公文格式及公文處理.ppt

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,,公文處理及公文格式 分析與解讀,利川市食藥監(jiān)局辦公室 董玉明 2015年10月8日,電話：13997751833； QQ：1584620153,,,１．目前，公文處理運用的國家標準有哪些？ ２．公文有多少種類？ ３．請示和報告有哪些區(qū)別？ ４．目前公文的行文規(guī)則有哪些？ ５．公文格式有多少個要素？ ６．黨政機關公文用紙是否一樣？ ７．公文版心面積有多大？ ８．公文中主題詞還要不要？ ９．成文日期是用中文數字還是用阿拉伯數字？ 10．印發(fā)份數還要不要？,,,,,,公文處理,公文格式,,,公文及公文處理的定義,,,公文及公文處理的定義,公 文 種 類,行文規(guī)則及常見問題,行 政 公 文,,,,,,,,,總 體 要 求,版頭部分要求,主體部分要求,版記部分要求,提 綱,,,,（一）公文的定義,中共中央辦公廳、國務院辦公廳 關于印發(fā)《黨政機關公文處理工作條例》的通 知 （2012年4月16日印發(fā)，2012年7月1日執(zhí)行）,公文：是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書；是依法行政和進行公務活動的重要工具。,,,公文的作用,,,,,,,指導工作，傳達意圖,聯系工作，交流情況,,,請示工作，答復問題,總結工作，推廣經驗,記載工作，積累史料,（通知）,（函）,（請示、批復）,（通知、決定）,（各文種）,（二）公文的作用,,,與原《國家行政機關公文處理辦法》相比較，《條例》新增了公文擬制這項內容，將整理（立卷）、歸檔劃歸公文辦理范疇。,公文處理：指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。,（三）公文處理的定義,,,,,（一）公文種類（15種）,我們經常用到的幾種公文格式：通知、函、報告、請示、批復、紀要等。,,,,適用于批轉下級機關、轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。 特點：通知是使用范圍最廣，使用頻率最高的一個文種。 按內容和功用的不同，通知可以劃分為批示性通知、指示性通知、告知性通知和任免通知四大類。,１．通 知,,,２．函,（１）適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務聯系。 （２）函可分為公函與便函兩種。 （３）公函的寫作要求： ① 要一函一事，切忌一函數事。 ② 內容要簡潔，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸，無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。 ③ 措辭要得體。無論哪一類函，都要注意語言的得體。,,,３．報 告,適用于下級機關向上級領導機關匯報工作、反映情況、提出意見建議或答復上級機關的詢問而使用的陳述性上行公文。一般使用于事后和事情進行中。 報告的種類：綜合性報告、專題性報告、回復報告。 報告的寫作要求： 寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統(tǒng)領材料。 專題報告，要一事一報，體現其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。 切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。,,,４．請 示,請示是下級機關向上級機關請示指示和批準的公文文種。請示主要用于： 一是在實際工作中，遇到缺乏明確政策規(guī)定的情況需要處理； 二是工作中遇到需要上級批準才能辦理的事情； 三是超出本部門職權之外，涉及多個部門和地區(qū)的事情，請示上級予以指示。,,,在寫請示時，應當注意以下一些事項： 一要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行； 二是不要搞多頭請示。 三是一般不得越級請示，個別需要越級請示的，一般可常采用轉呈式請示或在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門。 四是不要把請示寫成報告或請示報告。 五是除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關。,,,請示與報告的相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見、反映情況的內容。區(qū)別是： 第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時，報告寫的情況是已做過的，屬于過去時； 第二，內容的側重點有別。請示著重于請示批準，報告著重于匯報工作； 第三，要求有別，請示要求上級必須回復，報告則不必，只供上級參考。,請示與報告的區(qū)別：,,,,５．批 復,是上級機關答復下級機關請示事項的答復性公文，具有權威性、針對性和指示性等特點。要寫好批復還應注意以下幾點： 第一，有核實請示緣由的真實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應先作調查研究； 第二，凡請示事項涉及其它部門或地區(qū)的問題，批復前都要與其協商，取得一致意見； 第三，及時批復，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應予以糾正，以免誤事。,,,是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀要，可以“通知”形式發(fā)出。 按照會議性質來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯席（協調）會議紀要、座談會議紀要等。,6．紀 要,,,綜合性：會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的 發(fā)言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提 煉基礎上形成的，它具有整理和提要的基本特 點。 指導性: 這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權威 性；二是會議紀要集中反映了會議的主要精神 和決定事項。因而紀要一經下發(fā)，將對有關單 位和人員產生約束力，起著類似于指示、決定 或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以 作為與會同志向單位領導匯報、向群眾傳達的 文字依據。 備考性: 一些會議紀要主要不是為了貫徹執(zhí)行，而是向 上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。,,會議紀要的特點,,,（一）行文規(guī)則,,,,,,,（二）行文規(guī)則中常見問題,１．請示與報告易混淆不清,突出表現在兩個方面： （１）請示與報告混用： 《關于請市領導出席XXXX活動的報告》 《關于申請XXXXXXXXXXXXXXXX的請示》 《關于上報XXXXXXXXXXXXXXXX的報告》 （２）請示與報告并用 ： 《關于召開第XX屆黨代會的請示報告》,,,２．生造或亂用文種,,,使用黨和國家公文法規(guī)規(guī)定以外的文種即為生造文種，如“匯報”、“批示”、“批轉”、“轉發(fā)”等。 其中“匯報”系公文處理中的常用術語，不能作為文種； “批示”在建國初期曾經一度作為正式公文文種使用，但后來已明令不用； “批轉”和“轉發(fā)”只是兩種重要的公文發(fā)布形式，但是仍不能作為公文文種使用。,,,３．上下級機關聯合行文,上級機關與下級機關，或機關與所屬部門不能聯合行文。 例如：市局機關不能與市食品藥品稽查大隊聯合行文，正確的做法以主管部門的名義行文即可。,,,４．平級機關使用上行文或下行文種,平級或不相隸屬機關機關之間，相互使用請示、報告、或指示性通知等行文。,例如：縣市藥監(jiān)局與縣市財政局、人社局同屬正科級行政單位，在向縣市財政局、人社局申請辦理某事時，應使用“函”。有時，為了表示尊敬卻用了上行文種“請示”，而對方在復文時，本應也有“函”，結果用了下行文種“批復”。雙方是平級關系，而在此事上變成了上下級關系，這樣是錯誤的。,,,５．指示對象錯誤,不能給無業(yè)務指導關系的下一級部門行文指揮。 例如：我們市食藥監(jiān)局不能直接給市教育直接發(fā)文，要求加強學校食堂監(jiān)管。正確的做法是與教育局聯合行文。,,,６．行文給領導個人,有時為了求快，往往喜歡將請示直接行文給主管領導個人；或者有時將單位請示送上級機關辦理的同時，又自己找有關領導批示答復。這樣是不符合行文規(guī)則的。一般情況下，公文特別是請示不應主送給領導個人。,,,,,中華人民共和國國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局 中國國家標準化管理委員會 《黨政機關公文格式》 （2012年6月29日發(fā)布，2012年7月1日實施 ）,第二部分 公文格式,,,公文格式各要素,,,,主要變化 增加了“份號”、“發(fā)文機關署名”、“頁碼”,取消了主題詞要求，同時不標注“共印XX份”。,,,,包括開本、版心、標點、字體字號、制版、印刷、裝訂七個部分。,（一）總體要求,,,１．開本,黨政機關文件統(tǒng)一采用國際標準A4型，紙張白度在80%-90%。 幅面尺寸為：297 mm210 mm。,,,版心尺寸為225mm156mm（不含頁碼），每頁22行，每行28個字，行間距用固定值28.8磅。 版面上空約37 mm1 mm， 下空約33毫米， 左白邊28mm1mm ， 右白邊26mm。 為方便印制，每頁行數可視情增加或減少1至2行。增減行數時適當調整行間距，保持版心高度不變。,２．版心,,,,,３．標 點,采用國家質量技術監(jiān)督檢驗檢疫總局、中國國家標準化管理委員會2011年發(fā)布、2012年6月1日實施的《標點符號用法》，并按規(guī)定要求使用。,,,４．字體字號及字體顏色,,,５．制 版,制版時要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過１ mm,,,６．印 刷,公文印制要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不超過２mm。字面不花、不白、無斷劃。,,,７．裝 訂,公文一般采用騎馬釘的方式裝訂，無法采用騎馬釘方式裝訂時采用平訂的方式裝訂。 訂位為兩訂，外訂眼距版面上下邊緣各70 mm，允許誤差4 mm。騎馬釘釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書籍間的距離為３－５ mm。,,,,,包括份號、密級和保密期限、緊急程度 發(fā)文機關標示、發(fā)文字號、簽發(fā)人和分 隔線七部分。,（二）版頭部分要求,,,份號，即公文印制份數的順序號。公文標注份號有利于對公文的管理和利用。并不是所有公文都需要編制份號，但涉密公文應標注份號。 份號的標法： 一般用６位３號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角的第一行，位數不足６位的前面用０補足。,１．份 號,No 000001,,,,２．密級和保密期限,按照保密法的規(guī)定，涉密公文應根據涉密程度分別標注：絕密、機密及秘密。 密級標法方法： 用3號黑體，頂格標注在版心左上角第二行（份號下方），如需要同時標明保密期限，密級和保密期限之間用實心“★”隔開，密級二字中間不空字。 沒有保密期限的，密級二字中間空1個字。保密期限中的數字用阿拉伯數字標識。,No 000001 秘密★10年,,,,３．緊急程度,緊急程度即對公文送達及辦理的時間要求。 緊急公文分別標明：特急、加急。 一般公文都不標注緊急程度，急件都采用電報或發(fā)電的形式，分特提、特急、加急和平急四種。其中特提電報為最高級別要求隨到隨辦。特急、加急和平急的緊急程度依次降低。 用3號黑體，標注于公文首頁左上角第三行（密級下方）。,No 000001 秘密★10年 特急,,,,４．發(fā)文機關標志,,即我們常說的“紅頭”。除在報刊上公開發(fā)表的公文不適用發(fā)文機關標志外，其他公文都應適用發(fā)文機關標志，以示公文的莊重性和權威性。 發(fā)文機關的標法： １．可由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加上“文件”組成；也可以用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。 ２．發(fā)文機關標志居中排布在公文首頁上部；上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色。 ３．聯合行文時，應將主辦機關名稱排在前。,,,５．發(fā)文字號,,(1)即機關制發(fā)公文的編號。由機關代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，缺一不可。如:“恩施州食藥監(jiān)發(fā)﹝2014﹞1號” （2）發(fā)文字號一般用３號仿宋體，簡稱要準確沒有歧義，年份應標全稱，如“2014”不能用簡稱“14”；用中文“﹝﹞”括起來，不能用西方的方括號“[ ]”或“【】”；順序號前不能加“第”。 （3）上行文發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。 （4）聯合行文只標注主辦機關的發(fā)文字號。,x委〔201４〕x號,簽發(fā)人：xxx,,,６．簽發(fā)人,,即簽發(fā)文件的負責人。只有上行文應標注簽發(fā)人。 “簽發(fā)人”用3號仿宋 ，簽發(fā)人姓名使用3號楷體標注。 簽注簽發(fā)人的文件，發(fā)文字號居左空１個字，簽發(fā)人及簽發(fā)人姓名居右側，右側后空１個字。,,,,,聯合行文的單位均應標簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按發(fā)文機關的排序從左至右、自上而下依次均勻順排，一般每行排兩個姓名，主辦機關的簽發(fā)人姓名排第一行，其他單位簽發(fā)人按版頭往下排。 回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對其，最后一個簽發(fā)人姓名應與發(fā)文機關字號處在同一行,,,,包括標題、主送機關、正文、附件說明、 發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、 附件九個部分,（三）主體部分要求,,,１．標 題,,,,,,,,,,,,,,,,,,２．主送機關,（１）主要受理公文的機關。 （２）主送機關名稱應用全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱。 （３）主送機關位于標題下方，正文上方，頂格排印。 （４）有多個主送機關的，各機關名稱之間用頓號隔開，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。 （５）請示性公文只能送一個主送機關。受雙重領導的機關，也只能主送一個上級機關，必要時抄送另一個上級機關。,,,,３．正 文,（１）正文一般用3號仿宋，如果轉發(fā)文件前面的引言，則用楷體。 （２） 正文的每個段落首行前面空２個字，段尾避免單字成行、單行成頁?；匦许敻?，數字，年份不回行。 （３）每個段落之間一般不空行，但特殊情況的文件，為了突出層次，可在段落之間加入一個空行。主送機關和正文之間不能空行。,,,正文中的層次序數： 第一層：“一、” （小標宋或黑體）（作為小標題時句尾無標點）； 第二層：“（一）”（楷體） （作為小標題時句尾標點可有可無）； 第三層：“ 1.” （仿宋） （無論是否作為小標題，要有標點）； 第四層 “（1）” （仿宋） （必須有標點）。,,正文中的數字有個特例，每另起一段的數字后面的標點，應為圓點，而不能用頓號。但文中的數字后面則用頓號。,,,,４．附件說明,（１）附件說明分別與正文和發(fā)文機關署名之間空一行，字體字號用3號仿宋體。 （２）“附件：”前空2個字，后接排附件名稱，名稱后不加標點符號，附件序號用阿拉伯數字，每行位置對齊，如“附件：1.”。 （３）附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。 （４）正文中標注的附件內容應與附件標注的內容一致。如：正文是：“附件１．”，后面的附件不能寫作“附件一”。,,,,５．發(fā)文機關署名,（1）應用全稱或規(guī)范化簡稱，應與發(fā)文機關標志、標題中發(fā)文機關名稱相一致。 （２）字體字號用3號仿宋體，位于正文的右下方（與正文或附件說明空一行），居右排，后空2個字。 （３）兩個以上機關聯合發(fā)文，發(fā)文機關名稱上下并排，等距撐開，長度相同。,,,６．成文日期,一般署會議通過日期或領導同志簽發(fā)日期。兩位以上領導人審簽，署最后一位的簽發(fā)日期；聯合行文，署最后簽發(fā)機關領導同志的簽發(fā)日期。決議、決定以會議通過日期為準。 成文日期應寫明年、月、日，位于發(fā)文機關署名右下方，字體字號用3號仿宋_GB2312，首字比發(fā)文機關首字右移2個字，如長于發(fā)文機關，居右排時后空2個字。,,,７．印 章,除會議紀要和印有版頭的向下普發(fā)的公文外，公文應加蓋發(fā)文機關印章。 用印頁（發(fā)文機關署名頁）至少應有二行正文，不能標注“此頁無正文”字樣。,,,,,,,（１）用于上行文時，用于標注聯系人和電話。 （２）用于下行文時，用于標注普發(fā)性公文的印發(fā)范圍等需要說明的事項。 （３）如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。,８．附 注,,,,,,９．附 件,附件應另頁編排，不管前一面留有多少空白，都需要另起一面。 附件排在版記之前，與正文一起裝訂。 附件正文左上角第一行頂格用3號黑體字標識“附件”，有幾個附件時還應標注順序號。如“附件1”、“附件2”等，其后不加冒號。 附件標題應與“附件”兩字空開一行。,,,包括抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期三部分,（四）版記部分要求,,,版 記,公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。版記應當置于公文的最后一頁。,,,,,,,１．抄送機關,,（1）除主送機關外，需要執(zhí)行或知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱或規(guī)范化簡稱。一律使用“抄送”，不使用“抄報”或“報送”。 （２）抄送機關一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空１字編排。“抄送”二字后標全角冒號和抄送機關，回行時與冒號后面的首字對齊。 （３）同一系統(tǒng)內同級機關之間用頓號分隔，不同系統(tǒng)機關之間用逗號分隔，最后一個抄送機關名稱后標句號。,,,２．印刷機關及印刷日期,（１）印發(fā)機關，為公文管理機關。 （２）印發(fā)日期，為公文付印的日期，不是領導簽發(fā)的日期，要和成文時間相區(qū)別。,印發(fā)機關及印發(fā)日期編排方法： 一般用4號仿宋體，標注于末條分隔線上，印刷機關左空1個字，印刷日期右空1個字。用阿拉伯數字將年、月、日標全，后面加“印發(fā)”二字。,,,頁碼編排要求,一般用4號半角白體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各方一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。 單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。 公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。,,注：常見的白體字有宋體（明體），仿宋，楷體等三大類,,,,,,,,,,信函格式,,,, 公文格式新國標 主題詞兒不再標 公文用紙Ａ４型 涉密公文標份號 密級緊急左上角 特急加急馬上辦 上行公文不留空 印章署名要齊全 成文日期用數字 公文頁碼不可少 版記４號仿宋體 信函格式應簡化,新舊公文格式變化口訣,,,謝謝大家！,