企業(yè)信用管理體系和制度.doc

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. 信用管理師介紹和企業(yè)信用管理制度梗概目錄 1.信用管理師是指使用信用管理技術(shù)與方法從事企業(yè)和消費(fèi)者信用風(fēng)險管理工作的人員。 　主要工作內(nèi)容 　1、建立有效的企業(yè)信用管理體系； 　2、制定企業(yè)信用制度與信用政策； 　3、在交易前期，對交易對象進(jìn)行信用調(diào)查與評估，確定信用額度及放賬期； 　4、在交易中期，對應(yīng)收賬款加強(qiáng)管理，并采取必要的措施轉(zhuǎn)移風(fēng)險保障企業(yè)債權(quán)； 　5、在交易后期，對發(fā)生的逾期賬款進(jìn)行追收； 6、運(yùn)用信用管理專業(yè)技術(shù)及專業(yè)的征信數(shù)據(jù)庫防范風(fēng)險，并開拓市場。 2. 企業(yè)信用管理制度參考樣本 （目 錄） 一、法律法規(guī)學(xué)習(xí)制度 二、信用管理機(jī)構(gòu)、人員崗位責(zé)任制度 三、法人授權(quán)委托及合同簽訂前的評審制度 四、合同簽訂、履行、變更和解除制度 五、客戶授信與年審評價制度 六、客戶信用檔案建立與管理制度 七、應(yīng)收賬款與商賬追收管理制度 八、失信違法行為責(zé)任追究制度 企業(yè)信用(合同)管理制度參考樣本 （目 錄） 一、 法律法規(guī)學(xué)習(xí)制度及“法人委托書”管理制度 二、 信用（合同）管理機(jī)構(gòu)、人員崗位責(zé)任制度 三、 合同簽訂前的評審制度 四、 合同簽訂、履行、變更和解除制度 五、 客戶授信與年審評價制度 六、 客戶信用檔案建立與管理制度 七、 應(yīng)收賬款與商賬追收管理制度 八、 失信違法行為責(zé)任追究制度 說明： 樣本供企業(yè)制訂信用（合同）管理制度時參考，企業(yè)可結(jié)合實際情況細(xì)化，但基本要點應(yīng)當(dāng)具有。信用評估時，要考核制度制訂和執(zhí)行的具體情況，并以此確定企業(yè)信用（合同）管理水平。企業(yè)上報《江蘇省企業(yè)信用評估信息表》的同時，上報本公司制訂的制度。評估時要仔細(xì)檢查制度落實情況，并要求提供相應(yīng)的證明資料。 Ａ 法律法規(guī)學(xué)習(xí)制度及“法人委托書”管理制度 一、法律法規(guī)學(xué)習(xí)制度 1、定期組織合同法律法規(guī)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，制訂學(xué)法的內(nèi)容、時間安排計劃表，組織人員學(xué)習(xí)，并做好每次學(xué)習(xí)記錄。 2、廠長、經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人必須帶頭參加合同法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。信用（合同）管理人員、銷售、供應(yīng)、財務(wù)等部門業(yè)務(wù)人員必須經(jīng)過合同法規(guī)的系統(tǒng)培訓(xùn)和考核，取得合格證書；專、兼職信用（合同）管理員還必須取得信用（合同）管理員培訓(xùn)合格證書。 3、公司分管信用（合同）工作的負(fù)責(zé)人，部門分管信用（合同）負(fù)責(zé)人及信用（合同）管理員定期組織活動，結(jié)合信用（合同）管理中碰到的實際問題，學(xué)習(xí)新法規(guī)，解決新問題。組織研討會，案例分析會等，并做好書面記錄。 二、“法人委托書”管理制度 （一）、被授予“法人委托書”者的條件 1、必須是本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中確需簽訂合同，并具有經(jīng)濟(jì)工作經(jīng)驗的有關(guān)人員。 2、必須經(jīng)過《中華人民共和國合同法》培訓(xùn)，考試合格，并經(jīng)工作業(yè)績審查合格者。 3、能夠遵紀(jì)守法，執(zhí)行好國家各項法令、法規(guī)和本企業(yè)的規(guī)章制度。 （二）、“法人委托書”的申請程序 1、凡申請持證者，先由申請部門向信用（合同）管理機(jī)構(gòu)提出申請，填寫“參加《合同法》培訓(xùn)人員登記表”。 2、由信用（合同）管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一組織申請持證者參加工商行政管理部門舉辦的《合同法》培訓(xùn)班，并參加考試。 3、考試合格后，申請部門按信用（合同）管理機(jī)構(gòu)要求填寫“法人委托書申請審批表”，并對其工作業(yè)績進(jìn)行考核審查，再經(jīng)公司人事部門和信用（合同）管理機(jī)構(gòu)審核后報公司法定代表人批準(zhǔn)，簽章頒發(fā)授權(quán)證書。 （三）、“法人委托書”的管理 1、信用（合同）管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)“法人委托書”的申請審核、證件辦理，變更、注銷登記、遺失聲明和監(jiān)督檢查等管理工作，并為公司歸口管理部門。 2、本公司頒發(fā)的簽訂合同的“法人委托書”，采用由省工商行政管理局統(tǒng)一印制的“法人委托書”文本，在有效期限內(nèi)可連續(xù)使用，但有效期限最長不得超過兩年。 3、凡不持有“法人委托書”因特殊情況需對外簽約者，由所在部門向信用（合同）管理機(jī)構(gòu)提出申請，經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)，由信用（合同）管理機(jī)構(gòu)具體辦理一事一委托的臨時“法人委托證明”事宜；未取得“法人委托書”及“法人委托證明”的其他人員一律不得對外簽訂合同。 4、凡持有“法人委托書”對外簽訂合同者，必須嚴(yán)格遵守本公司制定的信用（合同）管理規(guī)定和相關(guān)的配套制度，做好合同臺帳記錄，以備考查。 5、凡發(fā)生下列情況之一者，必須辦理變更或核準(zhǔn)注銷手續(xù)： ◆ “法人委托書”授權(quán)內(nèi)容變更； ◆ 證件有效期屆滿，不再續(xù)展； ◆ 持證人因工作變動，不再對外簽約； ◆ 持證人因調(diào)離本公司、退休或死亡； ◆ 持證人因違反本公司管理制度，情節(jié)嚴(yán)重需撤消“持證人”資格； ◆ 持證人擅自涂改授權(quán)內(nèi)容、轉(zhuǎn)借和弄虛作假撤消“持證人”資格。 6、經(jīng)頒發(fā)的“法人委托書”如有遺失，持證人應(yīng)書面向本部門領(lǐng)導(dǎo)報告，并將本部門批示意見送信用（合同）管理機(jī)構(gòu)，由信用（合同）管理機(jī)構(gòu)向法定代表人或信用（合同）管理領(lǐng)導(dǎo)小組報告后，根據(jù)情況酌情處理。 7、凡核準(zhǔn)注銷人員的“法人委托書”證件，由所在部門負(fù)責(zé)收回交信用（合同）管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一處理。 （四）、責(zé)任 1、各部門應(yīng)加強(qiáng)對持證人的教育和管理，凡發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重違反本公司有關(guān)制度規(guī)定簽約或利用證件進(jìn)行違法活動，以及失職、瀆職等給公司帶來重大損失者，應(yīng)依法追究責(zé)任，同時注銷證件。 2、持證人必須嚴(yán)格按授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限在有效期內(nèi)簽訂合同，如因超越授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限發(fā)生的糾紛，其經(jīng)濟(jì)及法律責(zé)任由持證人承擔(dān)。Ｂ 信用（合同）管理機(jī)構(gòu)、人員崗位責(zé)任制度 公司內(nèi)部設(shè)立專門的信用（合同）管理機(jī)構(gòu)，公司副總為信用（合同）管理機(jī)構(gòu)的分管領(lǐng)導(dǎo)，任命信用（合同）管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人/經(jīng)理，有專職（或兼職）的信用（合同）管理工作人員。 一、信用（合同）管理機(jī)構(gòu)職能： 1. 組織宣傳、貫徹合同法律法規(guī)條例，培訓(xùn)信用（合同）管理人員和業(yè)務(wù)人員，依法保護(hù)本企業(yè)的合法權(quán)益。 2. 制定、修訂本公司信用政策、信用管理制度、辦法，組織實施信用管理工作的考核。 3. 對客戶進(jìn)行資信調(diào)查，建立客戶信用檔案，并進(jìn)行動態(tài)化管理。 4. 客戶授信管理：進(jìn)行客戶信用審批，跟蹤客戶，定期對客戶的信用狀況統(tǒng)計分析。 5. 應(yīng)收賬款管理：控制應(yīng)收賬款平均持有水平，日常監(jiān)督應(yīng)收賬款的賬齡，隨時將潛在的不良賬款進(jìn)行技術(shù)處理，防范逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生。 6. 商賬處理：建立標(biāo)準(zhǔn)的催賬程序和一支工作高效的追賬隊伍，及時制定對逾期應(yīng)收賬款處理的方案，并組織有效的追賬。 7. 利用征信數(shù)據(jù)庫資源，幫助銷售部門開拓市場。 二、崗位責(zé)任制度： 1、法定代表人的主要職責(zé)： l 加強(qiáng)信用管理工作，支持信用（合同）管理機(jī)構(gòu)開展工作，解決信用管理工作中的重大問題； l 授權(quán)委托合同承辦人員對外簽訂合同； l 對本公司合同承辦人員進(jìn)行考核、獎懲； l 定期了解合同的簽訂、履行情況。 2、信用（合同）管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)： l 組織合同法律法規(guī)的宣傳、培訓(xùn)，組織信用管理研討會、案例評析會； l 制定、修訂本公司信用政策、信用管理制度、辦法，組織實施信用管理工作的考核； l 統(tǒng)一辦理授權(quán)委托書，嚴(yán)格管理本公司合同專用章的使用； l 制止公司或個人利用合同進(jìn)行違法活動； l 日常監(jiān)督分析應(yīng)收賬款的賬齡，防范逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生； l 建立標(biāo)準(zhǔn)的催賬程序； l 匯總、分析客戶信用數(shù)據(jù)，向有關(guān)部門提供咨詢服務(wù)； l 協(xié)調(diào)與供銷、財務(wù)、技術(shù)等部門的關(guān)系。 3、信用（合同）管理員的主要職責(zé)： l 協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。 l 審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)，保管好合同專用章。 l 檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同執(zhí)行中的問題和糾紛。 l 登記合同臺帳，做好合同統(tǒng)計、歸檔工作，匯總合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況。 l 發(fā)現(xiàn)不符和法律規(guī)定的合同行為，及時向信用（合同）管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或公司副總報告。 l 參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。 l 定期向信用（合同）管理負(fù)責(zé)人匯報信用管理情況。 l 負(fù)責(zé)客戶檔案管理與服務(wù)。 l 參與商賬追收。 l 配合有關(guān)部門共同搞好信用管理工作。 4、供銷部門的主要職責(zé) l 依法簽訂、變更、解除本部門的合同。 l 嚴(yán)格審查本部門所簽訂的合同，重大合同提交有關(guān)方面會審。 l 對所簽合同，認(rèn)真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。 l 在合同履行過程中，加強(qiáng)與其它各有關(guān)部門聯(lián)系，發(fā)生問題及時向信用（合同）管理機(jī)構(gòu)信用（合同）管理員通報。 l 本部門合同的登記、統(tǒng)計、歸檔工作。 l 參加本部門合同糾紛的處理。 l 配合企業(yè)信用（合同）管理機(jī)構(gòu)做好信用（合同）管理工作。 5、財務(wù)、技術(shù)部門的主要職責(zé) l 加強(qiáng)與供銷等有關(guān)部門的聯(lián)系，及時通報合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。 l 做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項的統(tǒng)計、分析，提出處理建議。 l 解決合同履行中有關(guān)技術(shù)方面的問題。 l 依法簽訂、變更、解決技術(shù)合同。 l 本部門合同的登記、統(tǒng)計和歸檔工作。 l 配合企業(yè)信用（合同）管理機(jī)構(gòu)做好信用（合同）管理工作。 三、信用（合同）管理員考核與獎勵 1、考核范圍：本公司專職或兼職信用（合同）管理員。 2、考評時間 公司每年年終組織一次考核評審活動，在對各有關(guān)部門信用（合同）管理工作檢查基礎(chǔ)上進(jìn)行考核。 3、考核內(nèi)容 序號 考核內(nèi)容 應(yīng)得分 一 1. 掌握合同的有關(guān)法律、法規(guī)的應(yīng)知應(yīng)會基礎(chǔ)知識。 2. 認(rèn)真參加部門或公司舉辦的業(yè)務(wù)和有關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)。 ３ ５ 二 1. 檢查所簽訂合同符合“三性”（合法性、真實性、可行性）。 2. 檢查所簽訂合同符合“五審查”（對方主體是否合格，授權(quán)代理是否合法，資信是否保證，經(jīng)營范圍是否超出，合同結(jié)算方法和法定程序是否符合規(guī)定）。 3. 檢查除即時清結(jié)外，是否簽訂了書面合同。 4. 檢查使用各類合同文本的正確性和合同內(nèi)容合法、條款齊全、手續(xù)完備。 5. 檢查簽訂合同人員的有效代理范圍和權(quán)限。 6. 檢查杜絕無效合同的出現(xiàn)。 ３ ３ ３ ６ ４ ４ 三 1. 檢查有關(guān)合同審查表的辦理和送審，內(nèi)容齊全，手續(xù)完備。 2. 定期或不定期與部門業(yè)務(wù)員對帳。 3. 經(jīng)常督促合同的履約行為。 4. 全面了解本部門的合同履行情況。 ５ ６ ５ ６ 四 1. 檢查本部門的合同變更、解除手續(xù)的及時辦理和手續(xù)齊全。 2. 協(xié)助做好信息反饋和信訪工作。 6 4 五 1. 建立合同臺帳。 2. 合同臺帳的登記質(zhì)量（臺帳登記及時、正確、全面）。 3. 檢查合同章的使用和保管。 4. 做好有關(guān)資料的保管和歸檔工作。 ６ 10 ５ ６ 六 １.在信用（合同）管理上有創(chuàng)新的典型事例（包括運(yùn)用計算機(jī)管理等事項）。 10 合計 100 4、考核部門： 信用（合同）管理機(jī)構(gòu)為公司信用（合同）管理員的考核評審工作的管理機(jī)構(gòu)。 獲獎名單由考核部門根據(jù)考核內(nèi)容進(jìn)行考核評審后報法定代表人批準(zhǔn)。取消資格的審批程序由考核部門將名單及考核依據(jù)報法定代表人批準(zhǔn)。 5、獎懲方法 信用（合同）管理員的獎勵等級設(shè)三等：即先進(jìn)、優(yōu)勝和表揚(yáng)；獲獎?wù)咭跃窆膭顬橹?，并分別給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)鼓勵。 ◆ 獲先進(jìn)名單從考核總分在95分以上者中產(chǎn)生； ◆ 獲優(yōu)勝名單從考核總分在90～95分者中產(chǎn)生； ◆ 獲表揚(yáng)名單從考核總分在80～90分者中產(chǎn)生； 信用（合同）管理員的懲處方法： ◆ 凡考核總分首次達(dá)不到60分者，由部門分別給予教育、幫助和扣發(fā)獎金； ◆ 凡考核總分兩次達(dá)不到60分者，取消信用（合同）管理員資格； ◆ 凡利用合同從事違法違紀(jì)活動者，取消信用（合同）管理員資格并按情節(jié)輕重，追究其行政或法律責(zé)任。 Ｃ 合同簽訂前的評審制度 合同簽訂前實行評審制度。合同評審機(jī)構(gòu)設(shè)在信用（合同）管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部，組成人員包括主管副總、信用（合同）管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、信用（合同）管理員、合同承辦人、供銷、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。 一、合同評審程序 1、 合同承辦人將合同草本及相關(guān)資料交信用（合同）管理員初審； 2、 信用（合同）管理員填寫合同評審表中初審記錄交信用（合同）管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批，簽署審批意見。 3、 特殊/重大合同，由信用（合同）管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人組織有關(guān)部門進(jìn)行會審，信用（合同）管理員匯總各部門會審意見后交信用（合同）管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽署意見，并報主管副總批準(zhǔn)實施。 4、 信用（合同）管理員將合同評審表歸入該合同檔案。 二、評審內(nèi)容 1、簽訂合同前必須嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的主體資格。 ◆ 對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復(fù)印專用章的公司法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件。 ◆ 對非法人經(jīng)濟(jì)組織，應(yīng)當(dāng)審查其是否按法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照。對分支機(jī)構(gòu)或是事業(yè)單位和社會團(tuán)體設(shè)立的經(jīng)營單位，除審查其經(jīng)營范圍外，還應(yīng)同時審查其所從屬的法人主體資格。 ◆ 對外方當(dāng)事人的資格審查，應(yīng)調(diào)查清楚其地位和性質(zhì)、公司或組織是否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及公司或組織注冊地。 2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。 ◆ 代理人職務(wù)資格證明及個人身份證； ◆ 被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書； ◆ 代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理期限。 3、簽訂合同前，必須認(rèn)真審查對方當(dāng)事人的履約能力。對方當(dāng)事人在合同中負(fù)有提供專業(yè)性較強(qiáng)的勞務(wù)、工程項目或限制經(jīng)營項目等義務(wù)時，應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人提供由政府法定機(jī)構(gòu)頒發(fā)的經(jīng)營許可證或資質(zhì)等級證書等證明。 4、簽訂合同前，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審查對方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料，必要時應(yīng)到簽發(fā)部門進(jìn)行驗證或進(jìn)行實地考察，以防對方當(dāng)事人偽造或變造證明材料。對方當(dāng)事人提供的各種證明資料中所使用的當(dāng)事人名稱、印章等內(nèi)容必須完全一致。 5、下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。 ◆ 名片； ◆ 廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料； ◆ 各類廣告、宣傳資料； ◆ 各類電話、BP機(jī)等通訊工具號碼； ◆ 對方當(dāng)事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見證而復(fù)制的或未與原件核對無異的復(fù)印資料。 三、特殊/重大合同的適用范圍 簽訂的下列合同，視為重大合同： ◆ 訂立價款在一百萬元以上（建筑安裝工程承包合同價款在一千萬元以上）的合同； ◆ 投資、聯(lián)營的合同； ◆ 涉外合同； ◆ 合同承辦人認(rèn)為需可行性審查的其他合同。 四、特殊/重大合同評審的附加程序 1、簽訂特殊/重大合同，應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行可行性審查。 合同的可行性審查由信用（合同）管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人組織有關(guān)部門以會簽的形式進(jìn)行。也可以通過召開有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會議的形式進(jìn)行。 2、簽訂特殊/重大合同，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行合法性審查。 合同的合法性審查，由合同承辦人按其隸屬關(guān)系，送交信用（合同）管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行合法性審查。 Ｄ 合同簽訂、履行、變更和解除制度 一、合同簽訂管理 1、合同承辦人簽約前必須對對方主體資格、代理身份、代理資格、履約能力及合同可行性進(jìn)行審查，并收集整理相關(guān)資料，以備合同評審機(jī)構(gòu)進(jìn)行評審。 2、訂立合同的主體，必須是法人或者是取得營業(yè)執(zhí)照的非法人經(jīng)濟(jì)組織。集團(tuán)公司內(nèi)各單位的業(yè)務(wù)部門不得以本部門的名義或擅自以其他單位、部門的名義對外簽訂合同。嚴(yán)禁其他公司或個人所辦各類企業(yè)以本公司及下屬單位的名義對外簽訂合同。 3、公司對外簽訂合同，應(yīng)由其法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。 4、嚴(yán)禁將合同業(yè)務(wù)介紹信轉(zhuǎn)借其他單位或個人使用。介紹信的存根應(yīng)當(dāng)保存五年，以備核查。 5、除及時清結(jié)者外，合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式，合同文本國家或省已經(jīng)發(fā)布示范文本的，應(yīng)當(dāng)采用合同示范文本。銷售部門必須使用國家統(tǒng)一的購銷合同文本對外簽訂合同；外協(xié)部門必須使用國家統(tǒng)一的加工定做、承攬合同文本對外簽訂合同；供應(yīng)、設(shè)備、基建部門外出采購盡可能采用統(tǒng)一的購銷合同文本。如果沒有合同示范文本，應(yīng)當(dāng)參照類似的示范文本。采用合同示范文本時，可以根據(jù)所訂合同的具體情況依法作出補(bǔ)充約定。各部門所需的合同文本由公司信用（合同）管理員統(tǒng)一購買或定制。 6、集團(tuán)公司及所屬各單位的合同都應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)則編號。 7、合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡（符號）清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準(zhǔn)確、無歧義。 8、訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價款和報酬，履行的期限、地點和方式，違約責(zé)任及解決爭議的方法等。 9、訂立依法可以設(shè)定擔(dān)保或者對對方當(dāng)事人的履約能力沒有把握的合同，應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。 對方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當(dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力要參照本制度的規(guī)定進(jìn)行審查。 10、對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地仲裁機(jī)構(gòu)或法院。 11、法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章。 12、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。 l 合同專用章的申請人必須是有權(quán)對外簽訂合同的部門和分公司。 l 各有關(guān)部門和分公司的合同專用章由信用（合同）管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一歸口管理。信用（合同）管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)申請報告的審批、合同專用章的登記、留樣、發(fā)放和監(jiān)督檢查等管理工作。 l 合同專用章的刻制由信用（合同）管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。任何部門不得擅自刻制合同專用章，如發(fā)現(xiàn)有此類行為的發(fā)生，追究責(zé)任人員的行政責(zé)任。凡需刻制合同專用章的部門和分公司，必須由申請部門提出書面申請報告，并由主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，同時按工作的實際需要和用途提供合同專用章刻制的數(shù)量、要求和樣章草圖，交信用（合同）管理機(jī)構(gòu)審查后統(tǒng)一辦理。 l 凡持有合同專用章的部門和分公司，應(yīng)做到合法使用、專人保管。技術(shù)合同專用章由信用（合同）管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)保管，如遇工作需要，需攜帶外出，應(yīng)事先辦理借用手續(xù)，用后立即歸還。 l 合同專用章的保管使用的檢查工作列入每年的合同檢查范圍之內(nèi)。 l 合同專用章不得代用，混用。發(fā)現(xiàn)利用合同專用章進(jìn)行違法活動，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失者，依法追究其行政和法律責(zé)任。 l 凡遇合同專用章遺失，應(yīng)立即向本部門領(lǐng)導(dǎo)報告，并將本部門批示意見送信用（合同）管理機(jī)構(gòu)備案，在當(dāng)?shù)厥屑増蠹埳峡沁z失聲明，辦理相關(guān)證明材料。 l 凡遇合同專用章變更，需重新刻制，其申請程序與手續(xù)與新申請相同，原合同專用章交還信用（合同）管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一處理。 l 各子公司自行刻制的合同專用章，必須到信用（合同）管理機(jī)構(gòu)留樣備案。 13、訂立依法應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記、見證、鑒證、公證等特別程序的合同時，應(yīng)當(dāng)依法辦理特別手續(xù)。 14、合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時送交本單位財務(wù)部門備案，作為財務(wù)部門收付款物的依據(jù)。 二、合同履約管理 1、法定代表人全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負(fù)責(zé)其訂立合同的履行。新任法定代表人應(yīng)當(dāng)繼續(xù)履行前任法定代表人依法訂立的合同。 2、在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時處理，必要時經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，可實地調(diào)查合同標(biāo)的情況和對方當(dāng)事人的履約能力。 3、接收標(biāo)的必須經(jīng)過嚴(yán)格的驗收或商檢程序。對不符合制度的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時提出書面異議。 4、合同結(jié)算必須通過本單位財務(wù)部門進(jìn)行。對合法有效的合同，財務(wù)部門必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。 5、凡與合同有關(guān)的來往文書、電報、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。 對我方當(dāng)事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。 我方當(dāng)事人收到對方當(dāng)事人通過郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書時，應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書時，必須使用掛號信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。 6、信用（合同）管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查合同履行情況，按時間順序及時建立合同簽訂與履行情況臺帳。 三、合同的變更和解除 1、合同的變更與解除由合同承辦人以書面形式報合同評審機(jī)構(gòu)審核，批準(zhǔn)后，盡快與對方簽訂變更或解除協(xié)議。 2、對方當(dāng)事人作為款物接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協(xié)議。嚴(yán)禁未取得對方當(dāng)事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。 3、我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應(yīng)當(dāng)及時收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對方當(dāng)事人，同時積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。 4、發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對方當(dāng)事人采取有效補(bǔ)救措施，收集、保存對方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時向信用（合同）管理機(jī)構(gòu)報告。 5、我方當(dāng)事人因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方當(dāng)事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復(fù)的期限，盡快與對方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。 Ｅ 客戶授信與年審評價制度 1、信用（合同）管理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系溝通，及時掌握客戶的信用信息，對客戶實行分級管理，將客戶的信用等級分為A、B、C、D四級，分別制訂不同信用等級所對應(yīng)的信用額度、信用期限、信用折扣。 2、信用（合同）管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)建立每位客戶包括名稱、住所、法定代表人、注冊資金、電話、信用標(biāo)準(zhǔn)（對客戶資信情況進(jìn)行要求的最低標(biāo)準(zhǔn)）、信用等級內(nèi)容的表單，并及時進(jìn)行動態(tài)更新。 3、信用（合同）管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)制定客戶信用申請表、客戶調(diào)查表、客戶信用審批表、回復(fù)客戶的標(biāo)準(zhǔn)信函等表格；受理客戶信用申請；采用對客戶進(jìn)行走訪、調(diào)查、向有關(guān)部門收集客戶資信狀況資料等方式掌握客戶信息，填寫客戶調(diào)查表，對客戶進(jìn)行信用評級，報主管副總審批后，確定信用等級，并及時回復(fù)客戶。 4、對客戶實行跟蹤管理，補(bǔ)充客戶信用信息，每年末對客戶的信用狀況進(jìn)行匯總分析，形成書面的年審評價報告，并根據(jù)年審報告及時調(diào)整客戶信用等級與授信額度。 5、對延遲付清款物的客戶，視情節(jié)輕重給予信用等級的降級處理；對惡意拖欠款物的客戶授信額度為0，要求采用即時清結(jié)的方式或列入黑名單，拒絕業(yè)務(wù)往來。 6、各業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時收集客戶信息并向信用（合同）管理機(jī)構(gòu)反饋；信用（合同）管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期將客戶信用狀況評價結(jié)果反饋公司各相關(guān)部門。 Ｆ 客戶信用檔案建立與管理制度 1、建立完整的合同檔案。檔案資料包括以下內(nèi)容： ◆ 談判記錄、可行性研究報告和報審及批準(zhǔn)文件； ◆ 對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件； ◆ 對方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件； ◆ 對方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件； ◆ 我方當(dāng)事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復(fù)印件； ◆ 對方當(dāng)事人的擔(dān)保人的擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件； ◆ 雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料； ◆ 登記、見證、鑒證、公證等文書資料； ◆ 合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議； ◆ 標(biāo)的驗收記錄； ◆ 交接、收付標(biāo)的、款項的原始憑證復(fù)印件。 2、公司所有合同都必須按部門編號。信用（合同）管理員負(fù)責(zé)建立和保存合同管理臺帳。 3、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后一個月內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交信用（合同）管理員。 信用（合同）管理員對合同檔案資料核實后一個月內(nèi)移交檔案室歸檔。 4、各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日和七月十日前將本公司管轄范圍內(nèi)上年度和本年度上半年的合同統(tǒng)計報表報送集團(tuán)公司信用（合同）管理機(jī)構(gòu)。 各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日前將管轄范圍內(nèi)上一年度信用（合同）管理情況分析報告報送集團(tuán)公司信用（合同）管理機(jī)構(gòu)。 5、建立完整的客戶信用資料，包括客戶信用申請表、客戶調(diào)查表、客戶信用審批表、回復(fù)客戶的標(biāo)準(zhǔn)函、客戶信用表單、授信資料、年審評價報告等，并附客戶概況、付款習(xí)慣、財務(wù)狀況、商賬追討記錄、往來銀行、經(jīng)營狀況等調(diào)查原始資料。 6、客戶信用檔案的查閱需填寫查閱申請單標(biāo)明查閱人、查閱客戶名稱、查閱用途，由檔案管理員填寫借閱時間、歸還日期。信用檔案的缺失以及涉及商業(yè)秘密內(nèi)容的泄漏要追究相關(guān)當(dāng)事人的責(zé)任。 7、配備大專以上學(xué)歷，具有數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)的能力和經(jīng)驗的人員專（兼）職檔案管理員。 8、檔案管理員必須經(jīng)過企業(yè)信用管理專業(yè)知識培訓(xùn)，考核合格后方可上崗。 Ｇ 應(yīng)收賬款與商賬追收管理制度 1、建立應(yīng)收賬款帳目，明確應(yīng)收貨款，分期應(yīng)收賬款和應(yīng)收票據(jù)的數(shù)額、期限、應(yīng)付款人等內(nèi)容。 2、建立應(yīng)收賬款賬齡分析分級表，將應(yīng)收賬款按賬齡分為合同期內(nèi)、進(jìn)入預(yù)警期內(nèi)、到期、逾期、進(jìn)入最后通牒期，進(jìn)入專業(yè)追賬期、付諸法律期和壞賬期八級，制訂相應(yīng)的催收措施。 3、對應(yīng)收賬款加強(qiáng)日常監(jiān)督，根據(jù)實際情況每周或每月打印出會計賬上全部接近到期的應(yīng)收賬款記錄進(jìn)行分析和診斷，對每筆賬款作出處理意見。 4、制訂商賬（逾期應(yīng)收賬款）追收辦法，培訓(xùn)催收、追收人員。 5、設(shè)計商賬追收工作流程，包括內(nèi)勤提示、外勤催收、委托專業(yè)信用管理公司追收、法律訴訟。商賬追收程序一般應(yīng)包括下列步驟： 步驟 階 段 時間段 聯(lián)系方法 催賬形式 1 提醒客戶 逾期第一天 傳真 禮貌提示 2 提醒客戶 以后第4天 傳真 再度提示 3 了解問題 以后第4天 電話 了解客戶發(fā)生了什么問題 4 第一次正式催賬 以后第4天 傳真 顯示證據(jù) 5 嚴(yán)肅通知 以后第4天 傳真 嚴(yán)肅通知 6 第二次正式催賬 以后第4天 傳真 顯示證據(jù) 7 壓迫客戶式談話 與6同一天 通話/拜訪 表達(dá)不滿 8 第一次經(jīng)理對話 以后第3天 電話 催賬級別升高 9 第二次經(jīng)理對話 以后第3天 電話 最后一次談話 10 最后通知 以后第3天 掛號信 最后通牒 11 送專業(yè)追賬公司 一周以后 委托追賬 與追賬代理簽約 12 提出法律訴訟 半年以后 委托律師 法律行動 Ｈ 失信違法行為責(zé)任追究制度 1、對方發(fā)生失信違法行為，可酌情采取下列措施： l 取消賒銷條件； l 停止供貨； l 取消供貨資格； l 訴諸法律。 2、本企業(yè)發(fā)生失信違法行為的可能表現(xiàn)形式與糾正措施： 表現(xiàn)形式： l 個人擅自以公司名義對外簽訂合同并違約或騙取款物； l 產(chǎn)品合格率未達(dá)標(biāo)； l 拖欠貨款； l 其他。 糾正措施：及時書面告知對方，說明原由；依法賠償對方損失；撤消過錯當(dāng)事人的職務(wù)、開除直至依法追究其法律責(zé)任。 3、合同糾紛處理 l 發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門、人員應(yīng)立即報告分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人，并通報信用（合同）管理機(jī)構(gòu)，提供材料。 l 為解決合同糾紛所采取的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期間內(nèi)進(jìn)行。 l 合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。合同承辦部門、人員應(yīng)配合好公司信用（合同）管理機(jī)構(gòu)參加仲裁或訴訟。 l 發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人利用合同進(jìn)行詐騙等犯罪活動時，應(yīng)當(dāng)立即向單位負(fù)責(zé)人報告并向公安機(jī)關(guān)報案。 l 合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動的，應(yīng)當(dāng)及時委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。 l 解決合同糾紛的申請書、起訴書、答辯書、協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、裁定書、判決書的副本或正本復(fù)印件，自發(fā)出或收到之日起十日內(nèi)，由承辦人送交信用（合同）管理機(jī)構(gòu)備案。 l 在處理合同糾紛過程中，對于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時向法院申請財產(chǎn)保全。 l 合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)依法采取一切措施，積極收集、整理有關(guān)證據(jù)。在證據(jù)可能滅失或者難以取得的情況下，應(yīng)當(dāng)向法院申請保全證據(jù)。 l 向法院提供原始證據(jù)時，必須先行復(fù)制，并請求法院的承辦人員出具證據(jù)收執(zhí)。 l 在涉及合同糾紛的訴訟或非訴訟活動中，行使可能引起國有資產(chǎn)流失的處分權(quán)時，應(yīng)當(dāng)報請有關(guān)部門公司批準(zhǔn)。 制度范本精選版