采購工作流程及控制

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采購工作流程及控制 一 目的 對采購過程進行規(guī)范和控制 在確保采購的產(chǎn)品符合要求的前提下 降低采購成本 二 適用范圍 適用于原材料 輔助材料和其他生產(chǎn)材料的采購 三 職責 1 采購部負責公司生產(chǎn)所需物資的采購 2 采購部負責確保采購物資符合要求以及供貨的及時率 3 采購部應(yīng)根據(jù)財務(wù)狀況合理使用資金 四 措施和方法 1 采購控制原則 根據(jù)采購產(chǎn)品對公司產(chǎn)品質(zhì)量的影響程度不一 確定不同的控制程度 以確保以 最經(jīng)濟簡單的方式實現(xiàn)有效的控制 2 采購產(chǎn)品的分類 公司對采購產(chǎn)品實施分類控制 根據(jù)采購物資批量的大小和對產(chǎn)品質(zhì)量影響的 重要程度 分為 A B C 三類 具體分類規(guī)定如下 A 類 對產(chǎn)品質(zhì)量影響程度大 額大 量多的物資 B 類 對產(chǎn)品質(zhì)量影響程度較小 金額和數(shù)量不大的物資 C 類 一般的配件 不能固定供方的次要物資 3 供方的選擇和評定 A 產(chǎn)品質(zhì)量達到采購要求的質(zhì)量 B 有足夠的保證質(zhì)量的生產(chǎn)能力 提供穩(wěn)定產(chǎn)品的能力 以滿足交貨期和質(zhì)量的要求 C 價格在公司可接受的范圍內(nèi)從優(yōu)擇廉 貨比三家擇優(yōu)錄用 從質(zhì)量 價格 交貨期的對比中選擇 優(yōu)者 并給予最大配套份額 F 每種產(chǎn)品應(yīng)選定兩個以上的供方 以利競爭和適應(yīng)市場變化要求 4 合格供方的評定內(nèi)容 A 由采購部組織評定 并提供供方名單 生產(chǎn)技術(shù)部 技術(shù)部等相關(guān)部門應(yīng)參與評定 B B 類物資供方經(jīng)評定后 由董事長批準納入合格供方名單 C C 類物資的供方一般由采購人員根據(jù)樣品或材料要求直接選定 評審過程不作記錄 5 評定依據(jù) A 質(zhì)量證據(jù)提供 按產(chǎn)品技術(shù)質(zhì)量要求 按采購產(chǎn)品分類提供相應(yīng)的合格證據(jù) 由質(zhì)檢部對樣件進 行認可 認可方式為 A 類 提供檢測報告或在有條件時由公司實施檢測 必要時進行現(xiàn)場評定 B 類 提供相關(guān)產(chǎn)品證明 對于已長期供貨業(yè)績優(yōu)良的供方 可由其提供書面報告 C 類 由采購人員目測其外觀質(zhì)量 B 綜合評定 通過樣件的認可和提供相關(guān)資料的供方 還應(yīng)按 4 所列原則進行綜合評定 綜合評定 合格的供方 經(jīng)總經(jīng)理批準列入 合格供方名錄 作為采購時確定供方的依據(jù) 合格供方名錄 應(yīng)發(fā) 放至采購 生產(chǎn) 財務(wù) 倉庫等有關(guān)部門 五 采購流程 1 采購申請 A 生產(chǎn)物資的采購由庫管提出申請 報生產(chǎn)部經(jīng)理審核 通過后報總經(jīng)理審批 交采購部實施采購 大宗物資的采購應(yīng)至少提前 7 15 天通知采購部 B 項目現(xiàn)場的零星采購 應(yīng)急采購應(yīng)由公司指定專人負責 采購權(quán)限為 2000 元以下 包括 2000 元 且應(yīng)在采購?fù)瓿珊蠹皶r將采購清單回傳給采購部 由采購部對所采買的物品進行核價 差價不得超過 5 10 2 采購審批權(quán)限 A 申請采購的物品由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字 再由總經(jīng)理審批后 交由采購部門采購 B 對不符合規(guī)定的采購申請 審批人應(yīng)當要求請購人員調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準 3 采購實施 采購經(jīng)理根據(jù)經(jīng)過審批的采購申請組織采購員進行采購 A 采購員 a 根據(jù)申購物品的要求進行市場調(diào)查 進行比質(zhì) 比價 b 將收集到的產(chǎn)品信息 供應(yīng)商信息整理齊全 交由采購部經(jīng)理審核并提出參考意見 c 將經(jīng)過審核后的采購清單交由總經(jīng)理最終確定 B 采購部經(jīng)理 a 根據(jù)審核后的采購清單與供貨商進行采購談判 b 審閱采購員擬定的采購合同 報相關(guān)負責人審批后簽訂購貨合同 4 退 換貨 A 庫管須根據(jù)倉管驗收細則嚴格驗收進倉物料 如發(fā)現(xiàn)規(guī)格 數(shù)量 質(zhì)量問題 應(yīng)拒絕收貨 B 如需退 換貨的 由庫管填寫 退貨申請 經(jīng)該部經(jīng)理同意后交采購部辦理退貨手續(xù) C 所有物料驗收合格并辦妥入庫手續(xù)后 所發(fā)生的質(zhì)量 數(shù)量 規(guī)格等問題 由倉管部負責處理 5 提貨 A 物品采購原則上須要求貨主送貨上門 B 特殊品種或特殊情況 須到市內(nèi)或車站 碼頭 機場提貨的 均由采購部負責 6 采購報銷 A 采購報銷實行一支筆負責制 即采購員憑采購清單 發(fā)票和驗收入庫單 經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核后報 總經(jīng)理審批 簽字 通過后方能前往財務(wù)部進行報銷 B 如有手續(xù)不齊全 年月日 大小寫不相符的等情況 財務(wù)部有權(quán)不予報銷 C 項目現(xiàn)場的物資采購也應(yīng)在報銷里提供票據(jù) 6 采購信息 A 采購文件 包括采購計劃 請購單 訂購單 可能的采購合同等 應(yīng)包含明確的采購產(chǎn)品質(zhì)量要 求信息 如 產(chǎn)品的材質(zhì) 品種 規(guī)格 型號 數(shù)量 生產(chǎn)廠家等 必要時應(yīng)參考確認樣 質(zhì)量要求或 檢驗標準 B 采購文件的制定 由采購部按生產(chǎn)計劃進度要求編制采購計劃 填寫訂購單和請購單 并需與倉 庫核對庫存量 報主管領(lǐng)導(dǎo)審批 C 采購文件的批準 原輔材料的采購計劃 采購合同 訂購單 請購單 含補料采購 應(yīng)由采購部負 責人審核批準 價值較大的生產(chǎn)設(shè)備和檢測設(shè)備 設(shè)備的配件等的申購 則需經(jīng)總經(jīng)理審核后交董事長 批準 采購 采購員應(yīng)從 合格供方名錄 選擇供方簽訂合同或下達訂單 采購監(jiān)督 財務(wù) 生產(chǎn) 倉庫對是否按 合格供方名錄 采購實行監(jiān)督 財務(wù)部對非 合格供方名 錄 的采購 應(yīng)提出質(zhì)疑 可拒絕報銷 生產(chǎn)技術(shù)部對非 合格供方名錄 的采購物資可拒絕驗收 倉 庫對非 合格供方名錄 的采購物資 可拒絕入庫 補料采購 在大量生產(chǎn)中 由于單耗計算錯誤或操 作錯誤需要補料時 應(yīng)由責任部門主管提出補料申請 由倉庫管理員確認庫存量報生產(chǎn)技術(shù)部主管批準 采購員方可采購 例外采購 當因特殊情況造成原有 合格供方名錄 內(nèi)的供方不能正常供貨 而生產(chǎn)急需時可實施 例外采購 但應(yīng)按以下要求嚴格控制 a 經(jīng)總經(jīng)理批準 b 通知技術(shù)部進行嚴格檢驗 c 通知生產(chǎn)技術(shù)部和倉庫 對例外采購的物資應(yīng)作出標識 d 只適用于限定的數(shù)量或時間內(nèi) 若試用情況良好 則應(yīng)按供方選擇 評定的要求進行評定 符合 條件者列入 合格供方名錄 供方的再評價 采購部應(yīng)根據(jù)合格供方的供貨質(zhì)量確定其是否繼續(xù)成為合格供方 供方業(yè)績考核 應(yīng)對每個供方進行業(yè)績評定 主要內(nèi)容為 質(zhì)量 數(shù)量 交期 價格 服務(wù)態(tài)度 包 括進貨一次交檢合格率 在加工過程和最終檢驗中暴露的質(zhì)量問題 顧客反饋涉及 到 的進貨質(zhì)量問題 采購部應(yīng)進行記錄和評價 對供方控制的方式和程度 a 采購部根據(jù)供方的業(yè)績 調(diào)整控制力度 供貨份額 績優(yōu)者增加份額 績劣者減少份額 也可根 據(jù)實際業(yè)績進行經(jīng)常性調(diào)整 b 當合格供方的供貨質(zhì)量出現(xiàn)問題時 采購部應(yīng)及時通知生產(chǎn)技術(shù)部 由采購部及時通知供方改進 防止此類事情的再次發(fā)生 c 對所供產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)生較大質(zhì)量問題或整改不力者應(yīng)由采購部發(fā)出警告并限期整改 在整改期間應(yīng) 暫停供貨 整改后要重新評價 d 當供方連續(xù)五次出現(xiàn)提供不合格品 所供產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)生重大質(zhì)量事故 限期整仍評價不合格者 由 采購部提出取消其合格供方的資格 管理者代表審批 必要時董事長批準 采購產(chǎn)品的驗證 進廠的采購產(chǎn)品由質(zhì)檢部負責對其質(zhì)量進行檢驗或驗證 當顧客提出在供方的現(xiàn)場實 施驗證時 采購部應(yīng)在相應(yīng)的采購文件中對擬驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法作出規(guī)定