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1、書檔案電子化管理
摘要]本文從文書檔案電子化的根底理論入手，分析文書檔案電子化管理的收集、歸檔、存儲等方法，進(jìn)而提出文書檔案電子化的開展趨勢。[關(guān)鍵詞]文書檔案；電子化；管理doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2021.05.119[中圖分類號]G275[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194〔2021〕05-0246-02文書檔案是企業(yè)檔案的一個重要組成局部，是我們了解國家和行業(yè)政策法規(guī)，執(zhí)行上級任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達(dá)、互相溝通的主要載體之一，也是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)。隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛開展，在辦公環(huán)境不斷電子化的趨勢下，
2、組織機(jī)構(gòu)的各類業(yè)務(wù)文檔直接在計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點(diǎn)從面向檔案實(shí)體管理為主，逐漸向?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向開展。為適應(yīng)文書檔案數(shù)量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應(yīng)運(yùn)而生。1文書檔案電子化的理論根底〔1〕文書檔案電子化的涵義。文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理向電子化管理的轉(zhuǎn)變，管理方式以辦公系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)自動化和網(wǎng)絡(luò)為依托，以電子文件的形式把以往手續(xù)繁雜的辦公行為轉(zhuǎn)變?yōu)槿菀變Υ妗⒉檎业碾娮有畔?。簡言之，是一種手工模式向智能模式的轉(zhuǎn)變?！?〕文件生命周期理論。指文件從產(chǎn)生直到因喪失作用而被銷毀，或者
3、因其具有長遠(yuǎn)歷史價值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動過程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運(yùn)動過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對文件到檔案運(yùn)動過程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象。文件生命周期理念提示了文件運(yùn)動的3個階段，即現(xiàn)行階段、暫行保存階段和永久保存階段?！?〕前端控制理論。是根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原那么，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求，把可以預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能，嵌入?yún)f(xié)從辦公系統(tǒng)〔OA系統(tǒng)〕和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對文件、檔案工作的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效地監(jiān)督，從而實(shí)現(xiàn)對電子文件的超前控制和全程管
4、理?！?〕文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論根底，通過對文件處理環(huán)節(jié)和檔案處理環(huán)節(jié)的有效銜接，借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，把“文書處理〞和“檔案管理〞這兩個管理系統(tǒng)看成是一個系統(tǒng)工程中的兩個子系統(tǒng)，從組織制度、管理方式到工作程序都實(shí)現(xiàn)科學(xué)、真正的統(tǒng)一管理，確保文件在整體運(yùn)動過程中實(shí)現(xiàn)全面控制和綜合管理。文檔一體化的實(shí)施必須依賴于標(biāo)準(zhǔn)化的公文處理，從文書處理工作開始實(shí)行規(guī)aB7CacfEMHhPPKH85AQM6jdSmbZqT24jNL3OQXN1ePg=范化，對文書檔案進(jìn)行超前控制，使文書檔案在經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化的處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值表達(dá)，從而到達(dá)文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)
5、化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮檔案的真正效果。2文書檔案電子化的管理方法〔1〕文書檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運(yùn)用，文書電子文件的收集與積累往往是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行的，其收集與歸檔比紙質(zhì)文件更為困難和復(fù)雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管。此外，電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動態(tài)數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄
6、；動態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)立、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用。同時，電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進(jìn)行核對、審驗(yàn)的依據(jù)，不符合要求時發(fā)回歸檔人。數(shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動提取為主，減少人為干預(yù)?！?〕文書電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計(jì)算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對歸檔的各種類型的文件，應(yīng)采取通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能。對電子檔案的存儲設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和開展性，尤其是對不公開的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管的能力。電子檔案備份
7、、恢復(fù)是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的平安保障，應(yīng)建立一個從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份及恢復(fù)系統(tǒng)。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲在磁光介質(zhì)上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時復(fù)制第三套，異地保存?！?〕文書電子檔案雙套制保管模式。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，雖然電子檔案的利用有很多優(yōu)點(diǎn)，但由于電子檔案便于修改、拷貝和難以防偽的特點(diǎn)，以及在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案傳遞帶來的檔案信息喪失、失真、泄密等問題，容易使人們對電子檔案的原始性失去信任，而認(rèn)為紙質(zhì)檔案的原始性那么更具有說服力。因此，文書電子文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制〞，歸檔內(nèi)容形成“雙套制〞，即紙介
8、質(zhì)與磁光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，這就很好地解決了如果文書電子檔案信息喪失，那么也會有紙質(zhì)的檔案內(nèi)容存在?？梢灶A(yù)見，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當(dāng)長的一個時期，隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨(dú)立地轉(zhuǎn)化為檔案，多種介質(zhì)并存的狀況將長期存在。3文書檔案電子化的開展趨勢〔1〕建立標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)體系。文書檔案電子化的前提是根底工作的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于檔案電子化使越來越多的歸檔“文件資料〞是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。目前電子檔案工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這就需要國家檔案行政部門制訂一整套系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)那么，以保證電子
9、文件、檔案信息的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和資源共享。檔案電子化標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)作為一個標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計(jì)等根本業(yè)務(wù)管理功能。它不是簡單地模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件特性來實(shí)現(xiàn)的，一個具有高效率、高質(zhì)量、簡捷及合理化的工作模式，能夠把原有檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫高度共享奠定一個良好的根底。〔2〕完善平安使用制度。在電子檔案使用過程中，應(yīng)當(dāng)：①應(yīng)注意電子檔案平安性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速開展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快
10、速開展，隨之而來的問題是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的平安；②注意電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的直接對接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法。另外儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，也影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性；③注間電子檔案的法律效力問題。通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定的，電子檔案由于沒有固定的載體，所以制訂相應(yīng)的法律認(rèn)定條文有一定的困難，這也就是光盤、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。與紙質(zhì)檔案相比，
11、電子簽署等非傳統(tǒng)意義上的“親筆簽名〞，法律上能否認(rèn)可、如何認(rèn)可，制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義?！?〕加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案電子建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)，這關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)的成敗。①檔案管理者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)。檔案電子化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動和文檔一體化管理，這就要求檔案工作人員既要掌握檔案學(xué)根底理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學(xué)根底理論知識、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能；②檔案管理者要全面掌握檔案專業(yè)知識。如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理，以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研等有關(guān)檔案專業(yè)知識的根本技能；③從檔案管理現(xiàn)代化開展趨勢看，檔案工作者必須具備檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)行檔案信息分析與研究，提供高層次檔案信息效勞與咨詢等方面的能力。4結(jié)語文書檔案電子化管理是適應(yīng)社會信息化開展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為社會效勞功能不可缺少的手段，但是文書檔案電子化是一個艱苦的、長期的過程，建立一套完整科學(xué)的文書檔案管理體系，有助于減輕檔案管理人員的勞動強(qiáng)度，提高工作效率，為社會提供更高層次和更具價值的信息效勞。主要參考文獻(xiàn)【1】王萍，宋雪雁.電子檔案管理根底[M].北京：清華大學(xué)出版社，2021.【2】馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論?[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2021.
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