OUTLOOK會議邀請使用方法ppt課件
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中廣核內(nèi)部郵件系統(tǒng) —OUTLOOK會議邀請使用方法,1,1、明確角色定義 會議需要三個(gè)基本元素:會議組織人員、會議參加人員以及會議召開地點(diǎn)。 在OUTLOOK可以將這些元素有效地組合在一起。在OUTLOOK 會議中,每個(gè)涉及的人員都擔(dān)當(dāng)一個(gè)獨(dú)特的角色,該角色指定他可以執(zhí)行哪些操作、擁有多大的控制權(quán)。 ⅰ、會議組織者 任何建立會議的人員都會成為會議組織者。組織者是唯一可以在會議建立后更改會議詳細(xì)信息的人員。 ⅱ、與會者 受邀參加會議的任何人都被視為與會者。與會者有兩種類別:必選的與會者和可選的與會者。 ⅲ、地點(diǎn)/資源 會議的召開場所為地點(diǎn),有時(shí)稱為“資源”。 2、過程跟蹤和提醒 如果你工作中的各種會議非常的多,又擔(dān)心會忘掉,不妨使用OUTLOOK2003進(jìn)行安排和提醒。會議組織者向與會者發(fā)送會議要求, 要求會被發(fā)送到與會者的“收件箱”和“日歷”。響應(yīng)返回給會議組織者。OUTLOOK 2003會使用“收件箱”和“日歷”跟蹤詳細(xì)信息。當(dāng)這些詳細(xì)信息更改時(shí),只需單擊一次按鈕就可以一次為所有人進(jìn)行更新。,一.使用OUTLOOK組織會議的優(yōu)點(diǎn),2,二.發(fā)送會議通知,1、新建 在“文件”中單擊“新建”,然后選擇“會議要求”或者使用鍵 盤的快捷鍵,請按“ Ctrl+Shift+Q”出現(xiàn)“未命名-會議”的對話框。,3,2、內(nèi)容填寫 ⅰ、“收件人”欄:點(diǎn)擊收件人,填寫參會人員郵件地址,出現(xiàn)如圖;,4,,ⅱ、“主題”欄:填寫會議主題; ⅲ、“地址”欄:填寫會議地點(diǎn); ⅳ、“標(biāo)簽”欄:提供不同的會議類型供選擇,如商務(wù)、個(gè)人等; ⅴ、“開始時(shí)間”及“結(jié)束時(shí)間”欄:填寫會議起始時(shí)間; ⅵ、“提醒”欄:根據(jù)設(shè)定的時(shí)間,Outlook會在會議開始前通知參會人員; ⅶ、“聯(lián)系人”欄:填寫會議的組織者; 以“CIT大亞灣分部客服支持科月度會議”為例填寫會議邀請:,5,3、發(fā)送 單擊“發(fā)送”,則可以將該通知發(fā)送給所有會議參加人員的收件箱中,并將識別為屬于日歷的內(nèi)容,作為待辦條目放置在該處,直到與會者響應(yīng)。,6,4、會議更新 如需對已發(fā)送的會議通知進(jìn)行修改,只需選擇“日歷”欄,雙擊日期欄內(nèi)的會議通知,對內(nèi)容進(jìn)行響應(yīng)修改后,單擊發(fā)送更新即可。,7,5、取消會議 如取消發(fā)送的會議通知,則打開“日歷”欄中發(fā)送的會議通知,點(diǎn)擊“動(dòng)作”菜單中的“取消會議”命令即可。,8,6、跟進(jìn)會議響應(yīng) 點(diǎn)擊“日歷”中對應(yīng)的日期欄,在“跟蹤”選項(xiàng)卡中“響應(yīng)”列可以查看與會者的反饋情況:“已接受”、“已拒絕”、“暫定”、“無”。如下:,9,三.閱讀會議通知,當(dāng)通過電子郵件將會議通知發(fā)送給被邀請者時(shí),每個(gè)人都會在自己的“收件箱”中收到會議要求。當(dāng)收件人打開會議要求時(shí),如果該會議與其“日歷”中某個(gè)現(xiàn)有項(xiàng)目沖突,Outlook 會通知他們.。他們只需單擊按鈕來“接受”、“暫定”或“謝絕”,OUTLOOK即將發(fā)送相應(yīng)反饋信息給會議通知的發(fā)送者。,10,1、選擇“接受” 郵件會自動(dòng)從“收件箱”中轉(zhuǎn)入日歷中的對應(yīng)日期欄中。如需查看,則單擊Outlook左下方“日歷”一欄,以上文提到的會議為例,可在8月27日的一格中找到,如下:,單擊紅色字體部分,則可彈出會議通知原文。,11,2、選擇“暫定” 郵件同樣自動(dòng)從“收件箱”轉(zhuǎn)入日歷中對應(yīng)的日歷欄中。 3、選擇“謝絕” 郵件將從“收件箱”中刪除,不在日歷欄中出現(xiàn)。 4、會議的提醒和查看 ⅰ、Outlook會在會議召開前,根據(jù)設(shè)定的時(shí)間,提醒參會人員,如果你想了解有關(guān)提醒的詳細(xì)內(nèi)容,可以單擊下圖對話框中的“打開項(xiàng)目”按鈕。 ⅱ、單擊下圖“暫?!卑粹o右側(cè)的下拉按鈕,從中選擇再次提醒的時(shí)間間隔,然后單擊“暫?!卑粹o,將提醒對話框關(guān)閉,待再次到達(dá)提醒時(shí)間時(shí),對話框再次彈出提醒。如果其中的提醒不需要查看,單擊其中的“清除”按鈕即可將它從對話框中去掉(日歷中的標(biāo)簽仍然保留)。,12,謝 謝!,13,- 1.請仔細(xì)閱讀文檔,確保文檔完整性,對于不預(yù)覽、不比對內(nèi)容而直接下載帶來的問題本站不予受理。
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