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1、Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,11/7/2009,#,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,單擊此處編輯母版標題樣式,采購流程優(yōu)化管理,討論稿,制定采購戰(zhàn)略,2,制定采購戰(zhàn)略說明,輸入流程,K200,產(chǎn)品市場預(yù)測,輸出,流程,L-010,制定物流戰(zhàn)略,L-020,制定物料管理策略,P-020,實施采購戰(zhàn)略,P-030,采購政策管理,P-100,管理代管存貨,P-170,管
2、理物料需求訂單,目的,制定所有采購活動的中長期戰(zhàn)略規(guī)劃,內(nèi)容,說明,確定所需物料的管理流程和規(guī)劃，確定短期和長期的采購戰(zhàn)略，完善和改進與供應(yīng)商的關(guān)系，確定采購的操作技術(shù)。采購戰(zhàn)略主要包括：組織、人員、質(zhì)量、技術(shù)、風險、市場、行業(yè)趨勢、價格變化等等。,參與部門,采購部,生產(chǎn)部,市場部,主,要,文,檔,說,明,主要文檔：,公司戰(zhàn)略計劃：,公司長期發(fā)展的規(guī)劃，主要包括在未來的,5,到,10,年內(nèi)公司主要的發(fā)展方向,戰(zhàn)略成本分析：,從中長期的發(fā)展來看，公司的成本構(gòu)成情況和變化趨勢,物料接收政策：,作為公司統(tǒng)一的物料管理指導(dǎo)性文件，其中應(yīng)該集中描述：存儲設(shè)備的自建要求、租賃設(shè)備的程序和辦法、第三方加工的
3、程序和管理辦法、物料返工、返回和報廢處理的原則、危險物品的管理辦法、收貨質(zhì)量檢驗的方法、收貨差異的處理方法、質(zhì)量問題的解決方法等等。,采購調(diào)查分析：,采購調(diào)查主要包括的項目有物料的價值分析、大宗采購商品調(diào)查、供應(yīng)商調(diào)查、采購過程調(diào)查。,質(zhì)量管理手冊：,這里需要確定采購過程中的質(zhì)量控制程序和檢驗方法，主要包括：原材料和設(shè)備的合格標準、檢驗程序、質(zhì)量評級辦法。,中長期采購戰(zhàn)略：,這是本流程形成的最終文件，作為對整個采購活動的綱要，應(yīng)該主要包括的內(nèi)容有：采購的目標要求、質(zhì)量（質(zhì)量與成本）、數(shù)量、采購方式（集中式或者分散式、長期的或者短期的、主動或者被動）、采購的人員與組織、采購時機的確定原則、采購價
4、格的原則、采購的區(qū)域和供應(yīng)商選擇等等。,3,制定采購戰(zhàn)略主要活動描述,主要活動：,確定長期客戶需求：,根據(jù)公司中長期的戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、戰(zhàn)略成本分析和市場預(yù)測，確定公司產(chǎn)品的長期市場需求和發(fā)展變化的趨勢。,制定物料接收政策：,主要制定物料接收的原則和政策，包括：自有或者租用存儲設(shè)備、采用第三方供應(yīng)商、檢驗流程、再加工原則、返回和報廢原則、危險物品的處理、數(shù)量差異情況的處理辦法等等。,進行采購預(yù)測：,確定供應(yīng)服務(wù)和生產(chǎn)、存儲設(shè)備的能力，主要包括：數(shù)量、質(zhì)量、成本和其他屬性。這個活動還要將經(jīng)營預(yù)測轉(zhuǎn)換為對采購和供應(yīng)的要求，例如對化工原材料和生產(chǎn)設(shè)備的需求，對存儲設(shè)備的技術(shù)要求，對存儲能力的要求等
5、等。,進行供應(yīng)市場分析,：供應(yīng)市場分析是制定供應(yīng)戰(zhàn)略的重要步驟，主要基于采購調(diào)查的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。,的老流程,的新流程,缺少從供應(yīng)戰(zhàn)略方面的流程，采購工作的戰(zhàn)略工作依賴于個人的經(jīng)驗。,通過中長期采購戰(zhàn)略和計劃的制定和實施，能夠更好地組織采購活動，并且有利于形成和供應(yīng)商的戰(zhàn)略關(guān)系。,公司應(yīng)該制定,3,到,5,年的中長期采購規(guī)劃來指導(dǎo)采購工作。這個規(guī)劃并不是一成不變的，它要根據(jù)市場、內(nèi)部環(huán)境等各種因素進行調(diào)整。這種調(diào)整通常每半年到一年進行一次，每兩到三年進行一次比較大的評價和調(diào)整。,新舊業(yè)務(wù)流程對比分析,4,實施采購戰(zhàn)略流程,5,實施采購戰(zhàn)略說明,輸入流程,P-010,制定采購戰(zhàn)略,輸出流程,P-130
6、,到貨質(zhì)檢,P-040,供應(yīng)商資質(zhì)管理,P-050,采購合同及詢價管理（主要物料）,P-060,采購合同及詢價管理（非主要物料）,M-060,制定生產(chǎn)計劃,目的,為實施長期采購戰(zhàn)略確定組織結(jié)構(gòu)，以滿足采購的要求。通過制定半年、一年或者兩年的采購計劃來實現(xiàn)采購戰(zhàn)略中的目標。,內(nèi)容說明,建立公司采購政策和購買流程，并且建立最佳的組織完成采購工作，管理控制主要供應(yīng)商的選擇和庫存的目標，制定中短期的采購計劃，并且通過采購預(yù)算提供給公司管理層。,參與部門,采購部,生產(chǎn)部,研發(fā)部,主要文檔說明,主要文檔：,供應(yīng)商名單：,供應(yīng)商名單至少應(yīng)該包括的信息有：供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方法、供應(yīng)商能力和設(shè)備的評估情況、供應(yīng)
7、商的交貨情況、供應(yīng)商的優(yōu)先順序等等,新產(chǎn)品研發(fā)物料需求：,在新產(chǎn)品設(shè)計和開發(fā)的初期，應(yīng)該制定比較詳細的物料需求計劃，這個計劃將指導(dǎo)采購活動的具體實施，例如決定購買還是自己制造、購買物料的技術(shù)要求和價值情況。,物料目標庫存管理辦法：,應(yīng)該根據(jù)公司的要求對物料進行必要的分類，針對不同的物料分別設(shè)定其庫存水平，并且確定庫存補充的方法和周期。,采購組織結(jié)構(gòu)和崗位職責：,建立和調(diào)整崗位職責時應(yīng)該著重考慮采購的組織形式、人員的崗位設(shè)置、崗位的職責描述、與其他部門協(xié)調(diào)工作的方法和程序以及關(guān)鍵的業(yè)績考核指標等等。,采購計劃：,采購計劃應(yīng)該確定在一定時期內(nèi)（半年或者一個季度）應(yīng)該采購的數(shù)量、價格范圍、供應(yīng)商和侯
8、選供應(yīng)商、交貨要求等等。采購計劃是一個中短期采購活動指導(dǎo)書，應(yīng)該每年或者半年進行一次，并且通過半年、季度和月度的評價進行及時更新和修訂。,6,實施采購戰(zhàn)略主要活動說明,主要活動：,確定采購計劃：,基于公司的采購戰(zhàn)略制定采購計劃用以完成采購的戰(zhàn)略目標要求。采購計劃制定應(yīng)該包括：對不同類型物料的計劃、市場變化對采購物料的影響、采購的優(yōu)先級、選擇供應(yīng)商的標準和確定長期的供應(yīng)商名單等活動。,進行采購可行性分析：,根據(jù)初步的采購計劃，確定物料采購的可行性和一些具體的實施方法，主要包括：確定供應(yīng)商的供應(yīng)能力、調(diào)查外包情況、采購區(qū)域的劃分、能否通過自己制造完成等等。,確定供應(yīng)商名錄：,根據(jù)公司產(chǎn)品市場、生產(chǎn)
9、技術(shù)、需求數(shù)量等方面的需求考察所有可能的供應(yīng)商，并且根據(jù)一定的規(guī)則進行排序，產(chǎn)生供應(yīng)商名單。,確定經(jīng)濟采購量：,根據(jù)不同物料和選定的供應(yīng)商，確定最經(jīng)濟的采購批量，使采購物料的成本和價值相匹配。,確定關(guān)鍵件的備選計劃：,首先確定哪些原材料和備件是生產(chǎn)過程中最重要的，然后確定其首選供應(yīng)商和備選供應(yīng)商。對于關(guān)鍵件的備選供應(yīng)商，同樣應(yīng)該嚴格滿足對物料的各種要求。,確定物料庫存目標：,根據(jù)不同物料的需求情況和公司庫存對資金占用等的要求，確定每種物料的安全目標庫存，并制定目標庫存的管理原則和方法。,確定物料接收的檢驗程序：,根據(jù)公司整體的質(zhì)量管理手冊，確定物料檢驗的程序和檢驗的內(nèi)容。,確定合適的采購組織：
10、,根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和采購目標的要求，確定適合的采購組織完成采購活動。在確定采購組織過程中應(yīng)該重點關(guān)注：采購組織的形式（集中式或者非集中式的）、采購組織的崗位設(shè)置、每個崗位的職責說明、業(yè)績考核的主要指標。,7,新老業(yè)務(wù)流程的對比,宇田化工的老流程,宇田化工的新流程,的采購計劃是根據(jù)生產(chǎn)能力和安排制定的采購數(shù)量計劃，缺少對采購價格、采購周期、采購時間等的計劃和預(yù)測。,通過本流程形成的采購計劃來實施的采購戰(zhàn)略。在實施過程中，應(yīng)該通過采購年度預(yù)算進行控制和考核，確保采購計劃的有效性。,8,制定采購政策流程,9,制定采購政策,輸入流程,P-010,制定采購戰(zhàn)略,輸出,流程,P-040,供應(yīng)商資質(zhì)管理,P
11、-050,采購合同及詢價管理（主要物料）,P-060,采購合同及詢價管理（非主要物料）,P-080,采購物料和服務(wù),目的,確定和更新采購政策，用以執(zhí)行采購活動，指導(dǎo)供應(yīng)商選擇和評價活動。,內(nèi)容,說明,采購政策管理包括：確定采購決策、采用組合采購策略、確定流程和政策（例如采購訂單批準、供應(yīng)商選擇和評價等等）、建立采購總成本的模型等等,參與部門,采購部,主要,文檔,說明,主要文檔：,采購授權(quán)管理制度：,根據(jù)不同物料、訂單性質(zhì)、采購數(shù)量和金額等不同因素，劃分不同的權(quán)限，然后共過正式文件的型式授予不同的采購人員。完成以后將是一個授權(quán)表。,例外采購管理制度：,針對例外采購管理制度，應(yīng)該著重描述例外采購的
12、界定方法，審批的流程和審批的權(quán)限。,相關(guān)法律問題和服務(wù)：,在制定標準采購合同規(guī)范的時侯，應(yīng)該聘用法律服務(wù)機構(gòu)并參照必要的法律文件。,費用歸結(jié)和分配表：,根據(jù)總成本和計算模型，編制費用歸結(jié)和分配表。,采購管理政策：,經(jīng)過采購政策的制定過程，應(yīng)該形成采購政策和工作程序手冊。該手冊能夠?qū)π聠T工進行培訓(xùn)，能夠使其快速熟悉并進入崗位。采購政策是一個公司在一定時期內(nèi)的采購教科書和指導(dǎo)文件。在采購實施過程中應(yīng)該嚴格按照各種管理規(guī)定執(zhí)行，同時應(yīng)該根據(jù)采購環(huán)境的變化定期修訂采購政策。,10,制定采購政策流程說明,主要活動：,確定主要物料的分類管理政策：,首先列出本公司所有需要采購的物料，然后根據(jù)物料的不同性質(zhì)進
13、行分類，我們建議將生產(chǎn)中使用的物料劃分成化工原材料和技術(shù)物料。化工原材料是指化工主料和輔料，技術(shù)物料是指備品備件、機電儀表、閥門等生產(chǎn)設(shè)備中使用的物料。然后針對不同類別的物料，制定符合其特點的管理政策。,確定采購訂單管理政策：,無論供應(yīng)商是否需要采購訂單，公司都應(yīng)該采用訂單管理的方法進行采購的規(guī)范管理。因此在制定采購訂單管理政策時要充分考慮的因素有：如何區(qū)分訂單的緊急程度、如何劃分訂單的優(yōu)先級、如何針對不同的訂單進行跟蹤和審計控制等等,制定爭端解決流程：,采購活動中的爭端不可避免，主要來自于交貨日期的延遲、質(zhì)量問題、數(shù)量差異等等。公司應(yīng)該制定標準的工作流程來解決出現(xiàn)的爭端。,制定報價評審制度：
14、,針對供應(yīng)商的報價，公司應(yīng)該針對不同的物料制定不同的評審制度，確保能夠采購質(zhì)優(yōu)價廉的產(chǎn)品。,建立標準采購訂單批準制度：,應(yīng)該根據(jù)訂單的性質(zhì)采用不同的授權(quán)管理審批制度。這樣做的好處在于可以提高采購審批的效率，使審批權(quán)限能夠適當?shù)姆稚?，降低人為因素的風險。,建立例外采購管理制度：,在公司運營過程中經(jīng)常會出現(xiàn)緊急和特殊的情況，針對這種情況發(fā)生的采購，應(yīng)該具有應(yīng)急的辦法，參照這種辦法能夠盡快滿足生產(chǎn)和運營的需要。,確定定額采購政策：,對于有些物料，供應(yīng)商能夠給予一定的額度并按照一定時間進行結(jié)算。對于這些采購，公司應(yīng)該制定相應(yīng)的政策進行管理。,制定供應(yīng)商資質(zhì)評估和審查制度：,以制度化的形式對供應(yīng)商的評估
15、和審查進行規(guī)范管理，確保供應(yīng)的效率。,確定總成本的計算模型：,與財務(wù)部門一起確定采購的總成本，并且按照一定的模型計算各個部分的費用。,11,新老業(yè)務(wù)流程對比,宇田化工的老流程,宇田化工的新流程,目前的采購政策管理尚未形成一個標準的流程。,通過定期的制定和更新采購政策，能夠形成更適合發(fā)展需要的采購管理方式，相應(yīng)的授權(quán)制度和采購手冊。,12,供應(yīng)商資質(zhì)管理,(P-040),13,管理供應(yīng)商資質(zhì)說明,輸入流程,P-020,實施采購戰(zhàn)略,/,P-030,采購政策管理,/,P-050,采購合同及詢價管理（主要物料）,P-130,到貨檢驗,輸出流程,P-120,收到原材料,P-050,采購合同及詢價管理（
16、主要物料）,目的,用于確定和管理供應(yīng)商的資質(zhì),內(nèi)容說明,資質(zhì)管理程序提供一種結(jié)構(gòu)化的方法來評價供應(yīng)商，包括：初始的資質(zhì)調(diào)查、采購過程中的審計、確定資質(zhì)管理的流程和政策、供應(yīng)商供貨表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量、成本等等。供應(yīng)商資質(zhì)管理還包括確定資質(zhì)的標準、確定衡量業(yè)績的方法、與供應(yīng)商的溝通等等。供應(yīng)商選擇和評價管理應(yīng)該針對不同的物料分別進行。其中化工原材料屬于程序性、重復(fù)性的標準采購，因此供應(yīng)商的選擇和評價可以定期進行，一般是半年到一年進行一次。而在評價過程中出現(xiàn)的嚴重問題，可以采用緊急方式進行。對于研發(fā)和技改以及生產(chǎn)中使用的儀器儀表、機電設(shè)備等則可以根據(jù)一定的金額標準執(zhí)行本流程進行規(guī)范采購管理。,參與部門,采購部,生產(chǎn)部,主要文檔說明,主要文檔：,供應(yīng)商信息：,用于記錄供應(yīng)商的地點、聯(lián)系方法、質(zhì)量標準、數(shù)量規(guī)格、交付周期、價格范圍、折扣折讓等信息，作為評審的標準。,供應(yīng)商評審標準：,用于數(shù)量化評價供應(yīng)商的標準性文件，其中規(guī)定了供應(yīng)商評價的指標體系、評分標準和計算方法。,供應(yīng)商評價表：,用于填寫供應(yīng)商評價信息的表格。,供應(yīng)商名單：,記錄所有的供應(yīng)商的基本資料，包括供應(yīng)商的地點、聯(lián)系方式等等。特別重要的
制定采購戰(zhàn)略流程優(yōu)化管理的定義
