內(nèi)部控制手冊-143設(shè)備采購.doc

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14. 3 設(shè)備采購管理 1.1 概述 規(guī)定了XX股份有限公司集團總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有關(guān)設(shè)備采購的管理要求，旨在規(guī)范設(shè)備采購管理，提高設(shè)備采購質(zhì)量，降低設(shè)備采購成本，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。 1.2 適用范圍 適用于XX股份有限公司集團總部及其下屬公司。 1.3 相關(guān)制度 采購控制程序 采購作業(yè)指導(dǎo)書 固定資產(chǎn)管理制度。 1.4 職責(zé)分工 設(shè)備使用部門；提交設(shè)備采購申請等。 采購部：進(jìn)行市場調(diào)查，編制設(shè)備采購計劃，篩選合格供應(yīng)商，編制采購合同等。 物流部：收貨、驗貨、入庫等。 財務(wù)部：支付貨款、入賬等。 1.5 流程圖 1.6 控制目標(biāo) 序號 內(nèi)控手冊唯一具體控制目標(biāo)編號 控制目標(biāo) 目標(biāo)類別 1 14.3-CT1 確保劃定明確合理的采購崗位職責(zé) 經(jīng)營效率目標(biāo) 2 14.3-CT2 確保采購成本效率最優(yōu)化 經(jīng)營效率目標(biāo) 3 14.3-CT3 確保采購價格合理 經(jīng)營效率目標(biāo) 4 14.3-CT4 確保采購得到適當(dāng)審批 經(jīng)營效率目標(biāo) 5 14.3-CT5 確保設(shè)備采購貨款支付安全可控 資產(chǎn)保全目標(biāo) 6 14.3-CT6 確保及時取得發(fā)票 經(jīng)營效率目標(biāo) 7 14.3-CT7 確保采購合同嚴(yán)格履行 合法合規(guī)目標(biāo) 8 14.3-CT8 確保及時收到采購設(shè)備 經(jīng)營效率目標(biāo) 9 14.3-CT9 確保采購設(shè)備滿足公司實際要求 經(jīng)營效率目標(biāo) 10 14.3-CT10 確保采購過程進(jìn)行正確的賬務(wù)處理 財務(wù)信息真實性目標(biāo) 11 14.3-CT11 確保設(shè)備資料及時歸檔 經(jīng)營效率目標(biāo) 1.7 控制矩陣 風(fēng)險編號 風(fēng)險描述 對應(yīng)控制目標(biāo)編號 關(guān)鍵控制措施編號 關(guān)鍵控制措施 不相容職務(wù) 控制活動類型 對應(yīng)制度 控制痕跡 會計報表認(rèn)定 會計報表項目 1存在和發(fā)生/真實性；2完整性；3權(quán)利與義務(wù)；4估價或分?jǐn)偅?表達(dá)和披露 1 2 3 4 5 14.3-R1 采購流程職責(zé)劃分不明確，導(dǎo)致舞弊風(fēng)險，采購人員收受回扣，造成設(shè)備質(zhì)次價高 14.3-CT1 14.3-CA1 設(shè)備管理制度中明確設(shè)備采購計劃的制定、審批、執(zhí)行及驗收等重要環(huán)節(jié)人員職責(zé)分工、崗位責(zé)任人 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 設(shè)備管理制度 14.3-R2 采購人員長期固定，導(dǎo)致采購人員與供應(yīng)商暗中操縱采購成本，形成舞弊風(fēng)險，給公司造成經(jīng)濟損失 14.3-CT1 14.3-CA2 明確設(shè)備采購人員崗位職責(zé)，將設(shè)備采購崗位列為高風(fēng)險崗位、納入高風(fēng)險崗位管理 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 采購崗位職責(zé) 14.3-CT1 14.3-CA3 設(shè)備采購人員參照高風(fēng)險崗位管理制度，實行定期輪崗管理 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 采購崗位職責(zé) √ √ √ 固定資產(chǎn) 14.3-CT1 14.3-CA4 采購相關(guān)人員實行定期輪崗，并簽訂誠信承諾書（或類似的行為保證書），承諾在采購過程中不接受供應(yīng)商回扣或好處，避免發(fā)生與企業(yè)利益相沖突的行為，并在存在利益沖突時向公司及時報告 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 誠信承諾書 √ √ √ 固定資產(chǎn) 14.3-CT1 14.3-CA5 要求金額超過10萬或主要供應(yīng)商簽訂廉政協(xié)議（或類似的承諾文件），在協(xié)議里明確禁止供應(yīng)商給予公司所有相關(guān)人員現(xiàn)金或?qū)嵨锘乜?、變相好處? 預(yù)防型 序采購作業(yè)指導(dǎo)書 廉政協(xié)議 √ √ √ 固定資產(chǎn) 14.3-R3 各直屬單位進(jìn)行設(shè)備采購未上報集團公司備案、審批，導(dǎo)致分散采購，增加采購成本 14.3-CT2 14.3-CA6 各直屬單位生產(chǎn)部門采購設(shè)備時須經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人及本單位設(shè)備管理部門領(lǐng)導(dǎo)審批通過并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)后提交集團固定資產(chǎn)管理委員會 申請/審批 預(yù)防型 固定資產(chǎn)管理制度 固定資產(chǎn)管理制度及審批單 √ 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款 14.3-CT2 14.3-CA7 各直屬單位設(shè)備采購經(jīng)單位設(shè)備管理部門及總經(jīng)理審批確認(rèn)后，在設(shè)備管理部門備案登記并由公司負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購 申請/審批 預(yù)防型 采購控制程序；采購作業(yè)指導(dǎo)書 采購申請單 √ 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款 14.3-R4 設(shè)備采購前未進(jìn)行相關(guān)市場調(diào)查，了解設(shè)備基本情況信息，影響設(shè)備采購計劃的制定 14.3-CT2 14.3-CA8 設(shè)備采購前須進(jìn)行相關(guān)市場調(diào)查，了解設(shè)備基本情況信息，包括設(shè)備技術(shù)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備型號、價格區(qū)間、使用年限、設(shè)備損耗情況、主要生產(chǎn)廠家等作為后期設(shè)備采購招投標(biāo)過程的參考依據(jù) 預(yù)防型 采購控制程序；采購作業(yè)指導(dǎo)書 市場調(diào)查報告 14.3-R5 未對市場價格變動進(jìn)行分析，預(yù)測市場價格趨勢，導(dǎo)致采購預(yù)算及價格制定不合理，增加采購成本 14.3-CT3 14.3-CA9 在進(jìn)行市場調(diào)查后，需對設(shè)備價格信息進(jìn)行整理和分析，了解設(shè)備市場價格波動情況并預(yù)測市場價格變動趨勢作為設(shè)備采購成本預(yù)算及價格制定的依據(jù) 預(yù)防型 采購控制程序；采購作業(yè)指導(dǎo)書 設(shè)備價格分析表 14.3-R6 設(shè)備采購計劃制定不合理，導(dǎo)致設(shè)備采購執(zhí)行困難，增加采購成本 14.3-CT2 14.3-CA10 設(shè)備采購人員應(yīng)根據(jù)實際生產(chǎn)需要和生產(chǎn)計劃制定采購計劃 預(yù)防型 采購控制程序；采購作業(yè)指導(dǎo)書 采購計劃 √ 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款 14.3-R7 設(shè)備采購計劃未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，導(dǎo)致未經(jīng)過授權(quán)的設(shè)備采購，造成公司資金浪費 14.3-CT2 14.3-CA11 根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃需要編制采購計劃后，根據(jù)采購金額報集團固定資產(chǎn)委員會審批 編制/審批 預(yù)防型 采購控制程序；采購作業(yè)指導(dǎo)書 采購計劃審批單 √ 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款 14.3-R8 設(shè)備采購之前未執(zhí)行詢價比價或詢價比價不充分，導(dǎo)致設(shè)備采購價格過高，增加采購成本 14.3-CT3 14.3-CA12 各下屬子公司設(shè)備采購人員從合格供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價比價 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 采購詢比價表 14.3-CT3 14.3-CA13 設(shè)備管理部門采購人員從提供詢價信息接近市場信息價的供應(yīng)商中按照價格從低到高的順序進(jìn)行排列，選擇2/3以上家供應(yīng)商 編制/審核 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 招投標(biāo)文件 14.3-CT3 14.3-CA14 從待選供應(yīng)商中選擇合適供應(yīng)商，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 招投標(biāo)文件 √ 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款 14.3-R9 設(shè)備采購未考慮到配品配件的供應(yīng)商，導(dǎo)致維修成本增加，增加運營成本 14.3-CT2 14.3-CA15 設(shè)備采購時，應(yīng)充分考慮到與該設(shè)備配套的配品配件的情況。如果配品配件供應(yīng)商稀少，價格高，或者一些外國進(jìn)口管制材料的采購，則要考慮是否更換其他設(shè)備供應(yīng)商 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 配品配件供應(yīng)商評價表 14.3-R10 未經(jīng)授權(quán)簽訂采購合同，導(dǎo)致舞弊風(fēng)險，造成公司經(jīng)濟損失 14.3-CT4 14.3-CA16 設(shè)備采購合同應(yīng)由總經(jīng)理簽訂，總經(jīng)理無法簽訂時，應(yīng)書面授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)或設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人簽訂采購合同 經(jīng)辦/審批 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 采購合同 14.6-CT6 14.3-CA17 對經(jīng)過審批的采購申請，應(yīng)按照規(guī)定授權(quán)層級，由相應(yīng)負(fù)責(zé)人簽訂采購合同 編制審批 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 采購合同 √ 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款 14.3-R11 采購合同未簽訂維修或保修條款，導(dǎo)致所購設(shè)備在使用中出現(xiàn)大量維修費用，增加設(shè)備運營成本 14.3-CT4 14.3-CA18 采購合同中須有維修或保修條款 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 采購合同 14.3-R12 采購合同的付款條約未考慮驗收、測試，增加公司的資金風(fēng)險 14.3-CT4 14.3-CA19 設(shè)備到貨后，須經(jīng)驗收設(shè)備入場調(diào)試使用后，才能支付貨款，部分設(shè)備應(yīng)在合同里規(guī)定質(zhì)保金 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 采購合同 √ 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款 14.3-R13 貨款支付審批手續(xù)不規(guī)范，導(dǎo)致資金管理混亂，造成公司資金損失 14.3-CT5 14.3-CA20 每月末采購部門根據(jù)采購合同約定，提出付款申請報部門負(fù)責(zé)人審批 經(jīng)辦/審批 預(yù)防型 采購控制程序采購作業(yè)指導(dǎo)書 付款申請單 √ 應(yīng)付賬款、銀行存款 14.3-CT5 14.3-CA21 采購部門將審批后的付款申請交財務(wù)部審核，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核簽字后辦理付款手續(xù)，并根據(jù)付款的實際情況進(jìn)行賬務(wù)處理 經(jīng)辦審核 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 付款申請單 √ 應(yīng)付賬款、銀行存款 14.6-CT9 14.3-CA22 明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，完善付款審批程序，按規(guī)定程序?qū)Σ少徣藛T提交的付款申請單進(jìn)行審批 申請審批 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 支付申請單 √ 銀行存款、應(yīng)付賬款 14.3-R14 未及時取得供應(yīng)商開具的增值稅發(fā)票，不能及時抵扣稅款，造成公司稅務(wù)風(fēng)險 14.3-CT6 14.3-CA23 在收到供應(yīng)商開具的增值稅發(fā)票之后，財務(wù)部才能辦理貨款支付及財務(wù)入賬手續(xù) 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 增值稅專用發(fā)票 √ 應(yīng)交稅費 14.3-CT6 14.3-CA24 應(yīng)妥善保管好增值稅發(fā)票留存聯(lián)，月末申報增值稅時應(yīng)與增值稅存根聯(lián)進(jìn)一步核對確認(rèn)后填寫增值稅申報表 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 增值稅申報表 √ 應(yīng)交稅費 14.3-CT6 14.3-CA25 對正常履行的采購合同，采購人員應(yīng)及時向供應(yīng)商催收相應(yīng)增值稅發(fā)票，并提交財務(wù)部門保管作相應(yīng)財務(wù)部理 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 增值稅發(fā)票 √ 應(yīng)交稅費 14.3-R15 未按合同規(guī)定及時與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算，導(dǎo)致供應(yīng)商扣留設(shè)備或引起法律糾紛，造成公司法律風(fēng)險 14.3-CT7 14.3-CA26 采購部門應(yīng)按合同規(guī)定在付款期限一個月前與供應(yīng)商核對貨款結(jié)算金額，確定已結(jié)算與未結(jié)算款項 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 結(jié)算金額核對記錄 √ 應(yīng)付賬款 14.3-R16 公司支付貨款后，供應(yīng)商未按合同及時交付設(shè)備，導(dǎo)致公司無法進(jìn)行正常生產(chǎn)，造成公司經(jīng)濟損失 14.3-CT8 14.3-CA27 采購人員督促供應(yīng)商按合同規(guī)定日期及時交付設(shè)備，經(jīng)驗收設(shè)備入場調(diào)試使用后，才能支付后續(xù)貨款 預(yù)防型 采購作業(yè)指導(dǎo)書 設(shè)備驗收單 14.3-R17 設(shè)備采購的部件不完整或缺失，造成設(shè)備無法安裝、正常使用 14.3-CT9 14.3-CA28 采購人員在驗收前應(yīng)將所到貨物與采購訂單進(jìn)行核對，并填寫收貨確認(rèn)單 發(fā)現(xiàn)型 采購控制程序； 采購作業(yè)指導(dǎo)書 收貨確認(rèn)單 √ 固定資產(chǎn) 14.3-R18 設(shè)備驗收的人員未包括設(shè)備的實際使用人員，導(dǎo)致設(shè)備不符合實際使用不到位，增加設(shè)備運營成本 14.3-CT9 14.3-CA29 驗收人員必須包括設(shè)備使用人員，以確保設(shè)備滿足實際需求 采購/驗收 預(yù)防型 采購控制程序；采購作業(yè)指導(dǎo)書 設(shè)備驗收單 14.3-R19 設(shè)備入庫時未記入設(shè)備臺賬并開具入庫單，導(dǎo)致財務(wù)無法及時入賬，造成賬實不符 14.3-CT10 14.3-CA30 驗收合格后，設(shè)備管理人員及時登記設(shè)備管理臺賬，詳細(xì)登記經(jīng)驗收合格入庫的設(shè)備的類別、編號、名稱、規(guī)格、型號、計量單位、數(shù)量、單價等內(nèi)容 預(yù)防型 固定資產(chǎn)管理制度 固定資產(chǎn)明臺賬 √ 固定資產(chǎn) 14.3-R21 設(shè)備安裝測試完畢后未出具相關(guān)的測試報告，導(dǎo)致設(shè)備檢測結(jié)果失真，影響設(shè)備正常使用 14.3-CT9 14.3-CA32 設(shè)備檢測完畢后應(yīng)根據(jù)測試記錄及結(jié)果編制設(shè)備檢測報告，檢測報告由設(shè)備操作人員、技術(shù)檢測人員及供應(yīng)商安排的設(shè)備安裝人員共同簽字確認(rèn)，檢測報告提交設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人審核并在設(shè)備管理部門備案 采購/測試 發(fā)現(xiàn)型 固定資產(chǎn)管理制度 設(shè)備測試報告 √ 固定資產(chǎn) 14.3-R22 設(shè)備交付使用后財務(wù)未及時入賬，導(dǎo)致財務(wù)賬記錄不完整，賬實不符 14.3-CT10 14.3-CA33 設(shè)備驗收人員將設(shè)備驗收記錄、設(shè)備檢測報告、設(shè)備入庫單等相關(guān)入庫單據(jù)提交財務(wù)部入賬，財務(wù)部核對送交資料后進(jìn)行賬務(wù)處理 預(yù)防型 采購控制程序；采購作業(yè)指導(dǎo)書 固定資產(chǎn)明細(xì)賬 √ 固定資產(chǎn) 14.3-R23 設(shè)備采購相關(guān)資料歸檔不及時，導(dǎo)致設(shè)備采購后續(xù)管理混亂，發(fā)生問責(zé)事故無法查找相關(guān)資料 14.3-CT11 14.3-CA34 設(shè)備管理部門應(yīng)保管與設(shè)備采購有關(guān)的招投標(biāo)資料及采購合同等文件資料并于年底進(jìn)行分類匯總，編寫歸檔資料清單，轉(zhuǎn)交檔案室歸檔 預(yù)防型 采購控制程序；采購作業(yè)指導(dǎo)書 歸檔臺賬 14.3-R24 設(shè)備采購合同簽訂先于審批日期，可能導(dǎo)致采購不必要的物品 14.3-CT4 14.3-CA35 采購合同必須經(jīng)過審批后才能簽訂 編制/審批 預(yù)防型 采購控制程序；采購作業(yè)指導(dǎo)書 采購合同會簽單 √ 固定資產(chǎn) 14.3-R25 采購成本失控 14.3-CT2 14.3-CA36 定期對金額較大的采購活動進(jìn)行事后采購成本分析 發(fā)現(xiàn)型 月度采購分析報告