小型企業(yè)采購管理制度.doc

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. 采購管理制度 — 討論稿 目的：為了合理高效地使用資金和加強采購計劃管理，規(guī)范采購工作，保證生產用原輔材料的供應數量和質量。 適用范圍：適用于本公司所有采購物資管理。 責任者：質保部、綜合部、采購部和倉庫負責人、采購人員、倉庫管理人員。 內容： 1、采購分類： 1.1生產物資采購 包括：生產用原材料、輔料、包裝、外協(xié)構件、五金配件、勞保用品等。 1.2研發(fā)實驗室使用物資采購 包括：使用的儀器，工具，設備等。 1.3辦公用品采購 包括：辦公耗材、其它零星物資、培訓資料、書刊等。 1.4固定資產采購 1.4.1辦公設備：如電腦、打印機、辦公桌、文件柜等固定資產。 1.4.2包括機器設備、新建、改建項目需用物資。 2、采購 2.1采購申請 2.1.1生產物資采購計劃 2.1.1.1常規(guī)生產物資由倉庫根據庫存情況填報《采購需求表》。 2.1.1.2非常規(guī)生產物資由生產部根據公司下達的生產計劃單，準確計算并填寫《采購需求表》，由總經理簽字批準后，交采購部統(tǒng)一采購。根據物料采購流程采購。 2.1.2研發(fā)實驗室物資采購 由使用部門填制《采購需求表》必須由總經理簽字后，再交由采購部統(tǒng)一采購。 2.1.3辦公用品采購計劃 由綜合部負責公司辦公用品的采購計劃申報，部門經理簽字批準后，交采購部統(tǒng)一采購。 2.1.4固定資產采購 2.1.4.1辦公設備采購由使用部門填制《采購需求表》，綜合部審核后（是否需要、是否公司可內部調整等），經總經理批準，交由采購部統(tǒng)一采購。 2.1.4..2機器設備采購，由生產部填制《采購需求表》，經生產部經理簽字審核后，由總經理批準后，由采購部及生產設備部共同負責采購。 2.1.4.3新建、改建項目需用物資，由總經理指定負責實施部門做出方案、圖紙和預算書，并用總經理批準，職能部門編制《采購需求表》，由采購部及相關部門共同負責采購。 2．2請購的撤消 （1） 已開具請購單，并經批準后因各種原因需撤消請購時，由請購部門以書面方式呈送采購人員，必要時應先口頭知會計劃部以及采購部。 （2） 請購部門回收各聯(lián)請購單，并備注“撤消”字樣。 （3） 采購部接獲通知后應立即停止一切采購動作，采購部經與供應商協(xié)商后應及時取消訂單。 （4） 未能及時停止采購時，采購部應通知原請購部門并協(xié)商善后工作 2.3采購詢價 2.3.1對各類申報的 《采購需求表》，采購部采購人員應與倉庫及相關部門核實采購物資品種和數量的合理合理性。 2.3.2采購人員按《采購需求表》，上的物料進行采購詢價，采購員對同品種物質應進行質量、價格的比較工作，不得少于三家（特殊急需物料，和采購困難的物料的可酌情處理），應詳細的記錄在《請購單》上，包括采購品種、數量、價格、供應商、付款條件等，由采購部經理審核，總經理批準后方能進行下單采購。 2.3.3采購部門人員應隨時掌握市場動態(tài)，對某些原料價格波動大的品種，有價格空間的要及時報告采購部經理和總經理，為提供是否儲備作決策，總經理一旦簽發(fā)特需采購計劃，采購部采購人員應把握機遇，從速落實。 2.4合同簽訂 采購物資原則上必須簽訂合同，特別是對于預付貨款（包括帶款提貨、款到發(fā)貨、現款現貨等情況）更應從嚴要求，合同上應注明品種、型號、質量要求、數量、單價、金額、運輸方式、付款方式、計劃到貨日期等。對于小金額的小品種，可以采取電話訂單的形式與供應方進行確認。 2.5催貨 2.5.1采購合同簽訂完畢以后，根據采購合同上要求的到貨日期，采用時間段向供貨商反復確認到貨日期（對于由于特殊原因不能及時到貨的，應在第一時間通知物資采購計劃申報部門）直至物資到達我公司。 25.2各種原輔材料到貨前，采購員都應通知倉庫保管員預備貨物，準備接貨。 2.6入庫 2.6.1實物入庫 2.6.1.1貨物到達廠門口后，由采購員根據對方的送貨單填制“原、輔材料收貨通知單”交給司機，司機憑此通知單找倉庫安排后續(xù)事項。 2.6.1.2對于檢驗不合格的物資，按照不合格品管理程序處理。 2.6.1.3對因包裝數量造成破損或其它原因造成短斤缺兩（獨立包裝的品種少件數除外），倉庫保管員應通知采購人員，超出合理損耗范圍的（合理損耗范圍由質控部和采購部共同制定，質控部、倉庫、采購部共同保存），采購人員應立即與供應方協(xié)調，及時補足分量。 2.6.1.4倉庫在收到貨物后，應及時在“原、輔材料收貨通知單”簽字交由司機帶回采購部，由采購部填制收貨單交由司機帶回供應商。 3、采購付款 3.1采購員填制“付款申請單”，申請人應在“付款申請單”上填寫好付款單位、收款單位、付款用途（采購哪種原料）、尚欠貨款金額（分別注明各分公司的欠款金額及總額，如為預付款則以單價數量=金額的方式填寫，）、申請付款金額，付款方式、申請人姓名后，交由財務核實欠款金額、票據是否齊全等情況后，由采購部經理審核，總經理批準，最后交給財務安排付款。 3.2采購人員在安排付款盡量要避免現金結算（包括從財務上領取現金和打入個人帳戶）。 3.3以承兌方式付款的，采購員應盡量要求對方單位人員過來領取，特殊情況可采用EMS快遞，從財務上領出承兌匯票時，應在“使用承兌匯票登記表”上登記。采購員都應在付款后十天內將收款收據交到財務部門。 3.4財務安排付款后應在“付款申請單”備注欄中填寫實際付款金額、付款方式和付款日期，將第三聯(lián)交還給采購人員，由采購部存檔。 采購流程圖 生產計劃 倉庫物料情況 采購需求表 采購部查詢供應記錄 請購單 采購單/ 采購合同 收料單 檢驗 供應商 核 準 批 準 發(fā) 貨 退貨暫存?zhèn)} N G OK 入庫單 分類決定采購方式 長期采購合約 退回 否 制度范本精選版