行政事務主管工作操作細則、行政事務工作志愿者培訓具體內容.doc

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2010廣州亞運會志愿者 培訓手冊 崗位： 行政事務 姓名： 廣州亞運會排球項目競賽團隊 2010年8月14—16日 志愿者須知 各位志愿者： 為規(guī)范管理，做好本次志愿者培訓的組織工作，根據領導指示，特制定志愿者守則： 一、嚴格考勤，按時簽到。志愿者員應需在“簽到欄”中簽本人全名，不能由他人代簽。凡由他人代簽或簡單劃勾的一律無效，視作缺課。聽課期間中途離開的記缺課一次。對于缺課達三節(jié)及以上的學員，名單將向領導通報。 二、認真聽講，做好筆記。積極配合講師完成教學任務。進入教室后，請將手機關閉或設置為無聲震動狀態(tài)，勿在課堂內接聽電話。 三、為維護課程秩序，預防教學設備感染病毒，請勿在課間拷貝講師授課材料。 四、保護公園良好環(huán)境，愛護公共設施，舉止文明，體現(xiàn)亞運人應有的精神風貌。 亞運會排球競賽團隊 行政事務工作志愿者培訓具體內容 培訓時間：2010年8月14日下午14:30-17:00 培訓地點：廣外（多媒體教室） 參加人員：所有排球行政事務工作志愿者 培訓人員：范勇城、柳 毅、林凡濤 志愿者思想工作： 首先歡迎大家加入排球競賽團隊，這是廣州第一次承辦如此盛大的國際賽事，我們有機會參與其中是我們的幸運和榮幸。亞運會志愿者是一個神圣而又光榮的稱號，你們的辛勤工作不僅保證了亞運會的順利進行，同時也是展示當代大學生風采、廣州人民風貌和中國國家形象的窗口。希望這份工作能給你帶來值得珍藏的美好回憶、不平凡人生的經歷和值得自豪的一大精神財富！最后祝你在排球競賽團隊中工作愉快！ 一、介紹內容： 體育館被分為七個區(qū)域，分別為：藍區(qū)、紅區(qū)、白區(qū)、“2”區(qū)、“4”區(qū)、“5”區(qū)和“6”區(qū)。藍區(qū)為比賽區(qū)域，紅區(qū)為普通工作區(qū)域、白區(qū)為觀眾活動區(qū)域、“2”區(qū)為運動員準備區(qū)域、“4”區(qū)為媒體區(qū)域、“5”區(qū)為亞運會轉播商區(qū)域、“6”區(qū)為貴賓區(qū)域。 二、志愿者工作要求 1）始終保持微笑和快樂的心情。 2）在每天到崗時必須到登記處報到；結束工作離開場館時也應簽出。 3）始終堅守崗位。如果需要離開，提前向你的上級報告并得到批準。 4）保持事件記錄卡，記錄工作時的任何問題。 5）保持通訊暢通。 6）在崗時你可能會受到公眾的關注，并且可能出現(xiàn)在照片或電視媒體上。因此，請注意并保持良好的工作狀態(tài)及行為舉止。 7）在工作時段，可能在運動員抵達場館、熱身、查看比賽信息或等候比賽時看到明星運動員。為保證他們賽出高水平，請禮貌對待他們，在向他們提供必要的幫助的同時，避免以簽名、合影等行為打擾他們，為他們保持寬松的環(huán)境。 8）自覺遵守《第16屆亞運會組委會工作人員行為規(guī)范》及各項規(guī)章制度，樹立良好形象，維護場館團隊和組委會的利益。 三、崗位職責培訓 1、綜合事務工作志愿者 1）崗位分布 綜合事務經理 綜合事務 工作志愿者 行政事務主管 競賽表格 制作志愿者 文件復印 分發(fā)志愿者 2）基本情況 上崗時間：2010．8.17—20（測試賽） 2010．10—2010．12（亞運會） 工作地點：廣藥體育館 注冊通行區(qū)域：藍區(qū) 上級主管：行政事務主管 主要職責：各種競賽會議會場和文件的準備及本團隊相關事務性工作 具體職責： ? 協(xié)助行政事務主管做好競賽團隊的文秘工作，保證辦公設備運行正常； ? 協(xié)助準備資格審查、FIVB與場館團隊聯(lián)席會、裁判員培訓班、技術聯(lián)席會以及抽簽等會議場所的布置和以上會議文件的準備； ? 負責各類會議的記錄（會議紀要）； ? 負責各類報告的起草和打??； ? 負責重要電話記錄和與競賽指揮中心的聯(lián)絡； ? 維護競賽運行計劃，傳達必需的變更； ? 編寫競賽簡報； ? 協(xié)助準備所有的公告和通知； ? 作為聯(lián)絡點處理競賽管理團隊的通信； ? 負責整理競賽檔案； ? 負責競賽團隊人員、體育志愿者的后勤服務工作，包括工作日程安排、交通、飲食、住宿、服裝以及辦公設備、耗材的維護等相關保障工作； ? 負責員工和志愿者的考勤和登記工作； ? 完成行政事務主管交辦的其他事項。 3）工作流程 比賽單元開始前2小時，志愿者到達場館 比賽單元開始前1小時50分，志愿者會議進行當天任務布置 比賽單元開始前1小時40分，志愿者到達各自工作崗位，開始進行各自具體工作 比賽前1小時30分，運動隊到達場館 比賽前4分鐘，開球儀式 比賽 比賽結束，運動隊經過混合區(qū)返回更衣室 比賽后1小時，運動隊離開場館 比賽單元結束后50分，志愿者工作報告 比賽單元結束后1小時，志愿者離開場館 4）重要提示 你所參與制作和保管的文件都是非常重要及珍貴的一手資料，請你一定認真完成并妥善保存； 當你對所領取到的任務有疑問，而你不了解或不能確認時，請及時向你的領導進行咨詢； 當遇到緊急或突發(fā)事故時，不要驚慌失措，也不要隨便處理，盡快報告你的領導； 當你在崗時，由于工作職責，你會受到公眾的關注，并且可能出現(xiàn)在照片或電視媒體上。因此，請時刻注意保持良好的形象及工作狀態(tài)。 2、競賽表格制作志愿者 1）崗位分布 綜合事務經理 綜合事務 工作志愿者 行政事務主管 競賽表格 制作志愿者 文件復印 分發(fā)志愿者 2) 基本情況 上崗時間：2010．8.17—20（測試賽） 2010．10—2010．12（亞運會） 工作地點：廣藥體育館 注冊通行區(qū)域：藍區(qū) 上級主管：行政事務主管 主要職責：制作賽時所需的全部競賽用表 具體職責： ? 負責在賽前制作所有的仲裁用表、裁判代表用表、裁判員酒精測試用表和記錄員用表等競賽相關用表； ? 負責在賽后制作所有的成績公告用表； ? 負責接受競賽信息主管交辦的其他制表任務。 3）工作流程 比賽單元開始前2小時，志愿者到達場館 比賽單元開始前1小時50分，志愿者會議進行當天任務布置 比賽單元開始前1小時40分，志愿者到達各自工作崗位，開始進行各自具體工作 比賽前1小時30分，亞排聯(lián)管委會成員、ITO、NTO、運動隊到達比賽場館 比賽前1小時，該場比賽首發(fā)名單打印 比賽前45分，該場執(zhí)裁裁判員酒精測試 比賽前4分鐘，開球儀式 比賽進行中 比賽結束，該場比賽成績報告及數據統(tǒng)計報告打印 當天最后比賽單元結束后5分，每日成績公報打印 比賽單元結束后50分，志愿者工作報告 比賽單元結束后1小時，志愿者離開場館 4）重要提示 你所參與制作的競賽用表是排球比賽中十分關鍵的材料，請你一定認真仔細并準確無誤地完成； 當你對所領取到的任務有疑問，而你不了解或不能確認時，千萬不要隨便處理，要盡快報告你的領導； 當遇到緊急或突發(fā)事故時，不要驚慌失措，也不要隨便處理，盡快報告你的領導； 當你在崗時，由于工作職責，你會受到公眾的關注，并且可能出現(xiàn)在照片或電視媒體上。因此，請時刻注意并保持良好的工作狀態(tài)及行為舉止。 3、文件復印分發(fā)志愿者 1）崗位分布 綜合事務經理 綜合事務 工作志愿者 行政事務主管 競賽表格 制作志愿者 文件復印 分發(fā)志愿者 2) 基本情況 上崗時間：2010.8.17—20（測試賽）2010.10—2010．12（亞運會） 工作地點 廣藥體育館 注冊通行區(qū)域：藍區(qū) 上級主管：行政事務主管 主要職責：競賽文件的遞送及分發(fā) 具體職責： ? 復印相關競賽文件 ? 及時遞送至相關部門 3）工作流程 比賽單元開始前2小時，志愿者到達場館 比賽單元開始前1小時50分，志愿者會議進行當天任務布置 比賽單元開始前1小時40分，志愿者到達各自工作崗位，開始進行各自具體工作 比賽前1小時30分，亞排聯(lián)管委會成員、ITO、NTO、運動隊到達比賽場館 比賽前1小時，該場比賽首發(fā)名單打印 比賽前45分，該場執(zhí)裁裁判員酒精測試 比賽結束，該場比賽成績報告及數據統(tǒng)計報告打印 當天最后比賽單元結束后5分，每日成績公報打印 比賽單元結束后50分，志愿者工作報告 比賽單元結束后1小時，志愿者離開場館 4）重要提示 你所接觸到的競賽用表是排球比賽中十分關鍵的材料，請你一定認真仔細并準確及時地完成任務； 當你對所領取到的任務有疑問，而你不了解或不能確認時，千萬不要隨便處理，要盡快報告你的領導； 當遇到緊急或突發(fā)事故時，不要驚慌失措，也不要隨便處理，盡快報告你的領導； 當你在崗時，由于工作職責，你會受到公眾的關注，并且可能出現(xiàn)在照片或電視媒體上。因此，請時刻注意并保持良好的工作狀態(tài)及行為舉止。 行政事務主管工作操作細節(jié) 一、行政事務主管的職責 行政管理的廣度，涉及到競賽團隊的全部運作過程；行政管理的深度，又涉及到許多局外人難以想象的細微末節(jié)；行政管理的重要，是因為它是競賽主任和場館團隊各個職能業(yè)務口、團隊成員之間的橋梁。 賽前： （1）協(xié)助競賽綜合事務經理負責競賽團隊人員、競賽志愿者的招聘、培訓（培訓計劃和培訓的內容已經準備好）、工作分配及日程安排、交通、飲食、住宿、服裝以及辦公設備、耗材的安裝、維護等相關保障工作（待場館辦公室設備安裝好后，做好辦公設備的安裝、維護和保障等工作）。 （2）為亞洲單項體育組織和競賽管理團隊提供行政文秘支持，建立競賽管理文件檔案系統(tǒng)。（和綜合事務經理和競賽主任助理溝通，了解需要準備的文件和資料，包括會議議程、競賽日程、運行計劃、FOP運行圖等） （3）協(xié)助競賽綜合事務經理負責競賽團隊人員、體育志愿者培訓工作的實施。 （4）負責競賽團隊人員和競賽志愿者的考勤和登記工作。（制作相應的考勤表和登記表） （5）聯(lián)系場館人事經理，協(xié)助解決所有人力資源問題。 （6）確保各項體育物資的到位、維護。（與體育器材主管協(xié)調各自工作職責） （7）協(xié)調所有的競賽用房、亞洲單項體育組織用房和運動隊用房的管理。（與場館保障部門和競賽主任助理協(xié)調競賽功能用房的管理） 賽中： （1）協(xié)調對亞洲單項體育組織和競賽團隊的行政文秘、后勤支持。 （2）負責競賽管理辦公區(qū)域的管理和競賽物資的維護。 （3）聯(lián)系場館其他部門，確保對競賽團隊的服務，并將有關信息傳達到相應的部門。維護競賽運行計劃，傳達必需的變更。 （4）確保亞洲單項體育組織和競賽團隊的會議安排。 （5）編寫競賽簡報，負責日常匯報工作（編寫后交給綜合事務經理審批，并匯報當天工作）。 （6）為競賽團隊人員和競賽志愿者協(xié)調日常供給、通信、飲食、交通及后勤服務，協(xié)調辦公設備、耗材的維護等相關保障工作。 賽后： （1）組織本部門工作人員和志愿者進行總結。 （2）負責整理競賽檔案、競賽物資的清點、上繳工作。（專門有一名志愿者負責競賽檔案和文件的管理，以及與體育器材主管協(xié)調競賽物資的管理工作） （3）協(xié)助競賽主任撰寫競賽工作總結報告。 儀等辦公設備的操作水平、提高英語的口語、聽力、寫作水平等。 二、 應急預案及突發(fā)事件的處理： 主要列舉以下五種突發(fā)事件的應急預案及處理： 1．運動員與工作人員、志愿者發(fā)生沖突應急預案 事件名稱 運動員與工作人員、志愿者發(fā)生沖突 上報流程 運動隊服務主管-綜合事務經理-競賽主任—場館運行中心 事件等級 一級 場景描述 運動員功能區(qū)，運動員與前來索要簽名的工作人員、志愿者發(fā)生沖突. 情景假設 運動員功能區(qū)，運動員與前來索要簽名的工作人員、志愿者發(fā)生沖突。運動隊服務主管及時向上級主管匯報，競賽主任報場館運行指揮中心并聯(lián)系安保部門進行處理。 預案依據 依據單項體育組織項目規(guī)則與處理慣例 應 對 預 案 應對步驟 主責單位 配合單位 資源需求 運動員服務主管迅速控制局面，了解情況查明原因，立即報告綜合事務經理，如事態(tài)嚴重，通過競賽主任請安保部門介入以便控制事態(tài)發(fā)展。 運動隊 安保 競賽 運動隊 場館通訊中心 如有人員受傷，運動員服務主管立即通知醫(yī)療團隊對有關人員進行救治。 競賽 醫(yī)療衛(wèi)生 場館通訊中心 醫(yī)療衛(wèi)生口現(xiàn)場處理后決定是否送往醫(yī)院。如需要送往醫(yī)院，由醫(yī)療衛(wèi)生口派救護車直接送往指定醫(yī)院，如需要送回駐地，由交通派車送回亞運村 醫(yī)療衛(wèi)生 交通 交通 場館通訊中心 醫(yī)療衛(wèi)生準備救護車，交通準備車輛 安?，F(xiàn)場處理 安保 競賽 運動隊 運動隊服務主管與運動隊及時進行溝通，通告處理步驟，安撫運動隊情緒，向觀眾做必要的說明。 競賽 運動隊 體育展示 運動隊服務主管為運動員準備點心和飲用水。 競賽主任將有關情況報告組委會競賽指揮中心和場館主任。 競賽 場館運行中心、場館通訊中心 2.志愿者在開賽前未能按時到崗 事件名稱 競賽專業(yè)志愿者在開賽前未能按時到崗 上報流程 綜合事務經理--競賽主任—場館運行指揮中心 事件等級 一級 場景描述 競賽專業(yè)志愿者在比賽開始前，未能按時到崗 情景假設 志愿者因交通受阻，未能按時到達場館，經聯(lián)系，到達時間無法確定 預案依據 志愿者工作程序 應 對 預 案 應對步驟 主責單位 配合單位 資源需求 綜合事務經理立即聯(lián)系館校對接的帶隊老師，確認其當時位置和預計到達時間，同時將情況通報技術運行經理，并通告競賽業(yè)務口各主管。 競賽 館校對接院校、志愿者服務 綜合事務經理緊急聯(lián)絡志愿者服務經理，請求增援。 競賽 志愿者服務 綜合事務經理立即將情況上報競賽主任、場館主任。 競賽 志愿者服務 志愿者服務經理緊急抽調其他未當班的同崗位類志愿者。 志愿者服務 競賽 在競賽專業(yè)志愿者還未到達場館時，緊急抽調場館其他業(yè)務口的志愿者臨時代班，競賽各業(yè)務口的主管、助理親自到最重要的崗位代崗。 志愿者服務 競賽 相關升級卡 競賽專業(yè)志愿者到位后，志愿者服務經理及時與綜合事務經理做好交接工作，競賽專業(yè)志愿者立即上崗。 志愿者服務 競賽 各業(yè)務口代崗志愿者回各自業(yè)務口，綜合事務經理通告相關業(yè)務口經理，告知其代崗志愿者已返回。 競賽 相關業(yè)務口 競賽專業(yè)志愿者到達后，比賽場區(qū)主管立即報告綜合事務經理，做好換班工作。 競賽 館校對接院校 綜合事務經理將事件處理情況報告競賽主任、場館主任。 競賽 場館運行中心 競賽主任將有關情況報告組委會競賽指揮中心。 競賽 場館運行中心 3.場地、器材損毀或故障應對預案 事件名稱 比賽期間場地、器材損毀或故障 上報流程 比賽器材主管-技術運行經理-競賽主任-裁判長-場館主任-競賽指揮中心 事件等級 二級 場景描述 比賽期間場地、器材損毀或故障，影響了比賽的正常進行 情景假設 運動員入場后，裁判員發(fā)現(xiàn)比賽場地或器材出現(xiàn)損毀或故障，如不及時排除故障，將會影響比賽的順利進行。 預案依據 依據單項體育組織的有關規(guī)則及工作程序 應 對 預 案 應對步驟 主責單位 配合單位 資源需求 比賽器材主管立即報告技術運行經理。并準備啟動備用的場地或器材。 競賽 物流 與此同時，比賽器材主管立即報告競賽主任，同時通知物流人員馬上準備好備用器材。 競賽 物流 由裁判長決定是否啟用備用器材，并及時將情況報技術代表。 單項體育組織 競賽 如需要更換器材，由技術代表聯(lián)系競賽主任，再由競賽主任通知比賽器材主管及時進行更換。 單項體育組織 競賽 物流 相關人員升級卡 由技術代表決定比賽是否繼續(xù)進行，并及時通報裁判長和競賽主任。 單項體育組織 競賽 競賽主任將有關情況報告組委會競賽指揮中心 競賽 場館運行中心 4. 競賽集群電話突然中斷應急預案 事件名稱 競賽集群電話突然中斷，比賽調度失控。 上報流程 FOP主管-技術運行經理-競賽主任-信息技術經理。 如比賽推遲，需通報競賽指揮中心 事件等級 二級 場景描述 比賽期間，競賽集群電話中斷，導致比賽調度失控。 情景假設 比賽時，競賽集群電話中斷，比賽各部門失去聯(lián)系，不得不暫時中斷比賽。 預案依據 依據單項體育組織有關規(guī)則及工作程序 應 對 預 案 應對步驟 主責單位 配合單位 資源需求 FOP主管立即向技術運行經理報告，比賽場區(qū)與檢錄，體育展示，起、終點失去聯(lián)系。技術運行經理隨即用手機通報信息技術業(yè)務口經理和場館通訊中心負責人。啟動有關預案工作。 競賽 技術信息、場館通訊中心 競賽主任立即向技術代表和場館主任報告因集群電話中斷，比賽有可能暫時中斷。 競賽 場館運行中心 綜合事務經理立即到達場館通訊指揮中心，了解事故原因，了解恢復時間。 競賽 單項體育組織 如影響到比賽進程，由技術代表和裁判長協(xié)商后決定比賽是否繼續(xù)進行，并通報競賽主任。 單項體育組織 競賽 競賽主任將有關情況報告組委會競賽指揮中心 競賽 場館運行中心 總結：對于出現(xiàn)的突發(fā)事件，除做好相應職責內的工作外，還要協(xié)助綜合事務經理和競賽主任助理做事件處理的報告和文件等工作。