《基建檔案的整理方法 幻燈片1》由會(huì)員分享,可在線閱讀,更多相關(guān)《基建檔案的整理方法 幻燈片1(24頁珍藏版)》請(qǐng)?jiān)谘b配圖網(wǎng)上搜索。
1、一、基本建設(shè)的含義、程序 基本建設(shè)(簡(jiǎn)稱:基建)是指工礦、鐵路、橋梁、農(nóng)田水利、樓房、文體場(chǎng)所等工程的建設(shè)。每一個(gè)單項(xiàng)基建工程基本上都可以分成五個(gè)階段形成的文件材料: (一)、工程前期準(zhǔn)備階段; (二)、工程設(shè)計(jì)階段; (三)、工程施工階段; (四)、工程竣工驗(yàn)收階段文件; (五)、工程的使用管理階段。 二、基建檔案組合案卷的原則 l以單項(xiàng)工程為單位,按照基建程序、保持一項(xiàng)工程形成文件材料的成套性,使組成的案卷能反映全過程,圖樣與實(shí)物保持一致。 三、基建的分類 l基建檔案在立卷整理之前一般先把分類方案制定出來。 lB 1.1-1 l 案卷順序號(hào)l 二級(jí)屬類號(hào)(建筑物)l 一級(jí)屬類號(hào)(工程項(xiàng)目
2、)l 大類代號(hào)(基建檔案)四、案卷編目(一)、卷內(nèi)文件材料的排列: l同一個(gè)工程項(xiàng)目的案卷,按工程階段、時(shí)間或重要程度來排列的先后 (不分保管期限)排列。l1.全卷均是文字材料的,應(yīng)按基建文件排列按文字在前圖紙?jiān)诤?、批?fù)在前請(qǐng)示在后、正稿在前底稿在后來排列。 (一)、卷內(nèi)文件材料的排列:l2.如果卷內(nèi)既有文字材料又有圖紙的,應(yīng)先排文字材料,后排圖紙。l3.全卷均是圖紙的,應(yīng)按圖號(hào)的順序排列。有圖紙目錄的,按圖紙的原目錄、圖號(hào)排列;沒有圖紙目錄的,按圖紙類別序號(hào)排列。卷內(nèi)排完一個(gè)專業(yè)項(xiàng)目,再排另一個(gè)專業(yè)項(xiàng)目。(二)、編制卷內(nèi)文件材料頁號(hào)或件號(hào)l1、卷內(nèi)文件材料均按有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào)。每卷單
3、獨(dú)編號(hào),頁號(hào)從“1”開始,頁號(hào)編寫位置:?jiǎn)蚊鏁鴮懙奈募牧显谄溆蚁陆蔷帉戫撎?hào);雙面書寫的文件材料,正面在其右下角,背面在其左下角編寫頁號(hào)。如果背面是空白的則不用編寫。 (二)、編制卷內(nèi)文件材料頁號(hào)或件號(hào)l2、成套圖樣或印刷成冊(cè)的文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁號(hào);l3、案卷封面、卷內(nèi)目錄(含原有圖樣目錄)、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào); 卷末備考表:(三)、蓋檔號(hào)章 l對(duì)不裝訂封面的每份文件和圖紙進(jìn)行蓋章編號(hào)。 l檔案章蓋在圖紙的圖標(biāo)上(即蓋在右下角)。 檔 號(hào)B1.1-1件 號(hào)1頁 號(hào)12(三)、圖紙折疊法 l按A4科技案卷封面的長(zhǎng)度和寬度把多出部份內(nèi)折,折疊后要使圖標(biāo)在右
4、下角,在右下角折一個(gè)斜角,展開圖標(biāo)和頁碼(不用裝釘) (四)、填寫卷內(nèi)目錄: l卷內(nèi)科技文件材料目錄的填寫方法與文書檔案卷內(nèi)目錄的填寫方法相同。填寫“文件編號(hào)”這一欄時(shí),如果是圖紙,要填上圖號(hào)。 基建檔案卷內(nèi)目錄:(五)、擬制案卷標(biāo)題: l案卷標(biāo)題由工程項(xiàng)目名稱、階段的名稱(問題)、文件材料種類(文種)三部份組成。 l例如:辦公大樓征用土地的報(bào)告、通知書、紅線圖。 (六)填寫案卷封面: l第一欄:檔號(hào)、檔案館號(hào)、縮微號(hào)。這里的檔號(hào)即是案卷號(hào)。檔案館號(hào)由檔案館編寫,立卷單位不用填寫??s微號(hào)是用縮微機(jī)把案卷內(nèi)容縮微后給縮微件編的號(hào),如果沒有進(jìn)行縮微的,這號(hào)就不用編寫。l第二欄:填寫單位的全稱。 l
5、第三欄:已印上科技檔案。 l第四欄:類別:填寫“基建” 。(六)填寫案卷封面:l第五欄:寫案卷標(biāo)題。l第六欄:填寫編制單位。(編制單位是指卷內(nèi)文件材料的作者,作者較多,只需標(biāo)出二至四個(gè)就可以了)。l第七欄:填寫編制日期。(填寫卷內(nèi)文件材料的日期,由于日期較多,通常只填寫起止時(shí)間。l例如:(六)填寫案卷封面:l第八欄:填寫保管期限l第九欄:密級(jí)。(沒有定出密級(jí)的不用填寫)。案卷封面:(七)、填寫卷末備考表。 l單位名稱:填寫建立檔案的單位。l形成檔案部門名稱:填寫本單位整理檔案的部門名稱。l立卷說明:本卷共有文字材料幾件、幾頁;圖紙幾件;并填寫卷內(nèi)文件l存在的問題,(如文件字跡不清,紙張破碎等)。其他欄目按實(shí)際情況填寫。五、填寫分類目錄 分類目錄登記時(shí),在類別欄上填寫“基建”兩字,按組卷時(shí)間的先后排列填寫。 基建檔案案卷目錄:六、案卷入盒 l案卷整理好后,要裝入科技檔案盒。每個(gè)盒裝的卷數(shù)不限裝滿為準(zhǔn),不同工程項(xiàng)目的案卷不能混合裝在同一個(gè)盒里。盒面除了案卷題名不用填寫外,其余各欄按案卷的情況填寫,盒脊上半部空白處填寫工程項(xiàng)目的名稱,下半部填寫案卷號(hào)。 基建檔案盒: