采購(gòu)工作流程及控制

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采購(gòu)工作流程及控制 一 目的 對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行規(guī)范和控制 在確保采購(gòu)的產(chǎn)品符合要求的前提下 降低采購(gòu)成本 二 適用范圍 適用于原材料 輔助材料和其他生產(chǎn)材料的采購(gòu) 三 職責(zé) 1 采購(gòu)部負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)所需物資的采購(gòu) 2 采購(gòu)部負(fù)責(zé)確保采購(gòu)物資符合要求以及供貨的及時(shí)率 3 采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)狀況合理使用資金 四 措施和方法 1 采購(gòu)控制原則 根據(jù)采購(gòu)產(chǎn)品對(duì)公司產(chǎn)品質(zhì)量的影響程度不一 確定不同的控制程度 以確保以 最經(jīng)濟(jì)簡(jiǎn)單的方式實(shí)現(xiàn)有效的控制 2 采購(gòu)產(chǎn)品的分類 公司對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品實(shí)施分類控制 根據(jù)采購(gòu)物資批量的大小和對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量影響的 重要程度 分為 A B C 三類 具體分類規(guī)定如下 A 類 對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量影響程度大 額大 量多的物資 B 類 對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量影響程度較小 金額和數(shù)量不大的物資 C 類 一般的配件 不能固定供方的次要物資 3 供方的選擇和評(píng)定 A 產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)到采購(gòu)要求的質(zhì)量 B 有足夠的保證質(zhì)量的生產(chǎn)能力 提供穩(wěn)定產(chǎn)品的能力 以滿足交貨期和質(zhì)量的要求 C 價(jià)格在公司可接受的范圍內(nèi)從優(yōu)擇廉 貨比三家擇優(yōu)錄用 從質(zhì)量 價(jià)格 交貨期的對(duì)比中選擇 優(yōu)者 并給予最大配套份額 F 每種產(chǎn)品應(yīng)選定兩個(gè)以上的供方 以利競(jìng)爭(zhēng)和適應(yīng)市場(chǎng)變化要求 4 合格供方的評(píng)定內(nèi)容 A 由采購(gòu)部組織評(píng)定 并提供供方名單 生產(chǎn)技術(shù)部 技術(shù)部等相關(guān)部門應(yīng)參與評(píng)定 B B 類物資供方經(jīng)評(píng)定后 由董事長(zhǎng)批準(zhǔn)納入合格供方名單 C C 類物資的供方一般由采購(gòu)人員根據(jù)樣品或材料要求直接選定 評(píng)審過(guò)程不作記錄 5 評(píng)定依據(jù) A 質(zhì)量證據(jù)提供 按產(chǎn)品技術(shù)質(zhì)量要求 按采購(gòu)產(chǎn)品分類提供相應(yīng)的合格證據(jù) 由質(zhì)檢部對(duì)樣件進(jìn) 行認(rèn)可 認(rèn)可方式為 A 類 提供檢測(cè)報(bào)告或在有條件時(shí)由公司實(shí)施檢測(cè) 必要時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)定 B 類 提供相關(guān)產(chǎn)品證明 對(duì)于已長(zhǎng)期供貨業(yè)績(jī)優(yōu)良的供方 可由其提供書面報(bào)告 C 類 由采購(gòu)人員目測(cè)其外觀質(zhì)量 B 綜合評(píng)定 通過(guò)樣件的認(rèn)可和提供相關(guān)資料的供方 還應(yīng)按 4 所列原則進(jìn)行綜合評(píng)定 綜合評(píng)定 合格的供方 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)列入 合格供方名錄 作為采購(gòu)時(shí)確定供方的依據(jù) 合格供方名錄 應(yīng)發(fā) 放至采購(gòu) 生產(chǎn) 財(cái)務(wù) 倉(cāng)庫(kù)等有關(guān)部門 五 采購(gòu)流程 1 采購(gòu)申請(qǐng) A 生產(chǎn)物資的采購(gòu)由庫(kù)管提出申請(qǐng) 報(bào)生產(chǎn)部經(jīng)理審核 通過(guò)后報(bào)總經(jīng)理審批 交采購(gòu)部實(shí)施采購(gòu) 大宗物資的采購(gòu)應(yīng)至少提前 7 15 天通知采購(gòu)部 B 項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的零星采購(gòu) 應(yīng)急采購(gòu)應(yīng)由公司指定專人負(fù)責(zé) 采購(gòu)權(quán)限為 2000 元以下 包括 2000 元 且應(yīng)在采購(gòu)?fù)瓿珊蠹皶r(shí)將采購(gòu)清單回傳給采購(gòu)部 由采購(gòu)部對(duì)所采買的物品進(jìn)行核價(jià) 差價(jià)不得超過(guò) 5 10 2 采購(gòu)審批權(quán)限 A 申請(qǐng)采購(gòu)的物品由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字 再由總經(jīng)理審批后 交由采購(gòu)部門采購(gòu) B 對(duì)不符合規(guī)定的采購(gòu)申請(qǐng) 審批人應(yīng)當(dāng)要求請(qǐng)購(gòu)人員調(diào)整采購(gòu)內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn) 3 采購(gòu)實(shí)施 采購(gòu)經(jīng)理根據(jù)經(jīng)過(guò)審批的采購(gòu)申請(qǐng)組織采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu) A 采購(gòu)員 a 根據(jù)申購(gòu)物品的要求進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查 進(jìn)行比質(zhì) 比價(jià) b 將收集到的產(chǎn)品信息 供應(yīng)商信息整理齊全 交由采購(gòu)部經(jīng)理審核并提出參考意見(jiàn) c 將經(jīng)過(guò)審核后的采購(gòu)清單交由總經(jīng)理最終確定 B 采購(gòu)部經(jīng)理 a 根據(jù)審核后的采購(gòu)清單與供貨商進(jìn)行采購(gòu)談判 b 審閱采購(gòu)員擬定的采購(gòu)合同 報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后簽訂購(gòu)貨合同 4 退 換貨 A 庫(kù)管須根據(jù)倉(cāng)管驗(yàn)收細(xì)則嚴(yán)格驗(yàn)收進(jìn)倉(cāng)物料 如發(fā)現(xiàn)規(guī)格 數(shù)量 質(zhì)量問(wèn)題 應(yīng)拒絕收貨 B 如需退 換貨的 由庫(kù)管填寫 退貨申請(qǐng) 經(jīng)該部經(jīng)理同意后交采購(gòu)部辦理退貨手續(xù) C 所有物料驗(yàn)收合格并辦妥入庫(kù)手續(xù)后 所發(fā)生的質(zhì)量 數(shù)量 規(guī)格等問(wèn)題 由倉(cāng)管部負(fù)責(zé)處理 5 提貨 A 物品采購(gòu)原則上須要求貨主送貨上門 B 特殊品種或特殊情況 須到市內(nèi)或車站 碼頭 機(jī)場(chǎng)提貨的 均由采購(gòu)部負(fù)責(zé) 6 采購(gòu)報(bào)銷 A 采購(gòu)報(bào)銷實(shí)行一支筆負(fù)責(zé)制 即采購(gòu)員憑采購(gòu)清單 發(fā)票和驗(yàn)收入庫(kù)單 經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào) 總經(jīng)理審批 簽字 通過(guò)后方能前往財(cái)務(wù)部進(jìn)行報(bào)銷 B 如有手續(xù)不齊全 年月日 大小寫不相符的等情況 財(cái)務(wù)部有權(quán)不予報(bào)銷 C 項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的物資采購(gòu)也應(yīng)在報(bào)銷里提供票據(jù) 6 采購(gòu)信息 A 采購(gòu)文件 包括采購(gòu)計(jì)劃 請(qǐng)購(gòu)單 訂購(gòu)單 可能的采購(gòu)合同等 應(yīng)包含明確的采購(gòu)產(chǎn)品質(zhì)量要 求信息 如 產(chǎn)品的材質(zhì) 品種 規(guī)格 型號(hào) 數(shù)量 生產(chǎn)廠家等 必要時(shí)應(yīng)參考確認(rèn)樣 質(zhì)量要求或 檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn) B 采購(gòu)文件的制定 由采購(gòu)部按生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)度要求編制采購(gòu)計(jì)劃 填寫訂購(gòu)單和請(qǐng)購(gòu)單 并需與倉(cāng) 庫(kù)核對(duì)庫(kù)存量 報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批 C 采購(gòu)文件的批準(zhǔn) 原輔材料的采購(gòu)計(jì)劃 采購(gòu)合同 訂購(gòu)單 請(qǐng)購(gòu)單 含補(bǔ)料采購(gòu) 應(yīng)由采購(gòu)部負(fù) 責(zé)人審核批準(zhǔn) 價(jià)值較大的生產(chǎn)設(shè)備和檢測(cè)設(shè)備 設(shè)備的配件等的申購(gòu) 則需經(jīng)總經(jīng)理審核后交董事長(zhǎng) 批準(zhǔn) 采購(gòu) 采購(gòu)員應(yīng)從 合格供方名錄 選擇供方簽訂合同或下達(dá)訂單 采購(gòu)監(jiān)督 財(cái)務(wù) 生產(chǎn) 倉(cāng)庫(kù)對(duì)是否按 合格供方名錄 采購(gòu)實(shí)行監(jiān)督 財(cái)務(wù)部對(duì)非 合格供方名 錄 的采購(gòu) 應(yīng)提出質(zhì)疑 可拒絕報(bào)銷 生產(chǎn)技術(shù)部對(duì)非 合格供方名錄 的采購(gòu)物資可拒絕驗(yàn)收 倉(cāng) 庫(kù)對(duì)非 合格供方名錄 的采購(gòu)物資 可拒絕入庫(kù) 補(bǔ)料采購(gòu) 在大量生產(chǎn)中 由于單耗計(jì)算錯(cuò)誤或操 作錯(cuò)誤需要補(bǔ)料時(shí) 應(yīng)由責(zé)任部門主管提出補(bǔ)料申請(qǐng) 由倉(cāng)庫(kù)管理員確認(rèn)庫(kù)存量報(bào)生產(chǎn)技術(shù)部主管批準(zhǔn) 采購(gòu)員方可采購(gòu) 例外采購(gòu) 當(dāng)因特殊情況造成原有 合格供方名錄 內(nèi)的供方不能正常供貨 而生產(chǎn)急需時(shí)可實(shí)施 例外采購(gòu) 但應(yīng)按以下要求嚴(yán)格控制 a 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn) b 通知技術(shù)部進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn) c 通知生產(chǎn)技術(shù)部和倉(cāng)庫(kù) 對(duì)例外采購(gòu)的物資應(yīng)作出標(biāo)識(shí) d 只適用于限定的數(shù)量或時(shí)間內(nèi) 若試用情況良好 則應(yīng)按供方選擇 評(píng)定的要求進(jìn)行評(píng)定 符合 條件者列入 合格供方名錄 供方的再評(píng)價(jià) 采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)合格供方的供貨質(zhì)量確定其是否繼續(xù)成為合格供方 供方業(yè)績(jī)考核 應(yīng)對(duì)每個(gè)供方進(jìn)行業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定 主要內(nèi)容為 質(zhì)量 數(shù)量 交期 價(jià)格 服務(wù)態(tài)度 包 括進(jìn)貨一次交檢合格率 在加工過(guò)程和最終檢驗(yàn)中暴露的質(zhì)量問(wèn)題 顧客反饋涉及 到 的進(jìn)貨質(zhì)量問(wèn)題 采購(gòu)部應(yīng)進(jìn)行記錄和評(píng)價(jià) 對(duì)供方控制的方式和程度 a 采購(gòu)部根據(jù)供方的業(yè)績(jī) 調(diào)整控制力度 供貨份額 績(jī)優(yōu)者增加份額 績(jī)劣者減少份額 也可根 據(jù)實(shí)際業(yè)績(jī)進(jìn)行經(jīng)常性調(diào)整 b 當(dāng)合格供方的供貨質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題時(shí) 采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知生產(chǎn)技術(shù)部 由采購(gòu)部及時(shí)通知供方改進(jìn) 防止此類事情的再次發(fā)生 c 對(duì)所供產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)生較大質(zhì)量問(wèn)題或整改不力者應(yīng)由采購(gòu)部發(fā)出警告并限期整改 在整改期間應(yīng) 暫停供貨 整改后要重新評(píng)價(jià) d 當(dāng)供方連續(xù)五次出現(xiàn)提供不合格品 所供產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)生重大質(zhì)量事故 限期整仍評(píng)價(jià)不合格者 由 采購(gòu)部提出取消其合格供方的資格 管理者代表審批 必要時(shí)董事長(zhǎng)批準(zhǔn) 采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)證 進(jìn)廠的采購(gòu)產(chǎn)品由質(zhì)檢部負(fù)責(zé)對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn)證 當(dāng)顧客提出在供方的現(xiàn)場(chǎng)實(shí) 施驗(yàn)證時(shí) 采購(gòu)部應(yīng)在相應(yīng)的采購(gòu)文件中對(duì)擬驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品放行的方法作出規(guī)定