《辦公室管理》模擬試卷及答案.doc

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試卷代號：2 1 80 《辦公室管理》模擬試卷 此試卷為中央電大往年的舊試卷，提供此模擬題僅為大家熟悉題型之用，僅此而已，與本次期末考試無任何直接關(guān)系 一、單項選擇題(請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分) 1．辦公室布置要注意( D )。 A．上司單獨用的辦公桌椅靠墻放 B．一般辦公室桌椅最好面對面放置 C．打字、復(fù)印間離上司辦公室近些 D．各種溝通、保密 2．傳真機的使用哪一項是不對的( B ) A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量 B．隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 C．不宜發(fā)送禮儀性文本 D．不宜發(fā)送私人、保密文本 3．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當?shù)? C ) 。 A．協(xié)助簽到 B．分發(fā)資料 C．作會議記錄時離開會議室接聽電話 D．暫時保管與會者的物品 4．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的( B )。 A．保留一張購貨訂單，收到貨物時一一核對打勾 B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 C．通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度 D．用庫存一覽表來儲備辦公用品 5．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的( B )。 A．沒有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項工作 B．文員也應(yīng)具有適當判斷情況，機智應(yīng)對的應(yīng)變能力 C．上司分派兩項以上工作時，按照先來后到順序進行 D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實施 6．文員必須管理好金錢，學(xué)會節(jié)約開支，以下行為中哪一項是不恰當?shù)? A )。 A．最好到價格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要 B．作出預(yù)算，按月或季度預(yù)計辦公室的開銷來控制開支 C．采購大量物品時可以享受批量折扣，就一次多購買一些辦公用品 D．限制不必要的長途電話，輕易不要選擇快遞服務(wù) 7．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的( B ) A．善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致 B．應(yīng)該有自己的個性，盡可能使別人服從自己 C配備文秘人員時遵從異質(zhì)結(jié)合的原則 D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任 8．以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的( A )。 A．審查功能 B．保密功能 C．歡迎詞播放功能 D．報數(shù)功能 9．以下關(guān)于文員的宴會禮儀中；哪一項是正確的( D )。 A．用叉、匙進食時，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔 B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物 (2．El內(nèi)含有食物與人說話 D．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 10．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應(yīng)避免( D ) A．上司沒有經(jīng)過文員而決定的日程安排計劃，也必須填寫在計劃表上 B．如果表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己能夠了解的簡單符號 C．制作日程安排計劃表時，要留意上司改變思考的時間和路途上的時間 D．日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄 二、判斷題(正確打“√"，錯誤打“"o每小題1分，共10分) 1．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹 ( √ ) 2．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。 ( √ ) 3．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。 ( ) 4．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔"，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。 ( ) 5．要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。 ( ) 6．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。 ( √ ) 7．宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。 ( ) 8．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準備交往提示文件。 ( √ ) 9．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當?shù)拇_認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。 ( √ ) 10．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。 ( ) 三、簡答題(每小題10分．共20分) 1．文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么? (1)進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸； (2)參謀作用； 補缺作用； 增進關(guān)系作用； 方法和要求： （1）適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事； (2)適時。考慮時機； (3)適地?？磮龊希? (4)適度。要注意掌握分寸。 2．什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷? (1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”； 特征:(1)按問題特征立卷； (2按作者特征立卷； (3)按文種特征立卷； (4)按時間特征立卷； (5)按地區(qū)特征立卷； (6)按通訊者特征立卷； (7)在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。 四、設(shè)計題(每小題10分。共20分) 1．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定 召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準備和開好這次座談會? 2．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副 經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會議時間 為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個月工作30天、一 天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午 餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。 1(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者； (2)座談會以小型為主，人數(shù)以七、／L人為宜； (3)座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合； (4)主持人負責引導(dǎo)、組織，可不做記錄； (5)詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做； (6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短； (7)會場應(yīng)準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。， 2．答案： (1)會議成本=23[(G+S)T]n+后勤開支=6(G+S)Tn+后勤開支 (3分) (2)G-------參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，(2400308) (1分) (3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600308) (1分) (4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；(1分) (5)n——參加會議人數(shù)為50人(46+4)；(1分) (6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為800(200+100+1050) (1分) (7)會議成本一6(10+2．5)550+800 =18750一-800 =19550(元) 五、案例分析題(每小題20分，共40分) 1．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導(dǎo)老師賞識，他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經(jīng)理談?wù)?。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說“公司小是否埋沒了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。 小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵守紀律，完不成任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好…… 你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對。 2．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務(wù)的小陳要好好準備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還化了一番功夫進行了打扮。 正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。 古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)。客商面帶不悅之色，把自己的茶杯推得遠遠的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責客商。客商拂袖而去。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!” 小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系?" 小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的? 1答案 (1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主； (2)接待來訪者應(yīng)細心傾聽，不應(yīng)邊看報表邊聽； (3)對提重要建議的來訪者，應(yīng)認真記錄，匯報上司； (4)應(yīng)熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷； (5)對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策； (6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110。 2．答案： (1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求； (2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象； (3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜； (4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利； (5)小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責客商； (6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當?shù)臋C會，用適當?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。