數(shù)字化在后勤服務(wù)和管理中的積極作用

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數(shù)字化在后勤服務(wù)和管理中的積極作用 發(fā)表日期 2008 年 1 月 4 日 出處 陜西師范大學后勤集團 作者 楊曉東 編輯錄入 hqjt 點擊 5965 陜西師大后勤集團成立于 1999 年 6 月 現(xiàn)有員工 1700 余人 集團 11 個服務(wù)部門獨 立核算 自負盈虧 每個部門都是一個獨立的服務(wù)經(jīng)營實體 從 2001 年起 相繼托管了 13 所院校的餐飲服務(wù)和部分超市業(yè)務(wù) 學校非常重視數(shù)字化校園建設(shè) 在后勤服務(wù)和管理中積極推進數(shù)字化管理和應(yīng)用 廣泛采用智能化設(shè)備和計算機網(wǎng)絡(luò) 已經(jīng)建立了一套較為完善的數(shù)字化管理服務(wù)體系 并日益彰顯出在后勤服務(wù)中的積極作用 后勤集團的健康發(fā)展 成績的取得在很多方面 得益于后勤數(shù)字化建設(shè) 是數(shù)字化建設(shè)圓了后勤人科學化管理的夢 數(shù)字化在后勤服務(wù)和管理中的應(yīng)用 我校的后勤數(shù)字化建設(shè)分為兩個方面 一是覆蓋后勤集團整個服務(wù)范圍的以公眾服 務(wù)信息為主要內(nèi)容的后勤集團網(wǎng)站建設(shè) 二是分行業(yè)內(nèi)部管理使用的管理信息系統(tǒng)建設(shè) 第一 數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺的應(yīng)用 延伸了管理觸角 完善了服務(wù) 架起了與服務(wù) 對象溝通的橋梁 提高了工作效率 通過數(shù)字化服務(wù)平臺的建設(shè) 一方面為服務(wù)對象提 供了全天候不間斷的服務(wù) 服務(wù)對象無論何時何地只要登錄后勤網(wǎng)站 就可以享受到后 勤服務(wù) 從而使后勤服務(wù)更加完善和周到 另一方面 網(wǎng)絡(luò) OA 系統(tǒng)的應(yīng)用 進一步延伸 了管理的觸角 無論身處何處 只要身邊有計算機和網(wǎng)絡(luò) 就可以隨時了解到各個部門 的工作狀況 與各級管理者交換工作意見 指導并處理工作事務(wù) 有效地提高了工作效 率 集團網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺 集團網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺建設(shè)的定位是 突出民主 通過后勤網(wǎng)站 師生可以對后勤服務(wù)和后勤管理工作暢所欲言 師生不需注冊便可以自由登錄發(fā)表意見 和建議 體現(xiàn)人性化 突出服務(wù)屬性 該平臺內(nèi)容豐富 有物業(yè)維修 供暖測溫 網(wǎng)絡(luò) 會議 網(wǎng)上超市 網(wǎng)上訂餐 網(wǎng)上考試等系統(tǒng) 同時 也是學生和教職工對后勤服務(wù)暢 談心聲的地方 深受全校師生擁護和歡迎 另外 我們通過把學生家長網(wǎng)站與學生公寓管理相結(jié)合 使學生家長通過網(wǎng)絡(luò)可以 查詢子女在校的各類學習和生活信息 如餐飲信息 消費信息 公寓出入信息 圖書館 出入和借閱信息 校醫(yī)院就醫(yī)信息等學生在校信息 更重要的是通過家長網(wǎng)站 使學生 家長參與到我們對學生的管理中來 從而實現(xiàn)了學校和學生家長對學生的全方位管理 物業(yè)維修平臺 物業(yè)維修管理系統(tǒng)實行網(wǎng)絡(luò)報修并公開維修進度等信息 收到了良 好的效果 維修系統(tǒng)分為總值班臺 各專業(yè)維修接待平臺 公眾監(jiān)督網(wǎng)站三部 師生可 以通過網(wǎng)絡(luò)報修 也可以通過電話報修 網(wǎng)絡(luò)報修電腦會自動將信息分配給各維修點 電話報修信息總值班臺受理后 按業(yè)務(wù)屬性通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)度到各維修點 由于其整個進程 是完全透明 使得維修工作時間進度 收費數(shù)額 用戶滿意度等整個置于師生和管理人 員監(jiān)督之下 通過該系統(tǒng)的使用 師生對維修工作的服務(wù)態(tài)度 維修速度 維修質(zhì)量和 收費價格基本上達到了百分之百的滿意率 第二 數(shù)字化管理系統(tǒng)的應(yīng)用 規(guī)范了管理流程 堵塞了管理漏洞 提高了管理效 益 數(shù)字化在餐飲管理中的應(yīng)用 餐飲管理系統(tǒng)一是規(guī)范了原材料的采購和供應(yīng)過程 管理人員通過互聯(lián)網(wǎng)可以查閱采供數(shù)據(jù) 將采購進價 供應(yīng)價透明化 原材料價格的調(diào) 整數(shù)據(jù)都有案可稽 采購的進出貨量 庫存品種的進價 存量和存貨金額通過數(shù)字化平 臺可以一目了然 從根本上解決了原材料采供過程的 暗箱操作 問題 二是改變了庫 存管理混亂的狀況 餐飲數(shù)字化管理系統(tǒng)的使用 為管理者建立了完備的原料庫臺賬 原材料統(tǒng)一編碼 并具備安全庫存信息警示功能 保證了庫存管理信息的準確 完整 庫管人員告別了傳統(tǒng)的管理方式 庫存信息一 點 便知 實現(xiàn)了規(guī)范管理 三是實現(xiàn) 了菜價智能監(jiān)控 在管理系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)定了各個餐廳的毛利率標準以及毛利率區(qū)間范圍 比如最低不能低于 5 最高不能高于 30 餐飲系統(tǒng)隨時自動報告目前各餐廳的合 理萊價 同時對各個餐廳每個菜品的實際售價進行智能診斷 通過單菜核算給管理者合 理確定飯菜價格提供了參考依據(jù) 四是餐飲成本核算及時做到了日清月結(jié) 數(shù)字化在學生公寓管理中的應(yīng)用 學生公寓管理系統(tǒng)一是實現(xiàn)了公寓信息共享 各 級管理者根據(jù)不同權(quán)限可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)清楚地了解公寓的房間數(shù)量 床位數(shù)量 空閑 床位狀況等基本情況 公寓管理者和學生管理干部都可以準確查詢某個學生所在公寓 房間和床位 學生的姓名 性別 出生年月 院系 年級 專業(yè) 班級 職務(wù)以及家庭 所在地 家長聯(lián)系電話等詳細情況 實現(xiàn)了公寓信息資源的共享 二是實現(xiàn)了床位自動 分配 只要操作人員提出待分房的學生名單和計劃分配的公寓房間號碼 點擊自動分房 按鍵 系統(tǒng)會自動將每一個學生分配到具體床位 大大提高了工作效率 減輕了公寓管 理人員的工作量 三是實現(xiàn)了智能門禁管理 利用學生飯卡來識別學生的身份 學生出 入公寓時刷卡 計算機屏幕便顯示刷卡人的照片 姓名 院系 專業(yè) 年級 值班人員 通過觀察計算機屏幕就可以識別進入學生公寓的人員身份 準確辨別外來人員 該系統(tǒng) 設(shè)置了報警功能 管理者根據(jù)需要可以設(shè)定報警時間 學生在設(shè)定的時間內(nèi)不刷 卡系 統(tǒng)會自動提示 該系統(tǒng)還具有房態(tài)實時監(jiān)控功能 房態(tài)床位圖上即時顯示著每一個學生 出入公寓的狀態(tài) 房態(tài)圖上每個房間的床位用星圖來表示 使用鼠標點擊這些星圖 各 個星圖所代表的學生基本信息則以表格形式顯示出來 并且清楚地反映出學生最后一次 出入公寓的日期和時間 以便管理者及時掌握學生的出入信息 防止意外事件的發(fā)生 四是實現(xiàn)了管理信息統(tǒng)計全面系統(tǒng) 該系統(tǒng)具有較完善的統(tǒng)計報表功能 如 學生信息 報表 公寓信息報表 公寓人員出入報表 個人出入公寓統(tǒng)計報表 外來客人出入報表 夜不歸宿學生統(tǒng)計報表 早出晚歸學生統(tǒng)計報表 退房統(tǒng)計報表 各院系違禁情況評比 表 公寓門禁值班統(tǒng)計報表 畢業(yè)生信息查詢表等 全面詳實的報表為管理者提供了極 大的方便 五是實現(xiàn)了公寓異地遠程管理 由于該系統(tǒng)為網(wǎng)絡(luò)版管理系統(tǒng) 管理者隨時 可以通過互聯(lián)網(wǎng)實施管理活動 掌握公寓內(nèi)的全面情況 有效地解決了異地遠程管理的 問題 另外 門禁刷卡器具有脫機運行功能 既便是在計算機暫時出現(xiàn)故障時也能使用 數(shù)字化在人力資源與工薪管理中的應(yīng)用 內(nèi)部數(shù)字化管理中的核心內(nèi)容是人力資源 管理與工薪管理 人力資源與工薪管理系統(tǒng)實現(xiàn)了一是人力資源管理規(guī)范化 在系統(tǒng)中 的崗位管理功能方面 設(shè)計了崗位聘任程序和崗位管理模式 明確了崗位設(shè)置 崗位職 責 為各部門按需設(shè)崗 以崗定薪提供了依據(jù) 人員聘任時系統(tǒng)可根據(jù)崗位用人條件在 人事檔案庫中進行篩選 并提供符合條件的候選人 為決策層確定人選提供依據(jù) 此過 程類似于高考以志愿和考分選人一樣 從根本上限制了部門隨意設(shè)崗 用人的混亂局面 規(guī)范了人力資源管理 二是工作業(yè)績考核公平化 員工上下班采用指紋刷卡 系統(tǒng)自動 記錄上下班時間 同時所有二線員工通過工作日志對自己當天的工作做出計劃并在下班 前輸入完成情況 上一級管理人員可通過其出勤情況和工作完成情況對其當天的工作做 出量化考核 考核分為 A B c D 四個等級 每個等級均有不同的分值 通過考核結(jié)果 可以客觀的反映出每位員工的工作業(yè)績 體現(xiàn)了考核的公平性 另外 系統(tǒng)還提供了工 作意見交換功能 各級管理人員可通過工作意見模塊下達工作指令 無論你是在同一校 區(qū)還是不同校區(qū) 均可在最短的時間內(nèi)將工作意見傳達到當事人 克服了不同時空條件 下實施同步管理的難度 提高了管理效率 三是工資計算簡捷化 使用該系統(tǒng)的工資管 理功能 不論工資模式多么復雜 工資發(fā)放變得非常便捷 每月月底財會人員只需將本 單位本月的收入輸入到系統(tǒng)中 系統(tǒng)會按照事先設(shè)定好的程序自動進行計算 生成工資 報表 集團領(lǐng)導通過網(wǎng)上辦公系統(tǒng)進行審批 在很短的時間就可完成工資申報 審批 發(fā)放工作 大大提高了工作效率 在其它管理領(lǐng)域內(nèi)投入使用的系統(tǒng)還有 超市管理系統(tǒng) 酒店管理系統(tǒng) 鍋爐測溫系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)會議系統(tǒng) 網(wǎng)上考試系統(tǒng) 學校醫(yī)院管理系統(tǒng) 職工住房管理系統(tǒng) 實臉室投入產(chǎn)出評估管理系統(tǒng) 校園植物資源管理系 統(tǒng) 等 可以說 我校已經(jīng)基本實現(xiàn)了全方位的后勤數(shù)字化管理 后勤數(shù)字化建設(shè)中的主要做法 領(lǐng)導重視多方支持 高校后勤數(shù)字化建設(shè)是 一把手 工程 后勤要搞數(shù)字化建設(shè) 首先離不開學校領(lǐng)導的支持 集團領(lǐng)導也一直非常重視數(shù)字化管理的研究和應(yīng)用 付出 了十分艱辛的勞動 同時 在學校計算機專業(yè)畢業(yè)的學生中和社會上聘任了一批專業(yè)技 術(shù)人員從事后勤管理軟件的開發(fā) 集團投入了大量資金購置設(shè)備 全力推進數(shù)字化管理 的研究和開發(fā)應(yīng)用工作 轉(zhuǎn)變觀念大膽實踐 各部門按照集團的統(tǒng)一要求全面使用數(shù)字化系統(tǒng) 部門經(jīng)理以 上人員上崗前要進行計算機考試 考試不通過的 就不允許上崗 雖然在起步階段大家 認識不統(tǒng)一 一些管理人員有不同程度的抵觸情緒 甚至個別人公開反對 但是 集團 領(lǐng)導堅信數(shù)字化建設(shè)一定要搞 也一定能夠成功 通過一些配套激勵政策 逐步轉(zhuǎn)變了 各級人員對數(shù)字化建設(shè)的看法 實踐證明 這一步走對了 嚴格要求全員參與 集團要求所有二線人員每天的工作信息必須在規(guī)定的時間內(nèi)輸 入到系統(tǒng)中 這一要求也迫使全體管理者努力學習新技術(shù) 接受新知識 后勤集團內(nèi)部 涌現(xiàn)出了學習計算機高潮 不斷提高自己 充實自己 以適應(yīng)集團發(fā)展的要求 已成為 每一位員工的需求 以點帶面 穩(wěn)步推進 集團在數(shù)字化建設(shè)中 以核心業(yè)務(wù)為骨架 以點帶面 建立 計算機管理系統(tǒng) 穩(wěn)步推進后勤數(shù)字化建設(shè) 首先選擇數(shù)字化建設(shè)容易開展 管理人員 素質(zhì)較高的部門開始推進 通過該部門使用數(shù)字化系統(tǒng)產(chǎn)生積極效果來影響其它部門 積極探索 不斷完善 管理軟件 體現(xiàn) 管理思想 在實際運行過程中不斷吸 取經(jīng)驗教訓 探索更為有效的管理途徑 不斷完善管理系統(tǒng) 隨著時代的進步和科技的 不斷發(fā)展 市場不斷出現(xiàn)新的智能化設(shè)備和高科技產(chǎn)品 為進一步發(fā)展提供了有利的條 件 同時 現(xiàn)代化企業(yè)的新的管理模式和思想 也不斷推動著數(shù)字化建設(shè)步伐 只有不 斷的探索和實踐 才能確保數(shù)字化系統(tǒng)的實用性和可靠性 使其真正成為管理的有力助 手 后勤數(shù)字化建設(shè)中的幾點感受 滿足師生的服務(wù)需求 目前 通過后勤網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺實現(xiàn)了 24 小時不間斷的后勤服 務(wù) 如用戶報修服務(wù) 電話號碼查詢服務(wù) 消費等各類綜合信息查詢自助服務(wù)項目 用 戶隨時登錄后勤網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺 就可以立刻享受到便捷服務(wù) 強大的服務(wù)功能 使得各 類服務(wù)更加周到完善 緩解了矛盾 為安全穩(wěn)定保駕護航 集團網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺專門開設(shè)了 后勤意見 欄 目 師生可以通過這里咨詢后勤服務(wù)的相關(guān)信息 可以暢所欲言對后勤服務(wù)工作發(fā)表個 人評論和建議 對后勤服務(wù)工作中存在的問題提出批評 對后勤服務(wù)質(zhì)量和水平進行投 訴等 是后勤管理者和學校各級領(lǐng)導聽取師生意見的重要渠道 也是集團監(jiān)督自身服務(wù) 的有效手段 管理者通過這里了解后勤動態(tài)信息 在第一時間掌握師生意見和需求 在 第一時間解決問題 及時溝通有關(guān)情況 化解矛盾 維護了學校的安全穩(wěn)定 規(guī)范管理 強化制度的執(zhí)行力度 制度化是科學管理的基本特征 數(shù)字化建設(shè)使后 勤集團的制度軟件化 就是把制度轉(zhuǎn)化為管理軟件 成為一種強制的 必須執(zhí)行的程序 化的規(guī)則 它將紙上的制度流程化 軟件化 通過監(jiān)督考核用數(shù)字說話 真正做到了制 度面前人人平等 共享信息資源 規(guī)避決策風險 通過計算機網(wǎng)絡(luò) 實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享 管理人員可以根 據(jù)各自權(quán)限方便地分析經(jīng)營數(shù)據(jù) 與基層直接溝通交流 避免了決策的盲目性和風險性 提高了集團的整體管理效益和競爭能力 為集團充分體現(xiàn)高校后勤的公益性和服務(wù)性奠 定了基礎(chǔ) 降低服務(wù)成本 提高了作效率 通過后勤數(shù)字化建設(shè) 大大減輕了人工勞動量 同 時 數(shù)字化建設(shè)縮短了距離 延伸了管理 數(shù)字化管理有效地克服了不同時空環(huán)境條件 下的管理難度 把人從傳統(tǒng)簡單重復的管理中解放出來 大大提高了工作效率 堵塞漏洞 提高經(jīng)濟效益 數(shù)字化后勤極大地提高了后勤管理的規(guī)范性 提高了管 理效率 這種魚缸式的透明管理 將一切收入歸為集體 一切經(jīng)濟往來接受監(jiān)控 堵塞 了漏洞 最大限度地提高了經(jīng)濟效益 及時成本核算 增強調(diào)控能力 近年來 人員工資和農(nóng)副產(chǎn)品等原材料價格逐年大 幅度上升 高校后勤的生存壓力越來越大 數(shù)字化管理系統(tǒng)的建立 實現(xiàn)了細分成本核 算單位 精確成本核算水平 及時提供成本信息等功能 集團通過實行嚴格的成本管理 各級管理人員對服務(wù)經(jīng)營情況有了全面了解 可在自己的管理崗位上有的放矢地開展工 作 增強了企業(yè)的調(diào)控能力 提高員工素質(zhì) 改變服務(wù)形象 隨著計算機在管理中的普及 管理人員素質(zhì)明顯提 高 改變了后勤人只會干粗活 只會出蠻力的落后形象 后勤數(shù)字化建設(shè)的目的不是數(shù)字化本身 而是后勤服務(wù)工作自身的需要 集團搞數(shù) 字化建設(shè)的目的是為了搞好自身工作 是為了更好地為師生服務(wù) 今后打算和努力方向 數(shù)字化信息交換平臺的完善和應(yīng)用擴展問題 目前的應(yīng)用系統(tǒng)基于網(wǎng)絡(luò) OA 實現(xiàn)了信 息共享 但在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)方面仍存在著重復建設(shè)的問題 建立核心數(shù)據(jù)庫信息平臺 信息 交換平臺的完善將帶動更多快捷 方便的擴展應(yīng)用 這些應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)將自動提 取 匯總 真正實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的共享 數(shù)字化與國際標準化管理系統(tǒng)相結(jié)合的問題 目前 國內(nèi)部分高校已將國際標準化 管理體系引入到高校后勤管理工作中 通過標準化的建立 進一步規(guī)范服務(wù) 提高了服 務(wù)質(zhì)量和水平 管理水平較以前有大幅度提高 去年 我們也將 I SO9 000 質(zhì)量管理體 系和 ISO2 2 000 HAccP 食品安全管理體系引入到管理工作中 在工作中發(fā)現(xiàn) 在國際標 準化管理體系中大部分管理過程 需要大量的人工和使用紙質(zhì)文件來完成 每年僅運行 記錄累計就達上千本 而記錄主要是認證公司在審核時使用 這無形中給管理增加了成 本 數(shù)字化管理是在標準化基礎(chǔ)上建立的 但是和國際標準化還沒有完全結(jié)合 目前 我們正結(jié)合國標標準化管理體系運行的過程和模式 開發(fā)數(shù)字化與國際標準化管理體系 相統(tǒng)一的后勤管理系統(tǒng) 統(tǒng)一后勤管理服務(wù)標準 提供自助服務(wù)的問題 在師生需求提交后 工作人員反應(yīng)還存在一個時間間隔問題 如果將用戶自己可以獨立完成的業(yè)務(wù) 做成無人值守的自助式服務(wù)平臺 將大大縮短服 務(wù)響應(yīng)和完成時間 用戶可以更自由的享受服務(wù) 加強后勤服務(wù)育人功能的問題 集團在提供后勤服務(wù)的同時 如何教育學生樹立正 確的人生觀 養(yǎng)成良好的生活習慣 我們擬建立一個大學生生活考評系統(tǒng) 用于反映學 生在后勤生活方面的表現(xiàn)情況 為學生綜合考評提供依據(jù)