OUTLOOK會議邀請使用方法ppt課件

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中廣核內(nèi)部郵件系統(tǒng) —OUTLOOK會議邀請使用方法,1,1、明確角色定義 會議需要三個基本元素：會議組織人員、會議參加人員以及會議召開地點。 在OUTLOOK可以將這些元素有效地組合在一起。在OUTLOOK 會議中，每個涉及的人員都擔當一個獨特的角色，該角色指定他可以執(zhí)行哪些操作、擁有多大的控制權(quán)。 ⅰ、會議組織者 任何建立會議的人員都會成為會議組織者。組織者是唯一可以在會議建立后更改會議詳細信息的人員。 ⅱ、與會者 受邀參加會議的任何人都被視為與會者。與會者有兩種類別：必選的與會者和可選的與會者。 ⅲ、地點/資源 會議的召開場所為地點，有時稱為“資源”。 2、過程跟蹤和提醒 如果你工作中的各種會議非常的多，又擔心會忘掉，不妨使用OUTLOOK2003進行安排和提醒。會議組織者向與會者發(fā)送會議要求, 要求會被發(fā)送到與會者的“收件箱”和“日歷”。響應返回給會議組織者。OUTLOOK 2003會使用“收件箱”和“日歷”跟蹤詳細信息。當這些詳細信息更改時，只需單擊一次按鈕就可以一次為所有人進行更新。,一.使用OUTLOOK組織會議的優(yōu)點,2,二.發(fā)送會議通知,1、新建 在“文件”中單擊“新建”，然后選擇“會議要求”或者使用鍵 盤的快捷鍵，請按“ Ctrl+Shift+Q”出現(xiàn)“未命名－會議”的對話框。,3,2、內(nèi)容填寫 ⅰ、“收件人”欄：點擊收件人，填寫參會人員郵件地址，出現(xiàn)如圖；,4,,ⅱ、“主題”欄：填寫會議主題； ⅲ、“地址”欄：填寫會議地點； ⅳ、“標簽”欄：提供不同的會議類型供選擇，如商務、個人等； ⅴ、“開始時間”及“結(jié)束時間”欄：填寫會議起始時間； ⅵ、“提醒”欄：根據(jù)設定的時間，Outlook會在會議開始前通知參會人員； ⅶ、“聯(lián)系人”欄：填寫會議的組織者； 以“CIT大亞灣分部客服支持科月度會議”為例填寫會議邀請：,5,3、發(fā)送 單擊“發(fā)送”，則可以將該通知發(fā)送給所有會議參加人員的收件箱中，并將識別為屬于日歷的內(nèi)容，作為待辦條目放置在該處，直到與會者響應。,6,4、會議更新 如需對已發(fā)送的會議通知進行修改，只需選擇“日歷”欄，雙擊日期欄內(nèi)的會議通知，對內(nèi)容進行響應修改后，單擊發(fā)送更新即可。,7,5、取消會議 如取消發(fā)送的會議通知，則打開“日歷”欄中發(fā)送的會議通知，點擊“動作”菜單中的“取消會議”命令即可。,8,6、跟進會議響應 點擊“日歷”中對應的日期欄，在“跟蹤”選項卡中“響應”列可以查看與會者的反饋情況：“已接受”、“已拒絕”、“暫定”、“無”。如下：,9,三.閱讀會議通知,當通過電子郵件將會議通知發(fā)送給被邀請者時，每個人都會在自己的“收件箱”中收到會議要求。當收件人打開會議要求時，如果該會議與其“日歷”中某個現(xiàn)有項目沖突，Outlook 會通知他們.。他們只需單擊按鈕來“接受”、“暫定”或“謝絕”，OUTLOOK即將發(fā)送相應反饋信息給會議通知的發(fā)送者。,10,1、選擇“接受” 郵件會自動從“收件箱”中轉(zhuǎn)入日歷中的對應日期欄中。如需查看，則單擊Outlook左下方“日歷”一欄，以上文提到的會議為例，可在8月27日的一格中找到，如下：,單擊紅色字體部分，則可彈出會議通知原文。,11,2、選擇“暫定” 郵件同樣自動從“收件箱”轉(zhuǎn)入日歷中對應的日歷欄中。 3、選擇“謝絕” 郵件將從“收件箱”中刪除，不在日歷欄中出現(xiàn)。 4、會議的提醒和查看 ⅰ、Outlook會在會議召開前，根據(jù)設定的時間，提醒參會人員，如果你想了解有關(guān)提醒的詳細內(nèi)容，可以單擊下圖對話框中的“打開項目”按鈕。 ⅱ、單擊下圖“暫?！卑粹o右側(cè)的下拉按鈕，從中選擇再次提醒的時間間隔，然后單擊“暫?！卑粹o，將提醒對話框關(guān)閉，待再次到達提醒時間時，對話框再次彈出提醒。如果其中的提醒不需要查看，單擊其中的“清除”按鈕即可將它從對話框中去掉（日歷中的標簽仍然保留）。,12,謝 謝！,13,