企業(yè)信用管理制度.doc

《企業(yè)信用管理制度.doc》由會員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《企業(yè)信用管理制度.doc（13頁珍藏版）》請在裝配圖網(wǎng)上搜索。

. 誠信管理制度 公司內(nèi)部設(shè)立專門的信用管理人員，公司副總為信用管理人員的分管領(lǐng)導(dǎo)，任命信用管理負(fù)責(zé)人，有專職的信用管理工作人員。 一、信用管理工作內(nèi)容： 1、組織宣傳、貫徹合同法律法規(guī)條例，培養(yǎng)信用管理人員和技術(shù)人員的信用意識，依法保護(hù)本企業(yè)的合法權(quán)益。 2、制定、修訂本公司信用政策、信用管理制度、辦法，組織實施信用管理工作的考核。 3、對客戶進(jìn)行資信調(diào)查，建立客戶信用檔案，并進(jìn)行動態(tài)化管理。 4、客戶授信管理：進(jìn)行客戶信用審批，跟蹤客戶，定期對客戶的信用狀況統(tǒng)計分析。 5、應(yīng)收賬款管理：控制應(yīng)收賬款平均持有水平，日常監(jiān)督應(yīng)收賬款的賬齡，隨時將潛在的不良賬款進(jìn)行技術(shù)處理，防范逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生。 6、商賬處理：建立標(biāo)準(zhǔn)的催賬程序和一支工作高效的追賬隊伍，及時制定對逾期應(yīng)收賬款處理的方案，并組織有效的追賬。 7、利用征信數(shù)據(jù)庫資源，幫助銷售部門開拓市場。 二、崗位責(zé)任制度： 1、法定代表人的主要職責(zé)： l 加強(qiáng)信用管理工作，支持信用管理人員開展工作，解決信用管理工作中的重大問題； l 授權(quán)委托合同承辦人員對外簽訂合同； l 對本公司合同承辦人員進(jìn)行考核、獎懲； l 定期了解合同的簽訂、履行情況。 2、信用管理負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)： l 組織合同法律法規(guī)的宣傳、培訓(xùn)，組織信用管理研討會、案例評析會； l 制定、修訂本公司信用政策、信用管理制度、辦法，組織實施信用管理工作的考核； l 統(tǒng)一辦理授權(quán)委托書，嚴(yán)格管理本公司合同專用章的使用； l 制止公司或個人利用合同進(jìn)行違法活動； l 日常監(jiān)督分析應(yīng)收賬款的賬齡，防范逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生； l 建立標(biāo)準(zhǔn)的催賬程序； l 匯總、分析客戶信用數(shù)據(jù)，向有關(guān)部門提供咨詢服務(wù)； l 協(xié)調(diào)與供銷、財務(wù)、技術(shù)等部門的關(guān)系。 3、信用管理員的主要職責(zé)： l 協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。 l 審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)，保管好合同專用章。 l 檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同執(zhí)行中的問題和糾紛。 l 登記合同臺帳，做好合同統(tǒng)計、歸檔工作，匯總合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況。 l 發(fā)現(xiàn)不符和法律規(guī)定的合同行為，及時向信用管理負(fù)責(zé)人或公司副總報告。 l 參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。 l 定期向信用管理負(fù)責(zé)人匯報信用管理情況。 l 負(fù)責(zé)客戶檔案管理與服務(wù)。 l 參與商賬追收。 l 配合有關(guān)部門共同搞好信用管理工作。 4、供銷部門的主要職責(zé) l 依法簽訂、變更、解除本部門的合同。 l 嚴(yán)格審查本部門所簽訂的合同，重大合同提交有關(guān)方面會審。 l 對所簽合同，認(rèn)真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。 l 在合同履行過程中，加強(qiáng)與其它各有關(guān)部門聯(lián)系，發(fā)生問題及時向信用管理機(jī)構(gòu)信用管理員通報。 l 本部門合同的登記、統(tǒng)計、歸檔工作。 l 參加本部門合同糾紛的處理。 l 配合企業(yè)信用管理機(jī)構(gòu)做好信用管理工作。 5、財務(wù)、技術(shù)部門的主要職責(zé) l 加強(qiáng)與供銷等有關(guān)部門的聯(lián)系，及時通報合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。 l 做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項的統(tǒng)計、分析，提出處理建議。 l 解決合同履行中有關(guān)技術(shù)方面的問題。 l 依法簽訂、變更、解決技術(shù)合同。 l 本部門合同的登記、統(tǒng)計和歸檔工作。 l 配合企業(yè)信用管理人員做好信用管理工作。 法人授權(quán)委托及合同簽訂前的評審制度 一、法人授權(quán)委托管理制度 （一）被授予“法人委托書”者的條件 1、必須是本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中確需簽訂合同，并具有經(jīng)濟(jì)工作經(jīng)驗的有關(guān)人員。 2、必須經(jīng)過《中華人民共和國合同法》培訓(xùn)，考試合格，并經(jīng)工作業(yè)績審查合格者。 3、能夠遵紀(jì)守法，執(zhí)行好國家各項法令、法規(guī)和本企業(yè)的規(guī)章制度。 （二）“法人委托書”的申請程序 1、凡申請持證者，先由申請部門向信用管理人員提出申請，填寫“參加《合同法》培訓(xùn)人員登記表”。 2、由信用管理人員統(tǒng)一組織申請持證者參加工商行政管理部門舉辦的《合同法》培訓(xùn)班，并參加考試。 3、考試合格后，申請部門按信用（合同）管理機(jī)構(gòu)要求填寫“法人委托書申請審批表”，并對其工作業(yè)績進(jìn)行考核審查，再經(jīng)公司人事部門和信用（合同）管理機(jī)構(gòu)審核后報公司法定代表人批準(zhǔn)，簽章頒發(fā)授權(quán)證書。 （三）“法人委托書”的管理 1、信用管理人員負(fù)責(zé)“法人委托書”的申請審核、證件辦理，變更、注銷登記、遺失聲明和監(jiān)督檢查等管理工作，并為公司歸口管理部門。 2、本公司頒發(fā)的簽訂合同的“法人委托書”，采用由省工商行政管理局統(tǒng)一印制的“法人委托書”文本，在有效期限內(nèi)可連續(xù)使用，但有效期限最長不得超過兩年。 3、凡不持有“法人委托書”因特殊情況需對外簽約者，由所在部門向信用管理人員提出申請，經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)，由信用管理人員具體辦理一事一委托的臨時“法人委托證明”事宜；未取得“法人委托書”及“法人委托證明”的其他人員一律不得對外簽訂合同。 4、凡持有“法人委托書”對外簽訂合同者，必須嚴(yán)格遵守本公司制定的信用管理規(guī)定和相關(guān)的配套制度，做好合同臺帳記錄，以備考查。 5、凡發(fā)生下列情況之一者，必須辦理變更或核準(zhǔn)注銷手續(xù)： l “法人委托書”授權(quán)內(nèi)容變更； l 證件有效期屆滿，不再續(xù)展； l 持證人因工作變動，不再對外簽約； l 持證人因調(diào)離本公司、退休或死亡； l 持證人因違反本公司管理制度，情節(jié)嚴(yán)重需撤消“持證人”資格； l 持證人擅自涂改授權(quán)內(nèi)容、轉(zhuǎn)借和弄虛作假撤消“持證人”資格。 6、經(jīng)頒發(fā)的“法人委托書”如有遺失，持證人應(yīng)書面向本部門領(lǐng)導(dǎo)報告，并將本部門批示意見送信用管理人員，由信用管理人員向法定代表人或信用管理領(lǐng)導(dǎo)小組報告后，根據(jù)情況酌情處理。 7、凡核準(zhǔn)注銷人員的“法人委托書”證件，由所在部門負(fù)責(zé)收回交信用管理人員統(tǒng)一處理。 （四）責(zé)任 1、各部門應(yīng)加強(qiáng)對持證人的教育和管理，凡發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重違反本公司有關(guān)制度規(guī)定簽約或利用證件進(jìn)行違法活動，以及失職、瀆職等給公司帶來重大損失者，應(yīng)依法追究責(zé)任，同時注銷證件。 2、持證人必須嚴(yán)格按授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限在有效期內(nèi)簽訂合同，如因超越授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限發(fā)生的糾紛，其經(jīng)濟(jì)及法律責(zé)任由持證人承擔(dān)。 二、合同簽訂前的評審制度 合同簽訂前實行評審制度。合同評審機(jī)構(gòu)設(shè)在公司內(nèi)部，組成人員包括主管副總、信用（合同）管理負(fù)責(zé)人、信用管理員、合同承辦人、供銷、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。 （一）合同評審程序 1、合同承辦人將合同草本及相關(guān)資料交信用管理員初審； 2、信用（合同）管理員填寫合同評審表中初審記錄交信用管理負(fù)責(zé)人審批，簽署審批意見。 3、特殊/重大合同，由信用（合同）管理負(fù)責(zé)人組織有關(guān)部門進(jìn)行會審，信用管理員匯總各部門會審意見后交信用管理負(fù)責(zé)人簽署意見，并報主管副總批準(zhǔn)實施。 4、信用管理員將合同評審表歸入該合同檔案。 （二）評審內(nèi)容 1、簽訂合同前必須嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的主體資格。 l 對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復(fù)印專用章的公司法人營業(yè)執(zhí)照 或營業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件。 l 對非法人經(jīng)濟(jì)組織，應(yīng)當(dāng)審查其是否按法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照。對分支 機(jī)構(gòu)或是事業(yè)單位和社會團(tuán)體設(shè)立的經(jīng)營單位，除審查其經(jīng)營范圍外，還應(yīng)同時審查其所從屬的法人主體資格。 l 對外方當(dāng)事人的資格審查，應(yīng)調(diào)查清楚其地位和性質(zhì)、公司或組織是否合法存 在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及公司或組織注冊地。 2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。 l 代理人職務(wù)資格證明及個人身份證； l 被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書； l 代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理期限。 3、簽訂合同前，必須認(rèn)真審查對方當(dāng)事人的履約能力。對方當(dāng)事人在合同中負(fù)有提供專業(yè)性較強(qiáng)的勞務(wù)、工程項目或限制經(jīng)營項目等義務(wù)時，應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人提供由政府法定機(jī)構(gòu)頒發(fā)的經(jīng)營許可證或資質(zhì)等級證書等證明。 4、簽訂合同前，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審查對方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料，必要時應(yīng)到簽發(fā)部門進(jìn)行驗證或進(jìn)行實地考察，以防對方當(dāng)事人偽造或變造證明材料。對方當(dāng)事人提供的各種證明資料中所使用的當(dāng)事人名稱、印章等內(nèi)容必須完全一致。 5、下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。 l 名片； l 廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料； l 各類廣告、宣傳資料； l 各類電話、BP機(jī)等通訊工具號碼； l 對方當(dāng)事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見證而復(fù)制的或未與原件核對無異的復(fù) 印資料。 （三）特殊/重大合同的適用范圍 簽訂的下列合同，視為重大合同： l 訂立價款在一百萬元以上（建筑安裝工程承包合同價款在一千萬元以上）的合 同； l 投資、聯(lián)營的合同； l 涉外合同； l 合同承辦人認(rèn)為需可行性審查的其他合同。 （四）特殊/重大合同評審的附加程序 1、簽訂特殊/重大合同，應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行可行性審查。 合同的可行性審查由信用管理負(fù)責(zé)人組織有關(guān)部門以會簽的形式進(jìn)行。也可以通過召開有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會議的形式進(jìn)行。 2、簽訂特殊/重大合同，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行合法性審查。 合同的合法性審查，由合同承辦人按其隸屬關(guān)系，送交信用管理人員進(jìn)行合法性審查。 合同簽訂、履行、變更和解除制度 一、合同簽訂管理 1、合同承辦人簽約前必須對對方主體資格、代理身份、代理資格、履約能力及合同可行性進(jìn)行審查，并收集整理相關(guān)資料，以備合同評審機(jī)構(gòu)進(jìn)行評審。 2、訂立合同的主體，必須是法人或者是取得營業(yè)執(zhí)照的非法人經(jīng)濟(jì)組織。集團(tuán)公司內(nèi)各單位的業(yè)務(wù)部門不得以本部門的名義或擅自以其他單位、部門的名義對外簽訂合同。嚴(yán)禁其他公司或個人所辦各類企業(yè)以本公司及下屬單位的名義對外簽訂合同。 3、公司對外簽訂合同，應(yīng)由其法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。 4、嚴(yán)禁將合同業(yè)務(wù)介紹信轉(zhuǎn)借其他單位或個人使用。介紹信的存根應(yīng)當(dāng)保存五年，以備核查。 5、除及時清結(jié)者外，合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式，合同文本國家或省已經(jīng)發(fā)布示范文本的，應(yīng)當(dāng)采用合同示范文本。銷售部門必須使用國家統(tǒng)一的購銷合同文本對外簽訂合同；外協(xié)部門必須使用國家統(tǒng)一的加工定做、承攬合同文本對外簽訂合同；供應(yīng)、設(shè)備、基建部門外出采購盡可能采用統(tǒng)一的購銷合同文本。如果沒有合同示范文本，應(yīng)當(dāng)參照類似的示范文本。采用合同示范文本時，可以根據(jù)所訂合同的具體情況依法作出補(bǔ)充約定。各部門所需的合同文本由公司信用管理員統(tǒng)一購買或定制。 6、集團(tuán)公司及所屬各單位的合同都應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)則編號。 7、合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡（符號）清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準(zhǔn)確、無歧義。 8、訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價款和報酬，履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任及解決爭議的方法等。 9、訂立依法可以設(shè)定擔(dān)保或者對對方當(dāng)事人的履約能力沒有把握的合同，應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。 對方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當(dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力要參照本制度的規(guī)定進(jìn)行審查。 10、對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地仲裁機(jī)構(gòu)或法院。 11、法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章。 12、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。 l 合同專用章的申請人必須是有權(quán)對外簽訂合同的部門和分公司。 l 各有關(guān)部門和分公司的合同專用章由信用管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一歸口管理。信用（合同）管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)申請報告的審批、合同專用章的登記、留樣、發(fā)放和監(jiān)督檢查等管理工作。 l 合同專用章的刻制由信用管理人員負(fù)責(zé)。任何部門不得擅自刻制合同專用章，如發(fā)現(xiàn)有此類行為的發(fā)生，追究責(zé)任人員的行政責(zé)任。凡需刻制合同專用章的部門和分公司，必須由申請部門提出書面申請報告，并由主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，同時按工作的實際需要和用途提供合同專用章刻制的數(shù)量、要求和樣章草圖，交信用管理人員審查后統(tǒng)一辦理。 l 凡持有合同專用章的部門和分公司，應(yīng)做到合法使用、專人保管。技術(shù)合同專用章由信用管理人員負(fù)責(zé)保管，如遇工作需要，需攜帶外出，應(yīng)事先辦理借用手續(xù)，用后立即歸還。 l 合同專用章的保管使用的檢查工作列入每年的合同檢查范圍之內(nèi)。 l 合同專用章不得代用，混用。發(fā)現(xiàn)利用合同專用章進(jìn)行違法活動，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失者，依法追究其行政和法律責(zé)任。 l 凡遇合同專用章遺失，應(yīng)立即向本部門領(lǐng)導(dǎo)報告，并將本部門批示意見送信用（合同）管理人員備案，在當(dāng)?shù)厥屑増蠹埳峡沁z失聲明，辦理相關(guān)證明材料。 l 凡遇合同專用章變更，需重新刻制，其申請程序與手續(xù)與新申請相同，原合同專用章交還信用管理人員統(tǒng)一處理。 l 各子公司自行刻制的合同專用章，必須到信用管理人員處留樣備案。 13、訂立依法應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記、見證、鑒證、公證等特別程序的合同時，應(yīng)當(dāng)依法辦理特別手續(xù)。 14、合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時送交本單位財務(wù)部門備案，作為財務(wù)部門收付款物的依據(jù)。 二、合同履約管理 1、法定代表人全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負(fù)責(zé)其訂立合同的履行。新任法定代表人應(yīng)當(dāng)繼續(xù)履行前任法定代表人依法訂立的合同。 2、在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時處理，必要時經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，可現(xiàn)場考核合同標(biāo)的情況和對方當(dāng)事人的履約能力。 3、接收標(biāo)的必須經(jīng)過嚴(yán)格的驗收或商檢程序。對不符合制度的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時提出書面異議。 4、合同結(jié)算必須通過本單位財務(wù)部門進(jìn)行。對合法有效的合同，財務(wù)部門必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。 5、凡與合同有關(guān)的來往文書、電報、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。 對我方當(dāng)事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。 我方當(dāng)事人收到對方當(dāng)事人通過郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書時，應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書時，必須使用掛號信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。 6、信用管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查合同履行情況，按時間順序及時建立合同簽訂與履行情況臺帳。 三、合同的變更和解除 1、合同的變更與解除由合同承辦人以書面形式報合同評審機(jī)構(gòu)審核，批準(zhǔn)后，盡快與對方簽訂變更或解除協(xié)議。 2、對方當(dāng)事人作為款物接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協(xié)議。嚴(yán)禁未取得對方當(dāng)事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。 3、我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應(yīng)當(dāng)及時收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對方當(dāng)事人，同時積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。 4、發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對方當(dāng)事人采取有效補(bǔ)救措施，收集、保存對方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時向信用管理機(jī)構(gòu)報告。 5、我方當(dāng)事人因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方當(dāng)事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復(fù)的期限，盡快與對方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。 客戶授信與年審評價制度 1、信用管理人員加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系溝通，及時掌握客戶的信用信息，對客戶實行分級管理，將客戶的信用等級分為A、B、C、D四級，分別制訂不同信用等級所對應(yīng)的信用額度、信用期限、信用折扣。 2、信用管理人員負(fù)責(zé)建立每位客戶包括名稱、住所、法定代表人、注冊資金、電話、信用標(biāo)準(zhǔn)（對客戶資信情況進(jìn)行要求的最低標(biāo)準(zhǔn)）、信用等級內(nèi)容的表單，并及時進(jìn)行動態(tài)更新。 3、信用管理人員負(fù)責(zé)制定客戶信用申請表、客戶調(diào)查表、客戶信用審批表、回復(fù)客戶的標(biāo)準(zhǔn)信函等表格；受理客戶信用申請；采用對客戶進(jìn)行走訪、調(diào)查、向有關(guān)部門收集客戶資信狀況資料等方式掌握客戶信息，填寫客戶調(diào)查表，對客戶進(jìn)行信用評級，報主管副總審批后，確定信用等級，并及時回復(fù)客戶。 4、對客戶實行跟蹤管理，補(bǔ)充客戶信用信息，每年末對客戶的信用狀況進(jìn)行匯總分析，形成書面的年審評價報告，并根據(jù)年審報告及時調(diào)整客戶信用等級與授信額度。 5、對延遲付清款物的客戶，視情節(jié)輕重給予信用等級的降級處理；對惡意拖欠款物的客戶授信額度為0，要求采用即時清結(jié)的方式或列入黑名單，拒絕業(yè)務(wù)往來。 6、各業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時收集客戶信息并向信用管理人員反饋；信用管理人員應(yīng)定期將客戶信用狀況評價結(jié)果反饋公司各相關(guān)部門。 客戶信用檔案建立與管理制度 1、建立完整的合同檔案。檔案資料包括以下內(nèi)容： l 談判記錄、可行性研究報告和報審及批準(zhǔn)文件； l 對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件； l 對方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件； l 對方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個人身份證明、介紹 信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件； l 我方當(dāng)事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復(fù)印件； l 對方當(dāng)事人的擔(dān)保人的擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件； l 雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材 料； l 登記、見證、鑒證、公證等文書資料； l 合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議； l 標(biāo)的驗收記錄； l 交接、收付標(biāo)的、款項的原始憑證復(fù)印件。 2、公司所有合同都必須按部門編號。信用管理員負(fù)責(zé)建立和保存合同管理臺帳。 3、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后一個月內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交信用管理員。 信用管理員對合同檔案資料核實后一個月內(nèi)移交檔案室歸檔。 4、各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日和七月十日前將本公司管轄范圍內(nèi)上年度和本年度上半年的合同統(tǒng)計報表報送集團(tuán)公司信用管理機(jī)構(gòu)。 各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日前將管轄范圍內(nèi)上一年度信用管理情況分析報告報送集團(tuán)公司信用管理機(jī)構(gòu)。 5、建立完整的客戶信用資料，包括客戶信用申請表、客戶調(diào)查表、客戶信用審批表、回復(fù)客戶的標(biāo)準(zhǔn)函、客戶信用表單、授信資料、年審評價報告等，并附客戶概況、付款習(xí)慣、財務(wù)狀況、商賬追討記錄、往來銀行、經(jīng)營狀況等調(diào)查原始資料。 6、客戶信用檔案的查閱需填寫查閱申請單標(biāo)明查閱人、查閱客戶名稱、查閱用途，由檔案管理員填寫借閱時間、歸還日期。信用檔案的缺失以及涉及商業(yè)秘密內(nèi)容的泄漏要追究相關(guān)當(dāng)事人的責(zé)任。 7、配備大專以上學(xué)歷，具有數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)的能力和經(jīng)驗的人員專（兼）職檔案管理員。 8、檔案管理員必須經(jīng)過企業(yè)信用管理專業(yè)知識培訓(xùn)，考核合格后方可上崗。 應(yīng)收賬款與商賬追收管理制度 1、建立應(yīng)收賬款帳目，明確應(yīng)收貨款，分期應(yīng)收賬款和應(yīng)收票據(jù)的數(shù)額、期限、應(yīng)付款人等內(nèi)容。 2、建立應(yīng)收賬款賬齡分析分級表，將應(yīng)收賬款按賬齡分為合同期內(nèi)、進(jìn)入預(yù)警期內(nèi)、到期、逾期、進(jìn)入最后通牒期，進(jìn)入專業(yè)追賬期、付諸法律期和壞賬期八級，制訂相應(yīng)的催收措施。 3、對應(yīng)收賬款加強(qiáng)日常監(jiān)督，根據(jù)實際情況每周或每月打印出會計賬上全部接近到期的應(yīng)收賬款記錄進(jìn)行分析和診斷，對每筆賬款作出處理意見。 4、制訂商賬（逾期應(yīng)收賬款）追收辦法，培訓(xùn)催收、追收人員。 5、設(shè)計商賬追收工作流程，包括內(nèi)勤提示、外勤催收、委托專業(yè)信用管理公司追收、法律訴訟。商賬追收程序一般應(yīng)包括下列步驟： 步驟 階 段 時間段 聯(lián)系方法 催賬形式 1 提醒客戶 逾期第一天 傳真 禮貌提示 2 提醒客戶 以后第4天 傳真 再度提示 3 了解問題 以后第4天 電話 了解客戶發(fā)生了什么問題 4 第一次正式催賬 以后第4天 傳真 顯示證據(jù) 5 嚴(yán)肅通知 以后第4天 傳真 嚴(yán)肅通知 6 第二次正式催賬 以后第4天 傳真 顯示證據(jù) 7 壓迫客戶式談話 與6同一天 通話/拜訪 表達(dá)不滿 8 第一次經(jīng)理對話 以后第3天 電話 催賬級別升高 9 第二次經(jīng)理對話 以后第3天 電話 最后一次談話 10 最后通知 以后第3天 掛號信 最后通牒 11 送專業(yè)追賬公司 一周以后 委托追賬 與追賬代理簽約 12 提出法律訴訟 半年以后 委托律師 法律行動 失信違法行為責(zé)任追究制度 1、對方發(fā)生失信違法行為，可酌情采取下列措施： l 取消賒銷條件； l 停止供貨； l 取消供貨資格； l 訴諸法律。 2、本企業(yè)發(fā)生失信違法行為的可能表現(xiàn)形式與糾正措施： 表現(xiàn)形式： l 個人擅自以公司名義對外簽訂合同并違約或騙取款物； l 產(chǎn)品合格率未達(dá)標(biāo)； l 拖欠貨款； l 其他。 糾正措施：及時書面告知對方，說明原由；依法賠償對方損失；撤消過錯當(dāng)事人的職務(wù)、開除直至依法追究其法律責(zé)任。 3、合同糾紛處理 l 發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門、人員應(yīng)立即報告分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人，并通報信用管理機(jī)構(gòu)，提供材料。 l 為解決合同糾紛所采取的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期間內(nèi)進(jìn)行。 l 合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。合同承辦部門、人員應(yīng)配合好公司信用管理人員參加仲裁或訴訟。 l 發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人利用合同進(jìn)行詐騙等犯罪活動時，應(yīng)當(dāng)立即向單位負(fù)責(zé)人報告并向公安機(jī)關(guān)報案。 l 合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動的，應(yīng)當(dāng)及時委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。 l 解決合同糾紛的申請書、起訴書、答辯書、協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、裁定書、判決書的副本或正本復(fù)印件，自發(fā)出或收到之日起十日內(nèi)，由承辦人送交信用管理機(jī)構(gòu)備案。 l 在處理合同糾紛過程中，對于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時向法院申請財產(chǎn)保全。 l 合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)依法采取一切措施，積極收集、整理有關(guān)證據(jù)。在證據(jù)可能滅失或者難以取得的情況下，應(yīng)當(dāng)向法院申請保全證據(jù)。 l 向法院提供原始證據(jù)時，必須先行復(fù)制，并請求法院的承辦人員出具證據(jù)收執(zhí)。 l 在涉及合同糾紛的訴訟或非訴訟活動中，行使可能引起國有資產(chǎn)流失的處分權(quán)時，應(yīng)當(dāng)報請有關(guān)部門公司批準(zhǔn)。 制度范本精選版