第8章WORD長文檔編排

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1、單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,,單擊此處編輯母版文本樣式,,第二級(jí),,第三級(jí),,第四級(jí),,第五級(jí),,,*,第8章 長文檔編排,,使用大綱視圖輔助創(chuàng)建文檔,,,使用主控文檔,,,編制目錄與索引,,,使用腳注與尾注,,,8.1 使用大綱視圖輔助創(chuàng)建文檔,8.1.1 在大綱視圖下安排文檔結(jié)構(gòu),大綱視圖最適合編寫和修改具有多層標(biāo)題的文檔，使用大綱視圖可以方便地編寫文檔標(biāo)題、修改文檔大綱，以及重新組織文檔的結(jié)構(gòu)。,創(chuàng)建長文檔時(shí)，首先需要設(shè)計(jì)好文檔的大綱，這時(shí)可借助大綱視圖來安排文檔結(jié)構(gòu)，其操作步驟如下。,新建一個(gè)空白文檔，選擇“視圖”>“大綱”菜單，切換到大綱視圖模式,1,,單擊標(biāo)題前的此符號(hào)，可以選

2、取該標(biāo)題,輸入完第一個(gè)標(biāo)題內(nèi)容后按【Enter】鍵，依次輸入其他的標(biāo)題內(nèi)容,2,,8.1.2 在大綱視圖下改變標(biāo)題的級(jí)別,在大綱視圖模式下，通過提升或降低正文及各級(jí)標(biāo)題的級(jí)別，從而更方便、快捷地組織文檔。例如，要降低標(biāo)題的級(jí)別，可選中需要降低標(biāo)題的內(nèi)容，單擊“大綱”工具欄中的“降低”按鈕。,選中的,1,級(jí)標(biāo)題降低為,2,級(jí)標(biāo)題,,以同樣的方法，調(diào)整各級(jí)標(biāo)題的級(jí)別,若要降低（或提升）某一個(gè)標(biāo)題的級(jí)別，還可將光標(biāo)移到該標(biāo)題的左側(cè)，待鼠標(biāo)指針變成花“十”字形狀時(shí)，按下鼠標(biāo)并向右（或向左）拖動(dòng)符號(hào)，等出現(xiàn)一條垂直線后釋放鼠標(biāo)即可,,8.1.3 改變大綱視圖下的標(biāo)題顯示級(jí)別,在大綱視圖模式下，有時(shí)只

3、需要顯示到某級(jí)標(biāo)題，而該級(jí)標(biāo)題以下的內(nèi)容則不需顯示出來，此時(shí)可單擊“大綱”工具欄中的“顯示級(jí)別”下拉列表框右側(cè)的三角按鈕，選擇要顯示的標(biāo)題級(jí)別，例如選擇“顯示級(jí)別1”選項(xiàng)，則1級(jí)標(biāo)題以下的內(nèi)容被隱藏起來。,將,1,級(jí)標(biāo)題的內(nèi)容顯示出來，其他內(nèi)容隱藏,,8.1.4 標(biāo)題的展開與折疊,在大綱視圖模式下，利用“大綱”工具欄中的“展開”按鈕或“折疊”按鈕，可以展開或者折疊標(biāo)題下面的內(nèi)容。如要展開某一標(biāo)題下面的內(nèi)容，可在該標(biāo)題行中單擊鼠標(biāo)，然后單擊“大綱”工具欄中的“展開”按鈕。,如果標(biāo)題下面有虛線，表示該標(biāo)題下還有其他的內(nèi)容，這些內(nèi)容被隱藏起來了,將該標(biāo)題行下的內(nèi)容展開,,8.1.5 在大綱視圖下

4、移動(dòng)標(biāo)題及其內(nèi)容的位置,大綱視圖在長文檔的組織上表現(xiàn)出了其優(yōu)越性。因?yàn)樵诖缶V視圖中移動(dòng)或復(fù)制標(biāo)題時(shí)，可以將該標(biāo)題下的所有次級(jí)標(biāo)題及正文文本一起移動(dòng)或復(fù)制，這使得重新安排各級(jí)標(biāo)題的次序變得十分方便。若要在大綱視圖下移動(dòng)標(biāo)題及其內(nèi)容的位置，可單擊要移動(dòng)標(biāo)題前面的“加”號(hào)，選取該標(biāo)題及其下面的內(nèi)容。,,8.2 使用主控文檔,Word提供了一種便于管理多個(gè)子文檔的文檔管理方式，即使用主控文檔。在處理由若干部分組成的長文檔時(shí)，使用主控文檔，可以方便地將各個(gè)章、節(jié)子文檔進(jìn)行組合，并統(tǒng)一設(shè)置其章、節(jié)標(biāo)題格式，以及正文格式等。,單擊或重復(fù)單擊“大綱”工具欄中的“上移”按鈕，直到將其移到需要的位置為止,,8.

5、2.1 創(chuàng)建主控文檔與子文檔,新建一個(gè)空白文檔，然后選擇“視圖”>“大綱”菜單,進(jìn)入大綱視圖，輸入文檔的大綱，并設(shè)置好各級(jí)標(biāo)題，然后單擊“大綱”工具欄中的“主控文檔視圖”按鈕,1,2,,每個(gè)子文檔被放在一個(gè)方框中，并且在該方框的左上角顯示一個(gè)子文檔圖標(biāo),選擇希望創(chuàng)建子文檔的標(biāo)題，單擊“創(chuàng)建子文檔”按鈕,3,,,選擇“文件”>“保存”菜單，在“保存位置”下拉列表框中選擇文檔保存的位置，然后單擊“保存”按鈕。在保存主控文檔的同時(shí)，Word會(huì)根據(jù)子文檔名稱自動(dòng)對(duì)各個(gè)子文檔進(jìn)行保存,4,,8.2.2 在主控文檔中插入子文檔,在主控文檔中，將插入點(diǎn)置于要插入子文檔的位置，單擊“大綱”工具欄中的“插入

6、子文檔”按鈕,打開“插入子文檔”對(duì)話框，選擇要插入的文檔，單擊“打開”按鈕,2,1,,8.2.3 編輯子文檔,打開主控文檔，并使“大綱”工具欄中的“主控文檔視圖”按鈕處于按下狀態(tài)，雙擊要編輯的子文檔左上角的圖標(biāo)，Word將單獨(dú)打開該子文檔,1,,編輯好子文檔后，選擇“文件”>“關(guān)閉”菜單，關(guān)閉子文檔并返回到主控文檔中,8.2.4 在主控文檔中刪除子文檔,利用“大綱”工具欄中的“刪除子文檔”按鈕可刪除子文檔，刪除操作只是斷開了該子文檔與主控文檔的聯(lián)系，但該子文檔依然存在。刪除一個(gè)子文檔的步驟如下。,2,,打開主控文檔，并使“大綱”工具欄中的“主控文檔視圖”按鈕處于按下狀態(tài)，單擊要?jiǎng)h除的子文檔

7、前面的圖標(biāo)，選中該子文檔,單擊“大綱”工具欄中的“刪除子文檔”按鈕，該子文檔周圍的方框消失，其內(nèi)容被移至主控文檔中，成為該主控文檔的一部分,1,2,,8.3 編制目錄與索引,,8.3.1 創(chuàng)建目錄,Word具有自動(dòng)創(chuàng)建目錄的功能。要?jiǎng)?chuàng)建目錄，應(yīng)首先用內(nèi)建的標(biāo)題樣式（標(biāo)題1到標(biāo)題9）對(duì)各級(jí)標(biāo)題進(jìn)行格式化，并且必須為文檔添加頁碼，然后執(zhí)行如下操作步驟。,將插入點(diǎn)置于文檔中要放置目錄的位置。選擇“插入”>“引用”>“索引和目錄”菜單,1,,打開“索引和目錄”對(duì)話框，單擊“目錄”選項(xiàng)卡，在“格式”下拉列表框中選擇目錄格式，如選擇“來自模板”，則創(chuàng)建的目錄將按照Word內(nèi)建的目錄樣式來格式化目錄。在

8、“顯示級(jí)別”編輯框中設(shè)置需要顯示的目錄級(jí)別，如選擇“3”，表示目錄中顯示3級(jí)及其以上級(jí)別的標(biāo)題。在“制表符前導(dǎo)符”下拉列表框中設(shè)置標(biāo)題與頁碼之間的連接符樣式,2,單擊“確定”按鈕，文檔的目錄就創(chuàng)建完成了,3,,8.3.2 更新目錄,創(chuàng)建目錄后，如果對(duì)文檔進(jìn)行了修改，從而要變動(dòng)目錄中的頁碼或其內(nèi)容，此時(shí)，我們需要對(duì)目錄進(jìn)行更新。為此，可在目錄區(qū)右擊鼠標(biāo)，從彈出的快捷菜單中選擇“更新域”，打開“更新目錄”對(duì)話框。在該對(duì)話框中選擇一種更新目錄的方式，單擊“確定”按鈕，即可對(duì)目錄進(jìn)行更新。,,,8.3.3 標(biāo)記索引項(xiàng),選取要作為索引項(xiàng)的文本，按下【Alt+Shift+X】組合鍵，打開“標(biāo)記索引項(xiàng)”

9、對(duì)話框,單擊“標(biāo)記”按鈕，為選中的文本添加了索引標(biāo)記（其后顯示一個(gè)索引項(xiàng)域XE）。在文檔中繼續(xù)選擇其他希望創(chuàng)建索引的文本，然后單擊“標(biāo)記索引項(xiàng)”對(duì)話框中的“標(biāo)記”按鈕。 標(biāo)記結(jié)束后，單擊“關(guān)閉”按鈕,1,2,,8.3.4 刪除與修改索引項(xiàng),標(biāo)記了索引項(xiàng)后，如果要?jiǎng)h除某一索引項(xiàng)，可選中整個(gè)XE（索引項(xiàng)）域，然后按【Del】鍵。要修改某一索引項(xiàng)，只需更改XE（索引項(xiàng)）域中文字即可。,8.3.5 編制索引,將光標(biāo)置于文檔中希望放置索引的位置，通常在文檔末尾 ，然后選擇“插入”>“引用”>“索引和目錄”菜單，打開“索引和目錄”對(duì)話框，然后單擊“索引”選項(xiàng)卡 ，在“類型”選項(xiàng)區(qū)選擇索引項(xiàng)的排列方式

10、，在“欄數(shù)”框中指定建立索引的欄數(shù),1,,在“語言（國家/地區(qū)）”框中選擇“中文（中國）”，在隨后顯示的“排序依據(jù)”框中選擇索引項(xiàng)的排列方式（“筆劃”或“拼音”），接著選中“頁碼右對(duì)齊”復(fù)選框，然后在“制表位前導(dǎo)符”框中選定索引項(xiàng)和對(duì)應(yīng)頁碼間的分隔符,,如果希望修改索引樣式，可單擊“修改”按鈕，打開“樣式”對(duì)話框，在“樣式”列表區(qū)選擇希望修改的索引樣式級(jí)別，然后單擊“修改”按鈕，打開“修改樣式”對(duì)話框，修改索引樣式,2,3,,修改結(jié)束后，返回“索引和目錄”對(duì)話框。單擊“確定”按鈕，在插入點(diǎn)自動(dòng)生成索引,4,8.3.6 更新或格式化索引,編制索引后，如果又在文檔中標(biāo)記了新的索引項(xiàng)，或?qū)ξ臋n進(jìn)行

11、了編輯，就必須更新索引。要更新索引，應(yīng)首先將光標(biāo)置于索引的任意位置，然后按【F9】鍵，或者單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“更新域”命令。,,8.4 使用腳注與尾注,8.4.1 創(chuàng)建腳注與尾注,將插入點(diǎn)置于要?jiǎng)?chuàng)建腳注與尾注的位置，選擇“插入”>“引用”>“腳注和尾注”菜單,打開“腳注和尾注”對(duì)話框，要插入腳注，可選擇“腳注”單選鈕，然后在“格式”設(shè)置區(qū)中設(shè)置所需的格式，單擊“插入”按鈕，輸入腳注的內(nèi)容,1,2,,8.4.2 查看腳注與尾注,要查看腳注或尾注的注釋文本，只需將鼠標(biāo)指針指向文檔中的注釋標(biāo)記，此時(shí)頁面中將出現(xiàn)一個(gè)提示框，其中顯示了注釋文本的內(nèi)容,另外，在普通視圖中雙擊注釋標(biāo)

12、記時(shí)，可以打開注釋編輯窗格，在注釋編輯窗格中可以編輯或查看注釋文本。,,如果要瀏覽所有的腳注或尾注，可按如下步驟進(jìn)行。,單擊頁面左下角的“普通視圖”按鈕，切換到普通視圖，選擇“視圖”>“腳注”菜單，打開“查看腳注”對(duì)話框，選擇“查看腳注區(qū)”單選鈕,1,,單擊“確定”按鈕，在文檔的底部顯示出所有腳注,2,8.4.3 編輯腳注與尾注,移動(dòng)或復(fù)制某個(gè)注釋標(biāo)記,在文檔窗口中選定注釋標(biāo)記，使其反白顯示。 將鼠標(biāo)指針移到該注釋標(biāo)記上，單擊鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)，將注釋標(biāo)記拖至文檔中的新位置，然后釋放鼠標(biāo)左鍵。如果拖動(dòng)時(shí)按住【Ctrl】鍵，則該操作為復(fù)制。,,另外，用戶也可以使用“編輯”菜單中的“剪切”、“復(fù)制

13、”和“粘貼”命令來移動(dòng)或復(fù)制腳注或尾注引用標(biāo)記。,,要?jiǎng)h除某個(gè)注釋，可以在文檔中選定相應(yīng)的注釋標(biāo)記后，按【Del】鍵，Word會(huì)自動(dòng)刪除該標(biāo)記及其對(duì)應(yīng)的注釋文本，并對(duì)后面的注釋重新編號(hào)。,如果要?jiǎng)h除所有自動(dòng)編號(hào)的腳注或尾注，可按以下步驟進(jìn)行操作：,選擇“編輯”>“替換”菜單，打開“查找和替換”對(duì)話框,單擊“高級(jí)”按鈕，然后單擊“特殊字符”按鈕，打開“特殊字符”列表。 從“特殊字符”列表中選擇“腳注標(biāo)記”或者“尾注標(biāo)記”選項(xiàng),2,1,清除“替換為”文本框中的所有內(nèi)容，然后單擊“全部替換”按鈕,3,,8.4.4 轉(zhuǎn)換腳注和尾注,選擇“插入”>“引用”子菜單中的“腳注和尾注”命令，打開“腳注和尾注”對(duì)話框，,單擊對(duì)話框中的“轉(zhuǎn)換”按鈕，打開“轉(zhuǎn)換注釋”對(duì)話框,,選擇要轉(zhuǎn)換的選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕,1,2,,8.4.5 刪除腳注與尾注,若要?jiǎng)h除腳注與尾注，只需選中要?jiǎng)h除的腳注或尾注標(biāo)記，然后按【Delete】鍵，即可將腳注標(biāo)記與腳注內(nèi)容、尾注標(biāo)記與尾注內(nèi)容同時(shí)刪除。,此外，也可將個(gè)別注釋進(jìn)行轉(zhuǎn)換。若要將某一尾注轉(zhuǎn)換為腳注，可右擊要轉(zhuǎn)換的注釋，在彈出快捷菜單中選擇“轉(zhuǎn)換為尾注”（或“轉(zhuǎn)換為腳注”）命令,,