《時間管理》課件.ppt

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住你的時間 高效時間管理 時間管理項目組 HOLD 在培訓(xùn)中我們的建議 2 積極參與 挑戰(zhàn)性思考 分享觀點 享受樂趣 3 本次課程目標 團建活動 搭紙牌屋 4 游戲規(guī)則 每個小組一副撲克牌 一卷膠帶 在不借助外力的情況下 使用撲克牌和膠帶搭建紙牌屋以實際高度作為評判標準 必須堅持不倒 完成時間共5分鐘 5 討論 相同的任務(wù)要求 一樣的時間節(jié)點 結(jié)果完全不同的原因是什么 6 思考 一開始選擇做的方向正確嗎 在執(zhí)行的過程中發(fā)生了什么 主題 時間管理誤區(qū) 二 時間管理提升 四 時間管理對策 三 時間管理概述 一 8 世界上哪樣?xùn)|西最長又最短 最快又是最慢 最能分割又是最廣大的 最不受重視又是最值得惋惜的 沒有它 什么事情都做不成 它使一切渺小的東西歸于消滅 使一切偉大的東西生命不絕 法國思想家伏爾泰 什么是時間 9 時間的四項獨特性 我們和他人唯一擁有的最公平的資源 時間是人最大的成本 同樣也是每個人的資本和財富 時間的奇妙性 時間不可逆性 時間變化性 10 11 什么是時間管理 就是用 技巧 技術(shù) 工具 幫助人們完成工作 實現(xiàn)目標 時間管理并不是要把所有事情做完 而是更有效的運用時間 時間管理的目的 除了要決定該做些什么事情之外 另一個很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做 第一代的理論 便條與備忘錄 例如何時寫報告 開會 修車等 優(yōu)點 重要事情發(fā)生時應(yīng)變能力強每完成備忘錄上的一件事 都會有成就感缺點 這種成就并不一定符合人生目標最重要的事就是眼前的事 四代時間管理理論 第二代的理論 強調(diào)行事歷與日程表 反映出時間管理已注意到規(guī)劃未來的重要 優(yōu)點 通過制定目標與規(guī)劃 能完成較多事事先準備充分 會議或行事較能發(fā)揮實效缺點 最重要的事就是時間表上的事對事物仍然沒有輕重緩急之分 四代時間管理理論 第三代的理論 目前正流行 講求優(yōu)先順序 效率為主的觀念 優(yōu)點 能將價值觀化為目標與行動能發(fā)揮短 中 長期目標的效果效率提高 更具管理技巧缺點 最重要的事因急迫性與價值觀而定過分強調(diào)效率 反而會適得其反 四代時間管理理論 第四代的理論 在前三代 時間管理 理論的基礎(chǔ)上 提出全新的理念 關(guān)鍵在于自我管理 而非時間管理 講求改變思想 而非改變行為 四代時間管理理論 時間管理 一只蒼蠅的一生 為什么要進行時間管理 視頻1 17 為什么要進行時間管理 這是一個薄霧未散的清晨 四周一片寂靜 在一片菜地中 某張?zhí)}卜葉上 有一枚毫不起眼的蟲卵 不久 里面的新生命破繭而出 這是一只心情愉悅的蒼蠅 但是它的快樂和新鮮感并未持續(xù)太久 因為頭頂上的計數(shù)器分明顯示它只有一分鐘的生命 一分鐘 如此之短 該如何度過 可以讓企業(yè) 提高工作效率 減少管理成本 規(guī)范管理流程 用有限的資源獲得更高的回報 可以讓我們自己 掌握正確的時間管理技巧 制定適合自己的時間管理計劃 擁有更多可支配的時間 實現(xiàn)工作和生活的更好平衡 18 進行時間管理的根本意義 目標達成 高績效表現(xiàn) 19 本次課程目標 時間管理概述 通過第一章 我們學(xué)到了 主題 時間管理誤區(qū) 二 時間管理提升 四 時間管理對策 三 時間管理概述 一 22 時間管理現(xiàn)狀 了解自我的時間管理 時間管理誤區(qū)分析 如果沒有完成你所希望做的工作 是否有負罪感 即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機 你也經(jīng)常感到壓力山大 你有許多并不重要但長時間未處理的文件或郵件嗎 你常常不能集中精神來工作 常常在做重要工作時被打斷嗎 你常常感覺有許多事情要做 但做起事情來又感覺效率低下嗎 你時常把工作推到最后一分鐘 然后再很努力的去做完它們嗎 你感覺自己的工作落下了很多 總是很難在既定目標內(nèi)完成 你很想跟家人多呆一會兒 可你感覺根本就沒有時間啊 or 時間管理誤區(qū)分析 你需要時間管理嗎 都沒有時間和朋友聚一聚 感覺自己生活的圈子越來越小了 你知道自己迫切需要提高 但總是無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍 你沒有開通微博 也不知道什么是微信 沒有時間嘗試新鮮事物 感覺自己凹凸了 什么 你問我的業(yè)余愛好 我哪有時間去從事什么業(yè)余愛好 太奢侈了吧 感覺沒有在有限時間里做自己應(yīng)該做的事情 每天都忙卻忙的不是地方 很想好好給自己放個假 但如果長休了一段時間 又會有負罪感 你常常沉醉于過去的成功或失敗之中 不敢想未來會怎樣 還記得自己的理想嗎 或許自己的宏圖大志等都只有在夢中實現(xiàn)了 or 時間管理誤區(qū)分析 你需要時間管理嗎 你需要時間管理嗎 請數(shù)一數(shù) 你所回答的 個數(shù) 時間管理誤區(qū)分析 26 人們一般每8分鐘就會受到1次打擾 每小時大約7次 每天50次 60次 平均每次打擾用時大約是5分鐘 總共大約4小時 其中50 80 的打擾是沒有意義或者極少有價值的 一個人如果辦公桌上亂七八糟 他平均每天會為找東西花1 5小時 每周要花將近10個小時 做一件事情 實際花費的時間 往往會比預(yù)期的時間多一倍 如果你讓自己一天做一件事情 你會花一整天去做 如果你讓自己一天做兩件事情 你也會完成它們 如果你讓自己一天做12件事情 則會完成7 8件 時間如何被浪費 時間管理誤區(qū)分析 27 案例研討 何經(jīng)理的一天 時間管理誤區(qū)分析 28 案例研討 何經(jīng)理的一天 沒有計劃 存在的時間管理誤區(qū) 原因分析 1 與譚經(jīng)理交談關(guān)于工程師離職 2 看QQ新聞 自我打擾 3 忘記財務(wù)人員面試時間 4 親自安排食堂做涼菜 沒有授權(quán) 5 召開部門會議 無效溝通 6 與吳經(jīng)理交談 外部打擾 7 尋找財務(wù)總監(jiān)簡歷 沒有做好辦公室5S 8 制作考核溝通使用的PPT 沒有授權(quán) 9 回家后本計劃加班做材料結(jié)果先看了球賽 拖延 10 在會議前草草交上一份自己都不滿意的材料 沒有區(qū)分事務(wù)的輕重緩急 沒有明確的目標和計劃 時間管理誤區(qū)分析 無效溝通 29 時間效率殺手 技術(shù)因素 環(huán)境因素 組織因素 自身因素 缺乏計劃性時間觀念不強追求完美不愿委托或授權(quán)不愿意說 No 身體欠佳 管理制度不健全溝通不暢官僚作風(fēng)文山會海 突發(fā)事件多應(yīng)酬多同事問題多多 缺乏科學(xué)的時間管理方法和有效的時間管理工具 30 誤區(qū)根源追蹤 沒有選擇對的事 時間管理誤區(qū)分析 31 二八定律 80 20 80 20 時間 價值 80 20 80 20 價值 事情 用80 的時間和精力照顧好能給你帶來80 的銷售額的20 的優(yōu)質(zhì)客戶 用80 的時間和精力學(xué)習(xí)能帶給你產(chǎn)生80 的效果的20 的技能和方法 用20 80定律從你要做的一大堆要事中選出最具價值的優(yōu)先做 時間管理 二八定律 32 想一想 如何將石塊 碎石 沙子 水盡可能多放進水罐里 時間管理 二八定律 時間管理誤區(qū)分析 時間管理 二八定律 34 35 請詳細列出您一天的事務(wù)清單 并標注出所用的時間 分鐘 時間管理誤區(qū)分析 36 四象限定律 緊急 不重要 重要 不緊急 一 重要 緊急 客戶投訴 即將到期的任務(wù) 財務(wù)危機 安全事故 二 重要 不緊急 準備工作 編制計劃 維持人際關(guān)系 去拜訪VIP客戶 回訪客戶 計劃給員工進行培訓(xùn) 三 不重要但緊急 造成干擾的緊急事件 電話 不速之客 會議 四 不重要且不緊急 看報紙 看肥皂劇 閑聊 打牌 時間管理誤區(qū)分析 37 緊急 不重要 重要 不緊急 請將您剛才寫的一天的清單填到對應(yīng)的象限里 并計算每個象限事務(wù)所占的時間比例 時間管理誤區(qū)分析 時間管理之 四象限法則 重要 緊急 二 重要但不緊急15 一 重要而且緊急25 30 四 不重要且不緊急2 3 三 不重要而且緊急56 60 一般人的時間分配管理 不重要 不緊急 時間管理誤區(qū)分析 時間管理之 四象限法則 重要 緊急 二 重要但不緊急65 80 一 重要而且緊急20 25 四 不重要且不緊急 1 三 不重要而且緊急15 成功人士的時間分配管理 不重要 不緊急 時間管理誤區(qū)分析 40 四象限工作法的處理原則 馬上做 重點做 可以做或授權(quán)做 何必做 時間管理誤區(qū)分析 如何選擇對的事做 回報及收益高嗎 是必須要做的嗎 不做的危害有多大 完成會怎么樣 不完成會怎么樣 一定要自己完成嗎 時間管理誤區(qū)分析 練一練 何經(jīng)理的一天 時間管理誤區(qū) 通過第二章 我們學(xué)到了 追溯根源 主題 時間管理誤區(qū) 二 時間管理提升 四 時間管理對策 三 時間管理概述 一 45 1 2 3 立刻去做 確定去做 高效去做 三 時間管理對策 46 1 確定去做 時間管理 首先是要做對事 我們必須要先選擇出我們的目標 確定去做什么 以及怎么去做 就是制定出我們的 目標和計劃 47 1 確定去做 制訂目標與計劃 目標的力量 哈佛大學(xué)的調(diào)查 1953年 一群意氣風(fēng)發(fā)的天之驕子從哈佛大學(xué)畢業(yè)了 即將走向社會 他們的智力 學(xué)歷 環(huán)境條件都相差無幾 在臨出校門前 哈佛對他們進行了一次關(guān)于人生目標的調(diào)查 結(jié)果是這樣的 48 3 10 60 27 有明確的長期目標 有清楚但短期目標 有較模糊目標 無目標 社會頂尖成功人士 不乏白手創(chuàng)業(yè)者 行業(yè)領(lǐng)袖 社會精英 社會中上層 他們短期目標不斷達成成為行業(yè)專業(yè)人士 如醫(yī)生 律師 公司高級管理人員 社會中下層 盡管能夠安穩(wěn)生活 但是沒有取得什么成績 社會最底層 生活十分不如意 不斷抱怨社會和他人 經(jīng)常失業(yè) 家庭也不幸福 1 確定去做 制訂目標與計劃 25年以后 49 如何制訂目標 SMART原則 結(jié)婚 朋友介紹 網(wǎng)上 婚介所 符合婚姻法的 具備完婚條件的 2013年12月31日 2013年某大齡男要完成結(jié)婚 拿到結(jié)婚證 1 確定去做 制訂目標與計劃 50 目標需要分解 馬拉松運動員的故事 1 確定去做 制訂目標與計劃 如何制訂計劃 計劃是連接目標的橋梁 一般包含 做什么 what 如何做 how 誰來做 who 什么時間做 when 51 1 確定去做 制訂目標與計劃 如何制訂計劃 計劃執(zhí)行中要遵循PDCA原則 P Plan 計劃 D C A Do 執(zhí)行 Check 檢查 Action 處理 PDCA循環(huán)的4個階段 52 1 確定去做 制訂目標與計劃 如何制訂計劃 2013年某大齡男要完成結(jié)婚為例 53 1 確定去做 制訂目標與計劃 54 請制定你的2014年工作目標 并列出行動計劃 1 確定去做 制訂目標與計劃 1 2 3 立刻去做 確定去做 高效去做 三 時間管理對策 56 2 立刻去做 2 立刻去做 避免拖延 認識拖延 57 視頻2 拖延癥 58 討論 1 拖延有哪些危害 2 拖延產(chǎn)生的原因有哪些 3 如何應(yīng)對拖延 2 立刻去做 避免拖延 拖延的危害 承受來自內(nèi)在情緒的折磨 內(nèi)疚 后悔 自責(zé)等 遭受來自外部的各種損失 滯納金 錯失成功的機會 失去別人的信任 59 2 立刻去做 避免拖延 向拖延宣戰(zhàn) 2 立刻去做 避免拖延 將任務(wù)委托給他人 他們可能會感興趣 承認自己的拖延行為 并努力完成工作 設(shè)想自己完成任務(wù)后的愉快心情 向他人承諾 任務(wù)令人生厭枯燥乏味 解決方案 拖延的原因 向拖延宣戰(zhàn) 2 立刻去做 避免拖延 如果您缺乏完成任務(wù)所需的培訓(xùn)或資源 應(yīng)如實反應(yīng)并獲取必要的幫助 如果您是由于缺乏自信而擔心 就采取積極主動的姿態(tài) 對完成工作必需要做的所有事宜進行規(guī)劃 堅持工作 行動有助于消除恐懼 懼怕失敗 解決方案 拖延的原因 向拖延宣戰(zhàn) 2 立刻去做 避免拖延 自由地決定切入點 您很可能逐漸步入工作的正軌將工作分解為幾個部分 確定每部分工作所需的任務(wù) 以及任務(wù)的順序 然后著手處理首要任務(wù) 無從入手 解決方案 拖延的原因 63 1 2 3 立刻去做 確定去做 高效去做 三 時間管理對策 64 3 高效去做 浪費自己的時間等于自殺 浪費別人的時間等于謀殺 通過 1 拒絕打擾2 有效溝通3 辦公室5S管理4 時間管理小技巧來阻擊自己和別人浪費時間的行為 實現(xiàn)高效達成目標的目的 3 高效去做 拒絕打擾 65 理念1 一段時間內(nèi)做好一件事 3 高效去做 拒絕打擾 討論 我們平時會遇到哪些打擾 我們是如何處理的 66 誰偷走了我們的時間 67 打擾來源應(yīng)對方法 上級打擾 提前溝通 主動溝通等 同事 朋友打擾 委婉拒絕 另約時間 滿足其需求等 下級打擾 與下級約定固定的匯報時間等 不速之客打擾 直接拒絕 另約時間 限定時間等 電話打擾 集中回復(fù) 請他人過濾 軟件設(shè)置等 自我打擾 保持環(huán)境簡潔 設(shè)置完成時間 關(guān)閉部分電腦軟件等 3 高效去做 拒絕打擾 68 3 高效去做 學(xué)會有效溝通 理念2 無效的溝通不僅浪費了自己的時間 也在浪費他人的時間 69 3 高效去做 學(xué)會有效溝通 視頻3 有效溝通 亮劍 70 案例研討 白白忙活了一夜 3 高效去做 學(xué)會有效溝通 71 運用溝通技巧來高效做事 主動溝通選擇合適的溝通方式明確溝通主題和時間注意傾聽和反饋 3 高效去做 學(xué)會有效溝通 72 理念3 我們不能把有限的生命用來尋找無限的東西 3 高效去做 辦公室5S管理 3 高效去做 辦公室5S管理 以下悲催的情況有木有 領(lǐng)導(dǎo) 電話的一端客戶要的資料怎么也找不到 應(yīng)聘人來了 收到的面試簡歷在茫茫的文件中分不清 站在你面前問你要一份文件 你發(fā)現(xiàn)它不見了 73 時間管理應(yīng)用 辦公室5S 以下讓人抓狂的場景有木有 75 5S的日語發(fā)音都是以 Si 開頭 所以稱為5S 3 高效去做 辦公室5S管理 76 1 不能用 不再使用 果斷丟棄2 使用頻率較低的 集中存放在檔案柜中3 經(jīng)常使用 放在辦公桌的抽屜中 3 高效去做 辦公室5S管理 4 每天都用的 放在辦公桌上 隨手可取 77 辦公工具分類擺放 文檔分類歸檔存放 并加上明確標示 便于在最短時間內(nèi)能夠查找到 3 高效去做 辦公室5S管理 78 每天及時對辦公桌和電腦進行清掃 物品及時歸位和補充 長期保持整理 整頓 清掃的狀態(tài) 3 高效去做 辦公室5S管理 79 形成制度 養(yǎng)成習(xí)慣 3 高效去做 辦公室5S管理 向上級匯報工作的技巧 80 事前做好充分的準備 找準合適的時間 保證匯報思路結(jié)構(gòu)化 保持匯報語言要簡練 加強練習(xí) 形成習(xí)慣 3 高效去做 其他時間管理技巧 充分利用時間的小Tips 81 利用等車時間瀏覽新聞 打電話等 利用路途中的時間來思考問題等 利用出差的時間來拜訪朋友 體驗生活等 根據(jù)自己身體的生物鐘來安排不同的工作 利用睡前10分鐘時間來閱讀書籍 3 高效去做 其他時間管理技巧 82 3 高效去做 其他時間管理技巧 手機GTD軟件 時間管理對策 通過第三章 我們學(xué)到了 83 主題 二 時間管理提升 四 時間管理對策 三 時間管理概述 一 84 時間管理誤區(qū)分析 85 86 87 每天下班前要養(yǎng)成回顧的7個習(xí)慣 1 今天你的日工作清單完成情況填寫了嗎 2 明天的日工作清單所要做的事計劃了嗎 3 今天還有什么問題沒有解決 有需要明天解決的嗎 4 今天你抱怨工作 抱怨周圍的人際關(guān)系了嗎 5 今天的情緒怎么樣 積極主動快樂的工作了嗎 6 今天有讓你感動的人和事嗎 7 每周工作清單的計劃完成情況上報了嗎 綜合部 2020 3 27 89 課程練習(xí) 1 課程總結(jié) 2 時間管理提升 90 練一練 91 課程練習(xí) 1 2 課程總結(jié) 時間管理提升 92 小組總結(jié) 課程總結(jié) 課程框架 時間管理TimeManagement Goal 目標 Reality 現(xiàn)狀 Options 方法 Way 提升 時間管理概念 時間管理的重要性 實際應(yīng)用 時間管理不善的誤區(qū) 二八定律 四象限法則 時間管理對策 確定去做 立刻去做 高效去做 94 祝愿每位同事 都能hold住時間面朝大海 春暖花開 人生苦短 你 還在等什么 41 96