簽署和日期 ?注意：及時(shí)、真實(shí)、典型，突出教育性， 掌握政策性 8、報(bào)告 ?概念 —— 向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)、建議，答復(fù)詢問(wèn)時(shí)使用的陳述性公文 ?特點(diǎn) —— 只指上行文 只指行政機(jī)關(guān)公文 不同于一般調(diào)查報(bào)告、考察報(bào)告、預(yù)測(cè)報(bào)告等 報(bào)告種類 ? |1工作報(bào)告 — 總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、匯報(bào)工作進(jìn)展、提出工 作意見(jiàn) ， 向上反映 。 ? |2調(diào)查報(bào)告 調(diào)查的情況 、 事后研究分析 、 建議和方案 。 ? |3建議報(bào)告 需上級(jí)關(guān)注的意 見(jiàn)或建議 ， 供參考 。 ? 4答復(fù)報(bào)告 或催辦工作 。 ? |5報(bào)送報(bào)告 物件時(shí)寫的說(shuō)明 報(bào)送對(duì)象和目的報(bào)告 。 報(bào)告 按要求分： ?呈報(bào)報(bào)告 不批轉(zhuǎn) 。 ? 呈轉(zhuǎn)報(bào)告 執(zhí)行或參照 。 按性質(zhì)分： ?綜合性報(bào)告 ? 專題性報(bào)告 某一問(wèn)題 、 某方情況的單一報(bào)告 。 報(bào)告格式 1標(biāo)題 （ 公司上半年各類產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)比工作的報(bào)告 ） 2主送單位 3正文 括基本情況 、 原由 ， 說(shuō)明報(bào)告主旨 、 目的 、 意義 。 事項(xiàng)：系主體內(nèi)容 ， 情況措施 、 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn) 、 意見(jiàn)建議等 。 結(jié)尾：慣用尾語(yǔ) （ 特此報(bào)告 ， 請(qǐng)審閱；如無(wú)不妥 ， 請(qǐng)批轉(zhuǎn) ） 4發(fā)文單位和日期：同其他公文 。 9、請(qǐng)示 ?概念 —— 向上級(jí)請(qǐng)求指示 、 批準(zhǔn)時(shí)用的公文 ?分類： ?請(qǐng)求指示的請(qǐng)示 新情況 、 不明確求上級(jí)指示或解釋 。 ? 請(qǐng)求審批的請(qǐng)示 物資 、 編制等問(wèn)題請(qǐng)上級(jí)審批 。 ?請(qǐng)求幫助的請(qǐng)示 財(cái) 、 物上得到上級(jí)的幫助 。 ? 請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示 門單位，請(qǐng)求上級(jí)批轉(zhuǎn)執(zhí)行。 請(qǐng)示格式 ? 1標(biāo)題 — 標(biāo)準(zhǔn)式 （ 關(guān)于開(kāi)展公司上半年產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)比工作的請(qǐng)示 ） ? 2主送單位 不可多頭 免批復(fù)意見(jiàn)不一；一般不越級(jí)行文 。 ? 3正文 示目的 、 原因 、 依據(jù) ， 理由充分 ， 言之有據(jù) 。 ? 事項(xiàng)：系主體 ， 要求審批的具體問(wèn)題或事項(xiàng) ， 要寫明確 ,堅(jiān)持一文一事 . ? 要求：系結(jié)尾 ， 提出肯定性要求 （ 當(dāng)否 ， 請(qǐng)批示 ） ? 4發(fā)文單位和日期：同公文 ， 寫明確 ， 以便批復(fù) 。 請(qǐng)示和報(bào)告的區(qū)別： ?1、 文目的不同； ?2、 寫作結(jié)構(gòu)不同； ?3、 結(jié)束語(yǔ)不同； ?4、 處理方式不同； ?5、 內(nèi)容寬窄不同； ?6、 行文時(shí)間不同； ?7、 報(bào)送制度不同； 10、函 ?概念 —— 無(wú)隸書單位商洽工作 ， 問(wèn)答問(wèn)題及向主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的公文 分類： 商洽函 答詢函 部門間進(jìn)行問(wèn)題或事項(xiàng)的詢 問(wèn)和答復(fù)的行文 。 請(qǐng)批函 準(zhǔn) 有關(guān)事項(xiàng)的行文 。 函形式 ?公函 — 內(nèi)容比較重要 ， 行文鄭重 ， 具有完整的公文 格式 。 ? 便函 不需完整公文 格式 ， 不能用私事 。 ?特點(diǎn)： 1簡(jiǎn)便輕捷 形式精短 ， 商洽聯(lián)系 ， 及時(shí)迅速 。 2行文多向靈活 自由靈 活 。 3語(yǔ)言質(zhì)樸自然 說(shuō)明性 ， 明白曉暢 ， 懇切平和 。 函格式 ? 1標(biāo)題 關(guān)于 復(fù)函用 〈 關(guān)于 正式公函 ， 應(yīng)在標(biāo)題下方標(biāo)注發(fā)文字號(hào) 。 ? 2主送單位：發(fā)函可多頭 ， 復(fù)函主送來(lái)函單位 。 ? 3正文： 開(kāi)頭 — 發(fā)函說(shuō)明緣由 、 目的 ， 商洽工作 原由 、 情況交代清； 復(fù)函引述來(lái)函日期 、 發(fā)文號(hào)做 起 首語(yǔ) ， 表明收到函 。 函格式 主體 詢問(wèn) 、 請(qǐng)求的事項(xiàng) ， 明確具體； 復(fù)函要針對(duì)來(lái)函事項(xiàng)逐一鄭重作答 ， 不能回避不答 。 結(jié)尾 盼復(fù) ” 、 “ 請(qǐng)回復(fù) ” 、 “ 專此函達(dá) ” 復(fù)函用 “ 特此復(fù)函 ” 、 “ 此復(fù) ” ?4、 發(fā)文單位和日期：同公文 ， 有的加蓋公章 ， 有 的寫明抄送單位 。 11、會(huì)議紀(jì)要 ?定義 精練準(zhǔn)確記述其要點(diǎn) ， 以上 報(bào)和下達(dá)貫徹執(zhí)行 。 ?寫作 忠實(shí)會(huì)議實(shí)際 ， 準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和 意見(jiàn) 。 2、 突出會(huì)議中心 ， 內(nèi)容概括 ， 有取有舍 有主有次 ， 言語(yǔ)精練 。 3、 邏輯條理清楚 ， 觀點(diǎn)鮮明 ， 不堆砌拼 湊 ， 必要時(shí)加理論說(shuō)明 。 4、 及時(shí)印發(fā) ， 作為依據(jù) ， 起到指示 、 指 導(dǎo) 、 協(xié)調(diào) 、 約束作用 。 會(huì)議紀(jì)要 ?格式 版面編排由版頭 、本體 、 版尾三部分 ， 可不蓋公章 。 本體 ：標(biāo)題 會(huì)議名稱 +紀(jì)要 2、 單位名 +會(huì)議名 +紀(jì)要 3、 正題 （ 主題 ） +副題 （ 會(huì) 議名稱 +紀(jì)要 ） 時(shí)間 發(fā) 時(shí)間 ， 署名下寫 成文 時(shí)間 會(huì)議紀(jì)要 ?正文 期 、 會(huì)址 、 主持 、 參會(huì) 、 議題 、 結(jié)果六要素 主體：具體反映會(huì)議的主要情況 、 內(nèi) 容與成果 （ 方法見(jiàn)后 ） 結(jié)尾：可用簡(jiǎn)短 、 明確 、 有力的語(yǔ)句 提出要求 、 希 望 、 號(hào)召 ?簽署 名稱 會(huì)議紀(jì)要的主體 主體：具體反映會(huì)議的主要情況 、 內(nèi)容與成果 。 表 達(dá)方式有 : ? 概述式；綜合原始材料 ， 圍繞議題概述多用 小型會(huì)議 ?條塊式；規(guī)模大 ， 議題多的會(huì)根據(jù)不同內(nèi)容 分塊表達(dá)獨(dú)立意思 ， 或分條列項(xiàng)歸納 會(huì)議內(nèi)容 ， 或先塊后條混合使用 ， 層次明確 ? 記錄式：有重要講話時(shí)用記錄方式構(gòu)成記要主體 三、商務(wù)信函寫作 ?1、商務(wù)信函寫作 6個(gè) ?2、商務(wù)信函寫作格式 ?3、商務(wù)信函寫作常用標(biāo)注 ?4、商務(wù)信函樣例 ?5、商務(wù)傳真寫法 1、商務(wù)信函的六個(gè) 1． 正確（ 及權(quán)力、義務(wù)、利害關(guān)系，必須正確貫徹上司的意圖。 2．清楚 (路、表達(dá)要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。 3．具體 (一般化、抽象化、表達(dá)清做什么？要求什么？ 商務(wù)信函的六個(gè) 4．完整 (達(dá)（意圖、緣由、措施、建議、要求、希望、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等）完整，不可遺漏。 5．簡(jiǎn)潔（ 字簡(jiǎn)煉，力戒修飾語(yǔ)堆積，函件冗長(zhǎng)、拖沓。 6．禮貌（ 度誠(chéng)懇、親切，措詞妥貼得體，謙恭有禮。 商務(wù)信函的其他要求 ?國(guó)際通用 能用 ?信紙、信封最好有企業(yè)的 業(yè)形象識(shí)別系統(tǒng)） 標(biāo)志，且平整、清潔 ?文字書寫或印制清晰，打開(kāi)后“全景”漂亮 ?每頁(yè)上至少又有 3行正文，不能只有落款 ?可不蓋公章，用手簽名 ?格式不嚴(yán)謹(jǐn) ?站在對(duì)方的立場(chǎng)考慮內(nèi)容，更人性化 2、商務(wù)信函寫作俗成格式 ?信頭部分 書編號(hào) 2、日期 3、發(fā)文者 K 4、受文者 ?正文部分 名 主題語(yǔ) 2、前文 開(kāi)頭應(yīng)酬語(yǔ) 3、主文 4、末文 結(jié)尾應(yīng)酬語(yǔ) 商務(wù)信函寫作俗成格式（接） ?信尾部分 頌語(yǔ) 2、發(fā)文者署名 3、承辦者署名 4、印章 5、（日期） 6、左下角附注 常用的商務(wù)信函寫作 ?1、信紙 —— 企業(yè)規(guī)范信箋 ?2、收信人 —— 單位名稱、職務(wù) ?3、稱謂 —— 尊稱 ?4、開(kāi)頭應(yīng)酬語(yǔ) ?5、正文 ?6、結(jié)尾應(yīng)酬語(yǔ) ?7、祝頌語(yǔ) ?8、署名 ?9、日期 ?10、左下角標(biāo)注 3、信函左下角縮寫標(biāo)注 代簽 抄送 補(bǔ)述、附言 隨信的附件 稱謂和署名 ?對(duì)具體人 r 用逗號(hào)，不用冒號(hào) ?署名 您真誠(chéng)的 一般公函 署名 您忠誠(chéng)的 、商務(wù)信函樣例 1、發(fā)給： 上海光華保險(xiǎn)公司 2、稱謂 副總經(jīng)理 3、開(kāi)頭應(yīng)酬語(yǔ) 王耀華先生 4、正文 5、結(jié)尾應(yīng)酬語(yǔ) 6、祝頌語(yǔ) 7、署名 8、日期 公司標(biāo)準(zhǔn)信箋 2、稱謂 3、開(kāi)頭應(yīng)酬語(yǔ) 4、正文 5、結(jié)尾應(yīng)酬語(yǔ) 6、祝頌語(yǔ) 7、署名 8、日期 9、附件 商務(wù)信函樣例 尊敬的王先生：（稱謂） 您好?。ㄩ_(kāi)頭應(yīng)酬語(yǔ)） 由香港保險(xiǎn)業(yè)聯(lián)合會(huì)提出的 —— 望您能在 4月 23日抵達(dá)香港。（正文） 有何需要，請(qǐng)不吝賜教。（結(jié)尾應(yīng)酬語(yǔ)） 順頌 商祺?。ㄗｍ炚Z(yǔ)） 香港騰飛保險(xiǎn)公司 副總裁 （手簽） 張洪山謹(jǐn)啟（署名） 期） 附件： 前頁(yè)向下 商務(wù)信函寫作要領(lǐng) ?稱呼正確，語(yǔ)氣適當(dāng) ?言簡(jiǎn)意賅，表達(dá)正確 ?交談?wù)\懇，平實(shí)話語(yǔ) ?避免幽默，不要抒情 ?祝頌語(yǔ)言，商業(yè)性強(qiáng) ?先要手簽，后再打印 ?不要忘掉，附注說(shuō)明 5、商業(yè)傳真寫法（傳真頭） 收件人 發(fā)件人 真號(hào) 日期 話 頁(yè)數(shù) 題 抄送 急 審閱 批注 答復(fù) 傳閱 務(wù)傳真寫法 ?對(duì)外傳真，正規(guī)封頁(yè) ?填寫齊全，不要遺漏 ?機(jī)密文函，注意保密 ?書寫內(nèi)容，如同信函 ?有效利用，電腦傳真 四、經(jīng)濟(jì)（法律）文書寫作 ?1、經(jīng)濟(jì)文書特點(diǎn) ?2、意想書用處、要求、格式 ?3、協(xié)議、合同用處、要求、格式 ?4、標(biāo)書用處、要求、格式 1、經(jīng)濟(jì)文書特點(diǎn) ?含義 —— 為處理經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)生的各種關(guān)系，并作為處理 財(cái)政經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范和準(zhǔn)則而行使的一種文書 ?特點(diǎn) ： 具有法律效力，受法律保護(hù)的經(jīng)濟(jì)文書寫作格式嚴(yán)格，語(yǔ)言嚴(yán)密（合同） 不具法律效力，不受法律保護(hù)的經(jīng)濟(jì)文書寫作格式靈活，可采用多種文體（市場(chǎng)調(diào)查、產(chǎn)品說(shuō)明） 經(jīng)濟(jì)文書寫作要求 ?遵循經(jīng)濟(jì)政策和法規(guī)，使文書有效 ?確切掌握專業(yè)內(nèi)容，使文件達(dá)到預(yù)期要求 ?制作內(nèi)容嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)，文字精確、嚴(yán)密 ?格式規(guī)范正確 2、意向書 ?用處 —— 雙方或多方合作開(kāi)展業(yè)務(wù)，表示合作意向（設(shè)想、觀點(diǎn)、打算）的文書 ?作用 —— 不具有法律效力，是簽訂協(xié)議、合同的基礎(chǔ)文書 ?類別 —— 單 簽式、聯(lián)簽式、 換 文式 ?格式 —— 標(biāo)題 公司科技協(xié)作意想書 導(dǎo)語(yǔ) 達(dá)成的意想 正文 結(jié)尾 盡事宜，在正式 署 對(duì)方簽副本， 換 =簽自己 3、合同（契約） ?用處 —— 雙方或多方對(duì)某問(wèn)題協(xié)商一致，制訂出的須遵守執(zhí)行的條款，以書面形式作為憑證的文書 ?特點(diǎn) —— 確定各自權(quán)利和義務(wù) 具有法律約束力 政策性強(qiáng) 平等互利，等價(jià)有償?shù)脑瓌t 合同格式： 1. 標(biāo)題 賣、承攬、借款） 2. 雙方、多方單位名稱 （甲方、乙方， 賣方、買方，供方、需方） 1. 正文 ： 開(kāi)頭 條款 量質(zhì)量、價(jià)款酬 金、 履行期限、違約責(zé)任 4、 落款 ：份數(shù)、有效期限、簽章、電話、賬號(hào)、 開(kāi)戶銀行、地址 合同樣例 財(cái)產(chǎn)租賃合同 出租方：紅杉集團(tuán)公司 （ 以下稱甲方 ） 承租方：綠葉有限公司 （ 以下稱乙方 ） 根據(jù) 《 中華人民共和國(guó)經(jīng)濟(jì)合同法 》 及有關(guān)規(guī)定 ， 為明確雙方權(quán)利和義務(wù) ， 經(jīng)協(xié)商一致 ， 簽訂本合同 。 第一條 租賃財(cái)產(chǎn)的名稱 、 數(shù)量 、 質(zhì)量 二條 租賃期限共 2年 6個(gè)月 ， 出租方從 1997年 1月 1日起將出租財(cái)產(chǎn)交付承租方使用 ， 至 1999年 6月 30日收回 。 第三條 租金及交納期限 四條 租賃期間租賃財(cái)產(chǎn)的維修保養(yǎng) 五條 出租方與承租方的變更 六條 違約責(zé)任 上頁(yè) 第七條 爭(zhēng)議的解決方式 八條 本合同在規(guī)定的租賃期屆滿前 15日內(nèi) ，雙方如愿意延長(zhǎng)租賃期 ， 應(yīng)重新簽訂合同 。 本合同未盡事宜 ， 一律按 《 中華人民共和國(guó)經(jīng)濟(jì)合同法 》 的有關(guān)規(guī)定 ， 經(jīng)協(xié)商作出補(bǔ)充規(guī)定 ， 并與合同具有同等效力 。 本合同一式兩份 ， 合同雙方各執(zhí) 1份；合同副本1份 ， 送 接上頁(yè) 出租方：紅杉集團(tuán)公司 承租方：綠葉有限公司 （ 蓋章 ） （ 蓋章 ） 法人代表： （ 親自簽名 ） 法人代表： （ 親自簽名 ） 地址： 地址： 戶銀行： 開(kāi)戶銀行： 號(hào)： 00000000 帳號(hào)： 55555555 電話： 88888888 電話： 66666666 承辦人：張三 承辦人：李四 簽約時(shí)間： 1996年 11月 15日 簽約地點(diǎn)： 意想書 合同 內(nèi)容： 概括、原則、僅 具體、詳細(xì)、周密，對(duì) 表明意想、設(shè)想、打算 雙方權(quán)利、義務(wù)有要求 用途： 多用于技術(shù)合作、 多用于購(gòu)銷、工程承包、 工程確立、聯(lián)合投資、 加工承攬、貨運(yùn)、供電、 經(jīng)濟(jì)洽談等 租賃、借款、保險(xiǎn)等 法律效率 ：不具有法律 具有法律約束力和強(qiáng)制 效率，不受法律保護(hù) 性，必須履行、一方不 得解除、變更、違約 區(qū)別 協(xié)議書與合同的關(guān)系 ?相同點(diǎn) —— 它們都有法定的約束力 ?協(xié)議書的使用范圍廣，不只限在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中 ?文中內(nèi)容多，但不如合同精細(xì) 協(xié)議書常用在： 1、正式合同前需多次協(xié)商而簽訂的較原則的 協(xié)議 2、用于規(guī)定對(duì)已簽訂的合同的修改和補(bǔ)充 3、承擔(dān)合同的作用 4、標(biāo)書 ? 用處 —— 經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域承包生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)中引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，開(kāi)展交易活動(dòng)的書面文書 ? 種類： 1. 招標(biāo)書 人承包或承買使用的文書 2. 投標(biāo)書 標(biāo)書 ? 招標(biāo)書格式 投標(biāo)書格式 1. 標(biāo)題 1、標(biāo)題 2. 前言 2、招標(biāo)單位名稱地址 3. 招標(biāo)項(xiàng)目 3、正文 4. 招標(biāo)步驟 4、落款 5. 落款 標(biāo)書樣例 中國(guó) 招標(biāo)號(hào)： 國(guó)際開(kāi)發(fā)協(xié)會(huì)開(kāi)發(fā)信貸協(xié)議第 根據(jù) 月 發(fā)展論壇 》 商業(yè)版第 特刊登此招標(biāo)廣告 。 中國(guó) 一號(hào)標(biāo)書：電動(dòng)儀表 （ 100套 ） 二號(hào)標(biāo)書：通訊設(shè)備 （ 一批 ） 三號(hào)標(biāo)書：搬運(yùn)機(jī)械 （ 一批 ） 四號(hào)標(biāo)書：運(yùn)載車輛 （ 0輛 ） 接上頁(yè) 凡愿參加此項(xiàng)投標(biāo)者 略 ） 本標(biāo)將于 月 按下述時(shí)間在中國(guó) 北京 層會(huì)議廳公開(kāi)招標(biāo) 。 （ 略 ） 中國(guó) 辦公地址： 訊地址： 絡(luò)電話： 88888888 五、常用工作文書 ?1、工作總結(jié) ?2、專用工作報(bào)告 ?3、會(huì)議記錄 ?4、簡(jiǎn)報(bào) ?5、備忘 ?6、策劃文案 1、工作總結(jié) ? 用處 —— 對(duì)前段工作的回顧檢查，找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)而形成的文字材料 ? 分類 —— 可按內(nèi)容、時(shí)間、部門、性質(zhì)區(qū)分 ? 結(jié)構(gòu) ： 1. 標(biāo)題 2. 正文 驗(yàn)體會(huì)、問(wèn)題教訓(xùn)、今后努力方向和工作意見(jiàn) 3. 署名 （日期） 2、專用工作報(bào)告 ? 種類： 1. 市場(chǎng)（預(yù)測(cè)、調(diào)查）報(bào)告 —— 標(biāo)題、前言、正文（ 情況、做法經(jīng)驗(yàn)、建議決策 ）、結(jié)尾 2. 經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告 —— 標(biāo)題、正文（ 引言 、 主體 出結(jié)論 、 結(jié)尾 3. 可行性研究報(bào)告 —— 標(biāo)題、署名、正文（ 詳細(xì)論證） 例： 公司 99年財(cái)務(wù)計(jì)劃執(zhí)行情況分析 （引言） 一、實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)分析 、產(chǎn)品成本分析 、流動(dòng)資金分析 、專用資金分析 點(diǎn)措施： 1、 、 、 國(guó)工作報(bào)告的寫法 1. 用意 給誰(shuí) 2. 程序 會(huì)見(jiàn)、調(diào)查等 3. 發(fā)現(xiàn) 4. 結(jié)論 現(xiàn)”中的關(guān)鍵要點(diǎn) 5. 建議 選擇最適合的呈現(xiàn)信息方法 ?對(duì)于工作總結(jié)、報(bào)告等專業(yè)文書呈現(xiàn)信息方法多種多樣， 不要只用文字陳述 ?明確文書的內(nèi)容、要求和使用意圖 ?選擇最有效、最簡(jiǎn)明的呈現(xiàn)信息的方法 包括：文字?jǐn)⑹?、各種表格、 圖畫圖形、各類圖表、 流程圖、真實(shí)照片 投影膠片、 投影幻燈片 等等 3、會(huì)議記錄 ? 用處 —— 真實(shí)客觀反映會(huì)議內(nèi)容和進(jìn)程，為日后存查備考提供歷史依據(jù) ? 種類：摘要記錄、詳細(xì)記錄、 音像記錄 ? 格式： 1. 開(kāi)頭（名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出缺人員、主持人、記錄人） 2. 正文（按會(huì)議進(jìn)程記錄內(nèi)容） 3. 結(jié)尾（主持人總結(jié)、記錄人和主持人簽名） 會(huì)議記錄樣例 擴(kuò)大會(huì) 地點(diǎn)： 1號(hào)會(huì)議室 時(shí)間： 2000年 8月 5日 出席人： 席人： 持人： 錄人： 議內(nèi)容：聽(tīng)取考察 究我市實(shí)施意見(jiàn)。 一、 上頁(yè) 、研討（略） 三、決議 1、 、 、 、 持人簽名： 記錄員簽名： 4、 簡(jiǎn)報(bào) ?簡(jiǎn)報(bào)是單位廣泛使用的內(nèi)部小報(bào) ，以消息報(bào)道為主 ?文體可多種：調(diào)查報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、情況通報(bào)、 評(píng)論等 ?特點(diǎn)：簡(jiǎn)明扼要 、 真實(shí)可信 、 迅速及時(shí) 、 內(nèi)部交流 ?作用：上情下達(dá) 、 下情上達(dá) 、 同級(jí)互通情報(bào) ?種類：情況簡(jiǎn)報(bào) （ 工作簡(jiǎn)報(bào) ） 、 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) ?格式： 報(bào)頭 ， 報(bào)名 、 期數(shù) 、 主編 、 日期 、 密級(jí) 正文 再標(biāo)題 ， 可載多文 報(bào)尾 送對(duì)象 、 印發(fā)份數(shù) 簡(jiǎn)報(bào)報(bào)頭 密級(jí) 東軟簡(jiǎn)報(bào) 第 38 期 沈陽(yáng)東軟集團(tuán)公司 2001年 9月 8日 會(huì)議 簡(jiǎn)報(bào) ?目的 進(jìn)程 ， 介紹會(huì)議討論 、爭(zhēng)論的問(wèn)題 ， 摘錄會(huì)議發(fā)言要點(diǎn) （ 規(guī)模大 、 會(huì)期長(zhǎng)的常編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)以交流信息 ） 類別 摘要式 — 將有代表性 、 啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理 ，讓其他組了解 。 ? 概括式 概括大會(huì) 、小組情況 ， 供閱 。 ? 綜合式 加上其他 ， 如上級(jí)指示 、賀信 、 花絮等 。 簡(jiǎn)報(bào)寫作要求 ?快 不拖拉 ， 邊聽(tīng) 、 邊記 、 邊分析 、邊整理 ， 滿足時(shí)限性 。 ?新 新問(wèn)題 、 新經(jīng)驗(yàn) ， 引人注目 ，滿足交流性和指導(dǎo)性 。 ?實(shí) 數(shù)字 、 事實(shí)核對(duì)清楚 ，不夸大縮小 。 ?短 開(kāi)門見(jiàn)山 ， 樸實(shí)無(wú)華 ， 一語(yǔ)中的 會(huì)議 簡(jiǎn)報(bào)樣例 ?報(bào)頭 第 月 ? 正文 標(biāo)題 ） 報(bào)尾 報(bào)： 上級(jí) ） 發(fā)：與會(huì)代表 （ 共印 5、備忘的寫法 1．發(fā)自何人 2．發(fā)給何人 3．日期、時(shí)間 4．主題 5、內(nèi)容 電話留言 ?來(lái)電人姓名 ?要找人姓名 ?來(lái)電人的聯(lián)絡(luò)號(hào)碼 ?來(lái)電時(shí)間 ?來(lái)電內(nèi)容 ?記錄人姓名 ?放到適當(dāng)位置（防丟或需保密） ?確認(rèn)及時(shí)收到留言 ?再次提醒當(dāng)事人 備忘錄樣例（表頭） 備忘錄 發(fā)給：人力資源部 發(fā)自：財(cái)務(wù)部 抄送：總經(jīng)理辦公室 日期： 2001年 9月 18 日 標(biāo)題：購(gòu)置新計(jì)算機(jī) 內(nèi)容：上周董事會(huì)決定 不用結(jié)束語(yǔ) ） 6、策劃文案 ? 企業(yè)運(yùn)作離不開(kāi)創(chuàng)意性策劃，策劃文案就是將獨(dú)特的想法設(shè)計(jì)成一個(gè)切實(shí)可行的具體操作方法，并形成計(jì)劃性文字 ? 寫作要求： 1. 圍繞主題，點(diǎn)名宗旨和目的 2. 精心構(gòu)思，搭好框架 3. 逐項(xiàng)設(shè)計(jì)內(nèi)容 4. 表達(dá)精確、生動(dòng)，有可操作性 5. 明確工作程序（包括分段目標(biāo)、人員、資金、實(shí)施步驟和方法 整合運(yùn)作文案 一、項(xiàng)目概述： =、市場(chǎng)定位 、經(jīng)營(yíng)目標(biāo) 一階段： 二階段： 三階段： 、經(jīng)營(yíng)方法 、經(jīng)營(yíng)測(cè)算 、管理制度 、發(fā)展戰(zhàn)略 、結(jié)束語(yǔ) 六、社交禮儀文書 ?1、禮儀文書目的要求 ?2、禮儀文書種類 ?3、情感信函 ?4、請(qǐng)柬 ?5、信紙信封禮儀 1、禮儀文書目的、要求 ?禮節(jié)性強(qiáng)，通常文字短，但十分注意禮節(jié)，一旦失禮或施禮不當(dāng)，會(huì)導(dǎo)致不良后果。 ?有明確的目的，要表達(dá)出寫作者的意旨，是祝賀、是感謝、是吊唁，不能混淆。 ?規(guī)范中有靈活性，行文要得體，根據(jù)目的、對(duì)象、場(chǎng)合選擇體裁形式，行文款式，語(yǔ)體風(fēng)格要與所用的文體和諧一致。 2、禮儀文書種類 ?類別： ?卡片類：如圣誕賀卡、生日賀卡 ?信函類：如感謝信、祝詞、訃告 ?柬帖類：如請(qǐng)柬、聘書 3、情感信函 ?用處 —— 以聯(lián)絡(luò)感情，發(fā)送信息為主的，禮儀色彩較強(qiáng)的應(yīng)用文體 ?類別 —— 邀請(qǐng)信、致謝信、問(wèn)候信、祝賀信、唁函等等 ?格式 —— 如一般信函，語(yǔ)言用詞情感濃厚 禮儀文書樣例 感謝信 We of be 手簽： 手簽： 、請(qǐng)柬 ? 用處 —— 邀請(qǐng)單位或個(gè)人前來(lái)參加較隆重活動(dòng)使用的禮儀文書 ? 式樣 —— 多種設(shè)計(jì)、花樣繁多 ? 內(nèi)容 1. 稱呼 2. 邀請(qǐng)內(nèi)容（時(shí)間、地點(diǎn)、事項(xiàng)） 3. 祝頌語(yǔ) 4. 署名（日期） 請(qǐng)柬 禮儀文書樣例 請(qǐng) 柬 加邀請(qǐng)者姓名） 為歡迎公司董事長(zhǎng)約翰艾克斯及夫人訪華謹(jǐn)定于 1992年 10月 30日晚 6： 30在人民大會(huì)堂宴會(huì)廳舉行酒會(huì)及晚宴 敬請(qǐng) 光臨 國(guó)際商業(yè)機(jī)器中國(guó)有限公司 董事長(zhǎng) 蒙出席請(qǐng)回電 用的禮貌用語(yǔ) ?問(wèn)候語(yǔ) ?告別語(yǔ) 如 “ 再見(jiàn) 。 ?答謝語(yǔ) 有些表示向 對(duì)方 的應(yīng)答 。 ?請(qǐng)托語(yǔ) ?道歉語(yǔ) 應(yīng)立即向?qū)Ψ? 道歉 。 ?征詢語(yǔ) ?慰問(wèn)語(yǔ) ?祝賀語(yǔ) 5、信紙信封禮儀 ?信紙 —— ?通常用 張清潔，平整。 ?打字用黑色，手寫筆跡應(yīng)為藍(lán)色或黑色 ?選擇好字體、字間距、行間距，留好天地左右頁(yè)邊 ?折疊要求字跡在里，方便收信人打開(kāi)信箋，不會(huì)倒置，（不對(duì)齊），保證先見(jiàn)稱謂。 信紙信封禮儀 ?信封： ?規(guī)范信封 ?封文中對(duì)收信人的稱呼是郵遞員對(duì)受信人的稱呼，常用“先生”、“女士”、“同志” ?啟封辭是請(qǐng)受信人拆封的禮貌用語(yǔ)，它表現(xiàn)發(fā)信人對(duì)受信人的感情和態(tài)度，通常用“啟”、“鈞啟”、“賜啟” 開(kāi)窗信封的用法 ?1、信封上不寫字 ?2、收信人地址、姓名打印寫在信紙上 ?3、信紙上印有折疊線，標(biāo)出折疊方法，保證 將第 2項(xiàng)的內(nèi)容從窗口中露出，以便投遞 文書制作小結(jié) ?文書 —— 所有在辦公中使用的文件、信函、傳真等紙面文書，或稱應(yīng)用文 ?作用 —— 貫徹方針政策，書面領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)，內(nèi)部溝通、對(duì)外聯(lián)絡(luò)不可缺少的辦公手段，也是工作程序和日后考證的重要憑證 ?內(nèi)容與外觀 —— 體現(xiàn)單位的人員素質(zhì) 體現(xiàn)單位的管理水平 體現(xiàn)單位的對(duì)外形象 ?要求 —— 認(rèn)真、嚴(yán)肅、規(guī)范、迅速 文書制作規(guī)范 —— 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 ?謝謝欣賞