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1、Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,*,*,單擊此處編輯母版標題樣式,有效籌劃和召開會議,1,有效籌劃和召開會議1,一個組織要不要開會？,會議是一個有組織、有目的、有計劃、有針對性主題的溝通過程。,公司目前現(xiàn)狀？,會議效果、質(zhì)量如何？,您的建議？,2,一個組織要不要開會？會議是一個有組織、有目的、有計劃,會議的作用,是促使各項必要工
2、作得,以有效實施的途徑；,是集思廣益，實現(xiàn)決策民主化、科學化的重要工具；,增強凝聚力，培養(yǎng)團隊精神；,增進了解，發(fā)現(xiàn)人才；,突出領(lǐng)導功能，展示領(lǐng)導才華。,3,會議的作用是促使各項必要工作得3,會議的成本,參加會議的人數(shù)X每人每小時的平均成本,=每小時總成本,X,會議所需要時間,+籌備會議所需要時間、成本,+資料費用+餐飲+電費+場地設(shè)施租金+。,=？,4,會議的成本參加會議的人數(shù)X每人每小時的平均成本4,會議的收益,您參加此次會議獲得了什么？,其它與會者又獲得了什么？,組織獲得了什么或創(chuàng)造出了什么？,會議的預期成果是否令您滿意？,收益,成本 OR 收益,成本,5,會議的收益您參加此次會議獲得了
3、什么？5,會議的必要性,會議不是萬能的，會議肯定不是越多越好，會議的成本。,其它途徑：通告、傳閱、電子郵件、布告欄,6,會議的必要性會議不是萬能的，會議肯定不是越多越好，會議的成本,會議的實質(zhì)和原則,實質(zhì)：溝通（視會議類型而不同）,原則：,會而有議,議而有決,決而有行,行而有果,7,會議的實質(zhì)和原則實質(zhì)：溝通（視會議類型而不同）7,會議的分類,出席型會議,（單向溝通）,參與型會議,（雙向溝通）,信息型,動員型,問題解決型,頭腦風暴型,8,會議的分類出席型會議參與型會議信息型動員型問題解決型頭腦風暴,會議的準備,目的 計劃 與會者,明天上午10：00在會議室開會,請安排好你的日程表，并準時參加以
4、下會議：,日期：星期四 8月8日,時間：AM10：0011：30,地點：第一會議室,目的：關(guān)于質(zhì)量監(jiān)控措施的決定,附件：會議議程以及關(guān)于主題A的報告,請在會議之前瀏覽該報告，并做好在會上討論的準備,9,會議的準備目的 計劃,會議的目的,明確的目的有助于會議的籌劃,使會議更加透明，且有助于將會議引導到進行討論調(diào)控的軌道上來；,易于評價會議的效果,10,會議的目的明確的目的有助于會議的籌劃10,會議的計劃（議程）,涉及哪些議題,每個議題或每次討論的分配時間,各個議題由誰來提出,提前發(fā)放會議議程,11,會議的計劃（議程）涉及哪些議題11,議程樣本,時間,議題,方式,提出者,成果,1：152：00,市
5、場營銷計劃,討論,2：002：15,六月份經(jīng)營成果,發(fā)言,DDWong,2：152：25,休息,2：253：00,廣告活動,頭腦風暴討論,制定新計劃,3：003：10,配送措施,討論,決定誰做什么事,3：103：20,會議結(jié)束,簽名,12,議程樣本時間議題方式提出者成果1：152：00市場營銷計劃,會議與會者,領(lǐng)導人,會議主持人,發(fā)言人,記時員,記錄員,13,會議與會者領(lǐng)導人13,把握會議進程,按時開始,遵循議程,休息后馬上回來,保證會議有條不紊的一般程序（問題解決型會議）,界定需要解決的問題,對該問題進行會診（魚刺圖）,探討可行性方案,確定最終解決方案,把握結(jié)束時機,14,把握會議進程按時開
6、始14,魚刺圖（要因分析法）,15,魚刺圖（要因分析法）15,頭腦風暴型會議的程序,用10分鐘時間收集各種觀點,及時記錄各種觀點,其他人不許進行批評與判斷,與會者可以輪流發(fā)表自己的觀點，也可以自由發(fā)言,可以在別人的觀點的加以補充和發(fā)揮,此階段不允許討論,各種觀點收集完畢，開始小組討論并達成一致解決方案。,16,頭腦風暴型會議的程序用10分鐘時間收集各種觀點16,掌控會場紀律,會場中經(jīng)常出現(xiàn)的不良現(xiàn)象：,會前未充分準備，輪到發(fā)言前忙于準備而未認真聽別人發(fā)言；,會中接聽電話，收發(fā)短信，甚至玩游戲；,打磕睡；,會中有會，三二人私下開小會；,未向主持人請示中途離場；,走神、開小差；,17,掌控會場紀律
7、會場中經(jīng)常出現(xiàn)的不良現(xiàn)象：17,領(lǐng)導與協(xié)調(diào)技能,觀察人們的一舉一動,保持中立，至少保持客觀性,塑造公平的參與氣氛（駕馭壟斷者）,重新表述散漫提出的問題和言語,抓住要點（,節(jié)奏、探究、民意測驗，記錄,）,協(xié)調(diào)不同觀點,18,領(lǐng)導與協(xié)調(diào)技能觀察人們的一舉一動18,引導會議走向尾聲,我們涉及了哪些要點？（與會者談心得體會）,我們確定了哪些任務(wù)？（明確內(nèi)容、責任人、截止日期）,總的來說我們實現(xiàn)了什么？（回應(yīng)會議的目的）,19,引導會議走向尾聲我們涉及了哪些要點？（與會者談心得體會）19,會議的評價與改善,序列,評估內(nèi)容,通常,有時,很少,1,會議按時召開,1,2,3,2,會議遵循議程,1,2,3,3,每個人都遵從會議制度,1,2,3,4,每個人都做了會前準備,1,2,3,5,每個人都參與了會議,1,2,3,6,溝通是得體和有建設(shè)性的,1,2,3,7,會議遵循既定的問題解決程序,1,2,3,8,會議完成了既定的目標,1,2,3,9,后續(xù)措施按時履行及匯報,1,2,3,10,會議的領(lǐng)導和協(xié)調(diào)是有效的,1,2,3,11,會議按時結(jié)束,1,2,3,20,會議的評價與改善序列評估內(nèi)容通常有時很少1會議按時召開123,
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