房地產(chǎn)業(yè)合同管制度匯編

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更多關于房地產(chǎn)業(yè)合同管制度匯編請訪問：http://www.jingpinwenku.com/list/房地產(chǎn)業(yè)合同管制度匯編 第1頁共55頁天地控股有限公司合同管理制度匯編 編制日期：二八年五月 第2頁共55頁目錄 總則《合同管理制度》總表 第一篇合同計劃管理第一章合同簽訂計劃第二章合同履行計劃第二篇合同簽訂管理第一章合同簽訂原則第二章合同簽訂流程第三章合同權限管理第四章合同編號管理第五章格式合同管理第六章合同注意事項第三篇合同履行管理第一章合同跟蹤管理第二章合同履行跟蹤第三章對外文書管理第四篇合同考評管理第一章部門合同考評第二章資產(chǎn)合同考評第三章財務合同考評第四章法務合同考評附則各類附表及附件總則 合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風險對于企業(yè)運營的整 個過程起著非常關鍵的作用；而合同管理則是規(guī)范合同簽訂、降低合同風險、保 證合同目的實現(xiàn)(包括達到既定的成果質(zhì)量標準和確保收付款項無誤)的主要控 第3頁共55頁 制和保障手段是公司內(nèi)部管理系統(tǒng)的重要組成部分。 公司的合同管理系統(tǒng)主要包括四大內(nèi)容：合同計劃管理、合同簽訂管理、合 同履行管理及合同考評管理。 合同計劃管理 的主要目的在于做好合同簽訂及履行的規(guī)劃和預見工作確保 按計劃、有序地安排合同的簽訂及履行工作避免出現(xiàn)遺漏或無序狀況。 合同簽訂管理 的主要目的在于做好客戶信譽和綜合能力的評估、明確標的物 的質(zhì)量控制內(nèi)容、優(yōu)化合同價款及付款方式以及規(guī)范合同條款的擬訂確保不因 客戶論證不到位、質(zhì)量控制內(nèi)容不完整、不準確或合同條款表述方面的差錯而給 合同履行或救濟造成困難。 合同履行管理 的主要目的在于做好合同簽訂完畢實際履行過程中的各項成 果驗收和收付款內(nèi)容的把關和跟蹤工作確保合同標的達到既定的質(zhì)量標準收 付款項無差錯實現(xiàn)合同目的。 為了規(guī)范合同履行的跟蹤工作公司特別出臺了《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》 并配合該流程要求制作了信息化管理系統(tǒng)以確保合同跟蹤內(nèi)容完整無遺漏通 過系統(tǒng)實時反映合同的真實履行情況。 另一方面為了確保合同履行過程中各項書面依據(jù)的規(guī)范性和有效性公司 特別針對法務類對外文書的出臺了《對外文書(法務類)管理辦法》。 合同考評管理 的主要目的在于確保各責任人遵循合同管理各項已生效的制 度及流程自覺把好合同簽訂及合同履行中的各道關卡確保合同目的的實現(xiàn)。 為了便于統(tǒng)觀整個合同簽訂、合同履行及合同考評的流程及內(nèi)容特制定了 《合同管理制度》總表以供相關人員簡單查閱流程但具體要求尚須查閱具體 各篇及各章節(jié)內(nèi)容。 法務部作為公司法律風險防范和法律糾紛處理的責任部門負責與合同管理 相關的所有制度的制訂及監(jiān)督執(zhí)行并對本制度匯編享有最終解釋權。 第4頁共55頁《合同管理制度》總表類目關鍵環(huán)節(jié)適用流程質(zhì)量標準考評辦法合同計劃25日報月計劃12月報年計劃 部門指定人員制表→部門負責人審核→ 各項目經(jīng)理審核→計劃交資產(chǎn)、法務、 財務審查備案按時上報年度及月度合 同簽訂計劃、履行計劃 并確保上報的計劃內(nèi)容完整、時間合理、狀態(tài)真實 ①逾期上報計劃的每逾期一天扣0.1分； ②上報計劃不完整或錯誤的每一項扣0.1分； ③計劃的簽訂時間不合理的每次扣0.1分； ④履行狀態(tài)不真實的每次扣0.5分。 合同簽訂招標/報價流程1．目標執(zhí)行(考核價格)批準流程系統(tǒng)中各類目標執(zhí)行批準流程(具 體流程按質(zhì)量部、財務部要求執(zhí)行) 確保目標執(zhí)行批準書中各項要求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)完成時間以及對客戶的約束要求等）完整、準確滿足合同起草要求 目標執(zhí)行批準書內(nèi)容不完整不滿足合同起草要求 的每少一項扣0.1分(其他具體要求由質(zhì)量部、 財務部實施考評)2．招標文件(報價信息)批準流程(系統(tǒng)中自由流程須關聯(lián)目標執(zhí) 行批準流程)主辦部門或法務部起草招 標文件(報價信息)→技術責任人、財務 責任人、資產(chǎn)責任人同步審核→返回發(fā) 文者按修改意見修改→(系統(tǒng)中 招確保招標文件/報價信息內(nèi)容滿足項目實際需求文字表述無誤不因內(nèi)容或文字表述差錯而造成損失。 ①招標文件或報價信息內(nèi)容或文字表述存在明顯 差錯而被指正的每次扣0.1分； ②因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的每2 萬元扣1分。 ③審核人逾期完成審核而影響項目進度的每影響 第5頁共55頁標文件批準流程 須關聯(lián)目標執(zhí)行批 準流程及前一自由流程)→部門負責 人審核→項目總經(jīng)理審核→法務主管審 核→執(zhí)行董事審批 一天扣0.1分(以下環(huán)節(jié)中涉及審核的則考評標 準與此相同)。3．客戶批準流程系統(tǒng)中的客戶批準流程(具體流程 按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行) 確保所報客戶具備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信用等級。 簽訂合同的單位無實際履約能力或信用程度不夠 的扣0.5分；因此造成公司損失的每2萬元 扣1分。(客戶及中標單位批準過程中發(fā)生的其他 如客戶數(shù)量提供不足、資料不準確、中標價格不合 理等的考核由資產(chǎn)管理中心及執(zhí)行董事實施考評) 4．評標辦法審批流程 具體流程、質(zhì)量標準及考評辦法按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行 5．中標單位批準流程系統(tǒng)中中標單位批準流程(具體流 程按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行) 確保中標單位具備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信用程度。6．合同批準流程(系統(tǒng)中自由流程須關聯(lián)中標單 位批準流程)主辦部門或法務部起草合 同→技術責任人、財務責任人、資產(chǎn)責 任人同步審核→返回發(fā)文者按修改意見 修改→(系統(tǒng)中合同批準流程須 關聯(lián)中標單位批準流程及前一自由流 確保合同內(nèi)容符合評標結(jié)果滿足項目實際需求文字表述無誤合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求不因內(nèi)容或文字表述差錯而造成損 ①合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯或與評標結(jié) 果不符而被指正每次扣0.1分； ②因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的每2 萬元扣1分； ③合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的則 每處扣0.1分。 第6頁共55頁 程)→部門負責人審核→項目總經(jīng)理審 核→法務主管審核→董事會審批(具體 審批權限請查閱《合同審批權限一覽 表》)失。價格批準流程1．目標執(zhí)行批準流程系統(tǒng)中的目標執(zhí)行批準書(具體流程按質(zhì)量部要求執(zhí)行)確保目標執(zhí)行批準書中各項要求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)完成時間以及對客戶的約束要求等）完整、準確滿足合同起草要求 目標執(zhí)行批準書內(nèi)容不完整不滿足合同起草要求 的每少一項扣0.1分 2．考核價格批準流程系統(tǒng)中的考核價格批準書(按財務要求執(zhí)行)按財務部要求由財務實施具體考評3．執(zhí)行價格批準流程系統(tǒng)中的執(zhí)行價格批準書(按財務要求執(zhí)行)按財務部要求4．合同批準流程(系統(tǒng)中的合同批準流程須關聯(lián)目 標執(zhí)行批準書、考核價格批準書和執(zhí) 行價格批準書)：主辦部門或法務部起 確保合同內(nèi)容、價格及付款方式符合目標執(zhí)行及價格批準結(jié)果合同 ①合同內(nèi)容、價格及付款方式未經(jīng)批準即報批合 同扣0.1分； ②合同內(nèi)容、價格及付款方式與目標執(zhí)行及價格批 第7頁共55頁 草合同→部門負責人審核→項目總經(jīng)理 審核→法務主管審核→董事會審核(具 體審批權限請查閱《合同審批權限一覽 表》)條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求不因內(nèi)容或文字表述差錯而造成損失。 準結(jié)果不一致每處扣0.1分；③合同條款存在不 符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的每處扣0.1分；④ 合同條款因表述存在明顯差錯而被指正的每處扣 0.1分；因表述的差錯而造成公司損失的每2萬元 扣1分特殊合同批準流程(系統(tǒng)中的特殊合同批準流程)部門 /項目經(jīng)理提交《特殊合同簽訂申請表》 及合同文本→董事長批準《特殊合同簽 訂申請表》→法務主管審核合同文本→ 董事長批準合同文本確保合同內(nèi)容滿足項目實際需求文字表述無誤合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求不因內(nèi)容或文字表述差錯而造成損失。 ①合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯或與評標結(jié) 果不符而被指正每次扣0.1分； ②因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的每2 萬元扣1分； ③合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的則 每處扣0.1分。合同履行1．跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及跟蹤(系統(tǒng)中的合同跟蹤內(nèi)容批準流程) 部門行政助理在合同簽訂完畢后1個工 作日內(nèi)完成跟蹤內(nèi)容(包括合同成果驗 收、收付款和與成果驗收、收付款相對 應的事務)的整理及報批→部門負責人 審核→財務部經(jīng)理審核→法務主管復核 →行政助理錄入項目管理系統(tǒng)→法務主 管和財務部經(jīng)理批準→部門日常跟蹤→ 在項目管理系統(tǒng)中完成合同跟蹤內(nèi)容的錄入與批準并通過管理系統(tǒng)真實反映合同的具體履行情況。 ①逾期完成整理、錄入的每逾期1天扣0.1分； ②主要成果、收付款內(nèi)容及與之相對應的事務有遺 漏的每遺漏一條扣0.1分； ③所錄內(nèi)容與合同約定或批準不相符的每條扣 0.5分； ④未通過項目管理系統(tǒng)反映合同履行情況的每次 扣0.1分。第8頁共55頁 系統(tǒng)自動生成的報表準確反映合同履行 情況 2．合同履行過程中的往來函件及回執(zhí)的原件須及時存檔發(fā)往對方的函件按 對外文書要求執(zhí)行。 考評辦法參見對外文書部分內(nèi)容 3．合同履行過程中合同各方中任何一方發(fā)生違約行為必須立即采取彌補或 救濟措施確保合同目的的實現(xiàn)。 未實現(xiàn)合同目的或因彌補救濟措施不及時而造成 公司損失的每2萬元扣1分。 對外文書1．廣告文書(系統(tǒng)中廣告發(fā)布內(nèi)容批準流程)： 發(fā)文→策劃部經(jīng)理審核→項目總經(jīng)理審 核→法務主管審核→分管副總審核→董 事長審批須符合廣告法及房地產(chǎn)廣告管理規(guī)定等相關法律法規(guī) ①若適用流程有誤或未達到前述要求的每次扣 0.1分； ②因此造成在訴訟或仲裁過程中缺少證據(jù)而造成 公司損失的每2萬元扣1分。 2．催款通知單(系統(tǒng)中催款通知批準流程)：主辦 會計發(fā)文→財務經(jīng)理審核→項目總經(jīng)理 審核→資金部審核→法務主管審核→董 事長審批確保文書表述無誤且能達到發(fā)文目標文書送達對方后必須取得有效回執(zhí)并存檔回執(zhí)須對方有權簽字人簽收(或以特快專遞形式送達須在郵件詳情單的 內(nèi)件品名一欄中注明 函告的關鍵內(nèi)容)以確 3．其他文書(系統(tǒng)中對外文書審批流程)：發(fā)文 →部門經(jīng)理審核→財務審核( 如不涉及財務內(nèi)容則可跳過)→總經(jīng)理審核(如 同屬多個項目或不屬任一項目則可跳 過 )→法務審核→分管領導審核 第9頁共55頁保證據(jù)效力其他 1．在合同簽訂及履行過程中按要求落實每份合同的各責任人并根據(jù)實際 情況及時調(diào)整相應的責任人。 ①若未落實責任人的每次扣0.1分；②原責任人 因離職、換崗等原因需調(diào)整新責任人而未及時調(diào)整 的每次扣0.1分。 2．遵循已批準的《合同管理制度》中的其他規(guī)定。 違反一次根據(jù)嚴重程度扣0.1分及以上不等。 第10頁共55頁第一篇合同計劃管理第一章合同簽訂計劃 一、合同簽訂計劃的目的 為了統(tǒng)籌合理地安排合同簽訂各環(huán)節(jié)的時間不影響合同的正常簽訂特要 求各公司、各部門按年度及月度分別上報合同簽訂計劃要求完整、合理、準確。 二、合同簽訂計劃上報流程 1．需求部門于每年的12月份上報下年度合同簽訂計劃；于每月的25日 前上報下月合同簽訂計劃(年度合同簽訂計劃表和月度合同簽訂計劃表詳見附表 1、2)； 2．需求部門負責人審核； 3．子公司負責人審核； 4．法務部及資產(chǎn)采購部備案。 第二章合同履行計劃 一、合同履行計劃的目的 為了確保合同簽訂后各項義務的正常履行避免合同各方發(fā)生違約行為特 要求各公司、各部門按月上報合同履行計劃要求完整、準確符合合同約定及 第11頁共55頁 項目實際進度需求以便按月有計劃地履行。 二、合同履行計劃上報流程 1．需求部門于每月的25日前上報下月合同履行計劃(詳見附表3)； 2．需求部門負責人審核； 3．子公司負責人審核； 4．法務部、財務部及資產(chǎn)采購部備案。 第二篇合同簽訂管理第一章合同簽訂原則一、合同簽訂的前提 公司所有合同簽訂前必須經(jīng)過客戶論證和公開招標(報價)或價格批準(本制 度有特殊規(guī)定的除外)確保合同簽訂的對象具備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信 用等級同時在滿足質(zhì)量及技術要求的前提下獲得最佳的合同價款和付款方 式。 二、合同簽訂過程中四大主要責任部門及其基本分工 1．需求部門(子公司)：負責客戶資料的收集和客戶綜合實力的論證；負責 第12頁共55頁 標的物相關質(zhì)量、技術標準的論證及技術標的評定；負責招標文件（報價信息） 及合同文本的起草（如需求部門/子公司認為有需要則在目標執(zhí)行批準書內(nèi)容 完整明確和招投標資料、評標結(jié)果完整明確的前提下可委托法務部起草招標文 件/報價書或合同文本）；需求部門對合同簽訂的整個過程及其引起的后果承擔主 要責任。 2．資產(chǎn)管理中心：負責發(fā)布招標(報價)信息公開、公平、公正地組織招 標(報價)的全程活動；負責客戶及其資料的補充及再論證；負責如實反映開標、 詢標、評標過程中的真實情況。 3．法務部：負責招標文件(報價信息)及合同的法律審核；在接受需求部門 （子公司）委托后負責招標文件（報價信息）及合同文本的起草、報批（在需 求部門/子公司所提交的目標執(zhí)行批準書、評標結(jié)果、招投標資料完整明確的前 提下不得拒絕需求部門/子公司的委托）。 4．財務部：負責商務條款的審查及商務標的評定。 三、合同簽訂過程中的各類責任人 1．主責任人：由部門(子公司)負責人或其指定人員擔任。 2．技術責任人：由合同所涉業(yè)務的專業(yè)技術人員擔任。其中設計合同的 技術責任人為產(chǎn)品研發(fā)部所派設計負責人房產(chǎn)材料、設備采購合同的技術責任 人為產(chǎn)品研發(fā)部所派專項技術人員或工程部專項技術人員；工程承包合同的技術 責任人為房產(chǎn)工程部所派負責人；營銷策劃類合同的技術責任人為營銷策劃部指 定的本部門專業(yè)人員。若某些合同不涉及專業(yè)技術條款的則該類合同無需設技 術責任人。 3．財務責任人：由各部門(子公司)的主辦會計擔任。 4．資產(chǎn)責任人：由資產(chǎn)管理中心采購工程師擔任。 四、確定中標單位的基本原則 在滿足質(zhì)量及技術要求的前提下最低標中標。 五、特別說明 在所有招標或報價之前資產(chǎn)管理中心需知會各股東股東有權在既定的投 標/報價截止日前推薦符合條件的單位參加投標/報價需求部門(子公司)不得 拒絕；同時股東有權在招標或報價過程中派員參與其中的任一環(huán)節(jié)。 但是流 程一旦啟動任何人（包括股東）均不得干預流程的正常執(zhí)行如在流程執(zhí)行 過程中確須變更操作方式或終止流程執(zhí)行的則必須有明確的書面指示并對該 項變更或終止決定所引起的后果承擔相應的責任。 六、各審核責任人必須按照批準的流程、權限行使權利、承擔義務且驗收、 第13頁共55頁 審核環(huán)節(jié)缺一不可。如若違反則違反人員按照已簽訂的重要崗位經(jīng)濟責任書 及公司的考評制度承擔相應責任。 第二章合同簽訂流程 一、支出類合同的招標/報價流程 1．目標執(zhí)行(考核價格)批準(具體按質(zhì)量部、財務部要求的流程執(zhí)行) 2．招標文件(報價信息)批準 (1)需求部門行政助理或需求部門委托法務專員起草招標文件(或報價信 息)； (2)起草人將招標文件(或報價信息)分別提交技術責任人、財務責任人、資 產(chǎn)責任人進行審核： ①技術責任人審核確認招標文件(或報價信息)所涉質(zhì)量技術要求(包括驗 收、服務等內(nèi)容)是否完整、準確； ②財務責任人審核確認所有商務條款是否清晰準確、付款控制方面是否合 理； ③資產(chǎn)責任人審核確認招標文件(或報價信息)內(nèi)容是否符合招標要求評標 辦法是否公平、公正、合理； (3)起草人整合各責任人的合理修改意見并形成新的招標文件(或報價信 息)文本； (4)部門負責人審核確認所有合理意見是否均已得到落實招標文件(或報價 信息)能否滿足項目需求； 第14頁共55頁 (5)子公司負責人審核確認招標文件(或報價信息)能否滿足項目需求； (6)法務主管審核確認招標文件(或報價信息)整體表述是否準確、合法； (7)執(zhí)行董事審核批準。 3．客戶批準流程(具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行)。 注：本環(huán)節(jié)可與招標文件(報價信息)批準環(huán)節(jié)同步進行。 4．評標辦法批準流程(具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行)。 5．中標單位批準流程(具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行)。 6．合同批準流程 (1)需求部門行政助理或由需求部門委托法務部法務專員根據(jù)評標結(jié)果起 草合同文本； (2)起草人將合同文本分別提交技術責任人、財務責任人、資產(chǎn)責任人進行 審核： ①技術責任人審核確認合同文本所涉質(zhì)量技術要求(包括驗收、服務等內(nèi)容) 是否完整、準確且與招標/報價結(jié)果一致； ②財務責任人審核確認合同價款、付款方式是否合理且與招標/報價結(jié)果一 致財務數(shù)據(jù)相差表述是否準確無差錯合同所涉稅務條款是否符合國家、省、 市現(xiàn)行法務法規(guī)； ③資產(chǎn)責任人審核確認合同文本是否符合招標/報價結(jié)果。 (3)起草人整合各責任人的合理修改意見并形成新的合同文本； (4)部門負責人審核確認所有合理意見是否均已得到落實確認合同文本能 否實現(xiàn)合同目的； (5)子公司總經(jīng)理審核確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的； (6)法務主管審核確認合同文本整體表述是否準確、合法； (7)董事會審核批準合同文本。 ★合同批準的權限詳見本篇第三章內(nèi)容 。7．簽訂合同。 合同文本批準后法務部、資產(chǎn)管理中心應與需求部門(子公司)做好相關交 接工作并由需求部門(子公司)安排客戶簽訂合同。在合同文本交證章管理員蓋 章前必須確保合同文本中所有應填寫的內(nèi)容均已準確填寫完畢包括合同簽訂 時間、地點、代表簽字( 我方由需求部門&;子公司&;負責人代表簽署合同 )、聯(lián)系 方式及其他簽署頁中所有要求填寫的內(nèi)容(若合同對方為個人則必須寫明其身 份證號碼)。 8．合同文本及招標全套資料存檔。 第15頁共55頁 由需求部門(子公司)行政助理負責將合同文本及招標全套資料存檔。 二、支出類合同的非招標/報價類流程(即價格批準流程) 1．目標執(zhí)行(考核價格)批準(具體按行政中心質(zhì)量部要求的流程執(zhí)行) 2．執(zhí)行價格批準(具體按財務部要求的流程執(zhí)行) 3．合同批準 (1)需求部門行政助理或由需求部門委托法務部法務專員根據(jù)評標結(jié)果起 草合同文本； (2)需求部門負責人審核確認合同文本所涉質(zhì)量技術要求(包括驗收、服務等 內(nèi)容)是否完整、準確且與招標/報價結(jié)果一致； (3)子公司總經(jīng)理審核確認所有合理意見是否均已得到落實確認合同文本 能否實現(xiàn)合同目的； (4)法務主管審核確認合同文本整體表述是否準確、合法； (5)董事會審核批準合同文本。 合同批準的權限詳見本篇第三章內(nèi)容 。三、特殊合同批準流程 所謂特殊合同是指需與政府職能部門推薦客戶或公司董事會指定客戶簽訂 的合同凡各部門、子公司需簽訂該類合同的均可適用本流程。 流程簡述： 部門/項目經(jīng)理提交《特殊合同簽訂申請表》(詳見附表4)及合同文本→董事 長批準《特殊合同簽訂申請表》→法務主管審核合同文本→董事長批準合同文本 →證章管理員核對無誤后用章→檔案室存檔→系統(tǒng)通知財務部經(jīng)理、資金部閱知 并落實合同跟蹤內(nèi)容 注：特殊合同的報批權限歸屬部門及子公司負責人即特殊合同批準流程 為需授權的流程僅部門及子公司負責人才能啟動該流程。 四、銷售類合同的簽訂流程 根據(jù)公司目前的業(yè)務類別所涉及的銷售類合同主要有房屋銷售合同(房產(chǎn) 公司)、砂石銷售合同(航運公司)和苗木銷售合同(三景園藝公司)。 (一)房屋銷售合同相關流程 任何項目在房屋銷售開始前必須形成規(guī)范的格式合同文本（意向書）。格 式合同（意向書）由項目公司起草或由項目公司提出合同內(nèi)容的基本要求委 托法務部負責起草（要求提出及文本起草工作必須比開始銷售至少提前一至兩個 第16頁共55頁 月）以便各審核人有充足的審核時間。格式文本批準后必須報證章管理員處備 案以備在蓋章前與需簽訂的文本核對確認已經(jīng)各審批人批準且與格式文本核 對無誤后方可加蓋公章。 1．合同(意向書)格式文本的審批流程 (1)銷售部指定人員或法務專員起草合同(意向書)格式文本； (2)銷售經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準確性； (3)財務責任人審核價格及付款方式； (4)項目總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準確性； (5)法務主管審核合同條款表述的準確性及合法性； (6)董事長審批； (7)證章管理員處備案。 2．合同(意向書)的簽訂流程 (1)銷售人員根據(jù)已批準的范本填寫合同文本(填寫規(guī)范詳見《合同填寫規(guī) 范》)； (2)銷售經(jīng)理審核合同條款是否符合已批準的范本及其他各項批準要求； (3)財務審核價格及付款方式是否符合已批準的價格及付款方式要求數(shù)據(jù) 是否準確； 如合同價格低于公司已批準的價格標準則須提交銷售價格的最終批 準權限人審核； (4)證章管理員核對文本(與已批準的格式文本核對)無誤且以上責任人審核 批準后加蓋公章； 如與已批準的格式文本核對不一致則須提交法務審核； (5)存檔。 (二)砂石銷售合同簽訂流程 砂石銷售合同必須按公司批準的格式文本簽訂目前已經(jīng)批準的格式文本詳 見附件24砂石銷售合同的格式文本由航運公司證章管理員保管備案以備在 蓋章前與需簽訂的文本核對確認已經(jīng)各審批人批準且與格式文本核對無誤后方 可加蓋公章。 1．砂石銷售合同格式文本的審批流程如下： (1)航運公司行政助理或法務專員起草合同格式文本； (2)航運公司財務經(jīng)理審核； (3)航運公司總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準確性； (4)法務主管審核合同條款表述的準確性及合法性； (5)執(zhí)行董事審批； (6)證章管理員處備案。 第17頁共55頁 2．砂石銷售合同的具體簽訂流程如下： (1)銷售主責任人按格式文本制作合同文本對于格式文本已確定的內(nèi)容不 得修改； (2)航運公司財務經(jīng)理審核銷售基價、結(jié)算及付款方式等是否符合公司已 批準的標準； (3)總經(jīng)理審核合同文本、銷售基價、結(jié)算及付款方式等是否符合公司已 批準的范本及標準； (4)證章管理員核對文本(與已批準的格式文本核對)無誤且以上責任人審核 批準后加蓋公章； 如與已批準的格式文本核對不一致則須提交法務審核； (5)存檔。 (三)苗木銷售合同簽訂流程 苗木銷售合同原則上須按公司批準的格式文本簽訂目前已經(jīng)批準的格式文 本詳見附件25苗木銷售合同的格式文本由三景園藝公司證章管理員保管備案 以備在蓋章前與需簽訂的文本核對確認已經(jīng)各審批人批準且與格式文本核對無 誤后方可加蓋公章。 1．苗木銷售合同格式文本的審批流程如下： (1)三景園藝公司行政助理或法務專員起草合同格式文本； (2)三景園藝公司財務經(jīng)理審核商務條款表述的準確性及合理性； (3)三景園藝公司總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準確性； (4)法務主管審核合同條款表述的準確性及合法性； (5)執(zhí)行董事審批； (6)證章管理員處備案。 2．苗木銷售合同的具體簽訂審批流程如下： (1)銷售主責任人按格式文本填寫合同文本對于格式文本已確定的內(nèi)容不 得修改； (2)三景園藝公司財務經(jīng)理審核合同價格及付款方式能否保障公司利益財 務數(shù)據(jù)是否準確； (3)三景園藝公司總經(jīng)理審核合同整體內(nèi)容能否保障公司利益； (4)執(zhí)行董事審批。 (5)證章管理員核對文本(與已批準的格式文本核對)無誤且以上責任人審核 批準后加蓋公章； 如與已批準的格式文本核對不一致則須提交法務審核； (6)存檔。第18頁共55頁 五、土地出讓合同簽訂流程 1．經(jīng)辦人提交合同文本； 2．前期技術部經(jīng)理審核確認土地使用權出讓年限、土地技術參數(shù)等是否 與相關規(guī)定及招標文件相符是否同意合同整體內(nèi)容； 3．財務部經(jīng)理審核確認土地出讓金金額及付款方式是否準確且與招標 文件相符； 4．項目總經(jīng)理審核確認土地使用權出讓年限、土地技術參數(shù)等是否與相 關規(guī)定及招標文件相符是否同意合同整體內(nèi)容； (如尚未確定項目經(jīng)理則該 步驟略) 5．法務主管審核確保合同整體內(nèi)容是否與招標文件相符文字表述是否 有誤；6．董事長審批。 六、大型房屋租賃合同的簽訂流程 1．主辦部門/項目指定人員提交合同文本； 2．技術部門負責人審核確保合同中所涉技術條款與項目實際相符； 3．財務部負責人審核確保合同價格及付款方式合理、財務數(shù)據(jù)準確； 4．項目總經(jīng)理審核確保合同整體內(nèi)容滿足項目實際需求； 5．法務主管審核確保合同整體內(nèi)容合法文字表述準確； 6．董事長審批； 7．蓋章確保蓋章的文本與批準的文本一致； 8．存檔。 七、基地房屋租賃合同的簽訂流程 1．主辦部門指定人員起草合同文本； 2．天地建設負責人審核確保合同整體內(nèi)容滿足項目實際需求； 3．財務部負責人審核確保合同價格及付款方式合理、財務數(shù)據(jù)準確； 4．法務主管審核確保合同整體內(nèi)容合法文字表述準確； 5．執(zhí)行董事審批； 6．蓋章確保蓋章的文本與批準的文本一致； 7．存檔。第三章合同權限管理 第19頁共55頁合同審批權限一覽表合同類別合同最終批準權限歸屬控股法務主管控股執(zhí)行董事控股董事長設計類合同總價在50萬以內(nèi)(含)總價在50萬-200萬(含)總價在200萬以上前期類合同總價在50萬以內(nèi)(含)總價在50萬-200萬(含)總價在200萬以上策劃類合同總價在50萬以內(nèi)(含)總價在50萬-200萬(含)總價在200萬以上工程類合同均屬執(zhí)行董事采購類合同均屬執(zhí)行董事基地房屋租賃合同均屬執(zhí)行董事大型房屋租賃合同均屬董事長土地出讓合同均屬董事長顧問類合同均屬董事長借款合同均屬董事長擔保合同均屬董事長按揭合作合同均屬董事長大型項目合作合同均屬董事長其他合同總價在50萬以內(nèi)(含)總價在50萬-200萬(含)總價在200萬以上銷售類合同 銷售類合同根據(jù)公司目前經(jīng)營業(yè)務類別可分為商品房銷售 合同、砂石銷售合同、苗木銷售合同三類一般都采用已經(jīng)公 司批準的格式合同格式合同的最終批準權屬控股公司董事 長；實際簽訂銷售合同時如采用已批準的格式合同且銷售價 格在公司已批準的范圍內(nèi)的則商品房銷售合同由銷售主管和 主辦會計審批；砂石銷售合同和苗木銷售合同由子公司財務經(jīng) 理、總經(jīng)理(及執(zhí)行董事)審批；如實際簽訂銷售合同時對已 第20頁共55頁 批準的格式合同有變更的則除以上審批環(huán)節(jié)外須由控股公 司法務主管批準；如實際簽訂銷售合同時銷售價格低于公司 已批準的銷售價格的則除以上審批環(huán)節(jié)外合同須由銷售價 格的最終批準權限人批準。 注：以上審批權限僅僅說明了合同的最終批準人在實際報批合同時合同管理 制度中規(guī)定的各專業(yè)審批環(huán)節(jié)仍缺一不可各部門、子公司須按系統(tǒng)中最新 的固定流程執(zhí)行。如任何合同須執(zhí)行特殊合同批準流程的則最終審批權均歸 屬控股公司董事長。第四章合同編號管理一、合同編號原則 合同編號共12位編號中包含公司拼音縮寫(4位)、提交審批的年月數(shù)字(6 位)、序號數(shù)字(2位)。 二、合同編號方法 1．合同編號的前四位為簽訂公司名稱拼音字母的縮寫具體如下： 天地控股為：天地房產(chǎn)為：天地建設為： **科技為：**實業(yè)為：****為： 天地航運為：**材料為：**置業(yè)為： **房產(chǎn)為：**園藝為： 2．合同編號的第五位至第十位編號為合同提交審批的年月。 3．合同編號的末兩位是當月以該公司(項目部)名義簽訂的合同的序號。 例如：2002年11月**有限公司共簽訂了10份合同則第三份合同的 編號為：。 4．若有新增公司則編號方法同上。 5．合同簽訂前幾個環(huán)節(jié)文件(如目標執(zhí)行批準書、招標文件、客戶批準書、 中標單位批準書、考核價格批準書、執(zhí)行價格批準書等)的編號方法與合同編號 方法相同即同一份合同的各簽訂環(huán)節(jié)中文件的編號均為同一編號。 三、合同編號管理 合同編號由法務部統(tǒng)一管理(其中天地建設及夢想置業(yè)的編號分別由該兩個 公司的行政助理統(tǒng)一管理)各部門須使用編號的均須至法務專員(或相應的行 政助理)處索取法務專員(相應的行政助理)需做好統(tǒng)一管理、登記及發(fā)放避免 錯誤編號及重復編號。第21頁共55頁第五章格式合同管理一、格式合同定義 本制度所指的格式合同是指使用頻率較高且合同條款較為確定(即合同簽訂 過程中所需另行填寫的不固定內(nèi)容較少)的一種規(guī)范合同。 二、格式合同審批流程 格式合同由最常使用部門(子公司)起草或由最常使用部門(子公司)上報需 求提出主要內(nèi)容及要求由法務專員負責起草經(jīng)技術責任人、財務責任人(若 不涉及技術專業(yè)性條款或具體商務條款的則無需經(jīng)技術責任人或財務責任人審 核)、部門(子公司)負責人及法務主管審核通過后生效并在生效之日將空白格 式合同一份交證章管理員備案。 三、現(xiàn)有格式合同 公司現(xiàn)有已批準使用的格式文本有： 采購類合同：材料采購合同(附件10)、設備采購合同(附件11)、設備采購 及安裝合同(附件12)、鋼筋供貨合同(附件13)、水泥供貨合同(附件14)、預拌 混凝土供貨合同(附件15)、鋼管軋頭租賃合同(附件16) 工程類合同：工程施工承包合同(適用于天地房產(chǎn)與天地建設內(nèi)部總包合同 附件17)、包工包料工程承包合同(附件18)、建設工程內(nèi)部承包責任書(適用于 天地建設與項目經(jīng)理簽訂的合同附件19)、清工班組工程承包責任書(適用于 項目部與清工班組承包人簽訂的承包責任書附件20) 設計類合同：景觀設計合同(附件21)、內(nèi)裝修設計合同(附件22)、弱電設 計及施工合同(附件23) 策劃類合同：廣告全案策劃服務合同(附件24)、展位設計制作合同(附件25)、 禮品(宣傳冊等)設計制作合同(附件26)、廣告發(fā)布承攬合同(附件27) 銷售類合同：銷售代理合同(附件28)、購房意向書(附件29)、砂石銷售合 同(附件30) 苗木銷售合同(附件31) 租賃類合同：大型房屋租賃合同(附件32)、基地房屋租賃合同(附件33) 第六章合同注意事項 第22頁共55頁一、合同用章要求 合同主辦部門在將合同文本提交證章管理員加蓋公章之前必須保證合同文 本中所有須填寫的內(nèi)容已填寫完整尤其是合同簽訂時間、地點、代表簽字等內(nèi) 容所有已具備的附件均與合同正文一起交證章管理員蓋章(需雙方蓋章)對于 經(jīng)批準后同意在合同原文本上作修改的則必須在修改處加蓋雙方修正章或公 章。 證章管理員在加蓋公章之前必須核對須加蓋公章的合同文本與經(jīng)批準的合 同文本是否一致合同文本中所有須填寫的內(nèi)容是否已填寫完整尤其是合同簽 訂時間、地點、代表簽字等內(nèi)容所有附件是否均已提供核對無誤后方可加蓋 公章；對于合同文本頁數(shù)在兩頁以上的合同除需在簽署頁上加蓋公章之外還 需加蓋騎縫章；對于合同文本中有涂改之處的經(jīng)相關流程批準確認是經(jīng)合同雙 方認可所做的修改則必須加蓋雙方修正章(若無修正章則可以公章代替)同 時提醒主責任人要求合同對方單位加蓋修正章(若無修正章則可以公章代替)。 二、系統(tǒng)命名規(guī)則 為了規(guī)范系統(tǒng)中合同簽訂各環(huán)節(jié)流程的命名以便今后查尋特明確規(guī) 則如下： 1．命名必須完整簡要且能體現(xiàn)整個流程的關鍵性內(nèi)容杜絕出現(xiàn)詞不達 意或題不對文等現(xiàn)象。合同簽訂過程中相關環(huán)節(jié)流程的文件標題中必須明確 如下幾個要素：(1)項目名稱(2)標的名稱(3)發(fā)文目的 2．以11號項目電梯合同為例各環(huán)節(jié)流程的命名應如下： (1)招標文件(報價書)批準流程的文件標題：11號項目電梯招標文件審批； (2)合同批準流程的文件標題應為：11號項目電梯供貨合同審批。 第三篇合同跟蹤管理第一章合同跟蹤管理第23頁共55頁 一、合同跟蹤內(nèi)容審批流程 為了確保每份合同簽訂后需跟蹤內(nèi)容的完整性及準確性特制訂了《合同跟 蹤內(nèi)容審批流程》。本流程分兩個階段執(zhí)行首先為書面整理及審批階段其次 為系統(tǒng)錄入及審批階段適用于各公司、各項目、各部門所有合同跟蹤內(nèi)容的整 理、錄入及審批。 1．合同跟蹤內(nèi)容的書面整理及審批階段 (1)部門行政助理整理合同跟蹤內(nèi)容 合同簽訂后1個工作日內(nèi)部門行政助理在部門負責人的指導下根據(jù)《合同 跟蹤內(nèi)容表》(附表5)要求完成合同跟蹤內(nèi)容的整理并通過系統(tǒng)的合同跟 蹤內(nèi)容審批流程提交審批要求款項名稱、金額、收付款方式、收支部門和對 應的成果驗收內(nèi)容準確完整。 (2)部門負責人審核收付款對應的成果驗收 部門負責人在1個工作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核確保每項收付款對應 的成果驗收內(nèi)容完整無遺漏。 (3)財務部經(jīng)理審核款項金額和對應的收付款方式 財務部經(jīng)理在1個工作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核確保每項款項名稱、 金額、收付款方式和收支部門準確無誤。 (4)法務部主管復核 法務部主管在1個工作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的復核確保每項款項名稱、 金額、收付款方式及對應的成果驗收內(nèi)容與合同約定相符。 2．合同跟蹤內(nèi)容的系統(tǒng)錄入及審批階段 (1)部門行政助理在1個工作時內(nèi)將已經(jīng)最終批準的收付款內(nèi)容錄入項目 管理系統(tǒng)將每項成果驗收內(nèi)容作為一項事務錄入項目管理系統(tǒng)并將每筆收付 款與對應的各項成果驗收事務相關聯(lián)然后分別通知財務部經(jīng)理及法務部主管審 核已錄入系統(tǒng)的合同跟蹤內(nèi)容。 (2)財務部經(jīng)理及法務部主管在1個工作時內(nèi)分別核對款項名稱、金額、收 付款方式、收支部門等是否與合同約定和最終批準的跟蹤內(nèi)容相符以及每項收付 款是否已與各項成果驗收對應的事務相關聯(lián)核對無誤后分別點擊審核鍵。 注：房屋銷售合同(意向書)的跟蹤在房產(chǎn)銷售軟件系統(tǒng)中實施。 二、合同跟蹤內(nèi)容錄入注意事項 1．合同概況中的合同號指按本制度匯編第一篇第四章要求編寫的便于公 司內(nèi)部查詢所用的合同編號若最終合同文本上采用對方單位所提供的編號的 仍須按本制度要求進行內(nèi)部的合同編號并錄入系統(tǒng)；錄入系統(tǒng)的合同號必須編寫 第24頁共55頁 正確一旦保存即無法更改；批準流程指合同的批準流程明確該流程是為了 便于在今后的合同跟蹤過程中查詢合同整體內(nèi)容；關聯(lián)項目指合同所屬的項目 及部門若某份合同同屬于某一項項目和某一個部門則必須同時關聯(lián)該項目及 該部門以便通過項目及部門均可查詢該合同。 2．合同收付款項是合同跟蹤內(nèi)容的關鍵組成部分即合同跟蹤的核心內(nèi)容。 在錄入時必須遵循以下原則：除預付款、定金等到期即付的款項外其余每筆收 付款均需對應一項或多項成果驗收內(nèi)容(至少一項)可通過添加成果鍵添加對 應的成果內(nèi)容；成果添加完畢后還需將該項收付款內(nèi)容與成果驗收內(nèi)容對應的 目標進行關聯(lián)以便通過項目管理系統(tǒng)實時反映成果內(nèi)容完成情況；收付款項的 預計日期即預計收付款日期合同跟蹤人必須定期維護務必使日期合理、準 確如果日期不合理、準確將影響該項收付款項資金計劃的報批。 3．如有部分合同義務不屬于任何一項與合同收付款項對應的成果驗收內(nèi)容 但其對合同的履行起到關鍵作用的則該類義務需在主要義務欄內(nèi)摘錄并關 聯(lián)與該項義務相對應的事務；我方聯(lián)系人即該項義務的主要責任人由部門(子 公司)負責人指定；開始日期及結(jié)束日期均應予以明確以便查閱、跟蹤、預警 之用；說明欄中須填寫合同主要義務內(nèi)容及未履行義務的違約責任。 第二章合同履行跟蹤 合同跟蹤內(nèi)容錄入管理系統(tǒng)且經(jīng)批準后各項收付款及成果驗收的責任人及 參與人員可通過項目管理系統(tǒng)查詢自己負責的合同相關工作內(nèi)容作為提示做好 本項工作及查詢各項工作進展的輔助手段。 一、質(zhì)量控制 1．合同履行過程中部門(子公司)負責人及相關責任人必須共同就對方所 提供的各項階段性成果或合同履行過程中的各關鍵環(huán)節(jié)進行嚴格的質(zhì)量把關并 按各類成果驗收單的驗收內(nèi)容、流程及權限進行驗收確保對方所提交的最終成 果滿足我方要求。同時 所有在合同履行過程中發(fā)生的關鍵性事務(相關事項的 第25頁共55頁 請示、內(nèi)外文書的審批、階段性環(huán)節(jié)論證、成果驗收及存檔等)均應通過管理系 統(tǒng)在成果驗收或合同義務相對應的事務項下進行反應以確保通過管理系統(tǒng)向總 公司全面反映合同的具體履行情況。 2．合同履行過程中若合同對方到期未履行其應履行的義務(成果)的則 部門(子公司)負責人必須在該項義務(成果)屆期之日啟動催告程序即向?qū)Ψ剿? 達要求限期履行該項義務并(或)承擔相應違約責任的函告。 3．合同履行過程中我方向?qū)Ψ浇桓兜娜魏纬晒?、資料或函件必須經(jīng)對方 書面確認或簽收(具體要求見本篇第三章內(nèi)容)以確保證據(jù)效力。 二、收款控制 1．部門(子公司)負責人及相關責任人可以通過管理系統(tǒng)及時查詢每筆收款 是否到達應收時間是否具備收款條件； 2．對于已經(jīng)達到應收時間、但由于我方義務未履行造成無法收款的部門(子 公司)負責人應督促該項義務的責任人及時履行相應義務并與對方單位做好溝 通工作情況嚴重的應協(xié)同相關部門共同商議處理方案； 3．對于收款期限已到、我方相應義務履行完成的應及時向?qū)Ψ絾挝皇湛睢? 對于相應的義務履行完畢必須有相應的書面依據(jù)加以證明的則部門(子公司)負 責人應督促該項義務具體履行責任人在付款期限到達之前取得該項書面依據(jù)并 提交財務責任人處；財務責任人必須于收款期限到達之前向?qū)Ψ剿瓦_付款通知 單并將成果的書面依據(jù)作為付款通知單的附件要求對方在付款期限內(nèi)付款。 具體要求詳見《收入流程和環(huán)節(jié)控制辦法》。 4．某項收款已完成或經(jīng)批準不再收取的則由該項合同主辦部門的行政助 理負責在一個工作日內(nèi)點擊該款項的完成或中止鍵以確保準確反映收款狀 態(tài)。三、付款控制 1．合同主責任人、財務責任人及相關人員可以通過管理系統(tǒng)及時查詢每筆 付款是否到達應付時間付款條件是否具備； 2．對于已經(jīng)達到付款時間但對方相應的義務仍未履行完畢的參照本章 第一條第2款執(zhí)行。 3．對于不設條件的付款(即到期即須付款的如定金、預付款等)按公司 內(nèi)部付款流程審批同意后可付款；對于設條件的付款則必須經(jīng)成果驗收程序 確保與該項付款相應的條件已成就后方可付款保證做到無成果驗收合格證明及 第26頁共55頁付款批準書不予付款。 具體要求詳見《項目預算、資金計劃與資金使用管理辦法》。 4．某項付款已完成或經(jīng)確認無須再支付的則由該項合同主辦部門的行政 助理負責在一個工作日內(nèi)點擊該款項的完成或中止鍵以確保準確反映付款 狀態(tài)。四、合同履行結(jié)果評估 每份合同履行完畢公司均由兩個職能部門(質(zhì)量部、財務部)對該份合同的 履行結(jié)果聯(lián)合作出評估其中質(zhì)量部負責評估合同約定的每項成果是否均已驗收 合格且達到質(zhì)量目標要求財務部負責評估合同的履行結(jié)果有無給公司造成經(jīng)濟 損失由法務部統(tǒng)一負責向兩個部門征詢評估結(jié)果并根據(jù)該評估表內(nèi)容對主責 任部門的月度及年度法務目標作出考評。評估表格式見附表6。 第三章對外文書管理 本辦法所稱對外文書主要指法務類對外文書即由公司相應職能部門擬寫或 制作的發(fā)往業(yè)務單位(個人)或政府部門的對某項合同的履行或?qū)具\行 產(chǎn)生某種法律后果或影響 的文書。為了規(guī)范該類文書的對外發(fā)放行為防范公司法律 風險特制定本辦法。 一、法務類對外文書類型 類型文書及格式適用格式及流程備注催告型文書1．要求履行某項義務的函告一般采用工作聯(lián)系函格式(附件6)；付款通知采用付款通知單格式(附件7)付款通知適用系統(tǒng)中付款通知批準流程；其他適用系統(tǒng)中對外文書審批流程該類文書主要指在在合同約定的條件成就或某項義務即將屆期或已經(jīng) 屆期（逾期）的情況下 為了達到以下目的而發(fā)送的文書：①明確某項義務的具體履行要求；②提醒對方按約定履行某項義務；③告知對方2．要求限期整改的函告采用工作聯(lián)系函格式適用系統(tǒng)中對外文書審批流程第27頁共55頁3．終止合同的函告采用工作聯(lián)系函格式適用系統(tǒng)中對外文書審批流程已違約并要求限期整改；④告知對方已違約 并按約終止合同；等等。 送達時須有經(jīng)對方簽收的用以證明送達的回執(zhí)。確認型文書1．成果交付確認書適用系統(tǒng)中對外文書審批流程該類文書指在我方向?qū)? 方交付某項成果（資產(chǎn)、 資料等）或要求對方確認某項事項的情況下要求對方書面確認以示完成、送達或認可的文書。該類文書必須經(jīng)雙方或多方蓋章確認。2．其他內(nèi)容的確認書適用系統(tǒng)中對外文書審批流程承諾型文書1．承諾書適用系統(tǒng)中對外文書審批流程該類文書指我方在要求業(yè)務單位行使某項職責的情況下應業(yè)務單位要求就對應的某些事項作出承諾的文書。該類文書不以送達回執(zhí)為必要條件。 第28頁共55頁廣告型文書1．廣告圖文適用系統(tǒng)中廣告發(fā)布內(nèi)容審批流程該類文書在一般情況下為要約邀請但是若其中就商品房開發(fā)規(guī)劃范圍內(nèi)的房屋及相關設施作出了明確的說明和允諾并對商品房買賣合同的訂立以及房屋價格的確定有重大影響的則視為要約。該說明和允諾即使未載入商品房買賣合同亦應當視為合同內(nèi)容若有違反應當承擔違約責任。 二、非法務類對外文書類型 非法務類對外文書類型主要包括 行政類文書 (因行政職能關系而發(fā)生的向政 府部門作出的請示、報告、承諾等、技術類文書等)、 技術類文書(工程、設計等 方面的純技術內(nèi)容的文書)及 其他普通文書等。 三、對外文書審批流程的原則 (一)因非法務類對外文書與法務類對外文書因在實際區(qū)分過程中存在一定 困難所以在實際用章審批過程中大部分非法務類文書也歸屬法務部管轄(即須 經(jīng)過法務部審核)為了便于區(qū)分現(xiàn)就對外文書按發(fā)文對象進行區(qū)分可分為 發(fā)往政府職能部門的文書和發(fā)往業(yè)務單位的文書兩類現(xiàn)就該兩類文書的審批流 程原則確定如下： 1．發(fā)往政府職能部門的文書 發(fā)往政府職能部門的 法務類文書(指因合同關系而發(fā)生的對合同的履行結(jié)果 會產(chǎn)生影響的文書)和 行政類文書(因行政職能關系而發(fā)生的向政府部門作出的 請示、報告、承諾等) 須按流程中的對外文書審批流程執(zhí)行即必須通過 法務部審核。 發(fā)往政府職能部門技術文書、證照年檢申請、財務報表、人事報表(評定)或 其他按政府部門固定格式填寫的表單等 非法務、行政類文書無須通過法務部審 核適用資產(chǎn)類的用章審批流程。 2．發(fā)往業(yè)務單位的文書 第29頁共55頁 任何發(fā)往業(yè)務單位的文書無論屬法務類文書還是技術類文書均需按對 外文書審批流程或其他兩個固定流程(廣告發(fā)布、催款通知)執(zhí)行必須通過法務 部審核。 (二)適用對外文書審批流程須遵循的原則 該流程目前已定義了以下各步：即發(fā)文→部門負責人審核→財務審核→總經(jīng) 理審核→法務審核→分管領導審核→蓋章→存檔其中部門負責人審核、法務審 核、蓋章及存檔為固定保留的環(huán)節(jié)財務審核、總經(jīng)理審核、分管領導審核環(huán)節(jié) 視文書內(nèi)容可選擇是否跳過凡是文書所涉內(nèi)容涉及財務數(shù)據(jù)、收付款或稅收 等方面與財務有關內(nèi)容的則財務審核環(huán)節(jié)不可跳過；文書屬于某一特定項目 的則總經(jīng)理審核也不可跳過；如文書內(nèi)容涉及經(jīng)濟內(nèi)容或與公司經(jīng)營相關的 重大內(nèi)容的則分管領導審核環(huán)節(jié)不可跳過。 (三)有特定固定流程文書的審批流程 1．付(催)款通知單審批流程 （1）主辦會計按規(guī)范格式起草付款通知單明確付款依據(jù)、付款金額（如 有利息須計算準確的利息）以及付款時間要求依據(jù)、時間明確數(shù)據(jù)準確； （2）財務部經(jīng)理審核付款依據(jù)、付款時間是否明確付款金額（利息）是 否準確； （3）部門（子公司）負責人審核付款依據(jù)、付款時間是否完整、明確付 款金額（利息）是否準確； （4）資金部主管審核付款依據(jù)、付款時間是否明確付款金額（利息）是 否準確； （5）法務主管審核付款通知單中的文字表述是否準確、合法； （6）董事長批準。 2．廣告發(fā)布內(nèi)容審批流程 （1）策劃部負責制作或委托廣告策劃公司制作廣告圖文并提交審核； （2）策劃部負責人審核文案內(nèi)容是否就開發(fā)規(guī)劃范圍內(nèi)的房屋及相關設施 作出了明確的說明和允諾并對商品房買賣合同的訂立以及房屋價格的確定有重 大影響若有該方面的內(nèi)容須確認是否與房屋開發(fā)的事實相符； （3）項目總經(jīng)理審核確認文案內(nèi)容是否就開發(fā)規(guī)劃范圍內(nèi)的房屋及相關設 施作出了明確的說明和允諾并對商品房買賣合同的訂立以及房屋價格的確定有 重大影響若有該方面的內(nèi)容須確認是否與房屋開發(fā)的事實相符； 第30頁共55頁 （4）法務主管審核確認文案內(nèi)容是否存在引起不良法律后果的可能； （5）分管副總經(jīng)理審核； （6）董事長審批。 四、對外文書發(fā)送過程中的相關注意事項 1．法務類對外文書在今后可能發(fā)生的訴訟中將產(chǎn)生重要的證據(jù)效力所以 必須給予高度重視。對外文書的原件必須及時存檔(復印件在訴訟中將失去證據(jù) 效力)發(fā)往對方的文書必須有對方有權簽字人簽收的回執(zhí)(工作聯(lián)系函及催款通 知單的回執(zhí)詳見附件7、8其他文書類型的回執(zhí)詳見附件9或直接在需存檔 的一份文書原件下簽收)若對方拒絕簽收則可以形式送達但須重點提 出的是 必須在郵件詳情單的內(nèi)件品名一欄中寫明文書的關鍵內(nèi)容提要(文書 中涉及要求對方履行具體義務、支付相應款的必須在內(nèi)件品名中注明義務內(nèi) 容、具體金額及相應的期限) 回執(zhí)和郵件詳情單必須與文書的原件一起交檔案 室存檔(無有效回執(zhí)的原件亦會在訴訟或仲裁中失去證據(jù)效力)。 2．特別說明： 除上述對外文書外合同履行過程中合同各方召開的有實質(zhì) 性內(nèi)容的會議對于合同的履行起著非常重要的作用均應形成會議紀要會議紀 要將成為合同的一部分加以執(zhí)行。會議召開后合同各方與會人員均須在會議記 錄或經(jīng)整理后的會議紀要上簽字確認否則該會議記錄或紀要將失去應有效力。 第31頁共55頁第四篇合同考評管理第一章部門合同考評 部門/子公司負責人合同考評表 考評對象：部門、子公司負責人 考評環(huán)節(jié)考評標準考評辦法扣分扣分原因合同計劃 按時上報年度及月度合同簽訂及履行計劃 并確保上報的合同簽訂及履行計劃內(nèi)容完 整、時間合理、狀態(tài)真實 ①逾期上報計劃的每逾期一天扣0.1分； ②上報計劃不完整或錯誤的每一項扣0.1分； ③計劃的簽訂時間不合理的每次扣0.1分； ④履行狀態(tài)不真實的每次扣0.5分。 合同簽訂 1．確保目標執(zhí)行批準書中各項要求包括成 果構(gòu)成(數(shù)量)、成果品質(zhì)、目標完成時間以及 對客戶的約束要求等表述完整、準確滿足 合同起草要求 目標執(zhí)行批準書內(nèi)容不完整不滿足合同起草要求的每少 一項扣0.1分 2．確保招標文件/報價信息內(nèi)容滿足項目實 際需求文字表述無誤不因內(nèi)容或文字表 述差錯而造成損失。 ①招標文件或報價信息內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯而被指 正的每次扣0.1分； ②因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的每2萬元扣1 第32頁共55頁分。 ③審核人逾期完成審核而影響項目進度的每影響一天扣0.1 分。 3．確保最終簽訂合同的客戶具備實現(xiàn)合同目 的的綜合實力和信用等級。 簽訂合同的單位無實際履約能力或信用程度不夠的扣0.5 分；因此造成公司損失的每2萬元扣1分。 4．確保合同內(nèi)容符合評標或價格批準結(jié)果 滿足項目實際需求文字表述無誤不因內(nèi) 容或文字表述差錯而造成損失。 ①合同內(nèi)容、價格及付款方式未經(jīng)批準即報批合同扣0.1 分 ②合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯或與目標執(zhí)行、價格批 準或評標結(jié)果不符而被指正每次扣0.1分； ③因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的每2萬元扣1 分。 ④合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的則每處扣0.1 分 ⑤審核人逾期完成審核而影響項目進度的每影響一天扣0.1 分。 5．確保我方合同用章規(guī)范在合同文本提交 證章管理員蓋章前須確保所有內(nèi)容均已填 寫完整附件均已齊備；同時督促合同對方 規(guī)范用章。 ①合同內(nèi)容不完整或附件未齊備即提交蓋章每次扣0.1 分； ②合同文本有涂改的涂改處未加蓋雙方修正章或公章的 每次扣0.1分；第33頁共55頁 ③對方用章不規(guī)范(如簽字人未簽字、附件未蓋章等)而未提出 的每次扣0.1分。合同履行 1．按《合同管理制度》要求在項目管理系 統(tǒng)中完成每份合同跟蹤內(nèi)容(包括合同收付 款、成果內(nèi)容和與成果驗收、收付款相對應 的事務)的錄入與批準并通過管理系統(tǒng)向總 公司真實反映合同的具體